試析新形勢下的檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

蔣小建

摘 要：在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理工作是其中的重要內(nèi)容，對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的影響。隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越難以適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，難以順應(yīng)時代的發(fā)展潮流。故此，在今后的發(fā)展過程中，事業(yè)單位需要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理方式。

關(guān)鍵詞：新形勢 檔案管理 創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

前言

作為事業(yè)單位的重要組成部分，檔案管理工作的開展好壞會直接影響到事業(yè)單位今后的發(fā)展。當(dāng)前，我國一些事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，這導(dǎo)致單位的檔案管理工作存在著較多的問題，如缺乏完善的檔案管理體系、管理措施較為落后等。故此，就需要各單位重視檔案管理工作，要不斷創(chuàng)新檔案管理的理念與手段。本文主要圍繞檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)進(jìn)行簡要的探析。

一、當(dāng)前檔案管理存在的主要問題

1.事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度較低

在事業(yè)單位的日常管理中，檔案管理工作至關(guān)重要，其有助于為單位的決策提供指導(dǎo)依據(jù)，能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展指明方向。然而，在我國許多事業(yè)單位中，管理者對單位的生產(chǎn)或經(jīng)營更加的重視，對檔案管理有所忽視。在這種背景環(huán)境下，檔案管理工作缺乏充足的資金支持，也缺乏專業(yè)的管理人才，這影響了單位的信息化管理。

2.檔案管理體系不夠完善

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了我國各企業(yè)的發(fā)展。然而，在檔案管理這一方面，一些事業(yè)單位因?yàn)橹匾暢潭炔粔?，并沒有建立一個相對完善的檔案管理體系，這導(dǎo)致檔案管理工作得不到有效的落實(shí)，使得檔案管理人員的操作不夠?qū)I(yè)規(guī)范。甚至有一些單位仍然沿用以前的檔案管理制度，這導(dǎo)致其檔案管理工作效率受到了較大的影響[1]。

3.檔案管理的方式較為陳舊

在新形勢下，計算機(jī)技術(shù)在我國各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，計算機(jī)管理系統(tǒng)的應(yīng)用極大的提高了檔案管理人員的工作效率，而且也便利了后期的檔案搜索。然而，一些事業(yè)單位的檔案管理方式雖然不再局限于紙質(zhì)檔案管理，但是卻沒有一個屬于本單位的計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，他們大多數(shù)都是運(yùn)用一些簡單的辦公軟件來進(jìn)行信息存儲，并沒有建立一個完善的檔案管理體系，這極大的降低了單位檔案管理的完整性。

二、檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)策略

1.提高檔案管理員的工作意識

由于檔案管理工作在各事業(yè)單位的重視程度較低，導(dǎo)致許多檔案管理工作人員的管理意識也不夠強(qiáng)烈。在檔案管理工作中，他們將檔案的管理視為檔案信息的存儲與錄入，所以對這項工作也就不夠重視。此外，由于企業(yè)缺乏資金支持，導(dǎo)致檔案管理人員的薪資待遇較低，這嚴(yán)重挫傷了他們的工作熱情。故此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，就需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想意識，只有他們的思想觀念得到了轉(zhuǎn)變，才能夠影響他們的行為。首先，管理者需要重視檔案管理工作，要認(rèn)識到檔案管理工作與本單位的長遠(yuǎn)發(fā)展息息相關(guān)，從而加大資金投入，提高檔案管理人員的薪資待遇，并重視對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，使他們更好的適應(yīng)今后的檔案管理工作[2]。其次，要重視對他們進(jìn)行思想培訓(xùn)，讓檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理工作的意義，通過培訓(xùn)、宣傳等方式端正他們的工作態(tài)度。

2.對檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷的完善

在檔案管理工作中，檔案管理機(jī)制的完善與否會直接影響到這項工作的開展，它是保障檔案事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵。當(dāng)前，我國一些事業(yè)單位雖然制定了較為完善的內(nèi)部管理制度，不過在檔案管理方面卻少有涉獵，這影響了單位檔案管理工作的開展。故此，在今后的發(fā)展過程中，要以本單位的發(fā)展情況為基礎(chǔ)，制定一個科學(xué)完善的檔案管理制度，要讓檔案管理人員了解自己的工作職責(zé)。例如，檔案管理制度可以從以下幾方面著手：（1）安全管理制度、（2）電子檔案更新制度、（2）檔案分類制度等等。

3.重視對檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員的專業(yè)水平的高低對本單位檔案管理工作的開展好壞有著直接的影響，當(dāng)前，我國一些的事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化水平較低，檔案管理理念也較為陳舊，這嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的檔案管理。在新形勢下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國各行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案管理工作中，許多企業(yè)也紛紛引入了計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，這極大的提高了檔案管理人員的工作效率。然而，計算機(jī)信息管理系統(tǒng)對管理人員的計算機(jī)水平有著較高的要求，再加上計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)一旦存在漏洞，就很容易被一些不法的黑客所侵入，從而盜取企業(yè)的信息資料。所以，事業(yè)單位需要引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理人才，要重視對他們的培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)化水平，使他們能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

4.拓展服務(wù)領(lǐng)域

4.1發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

在互聯(lián)網(wǎng)時代的今天，從信息資源的開發(fā)層面來看，檔案管理人員的角色發(fā)生了變化，他們不再局限于檔案的保管者，還是檔案信息財務(wù)的擁有者。檔案館也不再如同以前一樣屬于收藏機(jī)構(gòu)，它們還可以是檔案信息的交流中心。在知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案館可以朝著信息化的方向發(fā)展，可以創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)。

4.2實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

在大數(shù)據(jù)時代，人們每天都要接受海量的信息資源，這使得人們的知識在不斷的增長，面對浩瀚的文獻(xiàn)情報，無論哪一個文獻(xiàn)部門或者檔案館都難以將全部的知識收集起來。故此，在今后的發(fā)展過程中，就需要到檔案、圖書等部門各自為政的局面，要實(shí)現(xiàn)一體化的管理，讓它們進(jìn)行一體化的管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。這樣一來，就能夠有效的緩解存儲空間擁擠，緩解人員以及資金緊張的矛盾。此外，這種做法還能夠促進(jìn)各類檔案室或者圖書室的發(fā)展，使它們能夠更好的滿足社會的多方面需求。

5.創(chuàng)新服務(wù)手段

5.1開展網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案部門或者各事業(yè)單位可以制作自己的網(wǎng)頁，將本單位的網(wǎng)站與檔案管理系統(tǒng)相鏈接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上搜索，這種網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)能夠便利用戶的需求。

5.2建立檔案數(shù)據(jù)管理中心

檔案館可以與事業(yè)單位建立合作關(guān)系，通過與單位的信息管理部門進(jìn)行配合，然后建立檔案數(shù)據(jù)管理中心，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的資源共享，不但能夠滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，也能夠促進(jìn)檔案館的進(jìn)一步發(fā)展。

綜上，當(dāng)前我國的檔案管理工作還存在著較多的問題，這嚴(yán)重影響了我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。故此，在今后的發(fā)展過程，要采取相應(yīng)的措施來創(chuàng)新檔案管理的方式，如提高檔案管理員的工作意識，對檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷的完善，拓展服務(wù)領(lǐng)域以及創(chuàng)新服務(wù)手段等。這樣一來，就能夠促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張星，李曉恩.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，05：92.

[2]王建勛.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].黑龍江科技信息，2017，09：266.