信息化時(shí)代下高?；n案實(shí)現(xiàn)信息化管理相關(guān)思考

曹吉

摘 要：高?；n案管理是高校檔案工作的重要組成部分，在高?；n案管理中應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代的要求，高?；n案管理模式亟需創(chuàng)新。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)信息化程度越來越高，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，這為創(chuàng)新高校基建檔案管理模式帶來了新的機(jī)遇。本文通過概述高?；n案的特征和高校基建檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的必然性，簡(jiǎn)要分析了高校基建檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的制約因素和發(fā)展機(jī)遇，對(duì)信息化時(shí)代下如何實(shí)現(xiàn)高校基建檔案信息化管理提出了幾點(diǎn)個(gè)人建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化；高校；基建檔案；檔案管理

1 高校基建檔案特征概述

在高?；üこ袒顒?dòng)中具有保管價(jià)值和保存意義的文字、圖片、表格、音頻、視頻等材料被統(tǒng)稱為基建檔案?；n案具有以下四個(gè)方面的特征：（1）真實(shí)記錄?；n案不可偽造，是在基建工程活動(dòng)中對(duì)工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄，對(duì)于后續(xù)的工程項(xiàng)目施工具有重要參考意義。（2）檔案來源廣。高校基建工程項(xiàng)目不是憑空成立并進(jìn)行施工的，需要經(jīng)過建設(shè)單位招標(biāo)、審批部門審核、監(jiān)理驗(yàn)收等多個(gè)步驟，因而基建檔案的來源廣[1]。（3）檔案內(nèi)容豐富。由于高?；n案來源廣，檔案的內(nèi)容涉及到工程項(xiàng)目的方方面面，基建檔案涵蓋了文字材料、圖表材料、音頻材料和視頻材料等多種材料，內(nèi)容十分豐富。（4）具有整體性。高?；üこ添?xiàng)目需要經(jīng)過立項(xiàng)、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、審計(jì)等多個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的檔案資料，這些檔案資料互相之間有關(guān)聯(lián)也有區(qū)別，但是能系統(tǒng)地體現(xiàn)該基建工程項(xiàng)目的整個(gè)過程，因此基建檔案也具有整體性的特點(diǎn)。（5）具有專業(yè)性。高?；n案涉及到基建項(xiàng)目的建筑結(jié)構(gòu)、消防能力、供變電等多方面的內(nèi)容，具有較高的專業(yè)性，

2 高?；n案實(shí)現(xiàn)信息化管理的必然性

在高校基建檔案管理中應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代的要求，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：（1）傳統(tǒng)檔案管理模式效率不高。在傳統(tǒng)的高?；n案管理模式中，主要采用人工管理，由于高校基建檔案來源廣、內(nèi)容多，在人工管理模式下，需要查找檔案相當(dāng)費(fèi)力，而且需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，工作效率不高。（2）傳統(tǒng)檔案管理模式不利于檔案保密。高?；n案對(duì)于高校新建項(xiàng)目后期的維護(hù)以及改擴(kuò)建的參考意義很高，但是在傳統(tǒng)檔案管理模式下大部分高校都沒有設(shè)立專門的獨(dú)立的基建檔案室，不利于基建檔案的保密[2]。（3）紙質(zhì)檔案易丟失、損壞。高?；n案中有很大一部分是紙質(zhì)檔案，隨著查閱次數(shù)增多、年份增長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案的磨損程度會(huì)增加，尤其是竣工圖原件本就是折疊存放，查看必會(huì)經(jīng)常翻折，極易損壞紙質(zhì)檔案。（4）傳統(tǒng)檔案管理模式不易成套整體的保存基建檔案。基建檔案的內(nèi)容涵蓋了文字、圖片、音頻等多類材料，傳統(tǒng)的保管模式不易進(jìn)行整套保存，造成查找困難。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息化、智能化管理技術(shù)越來越多地應(yīng)用到各行各業(yè)中，信息化管理模式是高?；n案管理模式發(fā)展的必然趨勢(shì)和方向。

3 高?；n案實(shí)現(xiàn)信息化管理的機(jī)遇及契機(jī)

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用得到普及，各行各業(yè)信息化程度越來越高，我國已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代。在此背景下，移動(dòng)通信技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)被應(yīng)用于人們生產(chǎn)生活的方方面面，各類智能平臺(tái)的廣泛使用產(chǎn)生了大量的信息數(shù)據(jù)，“大數(shù)據(jù)”觀念深入人心，在很多行業(yè)的信息數(shù)據(jù)管理方式中應(yīng)用了“大數(shù)據(jù)”處理技術(shù)，這也為高?；n案管理信息化提供了方向[3]。由于高?；n案內(nèi)容既有文字圖片內(nèi)容，又有音頻視頻內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理方式在整理歸檔和查閱檔案方面都存在諸多不便，而“大數(shù)據(jù)”處理技術(shù)能將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合，并對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、有效地分析。在高?；n案管理中應(yīng)用“大數(shù)據(jù)”處理技術(shù)，在保留紙質(zhì)檔案的前提下，利用掃描儀器、計(jì)算機(jī)等設(shè)備將紙質(zhì)材料掃描成為電子版，從而在更短的時(shí)間內(nèi)將其與CAD圖紙等電子素材一起整合，形成完整的電子版基建檔案。在電子版基建檔案建立后，使用者可以利用計(jì)算機(jī)通過名稱搜索、日期搜索、關(guān)鍵詞搜索等多種搜索途徑，快速、準(zhǔn)確地找到需要查閱的基建檔案電子版，避免反復(fù)翻找對(duì)紙質(zhì)檔案原件造成損耗，減少查閱基建檔案耗費(fèi)的時(shí)間，為后續(xù)查閱基建檔案提供了極大的便利性。

4 高?；n案實(shí)現(xiàn)信息化管理相關(guān)制約因素分析

4.1 高校管理部門對(duì)于基建檔案管理不夠重視

在教育改革的背景下，很多高校擴(kuò)招學(xué)生，為了滿足教學(xué)需求，高校新建了很多建筑物，產(chǎn)生了很多基建檔案材料。但是現(xiàn)在的大環(huán)境就是管理部門對(duì)于檔案管理不夠重視，檔案管理宣傳工作不到位，引申到對(duì)基建檔案也是如此，導(dǎo)致在高校內(nèi)基建部門的工作人員更重視工程建設(shè)，對(duì)基建檔案不夠重視，造成基建檔案偶有缺失、對(duì)后期難以做到及時(shí)歸檔。

4.2 高?；n案管理不規(guī)范

在高校基建項(xiàng)目中，基建檔案的材料大多來源于校外施工方，由于大多高校缺乏對(duì)基建檔案的規(guī)范化管理制度，且項(xiàng)目結(jié)束后對(duì)校外方難以管理和制約，在基建項(xiàng)目實(shí)施期間對(duì)于基建檔案材料的收集沒有與施工單位協(xié)調(diào)好，在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，一些施工單位拖延甚至拒絕提供項(xiàng)目的建設(shè)資料，這直接增加了基建部門收集、整理基建檔案的難度，成檔時(shí)間延長(zhǎng)，基建檔案的整體性遭到破壞。

4.3 高校缺乏專業(yè)的基建檔案管理人員

目前我國絕大多數(shù)高?；ú块T人員數(shù)量遠(yuǎn)達(dá)不到基建工程對(duì)人員配置數(shù)量的要求，在基建部門中專職做基建檔案管理的人更少，有些高校的基建檔案管理工作甚至是由其他行政人員兼職做，由于缺乏專業(yè)的基建檔案管理知識(shí)，對(duì)于基建檔案管理的內(nèi)容不夠熟悉，在基建檔案歸檔過程中，難以有序、系統(tǒng)地開展基建檔案管理工作。

4.4 高校基建檔案管理信息化程度低

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，絕大多數(shù)高校內(nèi)都配置了計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，但是并沒有很好地應(yīng)用在高?；n案管理工作中[4]。盡管大多數(shù)高校都開發(fā)了校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)），并應(yīng)用于教務(wù)管理、招生就業(yè)等多方面的學(xué)生管理工作中，但是極少有高校開發(fā)了針對(duì)基建檔案管理的智能平臺(tái)，高?；n案管理信息化程度較低?，F(xiàn)在已經(jīng)慢慢開始有這方面的開發(fā)，我校已建立校內(nèi)的“檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”，只對(duì)相關(guān)人員授權(quán)管理。

5 信息化時(shí)代下實(shí)現(xiàn)高?；n案實(shí)現(xiàn)信息化管理的相關(guān)策略

5.1 提升對(duì)高?；n案信息化管理的認(rèn)識(shí)

思想是行動(dòng)的指揮，信息化時(shí)代下，要實(shí)現(xiàn)高校基建檔案信息化管理就必須提升對(duì)高?；n案信息化管理的認(rèn)識(shí)，需要做到以下兩點(diǎn)：（1）高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到基建檔案管理信息化的重要性。只有在高校領(lǐng)導(dǎo)重視基建檔案管理信息化的前提下，高校才能在發(fā)展規(guī)劃中撥出資金支持基建檔案信息化管理，在高校網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)或辦公自動(dòng)化平臺(tái)中開發(fā)基建檔案管理信息化平臺(tái)，并為基建檔案管理部門購買相應(yīng)設(shè)備、配備相應(yīng)管理人員，或投入經(jīng)費(fèi)由社會(huì)力量完成信息化工作。（2）基建檔案管理部門重視基建檔案管理信息化。在基建檔案管理過程中，基建檔案管理部門是主要實(shí)施者，基建檔案管理人員對(duì)于基建檔案管理信息化的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的建設(shè)有最詳細(xì)的需求。只有基建檔案管理部門重視基建檔案管理信息化，才能做到向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)反映本部門的資金、設(shè)備、人員配置需求，才會(huì)更重視基建檔案管理人才的選拔。

5.2 構(gòu)建基建檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)

在信息時(shí)代的背景下，越來越多的高校搭建了具有本校特色的校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，大大提升了高校學(xué)生管理工作的效率，為了實(shí)現(xiàn)基建檔案管理信息化，高校可以構(gòu)建基建檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)或辦公自動(dòng)化平臺(tái)。高校基建檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)必須具有以下三個(gè)功能：（1）數(shù)據(jù)采集、整合功能。高?；n案材料內(nèi)容豐富、形式多樣，只有具備數(shù)據(jù)采集、整合功能的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)才能對(duì)高?；n案材料進(jìn)行分析和整理，并自動(dòng)生成完整基建檔案。（2）便捷的搜索與編排功能。由于高?；n案數(shù)據(jù)多且雜，在檔案查閱過程中要找到需要的材料需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，因此高?；n案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)必須具備便捷的搜索與編排功能，讓使用者能通過項(xiàng)目名稱、關(guān)鍵詞等數(shù)據(jù)搜索到自己想要查閱的內(nèi)容。（3）賬號(hào)記錄功能。只有擁有指定賬號(hào)的工作人員才能登陸高校基建檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，使用者在此平臺(tái)上的操作都會(huì)被平臺(tái)記錄，可以增強(qiáng)基建檔案的保密性，減少基建檔案外泄。

5.3 建立規(guī)范化的管理制度

建立規(guī)范化的管理制度對(duì)于基建檔案管理信息化具有重要促進(jìn)作用，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：（1）明確職責(zé)與權(quán)限。規(guī)范化的管理制度可以明確基建管理部門、基建檔案管理人員的職責(zé)與權(quán)限，在基建檔案管理工作出現(xiàn)失誤時(shí)，可以盡快找出失誤原因并予以解決，從而確保基建檔案管理工作落到實(shí)處。（2）提升工作人員的工作積極性。規(guī)范化的制度對(duì)基建檔案管理人員的工作提出了明確的要求，在制度的約束下，工作人員的工作積極性能得到提升。（3）增強(qiáng)工作人員穩(wěn)定性。高校基建檔案管理部門人員流動(dòng)對(duì)于檔案管理工作的影響較大，有了規(guī)范化的制度保障，可以確保工作人員滿意自己的工作環(huán)境和工作狀態(tài)，有新老交替也可以順利交接工作，減少檔案資料遺失現(xiàn)象 [6]。

5.4 配置具有專業(yè)信息化水平的檔案管理人才隊(duì)伍

只有配置具有專業(yè)信息化水平的檔案管理人才隊(duì)伍進(jìn)行高?；n案管理工作，才能有效實(shí)現(xiàn)高校基建檔案管理工作信息化。要做到以下幾點(diǎn)：（1）合適的人選。人才選拔機(jī)制是篩選檔案管理人員的重要途徑，只有將符合基建檔案管理信息化工作要求的人才選進(jìn)基建檔案管理部門，才能確?；n案管理工作人員具備較高的業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)人才培訓(xùn)。高?；n案管理信息化工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，基建工作的發(fā)展會(huì)對(duì)基建檔案管理人員提出更多更高的要求，高校只有加強(qiáng)人才培訓(xùn)，不斷提升基建檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能確保高?；n案管理工作信息化順利開展。（3）提升基建檔案管理人員待遇。由于基建檔案管理人員工作繁雜，上升空間較小，基建檔案管理部門難以留住人才，因此高校應(yīng)當(dāng)完善工作考評(píng)制度，根據(jù)基建檔案管理的工作實(shí)際情況提升基建檔案管理人員的績(jī)效水平，并為檔案管理人員職稱晉升提供較好的平臺(tái)，以便為基建檔案管理部門留住人才。

6 結(jié)語

高校基建檔案管理工作信息化是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)和必然要求，也是高?；n案管理工作的發(fā)展方向。只有在提升對(duì)高?；n案信息化管理認(rèn)識(shí)的前提下，通過構(gòu)建基建檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)、建立規(guī)范化的管理制度、配置具有專業(yè)信息化水平的檔案管理人才隊(duì)伍等途徑，才能確保高校在信息時(shí)代下實(shí)現(xiàn)基建檔案信息化管理，推進(jìn)高校信息化校園的建設(shè)進(jìn)度，為高校的科研教育和基本建設(shè)長(zhǎng)期、健康發(fā)展提供助力。

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