試析檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的檔案管理

阿娜

摘 要：檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理是一項十分重要的工作，但是在當(dāng)前的工作中，由于多種因素的影響還存在著較為明顯的問題，因此我們必須要采取有效措施從多個角度和多個方面加以改進(jìn)和完善，只有這樣，才能更好地保證工作的質(zhì)量及水平，同時也能更好地開展相關(guān)的工作內(nèi)容。為此，本文著眼于儀器設(shè)備檔案管理的主要內(nèi)容，在對儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，深入地論述了優(yōu)化儀器設(shè)備檔案管理問題的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：檢驗(yàn)檢測 實(shí)驗(yàn)室儀器 設(shè)備 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（a）-0114-02

儀器設(shè)備對實(shí)驗(yàn)室工作的正常進(jìn)行有著十分顯著的影響，同時也是體現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室綜合能力的一個非常關(guān)鍵及重要的指標(biāo)。為此，我們必須要采取有效措施，不斷完善儀器設(shè)備當(dāng)檔案的管理工作。

1 儀器設(shè)備檔案的內(nèi)容

根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及要求，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)在日常工作中應(yīng)做好檢驗(yàn)檢測影響較大的設(shè)備及軟件記錄保存工作。儀器設(shè)備檔案當(dāng)中應(yīng)有設(shè)備和軟件的識別、制造商的名稱和出廠的編號，設(shè)備的檢驗(yàn)和核查，儀器設(shè)備的儲藏位置，制造商的說明書和指定的存放位置，檢驗(yàn)校準(zhǔn)的報告及證書，設(shè)備維護(hù)計劃以及相關(guān)的維護(hù)記錄和設(shè)備的損壞、故障、改裝、修理等重要內(nèi)容。

從上述的內(nèi)容當(dāng)中我們也可以總結(jié)出儀器設(shè)備管理具有顯著的動態(tài)性特征，同時其也是一個漫長的過程。儀器設(shè)備檔案中的內(nèi)容有很多，這些內(nèi)容也能夠更為具體地表現(xiàn)出設(shè)備采購到停止使用過程中的重要動態(tài)信息。

2 儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度有待完善

一些檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室在日常工作中并沒有做好檔案管理制度建設(shè)工作，制度內(nèi)容的設(shè)定也沒有充分結(jié)合自身的具體狀況，有關(guān)部門和工作人員在日常工作中不能很好地明確自己的工作職責(zé)及工作內(nèi)容，沒有十分完善有效的檔案監(jiān)管機(jī)制，因此也無法保證檔案管理工作的質(zhì)量及水平。

2.2 檔案管理意識有待增強(qiáng)

在日常工作中，儀器設(shè)備管理人員不能樹立正確的檔案管理意識，在一些檢測實(shí)驗(yàn)室當(dāng)中盡管制定了一些檔案管理的制度，但是管理人員在日常工作中并不十分重視儀器設(shè)備的檔案管理工作，所以在制度落實(shí)的力度上還存在著較大的欠缺，甚至一些制度根本無法得到有效的落實(shí)，所以儀器設(shè)備管理工作的質(zhì)量和效果也因此受到了較為顯著的影響。

2.3 檔案管理人才梯隊建設(shè)不足

現(xiàn)階段，一些實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備的使用部門在日常工作中并沒有設(shè)置專門的儀器設(shè)備檔案管理人員，還有一些部門雖然設(shè)置了檔案管理人員，但是這些工作人員在專業(yè)知識方面存在著較大的欠缺，所以無法了解并掌握工作中應(yīng)完成的內(nèi)容和具體有效的工作方法，在儀器設(shè)備資料的收集、整理等方面都存在著非常明顯的不足。此外，在日常工作中還存在著管理人員經(jīng)常更換的問題，因此在交接環(huán)節(jié)也會存在較為明顯的工作不到位等現(xiàn)象，還有一部分部門在檔案工作與現(xiàn)實(shí)需求上無法達(dá)到相對平衡相互適應(yīng)的狀態(tài)。

2.4 檔案利用率低

目前儀器設(shè)備檔案的一個比較大的問題是檔案材料收集不全，常常檔案材料只收集了儀器設(shè)備招標(biāo)采購及驗(yàn)收相關(guān)材料，隨后使用過程中形成的檢定、校準(zhǔn)、核查、期間核查、維護(hù)、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。另外，因大部分檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備檔案管理，還基本停留在紙質(zhì)材料的階段，檔案查詢不方便。

3 儀器設(shè)備檔案管理中問題的對策

當(dāng)前，我們必須要正確認(rèn)識工作中的問題，為了不斷提高檔案管理的質(zhì)量一定要針對問題，采取有效措施加以改進(jìn)和完善，進(jìn)而更好地提升檔案管理和利用的效率及水平。以下筆者結(jié)合上文中儀器設(shè)備檔案管理工作中的問題提出有效的解決措施，以期不斷改善當(dāng)前的工作現(xiàn)狀。

3.1 建立完善的制度，促進(jìn)管理的規(guī)范化

實(shí)驗(yàn)室在制定儀器設(shè)備檔案管理制度時一定要充分地結(jié)合自身的具體情況，同時還要進(jìn)一步對設(shè)備檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格要求和詳細(xì)的規(guī)范。在工作中應(yīng)制定科學(xué)的檔案管理流程，同時還要確保檔案資料收集、立卷、歸檔以及利用等多個方面管理的科學(xué)性及有效性，此外針對檔案的內(nèi)容還要建立起高度統(tǒng)一的檔案記錄格式，充分保證其歸檔內(nèi)容的有效性，歸檔時間和檔案存放的要求要盡量細(xì)致。同時還應(yīng)做好檔案管理部門的任務(wù)分工，儀器設(shè)備管理人員職責(zé)的劃分也要清晰明確。在日常工作中還應(yīng)建立完善的考核監(jiān)督機(jī)制，以此來更好地保證檔案管理工作監(jiān)督的質(zhì)量及效果。

3.2 重視儀器設(shè)備檔案管理工作

在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)和管理者要重視儀器設(shè)備檔案管理工作，儀器設(shè)備檔案管理對實(shí)驗(yàn)室管理工作的質(zhì)量及效果有著非常顯著的影響，此外，實(shí)驗(yàn)室工作中還應(yīng)采取有效措施做好培訓(xùn)工作，只有這樣，才能更好地保證人們能夠正確認(rèn)識儀器設(shè)備的檔案管理工作，進(jìn)而更好地改善儀器設(shè)備檔案管理的質(zhì)量及水平。

3.3 完善人員建設(shè)

儀器設(shè)備從采購到停止使用需要很長的時間，同時其中也會涉及到多個部門和很多人員，所以若要更好地保證儀器設(shè)備檔案的管理質(zhì)量，就必須要充分聯(lián)合不同部門的力量，檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室在工作中也可以積極地組建一支高質(zhì)量的管理梯隊，做好各部門在儀器設(shè)備檔案管理工作中的職責(zé)劃分工作，確保檔案建立到銷毀各個環(huán)節(jié)的管理工作。

3.4 設(shè)置動態(tài)儀器設(shè)備臺賬

儀器設(shè)備檔案管理工作中其最為重要的一個目的就是更為有效地利用檔案，對實(shí)驗(yàn)室建立可隨時更新和調(diào)整的設(shè)備臺賬，在這一過程中尤其要關(guān)注電子臺賬的設(shè)置，來為使用者查閱和統(tǒng)計信息提供更大的便利。臺賬信息中包含很多方面的內(nèi)容，因此建立臺賬能夠很好地保證儀器設(shè)備檔案管理的質(zhì)量。

3.5 建立科學(xué)的檔案借閱制度

為有效確保儀器設(shè)備檔案資料的完整性，我們一定要建立科學(xué)完善的檔案借用以及歸還等制度，防止檔案出現(xiàn)丟失。對使用頻率較高的設(shè)備操作手冊等技術(shù)文件要尤其重視其管理工作，在辦理歸檔手續(xù)后可采用復(fù)印的方式分發(fā)給相關(guān)部門。若在復(fù)印方面存在一定的困難，也可在使用部門辦理好登記手續(xù)后將其長期保留在使用部門，但需要注意的是，必須要對資料進(jìn)行妥善的保管和處理。（我中心將價值十萬元以上的儀器設(shè)備檔案移交綜合檔案室集中管理，十萬元以下的儀器設(shè)備檔案由各科室設(shè)備檔案員管理，對使用率較高的儀器設(shè)備檔案，嚴(yán)格辦理借用登記手續(xù)。）

3.6 積極運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

現(xiàn)如今，計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等高科技技術(shù)都得到了非常顯著的發(fā)展，同時在這一形勢下也對檔案管理工作提出了更高的要求。為此，在滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求的基礎(chǔ)上，在儀器設(shè)備檔案的管理工作中還要合理應(yīng)用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)來更好地改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式，在實(shí)際的工作中應(yīng)充分結(jié)合自身的發(fā)展情況去科學(xué)的利用電子技術(shù)，做好數(shù)據(jù)庫的開發(fā)工作，在儀器設(shè)備檔案管理工作中積極運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)，進(jìn)而更好地保證管理工作的質(zhì)量和效率，且為檔案的查詢提供更多的便利。

4 結(jié)語

在檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室的日常工作中，檔案管理工作占據(jù)著非常關(guān)鍵的位置，在檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室當(dāng)中應(yīng)積極采用科學(xué)有效的管理制度，不斷增強(qiáng)管理人員對管理工作的科學(xué)認(rèn)識，同時還要重視隊伍建設(shè)，提高管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平，同時還要做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，只有這樣，才能更好地提高儀器設(shè)備檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)儀器設(shè)備檔案資料的科學(xué)利用，提高檔案利用率。

參考文獻(xiàn)

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