提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

王天奇

摘 要：近幾年來我國經(jīng)濟蓬勃發(fā)展，在這樣的形勢下，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性日益突出。本文先闡述了當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理存在的問題和短板，然后列舉出了提升事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢，并提出了具體的方法策略和舉措，為事業(yè)單位和國家的檔案管理發(fā)展提供了理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

我國大多數(shù)事業(yè)單位為檔案管理投入了大量人力、物力和財力，但由于檔案數(shù)量龐大并且逐年遞增，檔案管理的信息化水平不高，管理人員的工作效率及有效性仍舊低落。在21世紀信息時代的統(tǒng)領(lǐng)下，國家政府、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員終于迎來了機遇和挑戰(zhàn)。如何通過信息技術(shù)簡化檔案的管理工作，避開傳統(tǒng)管理模式下的弊端，是目前所面臨的重大課題。

1我國事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題

1.1缺乏專業(yè)檔案管理人員

我國事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的大部分工作人員不曾受過專業(yè)的信息化技術(shù)培訓(xùn)，因此未掌握相應(yīng)的信息化職業(yè)技術(shù)。大部分人仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，使得工作效率遲遲不得提高，甚至存在著一些檔案和材料整理保管不善的情況，造成不可逆的損失。部分管理人員又年事較高，他們接收新鮮事物的能力不足，未能跟上信息技術(shù)化時代的步伐，對于學(xué)習(xí)如何信息化收集和管理檔案缺乏興趣。

1.2各方對檔案管理的重視程度不足

國家政府對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，這就導(dǎo)致了事業(yè)單位對檔案管理重視程度的不足。未安排專職檔案管理工作人員，檔案管理部門也沒有主動引進專業(yè)的、具有信息化技術(shù)的檔案管理人才的意識，一直缺乏新鮮血液的加入，同時未引進先進設(shè)備和理念的準備，從而影響了檔案管理信息化的發(fā)展。

1.3檔案管理的信息化水平不高

即使有些事業(yè)單位逐步有了檔案管理信息化的意識，初步嘗試了建設(shè)檔案管理信息化，但也只是利用最簡單的技術(shù)執(zhí)行著諸如著錄、編目、排序及檢索等最簡單的任務(wù)，沒有真正把檔案管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來，利用軟件和程序最大程度地提高資源利用率。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

2.1提高檔案的私密和安全性

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理制度下，檔案的整理和保管很容易因工作人員調(diào)職、離崗等人為原因存在一些不可挽回的混亂和丟失情況。而真正實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)后，檔案的私密和安全性都將在信息技術(shù)的保障下得到大大提高。

2.2節(jié)約社會資源

從前，工作人員總是耗時耗力地做一些最簡單的查詢和借閱檔案的工作。只要實現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，工作人員便可利用計算機快速又精準地做好本職工作，同時節(jié)省大量的人力、物力和財力。

2.3滿足單位、社會和國家的需求

隨著社會發(fā)展和進步，信息化技術(shù)運用到了生產(chǎn)和生活的各方面。人們意識到了檔案管理的重要性和信息化管理事業(yè)單位檔案的必要性，國家和社會對檔案管理的要求普遍越來越高。檔案管理信息化建設(shè)能為滿足單位、社會和國家等多方的需求提供可靠且有效的保障。

3提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

3.1提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

首先，國家和政府應(yīng)提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，接下來各單位和部門才有動力和信心實行接下來的一系列舉措并為之付出努力和行動。在事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及時轉(zhuǎn)變觀念的前提下，將其作為工作的評定指標，相應(yīng)的工作人員才會在領(lǐng)導(dǎo)的感染和率領(lǐng)下更堅決地執(zhí)行任務(wù)，從而更快速地推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)的進程。

3.2加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入

加大資金投入是必不可少的。硬件設(shè)備方面，事業(yè)單位首先要引進計算機、掃描儀、打印機等設(shè)備對現(xiàn)有的檔案進行收集和歸納整理，其次這些硬件設(shè)備的維護、建立網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)和打造信息化管理檔案平臺都是需要資金支持的。同時，還要投入資金吸引相應(yīng)的專業(yè)人才，以及對員工進行后續(xù)的職業(yè)培訓(xùn)。前期適量的資金投入也是為之后節(jié)省更大量社會資源而服務(wù)，并且這樣的優(yōu)勢是很具有持續(xù)性和長久性的。

3.3為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理進行人員培訓(xùn)

堅持不懈地對相關(guān)工作人員進行職業(yè)培訓(xùn)，隨時緊跟時代步伐，這一舉措將為實現(xiàn)真正的現(xiàn)代化檔案管理提供強有力的智力和人力支持。比如：事業(yè)單位可以適時組織檔案管理人員舉行一些以“制作電子檔案”為主題的培訓(xùn)活動，并在培訓(xùn)活動后制定評價體系來驗收參與人員的學(xué)習(xí)效果。同時，事業(yè)單位之間可以針對信息和管理技術(shù)加強溝通交流，引進其它單位的先進技術(shù)，或者聘請相關(guān)領(lǐng)域的專家對本公司職員進行講座式的教學(xué)。

3.4建立健全制度

建立完善健全的檔案管理制度，加強檔案管理規(guī)章制度建設(shè)，制定切實可行的工作規(guī)則和職業(yè)目標，使檔案管理工作人員在執(zhí)行職責(zé)的過程中嚴格落實、有章可循，也便于事業(yè)單位進行標準化管理、樹立良好的事業(yè)單位形象，并促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

4結(jié)束語

總之，提升事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要，是當(dāng)今社會的基本訴求。在這樣的信息技術(shù)時代中，各部門和人員應(yīng)齊心協(xié)力將信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來，節(jié)約更多的社會資源，并創(chuàng)造出更多的社會財富，要在更高效、高質(zhì)地完成管理事業(yè)單位檔案本職工作的同時，保障員工、事業(yè)單位和國家的根本利益。

參考文獻

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