如何讓庫(kù)房檔案管理更科學(xué)

扈妍珺

摘 要：庫(kù)房檔案管理是確保檔案管理工作完整性的重要前提，也是維護(hù)檔案管理工作完整性和安全性的先決條件和重要保障。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，庫(kù)房檔案管理工作也越來(lái)越受到相關(guān)部門的重視和關(guān)注。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要和檔案管理工作的實(shí)際需求，我們必須采取積極的措施不斷加快庫(kù)房檔案管理工作的科學(xué)性，使庫(kù)房檔案管理的效率和水平能夠得到雙重的提高。

關(guān)鍵詞：庫(kù)房 檔案管理 科學(xué)管理 措施

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）09-00-01

庫(kù)房的檔案管理工作是整個(gè)檔案管理工作當(dāng)中最基礎(chǔ)和最重要的組成部分，是整個(gè)單位檔案管理工作的主要陣地，也是檔案信息化的依托和基礎(chǔ)。沒(méi)有了庫(kù)房的檔案管理工作，我們的檔案管理工作將變得沒(méi)有頭緒，缺乏秩序。因此，庫(kù)房檔案管理在檔案管理工作當(dāng)中占據(jù)著十分重要的地位。為了使庫(kù)房檔案管理工作能夠引起相關(guān)部門的重視，使庫(kù)房檔案管理更加科學(xué)高效，我們需要對(duì)其具體的制度和實(shí)踐工作加以不斷的探究。

一、庫(kù)房檔案科學(xué)化管理的意義

1.滿足信息管理的時(shí)代發(fā)展需要

檔案管理的本質(zhì)就是一種信息管理，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的提升，社會(huì)對(duì)于信息的處理越來(lái)越信息化和科學(xué)化，傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房管理模式在很大程度上已經(jīng)難以滿足時(shí)代發(fā)展的要求。傳統(tǒng)的管理模式、管理理念以及管理制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代發(fā)展需要。庫(kù)房檔案是所有檔案信息的實(shí)體，它的管理直接決定著所有檔案信息的質(zhì)量，因此實(shí)現(xiàn)庫(kù)房檔案的科學(xué)化管理意義重大，是時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的需要，也是社會(huì)發(fā)展的體現(xiàn)。

2.實(shí)現(xiàn)庫(kù)房檔案管理模式的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的庫(kù)房檔案管理主要依托人工操作，包括檔案整理、鑒定、檢索和接收這些都依賴于檔案管理人員的逐個(gè)操作，使得庫(kù)房檔案管理效率低下。當(dāng)前庫(kù)房檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、科技化、智能化以及自動(dòng)化是庫(kù)房檔案管理發(fā)展的大趨勢(shì)，我們能否逐步實(shí)現(xiàn)庫(kù)房管理創(chuàng)新與科學(xué)發(fā)展是當(dāng)前庫(kù)房檔案管理的重點(diǎn)和關(guān)鍵。庫(kù)房檔案管理的科學(xué)管理強(qiáng)調(diào)檔案的保密工作、技術(shù)上的創(chuàng)新以及網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)等，全面實(shí)現(xiàn)庫(kù)房檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展。

3.提升庫(kù)房檔案管理的水平和效率

與西方眾多的發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)的庫(kù)房檔案管理工作一直以來(lái)還沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，檔案管理人才的缺乏也成為庫(kù)房檔案管理工作效率低下的主要原因，如何全面提升庫(kù)房檔案管理的水平和效率成為當(dāng)前我國(guó)庫(kù)房檔案管理工作的核心與重點(diǎn)問(wèn)題。通過(guò)科學(xué)化管理理念的提出，我們將會(huì)使庫(kù)房檔案管理工作進(jìn)行全面的升級(jí)和創(chuàng)新，不論是在人員的配置還是庫(kù)房的設(shè)計(jì)，亦或是先進(jìn)的管理設(shè)施和技術(shù)手段，我們都能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，使庫(kù)房的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效率和高水平的運(yùn)行。

二、實(shí)現(xiàn)庫(kù)房檔案科學(xué)管理的具體措施

1.檔案業(yè)務(wù)的科學(xué)化管理

在庫(kù)房檔案管理工作當(dāng)中，涉及到檔案業(yè)務(wù)的管理的部分我們一般都稱之為業(yè)務(wù)管理。業(yè)務(wù)管理工作是庫(kù)房檔案管理工作當(dāng)中的重要組成部分，它的主要內(nèi)容包括庫(kù)房的編號(hào)工作、檔案裝訂及其編號(hào)、卷宗的排列、檔案上架工作、檔案存放中索引的編制等多方面的業(yè)務(wù)。為了使這些檔案管理業(yè)務(wù)能夠更加科學(xué)高效，我們必須要對(duì)所有的庫(kù)房和檔案架進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和分類，尤其是檔案架的排列必須要整齊有序，符合人們的查找習(xí)慣。在進(jìn)行卷宗排列的時(shí)候，需要嚴(yán)格按照其進(jìn)庫(kù)的先后順序，并要求同一類型、相同系統(tǒng)的全宗要相近排列，而不同類型和不同載體的檔案則需要分類進(jìn)行保存和管理。

2.行政工作的科學(xué)化管理

在庫(kù)房檔案管理工作當(dāng)中，以行政化的手段對(duì)庫(kù)房進(jìn)行管理是檔案管理組織化的需要，也是庫(kù)房檔案管理工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的不可或缺的環(huán)節(jié)。在行政工作當(dāng)中，人員配備是其核心內(nèi)容，要想實(shí)現(xiàn)行政工作的科學(xué)化管理，我們必須做好人員的組織、管理、分配和協(xié)調(diào)的工作，實(shí)行責(zé)任目標(biāo)管理制度和激勵(lì)措施，對(duì)所有的工作人員定崗定制，定期進(jìn)行專業(yè)的評(píng)比與考核，充分激發(fā)所有工作人員的積極性，從而使得行政工作能夠更加科學(xué)合理。

3.管理技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展

庫(kù)房檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是庫(kù)房檔案科學(xué)管理工作的重中之重，也是推動(dòng)其科學(xué)化管理的根本驅(qū)動(dòng)力。在庫(kù)房的檔案管理工作當(dāng)中，我們必須借助一定的科技設(shè)備和技術(shù)手段對(duì)庫(kù)房中的檔案進(jìn)行全方位的保護(hù)，力求所有的檔案不受到損害，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命。對(duì)于檔案庫(kù)房來(lái)說(shuō)，防火、防盜、防干防潮、防高溫、防塵、防光、防微生物以及防止有害生物等都是技術(shù)管理應(yīng)當(dāng)注意的要點(diǎn)，這使得庫(kù)房的建造以及相關(guān)后期保護(hù)設(shè)備和設(shè)施的采購(gòu)都提出了較高的要求，我們必須要予以高度的關(guān)注與重視。

另一方面，辦公自動(dòng)化的發(fā)展為庫(kù)房檔案管理的現(xiàn)代化帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。利用先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，我們能夠使龐大的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子化、機(jī)械化和自動(dòng)化，徹底改變傳統(tǒng)的工作模式，使庫(kù)房檔案管理工作的面貌煥然一新，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展水平。

4.強(qiáng)化保密工作的重要性

要想使得庫(kù)房檔案管理更科學(xué)，我們就必須強(qiáng)化保密工作的重要性。檔案本身原始記錄性的特點(diǎn)，決定了保密工作必然是檔案管理工作的重點(diǎn)。從檔案的保密性的角度出發(fā)，一般情況下我們不應(yīng)當(dāng)將庫(kù)房設(shè)置在辦公樓的最底層，這樣會(huì)增加保護(hù)的難度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案保密工作的難度也在不斷加大，因此我們需要對(duì)機(jī)密內(nèi)容進(jìn)行專人看管，嚴(yán)禁外部人員入內(nèi)，并及時(shí)做好每日的檢查工作。

5.建立高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

科學(xué)管理理念的核心應(yīng)當(dāng)是以人為本，圍繞這個(gè)核心我們應(yīng)當(dāng)全面建立高素質(zhì)的人才隊(duì)伍建設(shè)，根據(jù)庫(kù)房檔案管理工作的特點(diǎn)和需求選拔素質(zhì)較高、專業(yè)性較強(qiáng)、富有責(zé)任心和職業(yè)道德素養(yǎng)的人才，優(yōu)化人員配置。在平時(shí)的工作當(dāng)中，要積極進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平，使用先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備和技術(shù)，并定期進(jìn)行全面的考核和評(píng)價(jià)，使庫(kù)房檔案管理工作不斷向科學(xué)化、智能化的方向邁進(jìn)。

6.實(shí)現(xiàn)庫(kù)房檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

庫(kù)房檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是當(dāng)前庫(kù)房檔案管理工作的熱點(diǎn)，它涉及到數(shù)字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定、存儲(chǔ)、檢索、傳遞等多方面的內(nèi)容，因此是當(dāng)前我們進(jìn)行庫(kù)房管理的重要項(xiàng)目?jī)?nèi)容。隨著數(shù)字信息化檔案管理工作的發(fā)展，傳統(tǒng)的庫(kù)房檔案管理工作環(huán)節(jié)將得到減少和優(yōu)化，管理的效率和質(zhì)量將得到更全面的保障。

結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代，檔案管理工作面臨著很多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，面對(duì)這些層出不窮的問(wèn)題，我們需要進(jìn)行創(chuàng)新，用更加科學(xué)化的手段進(jìn)行優(yōu)化與管理，跟上時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏和步伐。

參考文獻(xiàn)

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