計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用研究

崔晨

摘要：近年來，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)也以突飛猛進(jìn)的態(tài)勢(shì)不斷地發(fā)展起來，給人們的生活帶來了日新月異的變化，這種變化不僅僅體現(xiàn)在人們的衣食住行中，也體現(xiàn)在人們?nèi)粘５霓k公生活中。人們?cè)谵k公中，依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了辦公方式的自動(dòng)化，使辦公效率得到了極大的提高。本文分析了計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化辦公中的特點(diǎn)和作用，并詳細(xì)描述了計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化辦公當(dāng)中的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；自動(dòng)化；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2018）06-0103-02

在當(dāng)今信息爆炸的時(shí)代里，在科技發(fā)展的不斷推動(dòng)下，自動(dòng)化辦公隨之發(fā)展起來。自動(dòng)化辦公以計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)為基礎(chǔ)，根據(jù)辦公工作的具體需要，構(gòu)建辦公信息的處理系統(tǒng)，并且完全自動(dòng)化，不需要人為對(duì)其進(jìn)行操控，從而就能夠達(dá)成快速、準(zhǔn)確處理辦公事務(wù)的目的。而針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用進(jìn)行研究，則具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 自動(dòng)化辦公的基本含義

1.1 自動(dòng)化辦公的概念

自動(dòng)化辦公是對(duì)于辦公信息的收集、歸納、整理、處理的一系列過程，其中的設(shè)計(jì)因素十分復(fù)雜，主要是包括辦公室的環(huán)境、辦公相關(guān)的用品、團(tuán)隊(duì)的工作人員等等諸多因素。所以，自動(dòng)化辦公就是在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的工作人員人力資源的基礎(chǔ)之上，對(duì)于辦公中所需的諸多信息資源進(jìn)行歸納、整理。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位或者其他各團(tuán)體組織在對(duì)自動(dòng)化辦公加以實(shí)現(xiàn)的過程中，可以利用其組織內(nèi)部的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，有效率、有質(zhì)量地進(jìn)行內(nèi)部的信息溝通交流，根據(jù)日常工作的各項(xiàng)需要，高效地完成各項(xiàng)辦公事務(wù)。

1.2 自動(dòng)化辦公的基本特點(diǎn)

（1）現(xiàn)代化。在對(duì)于日常辦公工作的處理時(shí)，可以利用各種手段來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。例如語音識(shí)別、歸類整理等等功能來輔助人們完成工作，而這一目的的實(shí)現(xiàn)，離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的現(xiàn)代化發(fā)展。（2）集合性。自動(dòng)化辦公的集合性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是自動(dòng)化辦公實(shí)現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)成員與軟件系統(tǒng)的集合，也就是人和系統(tǒng)進(jìn)行了集合，并且雙方還組成了開放性的、包容的系統(tǒng)。二是自動(dòng)化辦公實(shí)現(xiàn)了已完成的可實(shí)用成品和計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的集合。（3）多媒體的普及應(yīng)用化。自動(dòng)化辦公包含了圖片、文字、視頻、語音、動(dòng)畫等等各項(xiàng)的集中處理，對(duì)于多媒體技術(shù)進(jìn)行了普遍性地應(yīng)用。

2 自動(dòng)化辦公中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用

2.1 有助于降低辦公所需要的成本

在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及其他的團(tuán)體組織中，如何對(duì)成本進(jìn)行管理是一件十分重要的工作，其可以直接影響到組織的財(cái)務(wù)情況。計(jì)算機(jī)技術(shù)被普遍應(yīng)用到自動(dòng)化辦公中，可以有效地控制工作成本、降低工作成本，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化。在自動(dòng)化辦公中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，可以省去相當(dāng)大一部分本不需要的辦公流程、辦公材料以及處理環(huán)節(jié)等等。既可以大幅度地提高工作效率，還能夠避免大量辦公材料成本的浪費(fèi)。除此以外，在以前可能需要很多人合力完成的工作，在利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，對(duì)自動(dòng)化辦公的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分發(fā)揮，可能只需要一個(gè)人甚至完全用機(jī)器替代就可以完成，大大地節(jié)省了人力資源。

2.2 有助于對(duì)團(tuán)隊(duì)成員個(gè)體創(chuàng)造能力的激發(fā)

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他團(tuán)體組織對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，主要是為了能夠?qū)崿F(xiàn)辦公的流程和管理都更加規(guī)范，使人們不再從事傳統(tǒng)的復(fù)雜、枯燥又繁瑣的工作，取而代之的，是簡(jiǎn)便、快捷地進(jìn)行計(jì)算機(jī)查找、處理等等工作，這樣避免人們長(zhǎng)期進(jìn)行那些繁瑣的、毫無生氣的事務(wù)性工作，可以大大地提高團(tuán)隊(duì)成員的創(chuàng)新能力，能夠極大限度地發(fā)揮他們每一個(gè)人的創(chuàng)造能力，從而真正實(shí)現(xiàn)把每一個(gè)人的能力都充分利用起來。在如今的社會(huì)，人才永遠(yuǎn)是發(fā)展的第一動(dòng)力。在日常工作中，應(yīng)當(dāng)充分尊重團(tuán)隊(duì)成員的特有能力以及不同個(gè)性，而不是設(shè)置諸多等級(jí)森嚴(yán)的制度來對(duì)團(tuán)隊(duì)成員加以控制約束。與此同時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員在工作中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，不能因繁瑣工作的大量減少而放松警惕，碌碌無為，也要注重自己創(chuàng)新能力以及其他各項(xiàng)能力的發(fā)展與培養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)，緊跟時(shí)代的潮流，爭(zhēng)取為自己、為組織創(chuàng)造更大的的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)共贏的局面。

2.3 有助于對(duì)團(tuán)隊(duì)整體核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高

在自動(dòng)化辦公中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及其他團(tuán)體性組織中每一個(gè)成員的創(chuàng)造能力都可以被激發(fā)出來，繁瑣事務(wù)的減少，導(dǎo)致了工作的效率得以大幅提升，有助于使組織良好、健康地發(fā)展。除此以外，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及其他團(tuán)體組織還可以利用自身的網(wǎng)站進(jìn)行宣傳建設(shè)，讓其他人加深了解，讓組織的運(yùn)作可以被公眾監(jiān)督，組織的信息可以被公眾掌握，有助于提高組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

3 自動(dòng)化辦公中對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用方法

3.1 為組織的日常辦公提供各種硬件設(shè)施

在組織的日常辦公中，有很多工作是對(duì)文字進(jìn)行編輯、處理，對(duì)各種信息進(jìn)行整合、歸檔等等，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，組織就可以快速、便捷地完成上述工作。除此以外，如果想要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，各種設(shè)備是不可或缺的。例如處理能力較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)、各種應(yīng)用軟件等等。比較常見的軟件有Office辦公軟件、文字處理軟件、圖片處理軟件等等?？傊?，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，計(jì)算機(jī)技術(shù)提供了各種軟硬件設(shè)備。

3.2 自動(dòng)化地進(jìn)行文件管理

對(duì)于日常的辦公事務(wù)來說，文件管理是一項(xiàng)十分重要的工作，在對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)加以應(yīng)用以后，對(duì)文件進(jìn)行管理時(shí)就可以系統(tǒng)自動(dòng)完成對(duì)文件的簽章、修改、回復(fù)等等。在具體工作中，可以根據(jù)該工作的性質(zhì)以及具體情況，分別設(shè)定不同的系統(tǒng)流程，同時(shí)也可以對(duì)文件的相關(guān)內(nèi)容信息、操作過程進(jìn)行保存，以便日后查閱追溯。有關(guān)工作人員在受到文件后，應(yīng)當(dāng)首先予以登記，包括文件的名稱、性質(zhì)、日期、負(fù)責(zé)人等等，然后將該文件移送給相關(guān)負(fù)責(zé)處理的人員。對(duì)于文件操作的這一整套流程，對(duì)計(jì)算技術(shù)加以利用后，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于文件的自動(dòng)接收、發(fā)送，實(shí)施移送給負(fù)責(zé)人，快速處理的目的，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文件的共享、共用。以這樣的方式，把傳統(tǒng)的文字性文件用電子化文件加以替代，可以很大程度地提高文件的處理、管理、使用效率。例如OLE自動(dòng)化技術(shù)就可以應(yīng)用于文件管理中。利用OLE技術(shù)，程序員可以對(duì)一組命令進(jìn)行編輯定義，然后再讓他們進(jìn)入其他程序中。這些命令中本身帶有參數(shù)，看起來就像應(yīng)用程序在對(duì)函數(shù)進(jìn)行調(diào)動(dòng)，或指導(dǎo)其在運(yùn)作，通過這種技術(shù)就可以在沒有人為參與的情況下實(shí)現(xiàn)文件的多重作用，自動(dòng)管理。

3.3 建成內(nèi)部共享的信息平臺(tái)

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及其他團(tuán)體性組織通常會(huì)在辦公室中規(guī)劃出一部分區(qū)域，用來進(jìn)行內(nèi)部信息的公示、發(fā)布以及各部門的交流等等。在傳統(tǒng)的信息公示、交流中，大多數(shù)都是以紙質(zhì)文字為主，地點(diǎn)在辦公室里固定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行?？墒牵谵k公中采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，可以建成一個(gè)內(nèi)部系統(tǒng)的信息公示平臺(tái)，直接通過系統(tǒng)公示的方式完成信息的共享以及交流。內(nèi)部人員可以以最快的速度接受公示的信息，相比于傳統(tǒng)的方式來說，這種方式更加快捷、簡(jiǎn)便，并且無需占用辦公室的公共空間。除了組織的內(nèi)部人員以外，其他人員也可以通過組織建成的信息公示平臺(tái)，對(duì)這個(gè)組織的具體情況加以了解，從而提高該組織的社會(huì)知名度，進(jìn)而可以提高該組織的綜合影響力。例如TP-Monitor被稱作應(yīng)用服務(wù)器，實(shí)際上它提供的功能就是一個(gè)信息共享的平臺(tái)，已經(jīng)成為軟件系統(tǒng)不可或缺的一部分。

4 結(jié)語

計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅僅可以應(yīng)用在日常的工作領(lǐng)域中，對(duì)于其他方面也可以加以應(yīng)用。比如組織內(nèi)部各項(xiàng)會(huì)議的召開，在不方便出席的情況下，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程視頻會(huì)議等等。因此需要在自動(dòng)化辦公中加強(qiáng)應(yīng)用，提高辦公水平。

參考文獻(xiàn)

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Abstract：In recent years， with the continuous development of the society and the continuous progress of science and technology， computer technology has also been developed by leaps and bounds， bringing new changes to people's lives. This change is not only reflected in people's food and food， but also in the daily life of the people. In office， people rely on computer technology to realize the automation of office mode， so that the efficiency of office has been greatly improved. This paper analyzes the characteristics and functions of computer technology in automated office， and describes in detail the application strategy of computer technology in automated office.

Key words：computer technology； automation； application