淺談企業(yè)檔案工作中的認(rèn)識與不足

李梅

摘 要：企業(yè)檔案工作是檔案管理工作的一項基本環(huán)節(jié)，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的有保存價值的各種記錄。檔案工作包含的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，包括組織及人員、庫房及庫藏、硬件設(shè)施、提供利用等。它承載了企業(yè)的智慧成果，積淀了企業(yè)的價值與文化，真實反映了一個企業(yè)檔案工作的規(guī)模和現(xiàn)代化程度以及規(guī)范程度。目前，在基層企業(yè)中，因為對檔案工作制度、認(rèn)識上的不足，嚴(yán)重制約了檔案工作的正常開展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作；管理；制度

1.檔案管理人員要深刻認(rèn)識工作的重要性和必要性，建立健全檔案工作的制度和程序

（1）從檔案主體上看。檔案工作客觀記錄了企業(yè)檔案管理人員自身工作取得的成績。與本地區(qū)、同行業(yè)且規(guī)模相同的企業(yè)檔案發(fā)展?fàn)顩r相比，能夠容易發(fā)現(xiàn)自身檔案管理工作存在的問題和已經(jīng)取得的成績，對經(jīng)驗及時總結(jié)，對問題進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致的分析排查，及時制定整改措施，進(jìn)一步落實檔案管理工作。通過這種對比，有利于提高工作人員的業(yè)務(wù)技能，激發(fā)他們工作的積極性、主動性、創(chuàng)造性，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量。

（2）從檔案客體上看。檔案工作真實記錄了企業(yè)檔案庫藏狀況、人員基本情況、檔案保管條件、硬件設(shè)施配備、檔案利用質(zhì)量等一系列數(shù)據(jù)，客觀反映了企業(yè)檔案工作的發(fā)展規(guī)模、進(jìn)程、信息加工、檢索工具等真實情況。

2.檔案管理工作要立足基層抓落實、重監(jiān)管、講實效，充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的作用，帶動提升檔案其他環(huán)節(jié)各項工作

（1）統(tǒng)一認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，突出檔案統(tǒng)計工作的重要性。上至分管檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，下至兼職檔案員，要深入學(xué)習(xí)，統(tǒng)一認(rèn)識，深刻認(rèn)識檔案統(tǒng)計工作的作用和意義，突出檔案統(tǒng)計工作的地位。

（2）規(guī)范檔案工作各項程序，嚴(yán)格核實檔案管理各項數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，確保各項數(shù)據(jù)真實有效。對移交進(jìn)室的各種文件資料及實物檔案，無論數(shù)目多少，嚴(yán)格填寫規(guī)范的移交登記表。對整理無序或移交資料不全的，檔案人員要有權(quán)拒收，要求責(zé)任人按要求收集整理完成后完整移交，要保證當(dāng)年歸檔文件的歸檔率。

3.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的分析

（1）檔案管理意識不強(qiáng)，對檔案重要性認(rèn)識不足。檔案管理工作是一項服務(wù)性工作，日常工作瑣碎繁雜，沒有直接參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營并創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此不能得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，只有在企業(yè)達(dá)標(biāo)升級時才能引起領(lǐng)導(dǎo)重視。

（2）檔案管理缺乏制度化、常態(tài)化。檔案管理制度不夠健全，即使建立了一些規(guī)章制度，但監(jiān)管執(zhí)行不到位，文件資料歸檔不及時、不完整。由此可見，檔案管理不僅要有一整套完善的管理制度，更主要的是制度要能監(jiān)管落實，只有讓檔案管理工作制度化、常態(tài)化，才能使檔案管理工作有序發(fā)展。

（3）專業(yè)知識匱乏、檔案業(yè)務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)普遍不高。企業(yè)檔案管理人員專業(yè)知識相對匱乏，知識結(jié)構(gòu)不完整，缺乏現(xiàn)代化得科學(xué)管理知識，不適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案工作的發(fā)展需要，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

4.解決企業(yè)檔案現(xiàn)狀的對策

（1）加強(qiáng)檔案管理，提高全員參與意識。要做好企業(yè)檔案管理工作，必須加大檔案宣傳力度，樹立全員檔案意識。因為企業(yè)檔案的形成是靠全體員工共同參與的，如果在檔案形成的源頭上就注重檔案的完整收集，便能夠確保日后檔案歸檔的準(zhǔn)確性。

（2）完善檔案管理制度，加強(qiáng)對檔案的監(jiān)管。健全的制度是企業(yè)行為的準(zhǔn)則，要想做好企業(yè)檔案管理工作必須有完善的制度作保證。企業(yè)必須依照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，結(jié)合本單位實際情況制定和完善各項規(guī)章制度。對檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定實施。

（3）加強(qiáng)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，提升檔案管理水平。目前，大多數(shù)企業(yè)已利用微機(jī)進(jìn)行檔案管理，但僅實現(xiàn)了檔案目錄級管理或部分檔案數(shù)字化管理，較之過去檔案管理工作效率有較大提高，也方便了檔案的檢索和借、查閱等日常工作，但這并不是真正意義上的數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理是指通過運用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實現(xiàn)對文書、科技、照片、實物等檔案的數(shù)字化管理，對有價值的檔案數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行數(shù)字化加工、存儲和管理。讓檔案工作逐步實現(xiàn)從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心模式過渡。

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