建筑行業(yè)檔案管理難點(diǎn)與對(duì)策

曲秀婷

摘 要：建筑行業(yè)的檔案工程建設(shè)活動(dòng)中的一手資料，保存了具有重要價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的記錄，是施工、監(jiān)理的重要憑證，本文就其管理的難點(diǎn)進(jìn)行解析，提出一些拙見。

關(guān)鍵詞：建筑；檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

1 建筑行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 不能與時(shí)俱進(jìn)，利用網(wǎng)絡(luò)的便利

建筑行業(yè)檔案管理是一項(xiàng)非?，嵥椋呛苤匾墓ぷ?，一個(gè)工程項(xiàng)目要想得到合理的發(fā)展，就離不開檔案管理。一個(gè)企業(yè)在施工經(jīng)營(yíng)方面，也不能缺少檔案，為工程推進(jìn)做保障，提供作業(yè)條件。在二十一世紀(jì)的今天，網(wǎng)絡(luò)化是所有行業(yè)的主旋律，人們已經(jīng)在慢慢適應(yīng)這種快節(jié)奏，無論是工作還是生活，都在隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)生著潛移默化的變化。但是，在許多企業(yè)的檔案室，找不到數(shù)據(jù)化管理的痕跡。好像和信息社會(huì)還沒有接軌，所有檔案數(shù)據(jù)都要一頁一頁翻閱。這些不能適應(yīng)信息化造成的麻煩很多，根本無法滿足信息量越來越大的檔案的發(fā)展需求，因此，建筑行業(yè)檔案管理存在的諸多問題都是迫在眉睫的，要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，融入現(xiàn)代化建設(shè)的范疇。

1.2 不注重管理人員的培養(yǎng)

檔案管理在建筑行業(yè)不受重視是普遍現(xiàn)象，總體上對(duì)于檔案管理還處于原始的階段，有很多突出問題，其中，不注重管理人員的培養(yǎng)，是一個(gè)顯著特點(diǎn)。甚至有的企業(yè)根本沒有專職檔案管理工作者，都是由其他部門的人員兼職，認(rèn)為專職檔案管理員，是一個(gè)吃閑飯的崗位。建筑行業(yè)檔案管理，由于信息化程度不高，本來就不容易做好，如果不能完成信息化，在一定程度上造成了年輕人不愿意做管理人員。現(xiàn)有的管理檔案的工作者習(xí)慣了傳統(tǒng)模式，對(duì)于信息化管理理很生疏，一定程度上造成檔案管理工作的停滯。

2 導(dǎo)致建筑行業(yè)檔案難度大的原因

2.1 檔案管理工作短期利益不明

造成檔案管理難度大的原因有很多，其中，檔案管理給一個(gè)企業(yè)帶來的短期利益不明顯，因此，大多數(shù)企業(yè)都不重視這項(xiàng)工作。建筑行業(yè)與其他行業(yè)不同，自身具有很大的特點(diǎn)，一項(xiàng)建筑施工，是長(zhǎng)期的，復(fù)雜的，并且工程量很大很繁瑣。有的大型工程，人員變動(dòng)快，涉及范圍廣，時(shí)間上可能是幾年乃至十幾年的事，這些原因，都造成了建筑行業(yè)檔案收集難度大，立卷歸檔不方便。由于在一項(xiàng)建筑實(shí)踐中，諸多變動(dòng)因素的存在，工程量又逐年升高，檔案管理工作就至關(guān)重要。但是，市場(chǎng)營(yíng)銷中競(jìng)爭(zhēng)力非常大，企業(yè)的盈利空間本來就在縮小，如何千方百計(jì)增加企業(yè)的收入，是廣大建筑企業(yè)考慮的第一要素，從而忽視了面短期利益不明顯的檔案管理工作。同時(shí)，激烈的市場(chǎng)壓力，造成了狼多肉少的狀況，因此，建筑行業(yè)在千方百計(jì)壓縮成本，當(dāng)務(wù)之急是提高經(jīng)濟(jì)收益。因此，檔案管理出現(xiàn)漏洞也是不足為怪的。檔案管理記錄著建筑企業(yè)的生存和發(fā)展，一個(gè)企業(yè)要想長(zhǎng)足發(fā)展，是離不開檔案管理的。檔案中為企業(yè)經(jīng)營(yíng)制造了不同時(shí)期的發(fā)展目標(biāo)，明確了發(fā)展的任務(wù)，因此，沒有檔案的建筑行業(yè)，就同無根之水。想要企業(yè)延續(xù)、穩(wěn)定，就要考慮到長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，在檔案管理方面費(fèi)心思，找出切實(shí)可行的處理經(jīng)濟(jì)發(fā)展和檔案管理的方案。

2.2 檔案管理工作未能與信息化同步

雖然有關(guān)部門就建筑行業(yè)檔案信息化建設(shè)加快了步伐，制定了目標(biāo)，投入了資金技術(shù)，但是，由于建筑行業(yè)本身的數(shù)據(jù)就很復(fù)雜，來源多，目前的進(jìn)展非常緩慢，根本就無法滿足社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求。根據(jù)《國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的指導(dǎo)意見，要打造一支系統(tǒng)的檔案管理平臺(tái)，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，讓行業(yè)資源早日共享。但是，很多企業(yè)并不重視這項(xiàng)工作，相關(guān)人員積極性不大，不能及時(shí)和信息部門溝通，導(dǎo)致了信息化進(jìn)展緩慢，大多數(shù)建筑行業(yè)都沒有系統(tǒng)的對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化分類，也沒有一個(gè)有針對(duì)，有目標(biāo)的規(guī)劃。許多管理者不能適應(yīng)信息化管理，更多的還是依靠人力對(duì)檔案進(jìn)行整理，有很大的限制因素，讓信息化在建筑行業(yè)止步不前。

3 解決建筑行業(yè)檔案管理問題的對(duì)策

3.1 把檔案管理的重要性提升到思想層面

建筑行業(yè)檔案管理。為后期工程的管理起著至關(guān)重要的作用，如果沒有施工檔案的記錄，就會(huì)引起很多麻煩，比如：質(zhì)檢人員無法對(duì)工程做出合理的評(píng)估，造成不必要的矛盾和損失。因此，我們要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，提高相關(guān)部門企業(yè)對(duì)檔案管理的重視力度，必須打造出一支具有高水平檔案管理能力的人才，完善基礎(chǔ)設(shè)施，建立合理可行的檔案管理機(jī)構(gòu)，把檔案管理落實(shí)，讓建筑行業(yè)的進(jìn)展保持在一個(gè)有序的狀態(tài)下。把檔案管理工作做到實(shí)處，最重要的需要建筑企業(yè)和施工單位充分重視這項(xiàng)工作的必要性，把目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，不能只圖眼前的利益。為了未來施工能有一個(gè)較好的保障，就必須建立、健全檔案的管理制度，制定出具體的落實(shí)管理措施，要讓歸檔的文獻(xiàn)資料準(zhǔn)確歸類，讓檔案保質(zhì)保量的錄取互聯(lián)網(wǎng)，服務(wù)行業(yè)，造福社會(huì)。

3.2 讓檔案管理與施工進(jìn)程同步進(jìn)行

為了讓歸檔的資料準(zhǔn)確有效，就要保證檔案資料的收集和施工同步進(jìn)行。施工過程中的每一個(gè)數(shù)據(jù)，每一份參數(shù)，對(duì)后期都有很大的影響，因此，要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，在關(guān)鍵的工程進(jìn)展中，對(duì)生產(chǎn)資料系統(tǒng)搜集，做好詳細(xì)，完整，規(guī)范的施工記錄。不光要在施工時(shí)，做到將建筑施工資料系統(tǒng)歸檔，在一項(xiàng)工程竣工后，也要及時(shí)對(duì)工程的整個(gè)過程做好審核和檢驗(yàn)，對(duì)每一項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行仔細(xì)的排查對(duì)比，如果有問題，要及時(shí)解決，并且做好檔案記錄，一定要讓錄入的檔案信息真實(shí)，有效，不能弄虛作假，貽害無窮。

3.3 將檔案管理工作與信息化同步

要想讓行業(yè)檔案更方便，更系統(tǒng)，更全面的保存，就必須完善檔案管理的信息化建設(shè)。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)普及的今天，建筑行業(yè)檔案管理工作中進(jìn)行信息化管理是行業(yè)發(fā)展的必然方向，信息化時(shí)代，將檔案管理數(shù)字化，不但節(jié)省了人力，還能夠讓檔案管理更方便快捷，讓管理模式更加規(guī)范。為了方便行業(yè)內(nèi)部的交流，與相關(guān)部門的監(jiān)督，信息化管理不僅提高了檔案管理工作的實(shí)效性，還利用現(xiàn)代化管理的便捷，將建筑行業(yè)工程檔案和高速發(fā)展的信息化建設(shè)緊密結(jié)合。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

一個(gè)企業(yè)，其核心競(jìng)爭(zhēng)力是人才，發(fā)展的動(dòng)力也是人才，檔案管理工作作為建筑行業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，對(duì)此，建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)管理人員的專業(yè)能力相當(dāng)重視，通過培訓(xùn)，切實(shí)提升他們的能力。檔案管理工作者是檔案管理的直接執(zhí)行者，其專業(yè)能力是否適應(yīng)信息化檔案管理，將直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，要想讓新時(shí)期建筑行業(yè)檔案管理工作進(jìn)一個(gè)臺(tái)階，就需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的培養(yǎng)，提高他們的專業(yè)能力，讓他們從思想上認(rèn)識(shí)檔案管理工作對(duì)于一個(gè)行業(yè)的重要性。培養(yǎng)相關(guān)工作者，不光要培養(yǎng)他們的管理能力，還要培養(yǎng)其管理觀念，讓他們提高對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)，領(lǐng)會(huì)中央關(guān)于加強(qiáng)建筑行業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。提高檔案管理工作者的管理能力，對(duì)我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，因此，我們要大力培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)大的檔案管理工作者。

4 結(jié)語

綜上所述，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)，未來的建筑行業(yè)施工量將繼續(xù)加大，為適應(yīng)不斷發(fā)展壯大的建筑行業(yè)，檔案管理尤為重要。因此，相關(guān)部門要充分考慮如何在我國(guó)新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)體制下，提高行業(yè)管理意識(shí)，優(yōu)化管理模式，完善管理制度，加大資金投入，培養(yǎng)專業(yè)人才，為我國(guó)建筑行業(yè)可持續(xù)發(fā)展尋找更好的出路。

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