探析小學檔案信息化建設現狀及對策

楊海蓉

摘 要：隨著信息技術與多媒體技術的不斷發(fā)展，學校傳統的檔案管理模式正在被不斷地創(chuàng)新與改變，其中檔案信息化建設是最為徹底的轉變，這是學校檔案建設的發(fā)展的一個必然的趨勢。學校檔案建設的一個重要的課題與全新的挑戰(zhàn)就是檔案的現代化管理，這就要求學校在檔案管理的過程中不斷地加強檔案信息化建設。本文將探討學校檔案信息化建設中存在的問題及改進措施。

關鍵詞：學校檔案管理；信息技術；數據庫

檔案信息化在檔案學里并沒有一個既定的概念，具體來講，檔案信息化是指將檔案信息的采集、傳遞、查詢等網絡化，存儲數字化，管理標準化，將檔案信息的采集、傳遞、儲存和查詢一體化，四者合一。檔案信息化建設是指利用先進的信息技術建設檔案的信息庫，方便檔案信息的管理和查詢。學校檔案信息化建設并不是依靠某一個部門或者在某一階段就可以完成的事，需要學校各個部門全方位的配合，不斷對檔案信息資源，檔案信息網絡，檔案信息數據庫，檔案信息管理制度等各個方面進行提升、完善，特別是檔案管理工作人員的學習不能間斷，一定要加強檔案管理人員的現代化信息技術水平。

1學校進行檔案管理信息化建設的必要性

1）檔案管理的信息化是時代發(fā)展的必然趨勢。隨著計算機網絡技術的普及應用，社會生活的方方面面，都已經無法離開計算機的幫助。同時，計算機技術應用在教育領域，具體表現為多媒體的應用，電化教學，以及檔案的信息化管理，這已經成為時代發(fā)展的必然趨勢。隨著改革開放的不斷深入，市場經濟得到前所未有的發(fā)展，競爭是市場經濟的本質，誰能夠把握事物發(fā)展的趨勢，并采取積極有效的手段去適應時代的發(fā)展，誰就能夠在未來的發(fā)展中取得競爭優(yōu)勢，所以學校必須要加強檔案管理的信息化水平，以適應時代發(fā)展的需求。

2）能夠提高檔案的信息質量，更好的為決策提供基礎。學校事業(yè)的發(fā)展是基于領導干部的管理與決策，面對機遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當，政令通暢，就能夠實現學校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學校的各項工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯誤的決策，會制約學校各項工作的順利開展，甚至會讓學校蒙受重要的經濟損失，而這些決策的制定又是基于學校內部所產生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項重要依據。因此，實現檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠為學校領導正確決策，打下堅實基礎。

3）使檔案管理的工作效率大幅度提高。學校在教學、科學研究以及日常管理的過程中，會形成大量有著重要保存價值的文件檔案、教務檔案、教學檔案以及學籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統的管理方式，可利用的價值十分有限，當對這些檔案進行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統的手工操作進入現代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現出檔案在推動教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。

2學校檔案信息化建設的對策

2.1制定規(guī)劃，突出重點，推進檔案信息化建設工作

檔案信息化建設工作應該首先破除對信息化建設工作中存在的認識誤區(qū)，堅持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點，結合本單位信息化工作發(fā)展水平來開展。要從本單位實際出發(fā)，講求實效，做到建一個成一個，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。

2.2 重視檔案業(yè)務流程的重組。

第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數據處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現文檔一體化，可以自動完成各類檔案資料的統計工作，繪出各類統計報表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網絡環(huán)境下將實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數檔案資源可通過計算機網絡進行查閱和對外提供服務。第三，檔案指導、編研從有形實體向虛擬網絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統檔案組織機構、業(yè)務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機構，從業(yè)務內容到業(yè)務流程進行有效重組，以適應變革的要求。

2.3 增強保密意識，采取有效措施，構筑檔案信息的安全保障體系

檔案部門應樹立科學的正確的檔案信息安全觀念，堅持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)為依據，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規(guī)章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中應樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

2.4 加強組織協調，整合檔案信息資源，做好信息化建設的核心工作

作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設必須通過設置高效率的工作機構來協調其工作的開展。其工作機構應包括：信息化建設的組織管理機構、網絡系統的設計建造機構、網絡信息管理服務機構等。其中組織管理機構是建設的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網絡建設工程的組織效率；網絡系統設計建造機構是具體負責檔案信息網絡的規(guī)劃、技術設計和工程建造的機構；網絡信息管理服務機構是檔案信息網絡的實際運作者，負責網絡的運行維護和檔案信息的組織、發(fā)布與更新。

2.5 加強檔案信息標準化和規(guī)范化建設，為信息化建設提供必要條件

檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范。其中，管理性標準規(guī)范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業(yè)務性標準規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規(guī)范；技術性標準規(guī)范是指電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規(guī)范等。

2.6 調整檔案管理人員的知識結構，提高員工素質

在當前狀況下，各檔案管理機構可以通過引進與培養(yǎng)相結合的方式，調整檔案管理人員的知識結構，對急需人才和高端人才加以引進，對現有管理人才通過培訓、在崗自學等方式進行培養(yǎng)，建立一支掌握檔案管理和信息技術，知識結構合理的復合型檔案管理人才隊伍，能夠適應檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等問題。

3 結束語

我國學校檔案管理工建設已經隨著時代的發(fā)展，朝著現代化的方向努力的邁進。但是學校檔案管理信息化建設是一個長期性的工程，它不是一朝一夕就能完成的，需要我們學校領導與工作人員不懈的努力與堅持，轉筆思想觀念，只有這樣，我們才能提高學校檔案管理信息化建設的效率，才能是學校的檔案管理工作真正的服務于學校、服務于教職工與學生，從而更好的推動學校各項事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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