淺談基層文化行政執(zhí)法檔案的管理

李香花

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

文化行政執(zhí)法檔案是指各級文化行政執(zhí)法部門或文化行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)在文化行政執(zhí)法過程中形成的，反映執(zhí)法真實情況、體現(xiàn)執(zhí)法過程、具有保存和查考價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。

為進(jìn)一步提升文化市場綜合執(zhí)法水平，規(guī)范文化市場綜合行政執(zhí)法檔案管理。文化部、國家檔案局專門聯(lián)合下發(fā)了《文化市場綜合執(zhí)法檔案管理辦法》，我們常州市文化廣電新聞出版局與市檔案局對轄市、區(qū)的檔案部門和文化行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)也轉(zhuǎn)發(fā)了相關(guān)的文件，并提出了如下的貫徹意見。

一、高度重視

文化市場行政執(zhí)法檔案管理是對文化市場執(zhí)法工作的真實記錄，是提高辦案質(zhì)量和推進(jìn)依法行政的一項基礎(chǔ)工作。做好文化市場綜合行政執(zhí)法檔案工作，規(guī)范建立文化市場綜合行政執(zhí)法檔案，對于提高執(zhí)法能力和管理水平，維護(hù)人民群眾合法權(quán)益，積累文化檔案資源具有重要意義。我們要高度重視，根據(jù)實際需要，建立或明確相應(yīng)的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案工作，并為執(zhí)法檔案管理提供必要的人員、場所、設(shè)施和經(jīng)費(fèi)保障，切實做好執(zhí)法檔案管理工作。

二、規(guī)范建檔

執(zhí)法檔案工作堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，上級執(zhí)法部門和同級檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對執(zhí)法檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。建立健全文書歸檔、整理、保管等檔案管理工作制度，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收；改進(jìn)和規(guī)范查閱方式，提高執(zhí)法檔案的利用能力；加強(qiáng)對執(zhí)法檔案安全工作的監(jiān)督檢查，確保執(zhí)法檔案實體和信息安全；切實推進(jìn)文化市場綜合執(zhí)法檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)。

三、協(xié)同推進(jìn)

各級文化行政部門和檔案行政管理部門應(yīng)積極開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和歸檔工作，定期對執(zhí)法檔案進(jìn)行檢查，積極研究并協(xié)調(diào)解決執(zhí)法檔案管理工作中的重大問題，及時為文化市場綜合行政執(zhí)法檔案管理部門履行職能創(chuàng)造條件、提供保障，推動文化市場綜合執(zhí)法檔案工作與綜合執(zhí)法工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

四、出臺《文化市場綜合執(zhí)法檔案管理辦法》的必要性

行政執(zhí)法檔案是檔案管理的重要內(nèi)容之一，且由于行政執(zhí)法的特點(diǎn)而具有一定的特殊性。多年來，由于一些行政執(zhí)法單位對行政執(zhí)法檔案管理重視不夠，加之管理上缺少專門的法規(guī)、規(guī)章，使行政執(zhí)法檔案管理存在諸多的問題：一是歸檔責(zé)任界定不清，交接不及時；有的執(zhí)法人員將執(zhí)法案卷據(jù)為己有，不及時上交。二是歸檔范圍界定不清，隨意性較大。在一些已經(jīng)辦結(jié)的執(zhí)法案件中，未形成檔案或者檔案資料不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。三是檔案保管不規(guī)范，丟失或毀壞現(xiàn)象時有發(fā)生。有的保管不善，有的在查閱時被撕頁或者隨意涂改。四是檔案保管期限界定不清，銷毀把關(guān)不嚴(yán)。有的檔案保管期限本應(yīng)該定為永久卻只保管30年；有的雖然保管期限已經(jīng)屆滿，但因情況特殊仍具有保存價值。因此，為規(guī)范文化行政執(zhí)法檔案的管理，提高檔案管理水平，文化部與國家檔案局聯(lián)合出臺了《文化市場綜合執(zhí)法檔案管理辦法》，具有一定的必要性的。本辦法對基層文化行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)的執(zhí)法檔案的管理工作具有一定的指導(dǎo)意義和監(jiān)督作用，對促進(jìn)行政執(zhí)法檔案工作制度化、規(guī)范化、加快推進(jìn)依法行政和法制建設(shè)進(jìn)程起了一定的作用。

五、做好文化行政執(zhí)法檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.要高度重視文化行政執(zhí)法檔案的安全管理工作

加強(qiáng)對文化行政執(zhí)法檔案的安全管理工作，首先要從思想上給予高度的重視。選拔文化程度高、專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的人從事文化行政執(zhí)法檔案工作。檔案工作的安全保護(hù)工作，是檔案工作者最基本的職責(zé)。維護(hù)行政執(zhí)法檔案的安全，還要把好檔案的利用關(guān)，保證檔案在利用過程中做到不損壞、不丟失、不涂改、不偽造、確保不泄密、不失密。

2.加強(qiáng)執(zhí)法檔案的收集

在文化市場管理檔案中，執(zhí)法檔案是非常重要的一塊，對文書檔案的管理非常規(guī)范，而對執(zhí)法檔案的管理沒有引起足夠的重視。執(zhí)法人員在行政執(zhí)法過程中，由于沒有檔案管理意識，會嚴(yán)重影響基層文化行政執(zhí)法檔案管理工作的進(jìn)行。認(rèn)為只要案卷做好了，就是存檔了。執(zhí)法案卷經(jīng)統(tǒng)一編號存在后，只能算是執(zhí)法檔案的一部分，不能算是完成了執(zhí)法檔案的管理。只有把在檢查過程中形成的一般執(zhí)法檢查文書經(jīng)裝訂成冊編號，按年度統(tǒng)一歸檔后，才算是完成了行政執(zhí)法檔案的收集工作。

3.完善追究責(zé)任機(jī)制

我國的文化行政執(zhí)法檔案管理的責(zé)任機(jī)制尚未建立，責(zé)任追究僅限于《檔案法》中關(guān)于一般文書檔案管理責(zé)任的規(guī)定。而行政執(zhí)法檔案不同于一般的文書檔案，它不僅發(fā)揮著檔案的一般作用，更代表著政府的公信力。如按照一般檔案管理來追究責(zé)任，則處罰力度偏弱，達(dá)不到應(yīng)有的管理效果。因此，進(jìn)一步明確文化行政執(zhí)法檔案管理過程中出現(xiàn)的違法犯罪行為或者違法行為時應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法律后果，完善行政執(zhí)法檔案管理的責(zé)任追究機(jī)制，提高文化行政執(zhí)法管理工作規(guī)范化水平，落實檔案管理崗位職責(zé)，形成“有權(quán)必有則，有責(zé)要擔(dān)當(dāng)，有責(zé)必追究”的工作格局，具有重要的意義。

4.做好行政執(zhí)法檔案信息化管理工作

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，行政執(zhí)法檔案的管理工作逐步走上了信息化的道路，根據(jù)上面的要求，檔案要全面實行數(shù)字化管理。所以，文化行政綜合執(zhí)法機(jī)構(gòu)要做好執(zhí)法檔案的信息化管理工作，確保檔案的信息化安全，是適應(yīng)新時代的檔案管理工作的發(fā)展需求。

5.加強(qiáng)對執(zhí)法檔案管理人員的培訓(xùn)力度

行政執(zhí)法檔案是一項系統(tǒng)、復(fù)雜并且對專業(yè)性要求比較高的的工作，要保證我國的行政執(zhí)法檔案適應(yīng)信息化這種大環(huán)境，就需要培養(yǎng)一批作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、檔案管理水平和執(zhí)法業(yè)務(wù)水平高的同志來從事這項工作。每個單位要在每個部門指定專人做為兼職檔案人員，要定期給這些兼職人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)以及相關(guān)知識的普及，加強(qiáng)他們對執(zhí)法相關(guān)文件的處理能力，適應(yīng)新時代下對檔案人員的要求。并可以采用定向培養(yǎng)的模式，為基層文化執(zhí)法輸送檔案管理人才。

近年來，隨著文化行政執(zhí)法檔案管理工作水平的不斷提高，文化行政執(zhí)法檔案一直在不斷探索和完善，難免會出現(xiàn)一定的問題。針對這些出現(xiàn)的問題，相關(guān)的部門一定要進(jìn)行及時的處理，，并且找出應(yīng)對措施。在今后的文化行政執(zhí)法檔案管理過程中不斷總結(jié)和完善管理經(jīng)驗，打造檔案管理的長效機(jī)制，突出抓好思想認(rèn)識提高、人員素質(zhì)提升、制度規(guī)范運(yùn)行等方面的工作，逐步適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的實際需要，提升檔案的管理、保護(hù)、利用的工作水平。

參考文獻(xiàn)

[1]左曉敏.淺談行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題及對策.《理論研究》.2016年總第234期.

[2]肖靜.論《行政執(zhí)法檔案管理辦法》的重要性.《科學(xué)與財富》.2016年第7期.