談如何加快推動中小學(xué)檔案管理的電子化應(yīng)用

張萬飛

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，現(xiàn)在我們國家已經(jīng)邁進(jìn)了信息化時代階段，如何運用新型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段進(jìn)行檔案的管理，是現(xiàn)階段檔案管理工作者面對的主要問題。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠適應(yīng)社會發(fā)展的需要，要在檔案管理工作中廣泛的運用電子檔案技術(shù)，提高檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)檔案管理；信息化；電子化

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息在社會發(fā)展的過程中越來越起著重要的作用，信息資源是保證經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案管理的方式已經(jīng)和現(xiàn)在快速發(fā)展的時代相互脫節(jié)，要求在傳統(tǒng)檔案的管理工作中應(yīng)用電子檔案來進(jìn)行管理，這樣的要求加大了管理人員的工作壓力，對他們的工作提出了新的要求。這就需要檔案管理部門及時的轉(zhuǎn)變工作的思路，為信息需求人員提供更好的服務(wù)。

1 將實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案的形式大多都是紙質(zhì)版，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案資料整理時候都是利用手工進(jìn)行操作完成。但是，由于在檔案管理的過程中涉及到比較多的材料收集和整理等多個方面，檔案管理工作人員的工作壓力比較大，同時檔案操作的步驟也會比較繁雜。由于檔案工作人員需要對大量的檔案資料進(jìn)行保管，因此檔案管理部門工作人員需要不斷地加工和完善檔案，導(dǎo)致大量的檔案信息資源浪費。隨著社會的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中引入了大量的現(xiàn)代化信息設(shè)備，促進(jìn)檔案管理工作朝現(xiàn)代化的腳步邁進(jìn)，運用現(xiàn)代化的信息管理方式進(jìn)行檔案的管理。通過信息化的方式進(jìn)行檔案管理能夠應(yīng)用于多種平臺，實現(xiàn)檔案資源的信息化。

例如：在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，當(dāng)學(xué)生存在一定的變動時，檔案管理人員可以直接對學(xué)生的檔案進(jìn)行電子化的變動，避免了再去檔案室進(jìn)行大量的查找，同時還要重新修改檔案的內(nèi)容，浪費資源。電子化的信息檔案，還非常的便于教師了解班級學(xué)生的基本情況，根據(jù)檔案中對學(xué)生的描述來對學(xué)生進(jìn)行差別化的教學(xué)。

2 提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代化的信息設(shè)備需要相關(guān)的專業(yè)人才來進(jìn)行操作，檔案工作信息化的管理仍然需要通過人來實現(xiàn)。因此，現(xiàn)代化的檔案管理工作需要現(xiàn)代的知識體系為依托，建立一支具有現(xiàn)代科技和相關(guān)設(shè)備運用能力的人才是檔案管理的基礎(chǔ)。首先，現(xiàn)代的科技成果在不斷地發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作也在不斷地變化，這就迫使檔案管理的工作人員要不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握管理的相關(guān)知識，尤其是計算機(jī)方面的知識，會直接應(yīng)用于檔案管理的過程中。其次，檔案管理工作人員必須要掌握檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，主動的進(jìn)行檔案管理的相關(guān)知識學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，不斷地進(jìn)行深層次的學(xué)習(xí)。學(xué)校需要對檔案管理的教師定期組織培訓(xùn)管理工作，提高檔案管理的效率。

例如：在學(xué)校的檔案工作人員可以主動的查閱相關(guān)的資料學(xué)習(xí)方檔案管理的相關(guān)技能，提高自己檔案管理的能力，學(xué)校也要為檔案工作者提供積極的條件，有計劃的組織檔案管理工作人員分批次的進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)一步進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)校還可以讓培訓(xùn)回來的教師采取以強(qiáng)帶弱的辦法進(jìn)行檔案管理，互相幫助爭取采取更加積極的方式進(jìn)行檔案管理，建立梯隊形式的人才復(fù)合式結(jié)構(gòu)，提高學(xué)校的檔案管理效率。

3 建立充分有效的電子信息系統(tǒng)

各中小學(xué)校要實現(xiàn)檔案的信息化管理，就需要建立管理檔案的硬件設(shè)備。因此，檔案管理的相關(guān)部門首先要合理的設(shè)計檔案管理工作的相關(guān)流程，使學(xué)校的檔案管理工作更加符合信息管理工作的相關(guān)要求，學(xué)校需要設(shè)定好相關(guān)的電子檔案信息系統(tǒng)，建立完善的內(nèi)部管理制度，保證學(xué)生檔案能夠安全真實。在利用電子檔案進(jìn)行檔案管理的過程中，學(xué)校需要考慮的最重要的就是學(xué)生檔案的真實性，在實際的操作過程中，由于檔案在從電子文件到進(jìn)行系統(tǒng)化的歸檔沒有規(guī)范程序化的管理系統(tǒng)，各個不同的系統(tǒng)之間進(jìn)行直接的鏈接沒有辦法實現(xiàn)。因此，在當(dāng)前的技術(shù)之下，仍然不能夠保證原來的電子檔案的完整性，造成電子檔案缺乏安全性。另外，計算機(jī)病毒和黑客入侵導(dǎo)致檔案的安全性降低，只有有效的預(yù)防計算機(jī)病毒的入侵，才能夠保證電子檔案的安全有效。

例如：在對檔案進(jìn)行管理的時候，需要學(xué)校的相關(guān)工作人員不斷地進(jìn)行掌握新的電子信息檔案技術(shù)來建立更加有效的電子信息系統(tǒng)，保護(hù)學(xué)校電子檔案的安全性，學(xué)校在掌握完備的技術(shù)之后，還可以納入法律保護(hù)制度來保護(hù)學(xué)校的檔案，讓檔案能夠安全，保護(hù)學(xué)生的隱私。

4 加強(qiáng)電子檔案管理的制度化建設(shè)

學(xué)校工作中最核心的工作就是對學(xué)生進(jìn)行教學(xué)工作，學(xué)校的主體是教師和學(xué)生，為了保證學(xué)校各種事業(yè)的健康有序發(fā)展，需要檔案管理工作者對教師在教學(xué)中取得的成績和學(xué)生的學(xué)習(xí)成績進(jìn)行保存下來。但是，單純的依靠檔案管理教師進(jìn)行學(xué)生檔案管理的任務(wù)比較困難，需要依靠學(xué)校全體教師進(jìn)行配合和協(xié)助。因此，學(xué)校應(yīng)該建立檔案管理工作的收集制度，制度中規(guī)定各個部門的負(fù)責(zé)人把自己教學(xué)過程中的教學(xué)計劃，學(xué)生的成績以及考試的分析情況積極的匯報給檔案室，新學(xué)期開始時候的學(xué)生入學(xué)名單，和學(xué)習(xí)結(jié)束以后的學(xué)生具體情況匯報給檔案室，檔案室根據(jù)教師的匯報進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆诸悮w納整理存檔。檔案室也需要配合各個教師的工作，當(dāng)教師需要學(xué)生資料的時候，及時的提供給教師，方便教師對于班級的管理。

例如：在一所學(xué)校創(chuàng)辦的時候，往往會有很多重要的證件，需要檔案部門進(jìn)行管理，這也是唯一能夠?qū)W(xué)校的情況提出證明的部門，當(dāng)學(xué)校有需要的時候檔案室需要及時的提供相關(guān)的證件，便于學(xué)校的管理工作。檔案工作室需要嚴(yán)格的管理檔案的保護(hù)制度，讓學(xué)校的檔案有具體的章程可以遵守。

5 加強(qiáng)檔案管理工作中資金投入

在中小學(xué)檔案的管理工作中，要提高檔案管理的效率除了建立完備的制度之外，還需要在資金方面給予大力的支持，確保檔案管理的工作能夠順利的進(jìn)行。中小學(xué)階段的教育教學(xué)是最為關(guān)鍵的階段，為之后的學(xué)習(xí)打下基礎(chǔ)。因此，中小學(xué)教育的檔案管理過程中，一定要將電子化管理落到實處，完善中小學(xué)教育體系的制度建設(shè)，重視針對學(xué)生的管理制度。最基礎(chǔ)的就是從學(xué)生的檔案管理工作入手，提高學(xué)校的辦學(xué)效率。加大檔案管理工作中的資金投入能夠保障學(xué)生檔案的安全，讓學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)的時候放心和安心。

例如：學(xué)校可以針對學(xué)校的具體情況，加大對于檔案管理工作的投入，優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部的資源配置，進(jìn)行電子信息化的檔案管理，提高中小學(xué)內(nèi)部的檔案管理工作能力。另外，學(xué)校還可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁Y金投入，對學(xué)校的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保工作人員的檔案管理工作人員能夠提升自己的專業(yè)素養(yǎng)。提高學(xué)校的檔案管理能力，這樣能夠保障學(xué)校學(xué)生和教師的基本信息安全，進(jìn)一步的提高教師在課堂上的教學(xué)效率。

6 結(jié)語

在信息化的條件之下進(jìn)行電子檔案的管理是現(xiàn)階段檔案管理工作的重中之重。檔案管理部門一定要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立更加有效的電子檔案信息系統(tǒng)，為社會的發(fā)展提供便利。中小學(xué)電子檔案管理是教育信息化過程中的重要組成部分，為中小學(xué)的檔案管理創(chuàng)造了便捷的管理模式。

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