金融企業(yè)辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)

吳亞榮

摘 要：中小型的金融企業(yè)的存貸款的總量位于金融機(jī)構(gòu)的首要位置，在地區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中占有著重要的地位。中小金融企業(yè)的辦公自動(dòng)化其實(shí)就是在辦公無紙化、內(nèi)部管理方面等實(shí)行了業(yè)務(wù)的自動(dòng)化。本文簡述了金融企業(yè)辦公自動(dòng)化的類型，并探討了涉及到的計(jì)算機(jī)技術(shù)，然后對金融企業(yè)的具體需求進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：中小金融企業(yè)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

引言：

隨著網(wǎng)絡(luò)線信息技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用，各種新媒體形式的大量興起，使得人們之間的信息交流更加的快捷。但是許多企業(yè)之間的信息交流、辦公相關(guān)的業(yè)務(wù)仍然還是通過人工的方式進(jìn)行操作的，這樣就占用了大量的人力資源，使得工作效率低下、信息的交流不夠及時(shí)等方面的問題。在目前信息時(shí)代的發(fā)展下，傳統(tǒng)的人力操作已不足以滿足金融企業(yè)對海量信息的處理和傳輸?shù)囊螅k公自動(dòng)化技術(shù)的出現(xiàn)正是適應(yīng)這一需求而出現(xiàn)的。

1、金融企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)成

中小型金融企業(yè)在辦公自動(dòng)化的需求大致可以分為對信息的管理、對決策的支持、對事物的處理三個(gè)方面的功能。通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將三者進(jìn)行充分的結(jié)合可以使金融企業(yè)的數(shù)據(jù)信息能夠被快速的傳輸，從而節(jié)省了數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)臅r(shí)間，提升了金融企業(yè)的工作效率、

1.1 事務(wù)型的辦公系統(tǒng)

事物型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通常是基于局域網(wǎng)及單機(jī)上的數(shù)據(jù)處理，通過OFFICE等輔助軟件的使用，對各種文檔表格、人事報(bào)表等進(jìn)行處理。另外，事務(wù)性的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以使用多個(gè)層級的子系統(tǒng)，通過樹狀的結(jié)構(gòu)使其能夠被多個(gè)層次的使用。例如，語音識別的子系統(tǒng)、文字翻譯的子系統(tǒng)、文檔表格管理的子系統(tǒng)等等許多方面。事務(wù)型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以使用相關(guān)的設(shè)備來減少人工成本的投入。例如，業(yè)務(wù)大廳的業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)、開戶儲蓄系統(tǒng)等等。

1.2信息管理型的辦公系統(tǒng)

信息管理型的辦公系統(tǒng)將事務(wù)性的辦公系統(tǒng)和綜合信息的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有機(jī)的結(jié)構(gòu)，以形成一個(gè)新的辦公系統(tǒng)，從而能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行共享、提高了信息處理的效率，對日常的工作安排進(jìn)行優(yōu)化配置，提升了金融企業(yè)在辦公方面的效率。

1.3 決策支持型的辦公系統(tǒng)

決策支持型的辦公系統(tǒng)是建立在信息系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，主要是根據(jù)管理系統(tǒng)分析整理后的數(shù)據(jù)信息來做出相應(yīng)的決策。支持決策的數(shù)據(jù)信息主要通過按照決策模型來進(jìn)行搜集、分析以及整理，再通過與相關(guān)的具體情況的結(jié)合，金融企業(yè)的決策者就能夠做出合理的決策。該系統(tǒng)也可用于企業(yè)的日常工作等方面，能夠和其他方面的技術(shù)一起對企業(yè)的具體事務(wù)進(jìn)行智能型的數(shù)據(jù)信息的處理。例如，該系統(tǒng)可以對企業(yè)工作文檔的內(nèi)容進(jìn)行深入的分析和整理；輔助金融企業(yè)的決策者對突發(fā)事件進(jìn)行合理的處理；通過辦公系統(tǒng)對文檔、影視圖像等進(jìn)行多媒體技術(shù)的處理；通過辦公系統(tǒng)進(jìn)行交流和互動(dòng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的交流等。

2、金融企業(yè)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的相關(guān)技術(shù)

2.1 B/S結(jié)構(gòu)的軟件架構(gòu)

通常情況下，金融企業(yè)各個(gè)部門之間可以綜局域網(wǎng)進(jìn)行連接，可以將客戶端的軟件轉(zhuǎn)移到服務(wù)器端。在這種情況下，客戶端就不再需要再安裝同樣的軟件，因?yàn)檫@些軟件都已經(jīng)集中安裝在服務(wù)器端。用戶可以通過瀏覽器來運(yùn)行需要使用得軟件。B/S的主要架構(gòu)包括數(shù)據(jù)信息層、應(yīng)用軟件層以及表示層等三個(gè)方面，表示層為使用者提供相關(guān)軟件的使用界面，使用者不需要培訓(xùn)就能夠使用該系統(tǒng)，并對需要的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行訪問。應(yīng)用軟件層主要時(shí)對行蹤程序進(jìn)行管理個(gè)控制，它決定著辦公系統(tǒng)的復(fù)雜程度，其具體結(jié)構(gòu)如下圖所示：

2.2 Web相關(guān)的服務(wù)技術(shù)

隨著WEB服務(wù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和完善，其已經(jīng)成為目前最流行的應(yīng)用軟件集成技術(shù)。按照相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)而設(shè)計(jì)的WEB服務(wù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了開放式環(huán)境下對軟件程序的應(yīng)用，并且可以讓使用不同編寫語言制作的軟件應(yīng)用能夠在一個(gè)系統(tǒng)平臺下使用，最大程度上實(shí)現(xiàn)了兼容的性能，從而提升了軟件資源的利用效率。

2.3 JSP技術(shù)的應(yīng)用

JSP技術(shù)作為一種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了對網(wǎng)頁內(nèi)容、數(shù)據(jù)庫信息及網(wǎng)絡(luò)郵件的管理個(gè)操作，其是通過一個(gè)網(wǎng)站平臺開實(shí)現(xiàn)上述功能的。JSP技術(shù)的應(yīng)用有效減少了使用者對瀏覽器的操作量。在該機(jī)技術(shù)的應(yīng)用中，使用平臺和服務(wù)器是相互獨(dú)立的，是B/S模式下應(yīng)用最為廣泛的開發(fā)技術(shù)。

3、金融企業(yè)對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求

根據(jù)有關(guān)的調(diào)查研究數(shù)據(jù)顯示，金融企業(yè)在日常辦公方面，工作處理量最多的就是對文本文件、管理通知、資產(chǎn)的管理以及各個(gè)級別的會議等。所以，我們可以通過各種技術(shù)手段在計(jì)算機(jī)上對相關(guān)的文件進(jìn)行處理，通過網(wǎng)絡(luò)化的信息交流來實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的傳輸和分享，從而在一定程度上滿足了中小型的金融企業(yè)對于辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)需要。企業(yè)的高級管理人員在辦公室進(jìn)行協(xié)商和決議后，可以將有關(guān)問題的解決辦法向下級金融企業(yè)部門進(jìn)行指示。由此可見，辦公室不但是企業(yè)員工進(jìn)行辦公的場所，而且還是企業(yè)內(nèi)部決議信息的分析、整理、轉(zhuǎn)發(fā)的地方。相關(guān)決議經(jīng)金融企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層審核確認(rèn)后，經(jīng)由辦公室將相關(guān)的執(zhí)行程序及相關(guān)規(guī)范傳遞給下級的各個(gè)部門機(jī)構(gòu)。因此，這些功能的達(dá)成對辦公自動(dòng)化的要求素下圖所示。

3.1 數(shù)據(jù)信息的共享

金融企業(yè)可以通過信息中心來進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的傳遞，減少內(nèi)部信息溝通得不暢得問題。信息中心可以為企業(yè)員工提供一個(gè)交流互動(dòng)的平臺，有利于企業(yè)員工獲得標(biāo)準(zhǔn)的辦公方面的信息。

3.2 文檔資料的管理

文檔資料的管理不但包括對工作完成夠的結(jié)果的管理，還包括工作相關(guān)的計(jì)劃方案、工作相關(guān)的流程、以及工作的總結(jié)報(bào)告等。另外還包括工作流程相關(guān)的規(guī)范制度，從而企業(yè)員工之間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作方面的能力，加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部的管理和監(jiān)督。

3.3 人力資源方面的管理

在辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)中，人力資源方面的管理主要包括企業(yè)的人事管理、員工考勤的管理、人力資源培訓(xùn)方面的管理。通過自動(dòng)化系統(tǒng)的輔助來對金融企業(yè)內(nèi)部的人力資源進(jìn)行優(yōu)化和配置。

3.4 財(cái)務(wù)方面的管理

金融企業(yè)通過辦公系統(tǒng)對企業(yè)的資產(chǎn)及費(fèi)用開支進(jìn)行管理。根據(jù)企業(yè)資產(chǎn)的不同情況進(jìn)行針對性的管理，使得各類企業(yè)資產(chǎn)的使用過程實(shí)現(xiàn)透明公開化，從而減少鋪張浪費(fèi)以及流失的問題。在費(fèi)用支出方面，通過預(yù)先制定的相關(guān)規(guī)章制度體系進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，以減少不必要的費(fèi)用開支，提升金融企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

4、 結(jié)束語

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化大時(shí)代的到來，金融企業(yè)的辦公方面的事務(wù)也會更加的復(fù)雜化，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立個(gè)完善，可以使相關(guān)信息資源的分享更加的快捷，進(jìn)而提升企業(yè)的運(yùn)行效率、工作方面的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的決策者提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持的輔助，從而更好的推動(dòng)金融企業(yè)的發(fā)展。

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