行政單位公車用油管理問題與制度設(shè)計(jì)

崔強(qiáng)　張軍　崔彧煥

【摘 要】 當(dāng)前加強(qiáng)公車用油管理有利于完善單位內(nèi)部管理、促進(jìn)廉政建設(shè)、政府公車管理和編制部門預(yù)算。文章運(yùn)用流程再造理論，以行政單位為例，將財(cái)務(wù)部門與辦公室工作有效對接，將油費(fèi)納入存貨范疇，精細(xì)化會(huì)計(jì)核算。通過對公車加油量與對應(yīng)時(shí)點(diǎn)行駛里程數(shù)的信息登記，科學(xué)計(jì)算公車不同時(shí)段的單位里程油（量）耗率，并通過大數(shù)據(jù)比對分析同型號公車的油耗率差異，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題，從源頭杜絕油費(fèi)資產(chǎn)流失。

【關(guān)鍵詞】 私車公養(yǎng)； 會(huì)計(jì)創(chuàng)新； 會(huì)計(jì)流程再造； 制度設(shè)計(jì)

【中圖分類號】 F233 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）15-0030-04

一、引言

2014年7月，新華社發(fā)布中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于全面推進(jìn)公車制度改革的指導(dǎo)意見》和《中央和國家機(jī)關(guān)公車制度改革方案》，取消一般公車、普通公務(wù)出行社會(huì)化是其中兩項(xiàng)核心內(nèi)容。此后各地紛紛開展公車制度改革，取得了很大成果。但因特殊工作需要，部分單位依舊保留必要的執(zhí)法執(zhí)勤、應(yīng)急等車輛，盡管數(shù)量不多，但公車私用、私車公養(yǎng)等問題仍不時(shí)出現(xiàn)。例如，2017年江蘇省徐州市紀(jì)委通過向中石化徐州分公司調(diào)取春節(jié)假期間該市公務(wù)加油卡6萬多條加油數(shù)據(jù)，最終查實(shí)238條私車公養(yǎng)問題[ 1 ]。由于公車用油問題的隱蔽性及管理的復(fù)雜性，迄今為止，尚無有效根除之法。因此，拓寬思路進(jìn)行會(huì)計(jì)流程再造，設(shè)計(jì)一套源頭解決公車用油問題的制度意義重大。本文闡述了加強(qiáng)公車用油會(huì)計(jì)核算與管理的現(xiàn)實(shí)意義以及面臨的困難，并初步設(shè)計(jì)了解決這一問題的方案。

二、加強(qiáng)公車油費(fèi)會(huì)計(jì)核算與管理的現(xiàn)實(shí)意義

加強(qiáng)公車油費(fèi)會(huì)計(jì)核算，首先是將油費(fèi)視為存貨，進(jìn)行出入庫核算；其次是通過準(zhǔn)確計(jì)算每輛公車單位里程油耗率（升/公里），分析差異原因，杜絕舞弊行為。因?yàn)閱挝毁徺I油卡或充值，將貨幣資金支付給石油公司，資產(chǎn)只是在形式上從銀行轉(zhuǎn)到石油公司，若現(xiàn)金直接購買，是貨幣資金變?yōu)槿加?。根?jù)《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第1號——存貨》第四條規(guī)定“存貨同時(shí)滿足下列條件的，應(yīng)當(dāng)予以確認(rèn)：（一）與該存貨相關(guān)的服務(wù)潛力很可能實(shí)現(xiàn)或者經(jīng)濟(jì)利益很可能流入政府會(huì)計(jì)主體；（二）該存貨的成本或者價(jià)值能夠可靠地計(jì)量”。存入石油公司的油費(fèi)或公車油箱燃油存在潛在收益，區(qū)別于隨買隨用的零星物品，滿足存貨的定義，視同存貨符合會(huì)計(jì)原則?，F(xiàn)實(shí)意義在于：

（一）有利于完善單位內(nèi)部管理

2012年以來，財(cái)政部先后出臺了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》和《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度（試行）》等系列文件。推進(jìn)制度建設(shè)是新時(shí)代要求，目前行政單位辦公室管理公務(wù)用車，自然也管油卡，而財(cái)務(wù)部門只是負(fù)責(zé)支付資金而已，沒有后續(xù)跟進(jìn)措施。部門之間沒有牽制，這是單位內(nèi)控制度的缺陷。將油費(fèi)列為存貨進(jìn)行精細(xì)化會(huì)計(jì)核算，無疑完善了內(nèi)部控制，修復(fù)了漏洞。

（二）有利于促進(jìn)單位廉政建設(shè)

目前不少地方建立了三公經(jīng)費(fèi)申報(bào)制度，并要求對公車行駛里程、油耗等費(fèi)用，每月定期公開公示，接受監(jiān)督。但公車行駛里程與油耗常常不匹配，各種公車油耗率不具可比性，降低了公開的意義?？茖W(xué)計(jì)算并公開不同公車的油耗率將大大增強(qiáng)震懾力，促進(jìn)廉政建設(shè)。公車加油及行駛里程的明細(xì)資料訂入會(huì)計(jì)檔案，既便于事后外部監(jiān)督，又能大大節(jié)約國家監(jiān)察資源，甚至有人舉報(bào)私車公養(yǎng)時(shí)，“一把手”領(lǐng)導(dǎo)也能自證清白。

（三）有利于政府公車高效管理

各地政府公車管理部門可以通過各部門公車每月行駛里程數(shù)了解實(shí)際使用情況，合理配置公車，甚至進(jìn)行季節(jié)性配置，充分發(fā)揮公車資源效益。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)原理，分析比對不同單位、同一型號、同一季節(jié)時(shí)段使用的公車油耗率，發(fā)現(xiàn)油耗過大或異常車輛，及時(shí)采取措施，如建議修理、報(bào)廢，以節(jié)約能源。而政府采購部門可據(jù)此減少耗油量明顯偏大型號車輛的采購數(shù)量，促進(jìn)生態(tài)文明建設(shè)。

（四）有助于部門預(yù)算合理編制

加強(qiáng)公車用油核算與管理是新時(shí)代會(huì)計(jì)的創(chuàng)新，增大了會(huì)計(jì)信息容量。單位各年度油耗品種與數(shù)量數(shù)據(jù)的獲得較為容易——石油公司IC卡臺賬對賬單可直接提供，單位以及財(cái)政部門據(jù)此可以推算出下一年度車用燃油消耗總量，從而細(xì)化編制公車運(yùn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算，改變定額編制的做法。由于燃油消耗總量基本確定，即使燃油價(jià)格漲跌，也能及時(shí)合理地調(diào)整油費(fèi)預(yù)算，這無疑有助于部門預(yù)算編制的科學(xué)合理性。

三、加強(qiáng)公車油費(fèi)會(huì)計(jì)核算與管理的制約因素

加強(qiáng)公車油費(fèi)會(huì)計(jì)核算與管理是一項(xiàng)會(huì)計(jì)流程再造工程，是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)手段的有效對接，既需財(cái)務(wù)部門自身積極作為，又需單位辦公室的協(xié)同配合以及相關(guān)人員的支持。目前主要存在如下制約因素：

（一）公車用油管理環(huán)節(jié)多

公車用油管理流程包括辦公室申請——財(cái)務(wù)部門付款——充值或購卡——持卡加油。關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)較多，很難找到最優(yōu)方案。如誰去石油公司充值或辦理購卡事宜？油卡誰管理？油卡如何交接？最后誰持有？誰去加油并確保加入公車而不加入私家車？其中每個(gè)環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險(xiǎn)。有人說油卡可限定車號，但將監(jiān)督完全寄托于加油站人員身上并不靠譜。因?yàn)槿耸秩狈?，不少單位難以配備專職加油員，不得不讓駕駛員持卡加油。

（二）既得利益集團(tuán)的抵制

由于公車用油管理不規(guī)范，有的公卡用于私車加油——亦即私車公養(yǎng)，有的公車私用，有的將油卡用于行賄。諸如此類，不勝枚舉。強(qiáng)化用油管理無疑沖擊了這些人的既得利益，不可避免遇到阻力。例如駕駛員隊(duì)伍是一個(gè)特殊群體，他們是公車改革的“利益受損”者——以前可以經(jīng)常將車開回家，現(xiàn)在需要他們積極配合，細(xì)致地做好相關(guān)數(shù)據(jù)記錄，無異于進(jìn)一步削減自身隱性“福利”，很可能出現(xiàn)消極抵制行為。

（三）辦公室工作協(xié)同態(tài)度

公車油費(fèi)管理的加強(qiáng)建立在辦公室與財(cái)務(wù)部門的工作協(xié)同基礎(chǔ)之上，同時(shí)也是權(quán)力再分配。不可否認(rèn)的是，當(dāng)下公車用油問題的普遍存在，與辦公室沒有充分履行職責(zé)有莫大關(guān)系——有的面對少數(shù)駕駛員不聽使喚竟束手無策。財(cái)務(wù)部門介入之后，辦公室獨(dú)家掌控權(quán)力的局面被打破，同時(shí)還需向財(cái)務(wù)部門及時(shí)提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料，形同接受監(jiān)督，辦公室可能不習(xí)慣，從而減弱對這項(xiàng)工作的支持，甚至出現(xiàn)暗中博弈現(xiàn)象。

（四）會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)價(jià)值的意愿

2013年12月，財(cái)政部頒布了《行政單位會(huì)計(jì)制度》，要求對預(yù)付款項(xiàng)、存貨等6項(xiàng)資產(chǎn)采用“雙分錄”記賬，但很多單位至今沒有執(zhí)行。當(dāng)公車用油問題成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)時(shí)，行政單位的財(cái)務(wù)部門依舊無動(dòng)于衷，沒有發(fā)揮會(huì)計(jì)獨(dú)特作用、凸顯會(huì)計(jì)存在的價(jià)值，而將監(jiān)督職責(zé)讓給非專業(yè)的監(jiān)察部門，實(shí)在令人遺憾。由于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)價(jià)值的意愿不盡相同，未來不同單位公車用油管理的效果會(huì)存在很大差異。

四、行政單位公車用油制度設(shè)計(jì)

（一）公車用油管理的基本設(shè)計(jì)思路

駕駛員或?qū)Ｂ毤佑蛦T做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集，主要是登記好加油量及對應(yīng)時(shí)點(diǎn)的里程數(shù)，月末辦公室匯總數(shù)據(jù)，并與財(cái)務(wù)部門一起準(zhǔn)確計(jì)算每輛公車單位里程油耗率，分析差異原因，提出完善建議。財(cái)務(wù)部門平時(shí)支付購油資金時(shí)，增加存貨，月末根據(jù)相關(guān)資料核減存貨，從而形成與駕駛員、辦公室之間的互相監(jiān)督機(jī)制。

（二）完善公車用油日常管理制度

1.完善公務(wù)油卡管理

辦公室專人負(fù)責(zé)購買、保管、注銷、收回或者分配各類油卡（包括主卡與副卡），并因地制宜，建立一卡一車、一卡多車等模式，盡量避免多卡多車（配備專職加油員除外）。資金匯入石油公司后，具體辦理油卡充值。如油卡管理人員、持卡人員發(fā)生變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)。

2.規(guī)范公務(wù)油卡使用

公車數(shù)量多且公車駕駛員經(jīng)常變動(dòng)的單位，應(yīng)設(shè)專職加油員。人手確實(shí)不足單位，駕駛員可持有限定車號的油卡。每次加油盡量將油箱加滿，不同油卡不串用，同一公車不混加92號、95號、98號等不同規(guī)格的燃油，不用油卡購買清潔劑等非燃油物品。

3.建立加油登記制度

公車每次加油時(shí)，專職加油員或駕駛員需詳細(xì)登記油卡充值、使用情況登記表（見表1），包括油品規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、加油金額及里程表行駛里程數(shù)（累計(jì)數(shù)）等。因?yàn)槭潞笥惺凸緦~單供參考補(bǔ)充，也可簡化，只登記加油時(shí)間與對應(yīng)里程表數(shù)等。如用現(xiàn)金購油，則需詳細(xì)登記，確保公車用油數(shù)據(jù)的完整。

4.建立行車日志制度

建立健全行車日志登記制度，即由駕駛?cè)藛T記載維修、加油、用車起訖地點(diǎn)、受益人、事由、高速公路行駛等內(nèi)容，如同航海日志。當(dāng)公車外借而油費(fèi)由借用者承擔(dān)等特殊情形時(shí)，日志補(bǔ)充或佐證作用非常明顯。

5.期末匯總油費(fèi)支出

油卡管理人員月末應(yīng)根據(jù)油卡充值、使用情況登記表，按照卡號對每張油卡的充值和支付金額情況進(jìn)行匯總，填報(bào)公車油卡充值、支付匯總表（如表2）。

（三）科學(xué)計(jì)算公車單位里程油耗率

每月根據(jù)油卡充值、使用情況登記表和公車油卡充值、支付匯總表，填報(bào)**月份公車 號油卡油費(fèi)支出指標(biāo)情況分析表（如表3）。要做到科學(xué)合理地計(jì)算公車單位里程油耗率并不容易。首先，必須確保當(dāng)期行駛里程與耗油量匹配。當(dāng)出現(xiàn)油卡串用時(shí)，要對數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整。其次，注意剔除異常因素。如遇到里程表、油箱損壞情況，需要及時(shí)報(bào)告和記錄，重新計(jì)算區(qū)間內(nèi)車輛行駛里程數(shù)。最后，要按照月、季、年分別計(jì)算單位里程油耗，使長期與短期結(jié)合，不斷校正油耗率。因?yàn)橛蛢r(jià)經(jīng)常波動(dòng)，量耗相對指標(biāo)優(yōu)于錢耗相對指標(biāo)。

（四）分析差異，提出應(yīng)對之策

油耗率計(jì)算之后，將同一型號、使用同一油品的公車進(jìn)行對比分析。由于駕駛?cè)藛T技術(shù)水平與習(xí)慣不同、車齡有長短、行駛區(qū)域不同（如高速公路與城區(qū)道路），也會(huì)對油耗產(chǎn)生微小影響。因此，油耗率差異必然存在一個(gè)合理的波動(dòng)區(qū)間。如超出了合理區(qū)間，就要查明原因，進(jìn)行相應(yīng)處理；如車輛里程表、油箱損壞或其他部件受損，應(yīng)及時(shí)修理或更換；如車輛破舊，沒有修理價(jià)值，應(yīng)申請報(bào)廢；如屬人為因素，造成損失浪費(fèi)，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評教育或移交國家監(jiān)察等部門處理。

（五）完善公車用油會(huì)計(jì)核算

1.油費(fèi)的初始計(jì)量

（1）購入油卡或充值

外購油卡或充值時(shí)，會(huì)計(jì)應(yīng)根據(jù)發(fā)票實(shí)際支出金額和加油卡預(yù)收款憑證（以中國石化公司為例，見表4），借記“經(jīng)費(fèi)支出”，貸記“財(cái)政撥款收入”，同時(shí)根據(jù)雙分錄記賬的要求，借記“存貨——油費(fèi)資產(chǎn)——#號油卡”，貸記“資產(chǎn)基金——存貨——油費(fèi)資產(chǎn)”。如執(zhí)行2019年1月1日起實(shí)施的《政府會(huì)計(jì)制度——行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)科目和報(bào)表》（財(cái)會(huì)〔2017〕25號）（以下簡稱《政府會(huì)計(jì)制度》），則借記“行政支出”，貸記“財(cái)政撥款預(yù)算收入”，同時(shí)借記“庫存物品——油費(fèi)資產(chǎn)——#號油卡”，貸記“財(cái)政撥款收入”。

（2）油卡之間互轉(zhuǎn)

當(dāng)主卡額度預(yù)分配到副卡或出現(xiàn)其他油卡之間轉(zhuǎn)賬行為，此時(shí)會(huì)計(jì)據(jù)石油公司證明與相關(guān)手續(xù)進(jìn)行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬處理，變更明細(xì)即可。借記“庫存物品——油費(fèi)資產(chǎn)——#號油卡”，貸記“庫存物品——油費(fèi)資產(chǎn)——#號油卡”。

（3）接受積分贈(zèng)送

石油公司對充值較多的單位可能給予積分獎(jiǎng)勵(lì)，可以兌換油費(fèi)，此時(shí)需借記“存貨——油費(fèi)資產(chǎn)——#號油卡”，貸記“資產(chǎn)基金——存貨——油費(fèi)資產(chǎn)”。如果執(zhí)行《政府會(huì)計(jì)制度》，則借記“庫存物品——油費(fèi)資產(chǎn)——#號油卡”，貸記“其他收入”。

2.油費(fèi)的減少計(jì)量

（1）月末根據(jù)實(shí)際情況核減

月末會(huì)計(jì)人員根據(jù)辦公室提供的油卡充值、使用情況登記表和公車油卡充值、支付匯總表，與石油公司IC對賬單（見表5）——作用與性質(zhì)類似于銀行對賬單，進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后核減油費(fèi)資產(chǎn)。借記“資產(chǎn)基金——存貨——油費(fèi)資產(chǎn)”，貸記“存貨——油費(fèi)資產(chǎn)——#號油卡”。如執(zhí)行《政府會(huì)計(jì)制度》，則借記“業(yè)務(wù)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)”，貸記“庫存物品——油費(fèi)資產(chǎn)——#號油卡”。

（2）油卡注銷的核算

因?yàn)楣嚿辖换驁?bào)廢，又無可轉(zhuǎn)油卡，則需到石油公司將余額轉(zhuǎn)入退回，上交作為非稅收入，同時(shí)，借記“資產(chǎn)基金——存貨——油費(fèi)資產(chǎn)”，貸記“存貨——油費(fèi)資產(chǎn)——#號油卡”。

3.非油卡支付油費(fèi)的計(jì)量

出現(xiàn)非油卡而是用現(xiàn)金付款加油時(shí)，在借記“經(jīng)費(fèi)支出”，貸記“財(cái)政撥款收入”同時(shí)，需做虛擬入庫與出庫的分錄，即借記“存貨——油費(fèi)資產(chǎn)——#車牌號”，貸記“資產(chǎn)基金——存貨——油費(fèi)資產(chǎn)”（入庫），同時(shí)做相反出庫分錄，確保油耗歷史數(shù)據(jù)完整。

4.油費(fèi)資產(chǎn)的期末計(jì)量

期末油費(fèi)資產(chǎn)，包括卡存油款與車內(nèi)燃油箱存油兩部分。前者是準(zhǔn)貨幣性資產(chǎn)，后者則是實(shí)物資產(chǎn)。月末卡存油款一般與增減變動(dòng)后的油費(fèi)資產(chǎn)賬面余額相等，但在月末需與石油公司對賬單核對，如不相等，應(yīng)檢查原因。車內(nèi)存油數(shù)量不多，但油價(jià)經(jīng)常波動(dòng)，月末計(jì)量時(shí)需進(jìn)行調(diào)整，顯得麻煩，因此可以忽略不計(jì)。

（六）政府部門加強(qiáng)指導(dǎo)與監(jiān)督

政府公車編制管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各單位公車用油管理工作的指導(dǎo)。建立公車單位里程油耗情況報(bào)表制度，建設(shè)包括各種型號公車在內(nèi)的單位里程油耗量的數(shù)據(jù)庫以及油耗率參考指標(biāo)，每月定期向社會(huì)公布。國家監(jiān)察、審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)公車用油管理制度執(zhí)行情況的督查，檢查各個(gè)單位上報(bào)公車油耗率的正確性。

五、結(jié)論

利用公車油費(fèi)消耗量與同期行駛里程數(shù)科學(xué)計(jì)算油耗率，能有效防止公車用油環(huán)節(jié)的舞弊行為。這一會(huì)計(jì)流程再造設(shè)計(jì)，同樣適用于企業(yè)和事業(yè)單位，具有推廣價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 數(shù)據(jù)來源：http：//news.xinhuanet.com/local/2017-08/02/

c_1121419844.htm[EB/OL].2017.