“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理在醫(yī)院辦公室工作中的實(shí)踐

文/鎮(zhèn)江市丹徒區(qū)人民醫(yī)院 眭春芳

醫(yī)院辦公室是在院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)醫(yī)院各職能科室綜合協(xié)調(diào)的重要部門，它從屬組織決策層并為其提供必要服務(wù)，具有參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事物、做好服務(wù)的重要職能，日常工作核心圍繞“辦文、辦會(huì)、辦事”，具有事務(wù)性、中樞性、機(jī)要性的特點(diǎn)。醫(yī)院辦公室工作綜合性很強(qiáng)，涉及臨床眾多科室，需溝通、協(xié)商并組織落實(shí)，因此該部門需要有規(guī)范化的管理、高效的工作狀態(tài)及良好的工作作風(fēng)?！?S”管理法源于日本，即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全和節(jié)約，主要指對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行管理評(píng)價(jià)，從而優(yōu)化生產(chǎn)，提高效率。我院是二級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，近年在醫(yī)院辦公室采用“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理后，在改善現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、改變工作作風(fēng)、減少或消除差錯(cuò)方面取得明顯效果，現(xiàn)對(duì)此進(jìn)行分析探討：

一、資料與方法

（一）一般資料。我院辦公室除本部門各類文件、合同、協(xié)議、各類總結(jié)報(bào)告等資料的儲(chǔ)存之外，還承擔(dān)其他職能部門重要?dú)w檔資料的收集，是對(duì)過去工作和歷史痕跡的記錄，是歷史資料的傳承和還原。由于未及時(shí)對(duì)各部門提交的大量基礎(chǔ)資料進(jìn)行整理歸檔，導(dǎo)致出現(xiàn)工作環(huán)境雜亂無章，所需資料查找不見或記錄不完整等資料管理效果不佳的狀況，給歸檔整理工作帶來一定的難度，也給提交材料的部門之間造成工作不力的印象。2017年5月初，鎮(zhèn)江市丹徒區(qū)人民醫(yī)院院部下發(fā)《關(guān)于開展“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理活動(dòng)的通知》（鎮(zhèn)徒人醫(yī)〔2017〕30號(hào)），在全院開展“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理工作，旨在培養(yǎng)員工良好工作習(xí)慣及團(tuán)隊(duì)意識(shí)，提升醫(yī)院整體形象，進(jìn)一步為患者提供整潔、舒適、安全的診療環(huán)境。

（二）方法。1.“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理實(shí)施方案。成立醫(yī)院“7S”管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理工作的組織、籌劃和檢查。各分管院長(zhǎng)負(fù)責(zé)檢查各分管職能條口“7S”工作落實(shí)情況，并定期在院行政辦公會(huì)上通報(bào)。各職能部門負(fù)責(zé)督查、指導(dǎo)、落實(shí)本部門區(qū)域“7S”工作任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)“7S”管理辦公室，工作職責(zé)：負(fù)責(zé)相關(guān)行政文書工作；負(fù)責(zé)評(píng)比分?jǐn)?shù)的統(tǒng)計(jì)和公布；負(fù)責(zé)全程檢查、執(zhí)行和監(jiān)督、負(fù)責(zé)“7S”檢查結(jié)果的獎(jiǎng)懲。2.“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理實(shí)施方法。實(shí)施流程：（1）組織開展學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓辦公室工作人員充分了解“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理的理念、方法、步驟及要求等。（2）分析醫(yī)院辦公室管理現(xiàn)狀，利用頭腦風(fēng)暴法收集并梳理問題，制作“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理問題收集表，羅列辦公室日常工作中存在的問題及不良工作習(xí)慣等。（3）根據(jù)辦公室現(xiàn)狀問題及不足，制定管理方案并有效組織實(shí)施管理。將辦公室工作劃分成若干責(zé)任區(qū)，明確責(zé)任人，有計(jì)劃地實(shí)施“7S”經(jīng)典七步驟。（4）經(jīng)合理測(cè)算后，購(gòu)置一定數(shù)量的透明整理箱和倉(cāng)儲(chǔ)貨架。實(shí)施內(nèi)容。辦公室的核心工作圍繞“辦文、辦會(huì)、辦事”，“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理主要運(yùn)用于辦公室區(qū)域環(huán)境和各類資料管理中，各類文件、文檔、合同或協(xié)議、工程或設(shè)備招投標(biāo)材料、員工人事檔案、醫(yī)療糾紛涉及賠償相關(guān)資料、員工醫(yī)德醫(yī)風(fēng)相關(guān)資料等的整理歸類和歸檔。1S-整理（SEIRI）：制定辦公室物品“需要”和“不需要”判別基準(zhǔn)，清除一切與辦公室工作無關(guān)的物品并制定廢棄物品處理辦法，將“空間”騰出來活用，對(duì)于與辦公室工作有關(guān)的物品，則根據(jù)日常使用頻度及辦公室空間設(shè)計(jì)擺放。隨著辦公自動(dòng)化的普及，現(xiàn)代醫(yī)院辦公室除傳承紙質(zhì)文檔資料檔案的保管外，還需將現(xiàn)代化信息技術(shù)合理運(yùn)用于資料管理工作中，通過“7S”管理將需要留存的電子文件及時(shí)歸檔、整理與儲(chǔ)存?zhèn)浞?，建立歸檔資料信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化與信息化的資料管理，提高歸檔資料管理工作的安全性和便捷性。2S-整頓（SEITON）：固定位置擺放物品，使合理有序，不隨意移動(dòng)或使用后及時(shí)歸位，以便于下次使用的可及性，消除因混放而文件錯(cuò)拿造成的差錯(cuò)，同時(shí)物品擺放目視化，日常工作中主要使用文件檔案柜和在倉(cāng)儲(chǔ)貨架上放置透明整理箱來做收納，定點(diǎn)定位存放，標(biāo)識(shí)清楚，觸手可及。3S-清掃（SEISO）：清掃現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境，清除職場(chǎng)環(huán)境可見臟污，徹底清潔衛(wèi)生死角，消除細(xì)菌生存的營(yíng)地，保持良好、整潔、明亮的工作環(huán)境。4S-清潔(SEIKETSU)：將上面“3S”實(shí)施的管理方法制度化、規(guī)范化，認(rèn)真維持“整理”“整頓”“清掃”效果，使其保持理想狀態(tài)并不斷深入優(yōu)化。5S-素養(yǎng)（SHITSUKE）：辦公室工作人員培訓(xùn)后具備良好的個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)，做到人人按章操作、按規(guī)行事，形成良好的工作習(xí)慣，營(yíng)造良好的團(tuán)隊(duì)作風(fēng)。6S-安全（SAFELY）:消除安全隱患，清理辦公室用電設(shè)備和其他障礙，減少因安全事故帶來的損失，保障員工人身安全。7S-節(jié)約（SAVING）:是對(duì)時(shí)間、空間和能源等方面合理利用，以發(fā)揮最大功效，創(chuàng)造高效、物盡其用的工作場(chǎng)所。實(shí)施要求：（1）2017年6月6日前，責(zé)任部門以及相關(guān)責(zé)任人制定本部門“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理要求及培訓(xùn)科室成員，將“7S”檢查考核成績(jī)納入科室二次分配內(nèi)容。對(duì)所管轄的區(qū)域開展整理工作，按照物品是否可使用及使用頻率進(jìn)行整理工作，對(duì)已經(jīng)損壞及使用頻率較小的非必需物品集中移交總務(wù)科或設(shè)備科入庫(kù)管理。對(duì)各科相關(guān)文檔資料，按相關(guān)規(guī)定移交職能科室進(jìn)行歸檔處理。（2）2017年6月15日前，責(zé)任部門以及相關(guān)責(zé)任人對(duì)必需物品進(jìn)行定點(diǎn)歸置并實(shí)行畫線定位管理，在此基礎(chǔ)上開展大清掃活動(dòng)，確保全院面貌有較大改觀。（3）2017年6月25日后，醫(yī)院將開展檢查評(píng)比公布成績(jī)，并給予獎(jiǎng)罰。

（三）觀察指標(biāo)。依據(jù)《丹徒區(qū)人民醫(yī)院7S核評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》（甲類），評(píng)價(jià)醫(yī)院辦公室工作應(yīng)用“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理的實(shí)施成效。核評(píng)內(nèi)容包括整理整頓30分（其中標(biāo)示18分，定位12分）、清掃清潔30分（其中桌上物品4分，置物柜和檔案柜4分，設(shè)備12分，垃圾桶外表2分，周邊環(huán)境清潔8分）、安全性15分（其中緊急照明裝置3分，電線3分，電壓超載2分，干粉滅火器7分）、節(jié)約能源12分（其中節(jié)能執(zhí)行情況8分，節(jié)能標(biāo)示4分）、紀(jì)律性13分（其中責(zé)任區(qū)劃分和責(zé)任人制度3分，環(huán)境維護(hù)、安全和節(jié)能的推廣和認(rèn)知10分），滿分100分，得分越高，“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理實(shí)施效果越理想，評(píng)價(jià)考核如實(shí)記錄實(shí)施7S管理前后成績(jī)計(jì)分對(duì)比。

二、結(jié)果

經(jīng)共同努力，醫(yī)院辦公室目前已完成“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理模式的創(chuàng)建?！?S”管理實(shí)施后，辦公室“7S”核評(píng)得分95分。通過“7S”管理實(shí)施，醫(yī)院辦公室各類歸檔資料保管有了明顯成效，存放有序，標(biāo)識(shí)清楚，取用便捷，省時(shí)省力，資料規(guī)范性與科學(xué)性得到加強(qiáng)，工作效率及部門形象得到提升；工作人員已基本養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，個(gè)人綜合素質(zhì)不同程度提高，工作主動(dòng)性和計(jì)劃性增強(qiáng)；辦公室工作環(huán)境明顯改觀，各類檔案資料放置妥善且得到有效管理及使用，為醫(yī)院辦公室工作的順利開展提供了有效保障。

辦公室實(shí)施“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理前后成效對(duì)比表

三、討論

現(xiàn)階段，“7S”管理在醫(yī)院管理中應(yīng)用廣泛，通過“7S”管理的培訓(xùn)、貫徹與實(shí)施，能創(chuàng)造明朗有序的工作環(huán)境，激發(fā)工作人員的向心力和歸屬感，從而減少無效作業(yè)時(shí)間，提高工作效率、降低工作成本。另外，“7S”管理能使管理活動(dòng)從復(fù)雜、隨意走向簡(jiǎn)單、規(guī)范，有助于提高管理人員管理能力，從而提升人的職業(yè)素養(yǎng)，塑造一流單位形象。

“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理雖然簡(jiǎn)單，但卻實(shí)用、高效，不僅可以減少浪費(fèi)、損壞及節(jié)能，還能改善工作環(huán)境，提升員工和患者精神愉悅感，增進(jìn)集體榮譽(yù)感、提高工作效率及服務(wù)質(zhì)量。通過管理實(shí)施，醫(yī)院辦公室工作環(huán)境改善，工作人員綜合素質(zhì)提升，工作效率提高，檢查評(píng)核結(jié)果成效顯著。針對(duì)醫(yī)院辦公室導(dǎo)入“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理，體會(huì)如下：

（一）“7S”管理的實(shí)施能夠使醫(yī)院辦公室整齊劃一。能夠?yàn)楣ぷ魅藛T營(yíng)造一個(gè)高品質(zhì)、高效率、人際和諧的工作環(huán)境及氛圍，環(huán)境明亮、整潔、賞心悅目，辦公室是單位的窗口部門，擔(dān)負(fù)著對(duì)內(nèi)和對(duì)外的聯(lián)絡(luò)工作，從而樹立起醫(yī)院辦公室良好形象。

（二）“7S”管理能推進(jìn)醫(yī)院辦公室管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。通過“7S”活動(dòng)給工作人員不斷灌輸責(zé)任感和紀(jì)律性，提高個(gè)人自主管理能力，能提升員工個(gè)人素養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)部門工作及管理的長(zhǎng)效貢獻(xiàn)。

（三）“7S”管理有整頓“三要素”及“三定”原則。對(duì)物品的擺放要求分門別類、明確有序、有效表示、及時(shí)歸位和取用便捷，能有效避免人力查找浪費(fèi)時(shí)間，提高工作效率，避免人為因素造成差錯(cuò)，影響工作順利性及安全性。

（四）我院“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理設(shè)立了管理活動(dòng)評(píng)核標(biāo)準(zhǔn)。采用計(jì)分制，通過明確檢查項(xiàng)目及分值，開展檢查評(píng)比公布成績(jī)，并予以獎(jiǎng)罰制度的方法來推進(jìn)管理的持續(xù)開展，能鼓勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后，在全院形成爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)優(yōu)的良好氛圍，同時(shí)推動(dòng)醫(yī)院質(zhì)量考評(píng)體系日趨完善。

此外，通過“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理實(shí)踐，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，“7S”管理是全員參與、自行管理、人人互督互查的管理模式?？剖衣殕T既是管理者，同時(shí)也是參與者。只有將質(zhì)量管理與科室每一位工作者的責(zé)任、權(quán)力和義務(wù)聯(lián)系起來，才能充分調(diào)動(dòng)其積極性和創(chuàng)造性，從而確保各項(xiàng)規(guī)章制度有效落實(shí)。同時(shí)，我們也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，“7S”并不等同于部門的一次絕對(duì)“大掃除”，不是通過簡(jiǎn)單的物資整理、淘汰更新來推進(jìn)管理，它需要將現(xiàn)場(chǎng)管理活動(dòng)與個(gè)人具體工作緊密結(jié)合，通過不斷固化形成制度與流程，來實(shí)現(xiàn)管理的長(zhǎng)期堅(jiān)持與持續(xù)改進(jìn)，從而更好地發(fā)揮“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理的作用與優(yōu)勢(shì)。

綜上所述，“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理應(yīng)用于醫(yī)院辦公室資料管理中可實(shí)現(xiàn)管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，對(duì)改善工作環(huán)境、提高工作效率、優(yōu)化工作作風(fēng)具有積極作用，能夠?yàn)獒t(yī)院辦公室工作的順利開展提供有效保障，值得推廣實(shí)施。