任務督辦管理體系實踐

文/中廣核核電運營有限公司綜合管理部 彭東葉 藺曉霞 胡覃

任務督辦系統(tǒng)是中廣核集團落實管理行動的重要工具。多年來，中廣核核電運營有限公司（以下簡稱運營公司）充分利用任務督辦平臺傳遞公司管理意志和管理導向，對公司各層級、各組織、各單位落實管理行動、跟蹤工作進展、形成工作成果發(fā)揮著重要價值，也是運營公司踐行“一次把事情做好”核心價值觀的強有力抓手。運營公司在任務督辦管理過程中堅持不斷創(chuàng)新，以“全面統(tǒng)籌、分級授權、分層管理、分類跟蹤”為總工作思路，搭建了一套與業(yè)務特點相匹配的管理體系、建立起全覆蓋的管理范圍、形成了完整的管理流程和標準的考核辦法，這些措施幫助運營公司在任務督辦管理的使用率和完成率方面持續(xù)保持較高水平。

一、任務督辦管理體系

運營公司結合自身業(yè)務特點，形成了橫、縱兩個方向的任務督辦管理架構，如“圖1”所示。橫向是由公司各類重要會議、各委員會和專項組織在工作中向各中心、部門和分公司下達的任務安排，縱向由公司總經(jīng)理部直接向各中心、部門和分公司下達任務。各中心、部門和分公司在承接來自橫向、縱向的任務后，再根據(jù)工作分工自行任務分解，逐級向下分派。

管理架構的各個環(huán)節(jié)發(fā)揮各自作用，保證管理責任界定清晰。橫向由各組織秘書單位負責錄入、跟進，縱向由任務督辦歸口管理部門負責跟進，在任務驗收階段，公司總經(jīng)理負責把控公司級縱向任務督辦的完成質量，其他總經(jīng)理部成員負責把控橫向組織任務督辦的完成質量。各部門一把手負責把控本部門各項任務督辦的完成質量和效率。公司任務督辦的歸口管理部門統(tǒng)籌歸口管理職能，全面掌握公司所有任務督辦完成情況，重點跟蹤監(jiān)控公司級和橫向組織級任務督辦的完成質量和效率，并在公司月會公布。各層級協(xié)調員根據(jù)分級授權范圍，負責跟蹤、匯總和反饋各組織的任務督辦進展并與歸口管理部門接口。

二、任務督辦管理范圍

運營公司充分運用任務督辦管理平臺，實現(xiàn)了對運營公司總經(jīng)理部、各橫向組織、各部門等主要管理行動的全覆蓋，實現(xiàn)了對安全生產(chǎn)業(yè)務和職能管理業(yè)務的全涉及。成為公司各組織、各層級傳達管理導向、落實管理行動的重要手段和有力工具。主要分為3個層級。1.公司級行動管理。公司級行動管理通過公司總經(jīng)理部每月的月度管理會議和每周的辦公周會來下達任務行動，主要是解決當前重點的、突出的，對公司業(yè)務開展和公司發(fā)展產(chǎn)生影響的問題。這些行動是任務督辦中最核心的行動之一，由歸口管理部門重點跟蹤，在每月月度管理會議前由各任務承接部門反饋行動進展，由歸口管理部門在會議上進行逐一匯報。2.各委員會及橫向組織行動管理。這一層級涵蓋了公司各條業(yè)務線，是公司各工作領域推動業(yè)務進展的重要抓手，是促進公司良好經(jīng)營的重要支撐。一方面包括了公司戰(zhàn)略研討會、管理務虛會及計劃預算考核（PBA）研討會等重要會議，根據(jù)公司經(jīng)營發(fā)展重大政策戰(zhàn)略下達任務行動，由會議組織部門通過任務督辦系統(tǒng)進行跟蹤反饋；另一方面包括了公司投資評審與成本控制委員會、教育培訓委員會、安全質量委員會、安全生產(chǎn)委員會等公司級主要業(yè)務領域的委員會以及公司質保監(jiān)查小組、程序質量小組等重要小組在各自分管領域下達的工作任務，由各橫向組織秘書單位進行跟蹤和反饋信息收集匯總，在組織內例行會議上作行動進展匯報。以上兩方面的行動均由歸口管理部門每月在公司月度管理會議上匯報進展情況。3.公司各部門、中心、分公司內部行動管理。公司各部門、中心、分公司在進行業(yè)務開展及上級任務承接時產(chǎn)生的內部任務，由部門專職負責人錄入任務督辦系統(tǒng)進行跟蹤管理，是提升部門內部管理效率的良好手段。

三、任務督辦管理流程

運營公司建立健全任務督辦管理流程，不僅實現(xiàn)對過程的管理，更要實現(xiàn)對完成的質量管控。通過前端管理、過程管理、考核管理3個階段確保各流程任務督辦錄入質量和完成質量保持高水平。建立分類跟蹤的管理方法，公司層面全面統(tǒng)籌但有所側重，優(yōu)先確保公司級任務的完成率和完成質量，同時監(jiān)控其他任務的按時完成率。

（一）前端管理。通過管控任務督辦來源分類申請，嚴格審批流程，確保新增來源分類符合公司管理意志和管理導向，同時嚴控審批流程，確保各環(huán)節(jié)人員資質符合要求，從源頭上為任務督辦的全過程管控和高質量完成打下基礎。

（二）過程管理。分為如下幾種管理方式：

1.公司級行動管理。在公司總經(jīng)理部月會和辦公周會上產(chǎn)生的任務行動，由公司任務督辦協(xié)調員通過郵件發(fā)送承辦部門或組織進行溝通確認。各承辦部門負責人每月通過郵件定期反饋進展情況，任務督辦歸口管理部門經(jīng)理在每月的總經(jīng)理部月會上通報各項行動詳細進展信息。總經(jīng)理在月會上回應各項行動完成質量以及申請關閉項意見。公司任務督辦協(xié)調員根據(jù)月會要求繼續(xù)跟進或關閉行動，且負責全過程跟蹤、監(jiān)控和通報。公司級行動管理流程如“圖2”所示。

圖2 公司級行動管理流程

圖3 各橫向組織行動管理流程

圖4 各部門行動管理流程

2.各橫向組織行動管理。公司級重要會議、各類委員會及橫向組織產(chǎn)生的督辦行動，由橫向組織任務督辦協(xié)調員錄入任務督辦系統(tǒng)，定期提醒行動負責人錄入任務督辦進展。任務完成后，由行動負責人申請關閉行動，總經(jīng)理部分管領導根據(jù)任務完成情況批準或退回申請。由歸口管理部門經(jīng)理在每月總經(jīng)理部月會上匯報當月到期行動完成情況，并對下月即將到期的行動進行提醒。通過實行任務完成期限的全面管理跟蹤，監(jiān)控任務質量完成情況，以達到管理要求。各橫向組織行動管理流程如“圖3”所示。

3.各部門行動管理。各部門內部產(chǎn)生的任務行動，由部門任務督辦協(xié)調員錄入任務督辦系統(tǒng)進行跟蹤，定期提醒各行動負責人錄入任務進展。任務完成后，由行動負責人申請關閉行動，部門領導根據(jù)任務完成情況批準或退回申請，并在部門內部通報行動完成情況。各部門任務督辦協(xié)調員以部門為單位統(tǒng)計行動按期完成率上報歸口管理部門匯總。通過統(tǒng)計各部門任務督辦的完成情況，掌握公司整體任務督辦執(zhí)行狀況。各部門行動管理流程如“圖4”所示。

（三）考核管理。任務督辦管理考核要求集團級任務督辦按期完成率100%，公司級任務一次達標率90%以上（申請延期視為未按期完成，即未達標）。針對公司級行動，在公司各部門監(jiān)控指標中建立了嚴格、量化的考核指標，未達標將扣減部門年度績效考核結果。各部門級行動每年統(tǒng)計總體完成率，掌握公司任務督辦整體開展情況，要求任務完成率較低的部門制定改進提升措施。

三、任務督辦管理實踐

近3年運營公司每年通過任務督辦跟蹤的行動均超2000項，每年納入各部門年度績效考核的重要行動超過150項。運營公司任務督辦涵蓋了公司各方面業(yè)務，且近3年集團下達任務按時完成率100%，公司重要任務的按時完成率超過95%。通過任務督辦管理，實現(xiàn)了行動有布置、有落實，所有行動閉環(huán)管理，重要行動通過每月跟蹤及時了解存在的問題，實現(xiàn)提前有效干預，避免久拖不決，各級行動、各個環(huán)節(jié)責任明確，確保每個行動、每個環(huán)節(jié)有人負責。此外，根據(jù)督辦行動推進情況，可以洞察出各部門的工作效能情況和存在的問題，便于及時糾正提升。2017年運營公司就督辦管理的良好實踐與集團各兄弟單位進行了分享和推廣，并與相關單位進行了深入探討和交流，為各單位做好督辦管理工作提供了經(jīng)驗借鑒。后續(xù)運營公司將繼續(xù)挖掘任務督辦系統(tǒng)的潛在價值，持續(xù)提升任務督辦管理水平，為公司管理提升提供更有力的支撐。