論高校檔案管理中信息資源共享模式的構(gòu)建

錢俊

摘要：在信息技術(shù)與國民經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的現(xiàn)代化社會，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)完全不能跟上高校教育體制的發(fā)展需求，這就需要高校樹立正確的高校檔案管理工作意識，引入先進(jìn)的檔案管理資源信息共享模式，改善傳統(tǒng)檔案管理模式嚴(yán)重滯后的現(xiàn)狀。本文對當(dāng)前我國高校檔案管理模式中存在的重視程度不夠、信息化程度較低及信息隔離等問題，在高校檔案管理基本理論基礎(chǔ)上，從現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下，提出檔案管理信息資源共享模式創(chuàng)新改革措施，為實(shí)現(xiàn)我國高校檔案管理工作的高效合理化發(fā)展提供有力支持。

Abstract： In the modern society where information technology and the national economy are constantly developing， the traditional university file management mode can not keep up with the development needs of the university education system. This requires the university to establish a correct university file management work consciousness， introduce advanced file management resource information sharing mode and improves the status quo of the traditional file management mode. In view of the problems in the current university file management mode， such as insufficient attention， low level of informatization degree and information isolation， this paper puts forward the archives management information resource sharing mode innovation reform measures based on the basic theory of college archives management， to provide strong support for the efficient and rational development of China's university archives management.

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息資源共享

Key words： universities；file management；information resource sharing

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）32-0096-02

0 引言

高校檔案管理工作本質(zhì)上是對高校學(xué)生從錄入學(xué)籍一直到畢業(yè)就業(yè)的所有在校信息的全面系統(tǒng)匯總，是將學(xué)生的在校實(shí)踐表現(xiàn)進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)信息集中化管理的模式?，F(xiàn)代化社會背景下，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式并不符合當(dāng)前的社會發(fā)展需求，所以對高校檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化升級就成為了必然。因此，創(chuàng)建合理有效的高校檔案管理信息資源共享模式，對于實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的系統(tǒng)化、專業(yè)化、全面化具有非常重要的實(shí)踐意義與社會價(jià)值。

1 檔案信息資源管理與信息資源共享基本理論

1.1 檔案信息管理

檔案管理是指整個(gè)檔案從數(shù)據(jù)信息的挖掘、收集、記錄、利用與再生產(chǎn)的所有流程，通過對檔案信息進(jìn)行有計(jì)劃的管控協(xié)調(diào)來完成各項(xiàng)管理工作。檔案信息管理有異于傳統(tǒng)的檔案管理，主要是依據(jù)館藏?cái)?shù)據(jù)資源與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)信息，以客戶需求為導(dǎo)向，基于全面系統(tǒng)的檔案資源信息，為客戶搜索數(shù)據(jù)資源、制定戰(zhàn)略決策以及解決計(jì)劃等增值服務(wù)提供大量檔案信息支持[1]。而檔案信息管理方式是將檔案管理實(shí)現(xiàn)層次上的優(yōu)化升級，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的高度集成性管理。檔案信息管理是將數(shù)據(jù)信息從個(gè)體、行業(yè)、社會、地域等方面進(jìn)行規(guī)劃管理。高校檔案信息資源管理隸屬于社會層面的數(shù)據(jù)信息管理，涉及高校部門的不同層次的數(shù)據(jù)信息歸納管理。

1.2 檔案信息資源共享

檔案信息資源管理主要是用于加強(qiáng)高校檔案系統(tǒng)的全面化、系統(tǒng)化，提高管理工作效率與服務(wù)質(zhì)量而采取的現(xiàn)代化管理模式，資源共享機(jī)制能幫助高校構(gòu)建更為成熟的信息資源實(shí)踐管理體系，所以信息資源管理的終極目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)收集數(shù)據(jù)信息的共享。信息資源共享通常包含數(shù)據(jù)資源、資源有效傳播以及使用客戶三部分，分別對應(yīng)著信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)、信息傳播媒介以及最終服務(wù)目標(biāo)三方面。另外，有效的信息資源共享機(jī)制必須要確保信息資源共建與共享的雙重保障。信息資源模塊化建設(shè)能最大限度避免出現(xiàn)信息資源的各自為政與重復(fù)性構(gòu)建等行為，降低高校檔案管理成本費(fèi)用。高校檔案管理信息資源共享就是在信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，利用互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)、信息管理技術(shù)等將各種文字、聲音、圖片等檔案數(shù)據(jù)，通過特定的方式進(jìn)行規(guī)整處理，為信息資源共享提供數(shù)據(jù)支持。信息資源共享雖然是構(gòu)建信息資源管理體系的主要目標(biāo)，但也要確保共享機(jī)制的科學(xué)合理性，不能盲目進(jìn)行超量信息共享，確保信息共享符合社會檔案信息共享規(guī)章制度，否則會給信息資源提供方造成較為嚴(yán)重的不良影響。

2 高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建重要性

2.1 社會信息化建設(shè)發(fā)展需求

隨著社會信息化建設(shè)與城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，社會信息資源已經(jīng)與傳統(tǒng)的物質(zhì)資源等成為當(dāng)前促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵性資源，其自身特有的社會經(jīng)濟(jì)價(jià)值備受社會各界的關(guān)注。信息資源的開發(fā)與高效利用特性，能夠?qū)Y源的能源搜集、原材料加工生產(chǎn)等起到降低成本提高增值價(jià)值等作用，真正做到利用信息資源帶動(dòng)工業(yè)化發(fā)展。但當(dāng)前我國高校信息資源開發(fā)共享機(jī)制遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于國際發(fā)展水平，所以充分利用挖掘高校檔案資源開發(fā)深入與廣度，是實(shí)現(xiàn)高校的長久可持續(xù)發(fā)展的重要渠道。

2.2 社會公眾服務(wù)知情權(quán)要求

檔案管理機(jī)構(gòu)是社會數(shù)據(jù)信息的最大集中管理者，在發(fā)展初級主要是為了滿足相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的決策需求，逐漸轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代社會的民眾受托機(jī)構(gòu)，所以檔案管理機(jī)構(gòu)本身就承擔(dān)著公眾數(shù)據(jù)信息的公開責(zé)任，這是對公眾檔案信息資源的知情權(quán)的一種強(qiáng)制性保護(hù)。社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使人們對于數(shù)據(jù)信息的需求量急劇增加，涉及人們生活工作的方方面面，所以在檔案管理中引入信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案信息資源的共享服務(wù)機(jī)制，已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。

2.3 高校教育發(fā)展的改革需要

一方面，高校檔案是教師與科研成員的教學(xué)研發(fā)成果，能對高校科研教育資源的共享與高效利用，提升高校教學(xué)層次，實(shí)現(xiàn)各高校間優(yōu)勢信息資源的互補(bǔ)互用，有利于高校的協(xié)調(diào)共進(jìn)。另一方面，能有效提高高校教育資源信息化程度，促進(jìn)高校檔案管理建設(shè)的發(fā)展。高校信息資源作為公共信息服務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，能夠滿足當(dāng)前社會對大量高校數(shù)據(jù)信息的需求。所以深入挖掘高校檔案信息的潛在實(shí)踐價(jià)值，引入現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，創(chuàng)建更為系統(tǒng)完善的高校檔案管理模式，是高校教育發(fā)展改革的必然需求。

3 高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建存在的主要問題

3.1 缺乏對檔案管理的重視程度

由于檔案管理工作并不是顯著性管理工作，不會對學(xué)生的學(xué)習(xí)能力與教師的教學(xué)研發(fā)能力造成一定程度的影響，所以極易受到高校管理層與教師的忽視。但是檔案管理信息資源共享模式的創(chuàng)建本身就需要高校中各個(gè)部門的協(xié)調(diào)配合，如果管理層與教師并沒有給予應(yīng)有的重視，會造成數(shù)據(jù)信息搜集不完全或不能及時(shí)進(jìn)行更新[2]。另外，在信息管理資源共享機(jī)制創(chuàng)建過程中，前期準(zhǔn)備工作需要投入更多的社會資源與資金，而高校則需要承擔(dān)很大一部分的專項(xiàng)資源，如果重視度不夠，會使創(chuàng)建工作很難真正有效開展。

3.2 檔案管理信息化程度過低

雖然大部分高校將數(shù)據(jù)信息技術(shù)引入到檔案信息化管理工作中，但從實(shí)踐創(chuàng)建結(jié)果來看，管理工作仍舊存在服務(wù)管理系統(tǒng)信息化程度過低、模式單一等問題，如信息化檔案管理機(jī)制應(yīng)用單純用于對學(xué)生檔案的更新替換或查詢搜索等管理工作，對于挖掘整理更深層次的數(shù)據(jù)信息共享機(jī)制欠缺必須的信息技術(shù)支撐。另外，學(xué)生數(shù)據(jù)信息共享中的資料包含學(xué)生就職規(guī)劃等在內(nèi)，但這些十分重要的應(yīng)用價(jià)值欠缺高層次的信息化技術(shù)，不能深入挖掘更為有價(jià)值的檔案信息，導(dǎo)致高校檔案管理工作實(shí)踐效率不能得到有效提高。

3.3 無法打破高校檔案信息共享屏蔽

這種信息屏蔽是造成高校間、高校各部門間檔案信息互相隔絕，不能進(jìn)行有效共享的主要壁壘。在現(xiàn)代化社會中，各種信息資料根本社會價(jià)值是交流共享，實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值的最大化。但在實(shí)踐管理中，高校檔案管理的封閉性導(dǎo)致高校學(xué)生與教師個(gè)體很難真正進(jìn)行資源查閱，更不用說社會上其余人員。這就導(dǎo)致各個(gè)高校間無法建立有效的信息檔案共享機(jī)制，嚴(yán)重限制了學(xué)生就職途徑，影響學(xué)生的就業(yè)成長。

4 高校檔案信息資源共享模式構(gòu)建對策意見

4.1 給予高校檔案信息資源共享構(gòu)建應(yīng)有的重視

高校檔案信息資源共享模式建設(shè)需要大量的資金、技術(shù)以及設(shè)備支持，特別是對構(gòu)建初期的基礎(chǔ)設(shè)施引進(jìn)、系統(tǒng)優(yōu)化調(diào)整等工作，需要高校管理層與相關(guān)部門給予足夠的重視與支持。另外，要充分重視高校檔案信息資源共享模式后期維護(hù)工作，不僅要配備專職檔案管理技術(shù)人員，對高校支持資源進(jìn)行合理分配，并且對管理系統(tǒng)配備設(shè)施軟件等定期進(jìn)行優(yōu)化升級，為信息共享管理系統(tǒng)的高效化開展提供有力保障。

4.2 創(chuàng)新優(yōu)化高校檔案信息管理共享服務(wù)機(jī)制

信息共享服務(wù)機(jī)制從本質(zhì)上講是為了實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的公開化、透明化，使大量檔案信息資源能夠?yàn)楦咝熒c社會公眾提供有效服務(wù)，擴(kuò)大服務(wù)管理范圍。同時(shí)由于檔案信息服務(wù)機(jī)制包含信息資源的整理、保管與服務(wù)三方面，所以需要逐步完善檔案工作整體程序，確保檔案管理服務(wù)工作的實(shí)效性與開放性，使其能更好地滿足社會不同層次、不同領(lǐng)域人群的個(gè)性化需求[3]。

4.3 創(chuàng)建高校檔案信息資源集成體系

高校檔案信息資源共享機(jī)制需要為包含全校師生與社會公眾在內(nèi)的所有人提供及時(shí)有效的資源信息共享服務(wù)，雖然當(dāng)前我國大多數(shù)高校已經(jīng)進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但受高校資金、設(shè)備以及技術(shù)等方面因素限制，在建設(shè)過程中暴露出越來越多的問題。同時(shí)為了滿足學(xué)校自身發(fā)展需求，高校間的檔案信息共享管理機(jī)制的建設(shè)往往各自為政，在管理系統(tǒng)創(chuàng)建過程中采用的軟件設(shè)施與信息技術(shù)平臺等均存在一定的差異性，導(dǎo)致高校檔案信息資源出現(xiàn)共享屏蔽狀況，很多有價(jià)值的資源只能在高校自身內(nèi)進(jìn)行使用，無法形成有效的信息交互共享機(jī)制，針對這種情況，各高校應(yīng)該進(jìn)行聯(lián)合協(xié)作，創(chuàng)建內(nèi)容更為豐富化、專業(yè)化的檔案信息管理資源庫，為實(shí)現(xiàn)信息資源共享體系的系統(tǒng)化、開放化提供有力的物質(zhì)支撐。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展與教育體制改革優(yōu)化，高校的檔案管理數(shù)量規(guī)模迅速擴(kuò)大，社會對高校方案信息的需求量日益增加，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中引入信息資源共享機(jī)制，降低管理工作成本耗費(fèi)，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的公開化、個(gè)性化，已經(jīng)成為高校現(xiàn)代化管理發(fā)展的必然趨勢。

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