新時代背景下如何做好福利院檔案管理工作

吳婧

摘 要：福利院檔案工作作為民政事業(yè)當(dāng)中不可或缺的一部分，作好福利院檔案管理工作對福利院的穩(wěn)健長遠發(fā)展具有至關(guān)重要的價值意義。因此，在新時代背景下想要做好福利院檔案管理工作，就必須要從福利院檔案的發(fā)展規(guī)律為切入點，提高福利檔案管理意識、規(guī)范檔案的歸類管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)做好福利院檔案管理工作，進一步促使我國福利院的可持續(xù)發(fā)展。為此，筆者根據(jù)自己工作的經(jīng)驗，分析現(xiàn)階段福利院檔案管理中存在的問題，并提出了做好福利院檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：新時代；福利院；檔案管理

福利檔案其主要是指在老人和兒童的服務(wù)，日常管理以及審核審批過程當(dāng)中所保存下來文件、電子數(shù)據(jù)、視頻以圖片的在載體的歷史記錄，福利院檔案對民政事業(yè)發(fā)展具有舉足輕重的價值意義。但由于受多種因素的影響，現(xiàn)階段的福利院檔案管理工作還存在諸多的問題，因此，新時代背景下做好福利院檔案管理工作是迫在眉睫的。

1 新時代背景下福利院檔案管理工作的存在問題

1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

現(xiàn)階段福利院檔案都在后期進行整理建設(shè)的，絕大多數(shù)管理者都是從福利院的其他部門借調(diào)過來的，并沒有專業(yè)的檔案管理人員，他們多數(shù)都傾向于對兒童和老人進行身體和健康服務(wù)。在檔案建設(shè)以后，由于福利院領(lǐng)導(dǎo)人認識偏差，忽略了對檔案人員的培訓(xùn)，認為只要做好檔案的整理以及記錄就可。這樣一來導(dǎo)致了管理管理人員缺乏相應(yīng)的管理技能專業(yè)知識，無法滿足新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展要求。因為管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，自然而然福利院檔案管理工作的質(zhì)量也差強人意[1]。

1.2 缺乏服務(wù)創(chuàng)新與管理創(chuàng)新

福利院檔案管理人員服務(wù)意識較低體現(xiàn)在對廣大受眾需求的服務(wù)意識的缺乏。我們深知，檔案管理是為受眾服務(wù)的，他們需要資料的時候， 檔案管理人員要其幫助查閱資料，同時還要為受眾提供相應(yīng)的意見。但當(dāng)前的檔案管理中，絕大多數(shù)福利院檔案管理人員都缺乏服務(wù)意識，缺乏學(xué)術(shù)鉆研能力以及職業(yè)道德，自然就無法為受眾提供高質(zhì)量且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。受多種因素的影響，絕大多數(shù)福利院都采用傳統(tǒng)檔案統(tǒng)計法進行檔案管理工作，這種落后的方式十分的繁瑣，不便于福利院檔案人員查閱工作的開展。雖然一部分福利院使用的信息化模式進行創(chuàng)新，但由于管理人員綜合素質(zhì)較低，在使用中并不熟練，導(dǎo)致無法對資料進行有效的整理和管理[2]。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)施差室藏檔案貧乏

福利院由于受經(jīng)濟條件的限制，導(dǎo)致福利院檔案室基礎(chǔ)條件差、缺乏規(guī)范性以及不標準等，另一方面檔案管理的條件也比較差，缺乏防蟲防霉設(shè)施設(shè)備，缺乏專門的檔案庫房，更多時候是同福利院辦公室合為一體，這樣一來不僅影響了福利院的正常辦公，同時也影響了其檔案管理。甚至將一些重要的檔案資料同雜物放置在一起，加之室藏檔案貧乏材料不齊全，導(dǎo)致檔案無法發(fā)揮應(yīng)有的作用[3]。

2 新時代背景下做好福利院檔案管理工作途徑

2.1 提高檔案管理意識，加強管理培訓(xùn)力度

眾所周知，福利院領(lǐng)導(dǎo)者對福利檔案管理工作的重視程度，直接影響到管理工作的實際效果和質(zhì)量。絕大多數(shù)福利院在發(fā)展過程中，都將關(guān)注點放在老人和兒童的服務(wù)上面，在很一程度上忽視了福利院檔案工作的重要性。這樣一來，在實際的檔案管理中，管理人員認為只要做好有關(guān)信息及文件資料的歸檔工作以及保存工作節(jié)即可，因此，就出現(xiàn)了檔案管理工作質(zhì)量差強人意的效果。為改善這種情況，福利院必須要進一步加強檔案宣傳的力度，采取各種行之有效地措施，從本質(zhì)上提升福利院工作人員的檔案管理意識，讓他們認識的檔案工作的重要性，積極有效地促使自身的態(tài)度以及觀念轉(zhuǎn)變，更好地改進當(dāng)前福利院檔案工作的現(xiàn)狀。另一方面，福利院還要加大檔案人員的培訓(xùn)力度，積極開展走出去，引近來培訓(xùn)活動，重點加強福利檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過各種活動進一步提升福利院檔案工作人員的實踐能力以及專業(yè)理論知識，以便更好地滿足新時代背景下福利檔案管理工作需求。除此之外，福利院還要積極組織工作人員的溝通、交流，進而讓他們的交流之中，取長補短，促使自身綜合能力的提升。

2.2 規(guī)范檔案歸類管理，發(fā)揮檔案信息價值

目前我們處在新時代背景下，因此，福利院檔案管理工作必須要要求管理人員要做好福利檔案的整理、收集以及歸檔等各項工作，而且必須要進一步加強福利檔案的歸類整理，只有這樣才能有效確保福利檔案歸類程序的標準化以及規(guī)范化。與此同時還需要科學(xué)且規(guī)范化的移交福利檔案的以及對福利院檔案管理工作的處理。另一方面，在具體檔案管理工作中，還要求管理人員要積累相應(yīng)的經(jīng)驗，只有這樣才能采取行之有效地措施處理檔案管理工作當(dāng)中存在的問題，有效改進檔案管理方式，引進和使用各種新方法和新技術(shù)，進而不斷擴檔案工作內(nèi)容和范圍，充分發(fā)揮福利院檔案信息的作用。

2.3 巧妙運用信息技術(shù)，加速信息一體化管理

近年來，隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)在檔案工作當(dāng)中得到了較為廣泛的運用，為緊跟時代發(fā)展的需求，福利院必須要建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，不斷完善福利檔案資料。并基于檔案信息數(shù)據(jù)庫上，建立福利檔案社會信息系統(tǒng)，進而更好地達到檔案信息一體化的管理，最大化發(fā)揮其檔案價值。為進一步加快福利院檔案信息資源的共享，福利院還必須要重視各種資源的有機整合，以便更好地建立合并檔案同聯(lián)合目標，為我國福利事業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)奠定良好的基石。因此，這就要求福利院有效整理和清點內(nèi)部所有的檔案信息，同時并將其同福利院檔案工作實際情況有機結(jié)合起立，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化的要求，進一步加快對各種檔案信息的有機整合，促使福利檔案管理水平的提升。另一方面，福利院還必須要充分利用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，進而更好地加快對福利檔案的信息的整理和收集，重點加強各個部門之間的溝通和交流， 為做好檔案信息的反饋工作奠定良好基礎(chǔ)。除此之外，福利院檔案工作人員，在具體的過程當(dāng)中，必須要及時且有效地對各種有用信息、數(shù)據(jù)進行有效地整理、歸納，進而更好地做好歸檔保存工作。

2.4 探索檔案服務(wù)新模式，提升檔案服務(wù)效率

服務(wù)是檔案工作基礎(chǔ)是永恒的主題，如果沒有服務(wù)，就無法發(fā)揮其潛力和價值。針對于此，福利院必須要切實抓好檔案服務(wù)工作，同時還必須要及時探索新的服務(wù)模式。首先福利院檔案工作者要轉(zhuǎn)變觀念、解放思想，打破檔案部門小范圍的思想。立足于整個福利事業(yè)的角度，全面考慮福利檔案利用問題，從根本上樹立其主動服務(wù)的意識，同時還要進一步加強福利院檔案工作在民政事業(yè)中的發(fā)展意識。與此同時，還需要通過各種宣傳手段以及渠道宣傳，進而讓全體員工從本質(zhì)上認識到自身同檔案工作的聯(lián)系，促使他們充分理解檔案信息，進一步增強福利院的檔案管理人員的意識。除此之外，福利院檔案工作人員，還必須要熟知，檔案的內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放地址，同時必須要熟悉檔案卷宗的整理情況、形成狀況以及利用價值。只有這樣才能做好檔案工作的預(yù)測，才能全面了解不同方面、不同時期的檔案需求，福利檔案管理工作人員才能將被動服務(wù)積極有效地轉(zhuǎn)化為主動服務(wù)，主動地提供檔案服務(wù)。

3 結(jié)語

概言之，檔案管理工作對福利院的可持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此，必須提高檔案管理意識，抓好檔案規(guī)范管理，實際工作中更要充分運用信息技術(shù)，做實做細檔案工作，提高檔案管理水平，進而推動福利院的各項工作有序開展。

參考文獻

[1]王紅星. 基于信息時代的福利院檔案工作探討[J]. 科學(xué)時代月刊， 2011（8）：36-37.

[2]徐娜. 如何做好福利院孤殘兒童影像檔案管理[J]. 科學(xué)中國人， 2016（35）.

[3]吳玉. 信息時代的電子檔案管理探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（10）：178-178.