新時期企業(yè)文秘工作特點與文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)的探析

王俊僑

摘 要：新時期下企業(yè)文秘工作突破了傳統(tǒng)的文秘工作模式及工作內(nèi)容，對文秘的專業(yè)性及綜合素質(zhì)提出了更高的要求，文秘工作的性質(zhì)與生產(chǎn)、技術稍有不同，但是其工作對企業(yè)內(nèi)部起到承上啟下，對企業(yè)外部起到展示與接待的作用，對維持企業(yè)正常運行起到了不可或缺的作用。優(yōu)秀的企業(yè)文秘人員必須具備較強的文化素質(zhì)水平、專業(yè)技術能力、較強的邏輯思維能力、文字功底以及語言表達能力。

關鍵詞：新時期；企業(yè)文秘工作；文秘人員；素質(zhì)

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展。新時期下企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境以及市場規(guī)模在不斷擴大，企業(yè)文秘工作的內(nèi)容涉及到企業(yè)正常經(jīng)營以及日常管理的方方面面，對企業(yè)標準化、規(guī)范化運營起著協(xié)調(diào)與推動的作用，企業(yè)的高效發(fā)展離不開文秘工作的溝通、協(xié)調(diào)和推動，因此本文通過結合新時期下文秘工作的特點，對企業(yè)文秘工作人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)提出一些建議，供相關文秘工作人員參考。

一、新時期企業(yè)文秘工作的工作特點

文秘工作自秦朝起，一直流傳發(fā)展至今已有幾千年的歷史。新時期下企業(yè)文秘工作的主要內(nèi)容就是為企業(yè)各級工作人員提供協(xié)調(diào)服務，將上級領導的思想及工作向下級工作人員進行指派分配，將企業(yè)工作進展情況以及企業(yè)運營情況向上級領導匯報，在企業(yè)各部門之間建立起溝通的橋梁。從直屬關系來看，企業(yè)文秘工作主要從屬于上級領導，主要的工作任務就是替領導分擔部分工作，所以企業(yè)文秘工作的主要內(nèi)容就是根據(jù)領導的工作內(nèi)容而適當調(diào)整，但是在企業(yè)的實際運營中，文秘工作的內(nèi)容十分寬泛，需要對企業(yè)的各個層面的工作以及各個部門的工作都進行溝通協(xié)調(diào)，收集整理各個部門的工作狀況并向領導匯報，使領導了解公司當前的運行狀態(tài)，新時期下的文秘工作特點具體可分為以下幾種：

（一）輔助領導做出決策

文秘工作的主要一塊內(nèi)容是幫助領導收集整理當前公司的運營情況及各部門的工作數(shù)據(jù)，幫助領導層對當前企業(yè)整體的運營情況進行把控，做出符合企業(yè)發(fā)展方向的決策，以及輔助領導進行決策的擬定與傳達，在輔助領導做出決策這項工作任務中，文秘工作的重點就是發(fā)現(xiàn)問題并結合企業(yè)的運行狀態(tài)進行分析，最終為領導科學合理決策的出臺提供信息支撐。

（二）信息的收集以及處理

在企業(yè)文秘工作中，信息的收集預處理工作占據(jù)了大量的工作量，企業(yè)文秘人員通過對企業(yè)工作的文件資料檔案，生產(chǎn)數(shù)據(jù)以及財務報表進行收集整理，并通過計算機信息技術對收集數(shù)據(jù)資料進行分析，判斷市場方向及企業(yè)運營現(xiàn)狀。

（三）協(xié)調(diào)企業(yè)上下級之間的關系

對于企業(yè)的文秘工作來說，其工作成效的直接體現(xiàn)就是對上下級工作的有序協(xié)調(diào)，并處理企業(yè)各級工作人員和部門的沖突矛盾，通過文秘工作的影響力促進企業(yè)團結一致，共同發(fā)展，提高企業(yè)競爭力。

（四）處理企業(yè)綜合事務

文秘工作的職責涵蓋企業(yè)的方方面面，主要包括：處理電話及會議信息、來訪客戶的接待及信訪服務、文件的處理傳達、保密資料的處理、企業(yè)公章的管理、領導日常工作的梳理及領導文稿的記錄與擬定等。通過以上工作，使秘書能夠對企業(yè)的整體運營情況更加了解，從而輔助領導層做出科學正確的決策幫助企業(yè)發(fā)展，因此梳理企業(yè)綜合事物的能力也是實現(xiàn)秘書工作價值的體現(xiàn)。

二、新時期企業(yè)文秘工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

（一）利用自身工作內(nèi)容不斷提高工作效率和水平

企業(yè)文秘人員應當根據(jù)企業(yè)秘書的日常工作職責。在工作中不斷提高自身的工作水平，促進自身素質(zhì)及業(yè)務水平的共同提高，具體方法應當從以下幾個方面入手：

①企業(yè)文秘工作人員首先要樹立起正確的人生觀與價值觀，具備良好的思想道德素養(yǎng)，因為不管在任何企業(yè)，文秘工作都是來聯(lián)系員工、協(xié)同工作的重要組成，文秘工作人員還需要具備良好的服務意識與團隊意識，以政府相關法律規(guī)定及企業(yè)內(nèi)部管理條例為工作前提，通過嚴謹?shù)墓ぷ鳛槠髽I(yè)管理人員作出正確的決策提供有效的支撐保障。

②文秘工作者還必須擁有對一般企業(yè)事務的處理能力和應變能力，因為企業(yè)文秘人員作為領導傳達工作任務的代表，在面對企業(yè)突發(fā)情況時必須要有一定的處理應變能力才能將問題有效解決，同時文秘工作還涉及到幫助領導進行文件起草和擬定會議流程，這就要求文秘工作人員擁有一定的文字功底，具備良好的文化素質(zhì)和語言表達能力。

③在處理協(xié)調(diào)公司各級部門和人員的工作時，需要文秘人員能夠具備較強的組織與協(xié)調(diào)能力去對企業(yè)各級部門與人員的沖突與矛盾進行協(xié)解決，因此，培養(yǎng)較高的情商，結合各部門及人員自身的性格特點在企業(yè)中構建一個和諧、團結的工作團隊，對提高企業(yè)工作效率，保證企業(yè)市場競爭力具有重要意義。

⑤在新時期下，企業(yè)文秘工作已經(jīng)成為展現(xiàn)企業(yè)面貌的重要方式，因此企業(yè)文秘工作的質(zhì)量對塑造企業(yè)形象具有巨大的意義，文秘工作人員在日常的工作中必須隨時保持高度的工作熱情以及積極的工作態(tài)度，嚴格履行工作職責，給企業(yè)自身及客戶展現(xiàn)出優(yōu)質(zhì)可靠的正面形象。

（二）對文秘工作的重要性和必要性以正確的認識和看待

由于企業(yè)中的文秘工作并不直接產(chǎn)生價值，不會直接增加企業(yè)的效益，僅僅是為領導層以及各部門工作人員進行協(xié)調(diào)服務，因此企業(yè)的各部門工作人員難免會對企業(yè)文秘人員的工作產(chǎn)生一定的誤解，認為他們的工作僅僅是收發(fā)郵件、打印文件資料、接待參觀考察以及后勤保障，認為企業(yè)中文秘的工作并不重要。但是，事實上企業(yè)各級部門和人員應當對文秘工作的重要性和必要性給予認可，充分肯定文秘工作對于企業(yè)正常運營的價值所在，在新時期下，文秘工作的主要內(nèi)容不僅僅是單純的企業(yè)行政工作，更是企業(yè)從屬性、服務型與綜合性工作的結合，雖然企業(yè)的秘書工作主要服務對象是領導層，但是其協(xié)助配合、溝通協(xié)調(diào)、上傳下達的工作形式將整個企業(yè)的運營都有機地串聯(lián)起來，在日常的工作中，企業(yè)各級部門及員工包括文秘工作者都應當文秘工作在企業(yè)運營當中不可或缺的重要意義，在工作態(tài)度上不卑不亢、積極的利用企業(yè)或外界的培訓來加強自身的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)自身無私奉獻的精神，認真完成各項工作任務，為企業(yè)的壯大貢獻力量。

（三）發(fā)揮創(chuàng)意思維，提高服務意識

①準確、高效的領悟領導分配的工作，按時按質(zhì)的完成，將工作中接受到的企業(yè)信息資料分類整理并反饋給領導，有效地降低領導繁雜的工作壓力，在領導需要為公司發(fā)展做出決策時，根據(jù)收集的信息為領導提供科學準確的數(shù)據(jù)支持，體現(xiàn)決策的科學性與合理性。

②做好企業(yè)各部門及工作人員的協(xié)調(diào)工作，從企業(yè)的整體利益考慮，為各部門人員創(chuàng)造出溝通渠道，充分調(diào)動企業(yè)工作人員的工作積極性，提高企業(yè)運營中的團結度與和諧度，并利用文秘工作的溝通優(yōu)勢，參與企業(yè)各項規(guī)章制度的制定、推廣與執(zhí)行任務。

④企業(yè)文秘工作的主要內(nèi)容還包括對領導要求的內(nèi)容的準確及時的傳達，因此在文秘人員接收領導指示時，應當積極領會、不懂就問，對領導的意思進行領會，在傳達過程中謹言慎行，避免影響領導的權威性，在新時期，文秘人員應當具備更高的綜合素質(zhì)，讓文秘工作在企業(yè)發(fā)展壯大過程中發(fā)揮最大的效用。

結束語：

在新時期下，樹立正確的責任觀念和服務意識，提高企業(yè)文秘人員的綜合素質(zhì)水平、充分發(fā)揮企業(yè)秘書工作的特殊職能，對規(guī)范企業(yè)運營流程，提高企業(yè)市場競爭力具有重要意義。

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