高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理探究

黃海燕　吳嚴(yán)　?？∥?/p>

【摘 要】本文論述高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理發(fā)展趨勢，提出高校要與時(shí)俱進(jìn)，重視推進(jìn)高校實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作；轉(zhuǎn)變觀念，重視配合高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作；改變思路，落實(shí)高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化，從而促進(jìn)高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生 實(shí)習(xí)檔案 信息化管理

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2018）08C-0111-03

信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到充分應(yīng)用，使各領(lǐng)域的工作效率、產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量和水平不斷提高。在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作中，有效應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、維護(hù)、管理和使用學(xué)生實(shí)習(xí)檔案，不僅能夠提高管理工作的質(zhì)量和效率、節(jié)約人力資源的投入，改變過去傳統(tǒng)的檔案管理方式中效率低、管理困難、查找檔案時(shí)間長等問題，而且還能進(jìn)一步提高檔案保管的規(guī)范性和嚴(yán)密性。本文論述高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理發(fā)展趨勢，提出高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理新思路。

一、高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理發(fā)展趨勢

高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案與學(xué)生的學(xué)籍檔案既有交叉又有所區(qū)別。學(xué)籍檔案是指學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間成績、思想表現(xiàn)、綜合評價(jià)等的記錄，通常在校生的學(xué)籍檔案由所在學(xué)校相應(yīng)系部保管，非在校生由考生所在單位人事部門或者人才中心保管。學(xué)生學(xué)籍檔案主要由相應(yīng)的老師生成，學(xué)生一般不參與或直接接觸學(xué)籍檔案生成的過程。學(xué)生的實(shí)習(xí)檔案主要是指學(xué)生在實(shí)習(xí)前的申請表、實(shí)習(xí)過程中的記錄表、實(shí)習(xí)后的成績記錄表，以及學(xué)生實(shí)習(xí)過程中的家長知情書、與幼兒園簽訂的協(xié)議、學(xué)校為學(xué)生購買的保險(xiǎn)等相關(guān)實(shí)習(xí)材料。實(shí)習(xí)檔案由學(xué)生所在學(xué)校所在系部保存，學(xué)生是實(shí)習(xí)檔案生成的主體。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理中正發(fā)揮著越來越重要的作用。

（一）時(shí)間價(jià)值使然。時(shí)間是寶貴而不可再生資源。信息化時(shí)代實(shí)際就是一個(gè)時(shí)間的搶奪戰(zhàn)時(shí)代，信息技術(shù)在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理過程中為實(shí)習(xí)檔案的收集、管理、維護(hù)等工作帶來了極大的便利，大大提高了管理工作效率和管理質(zhì)量，從而為檔案的管理工作節(jié)約了寶貴的時(shí)間資源。因此，時(shí)間的增長價(jià)值必然促使高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的管理朝著信息技術(shù)化方向發(fā)展。

（二）信息資源共享使然。信息時(shí)代就是信息技術(shù)產(chǎn)生價(jià)值的時(shí)代。信息技術(shù)化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢，代表著先進(jìn)生產(chǎn)力。信息技術(shù)化社會與農(nóng)業(yè)社會和工業(yè)社會最大的區(qū)別，就是不再以體能和機(jī)械能為主，而是以智能為主。而高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息的使用自從有了互聯(lián)網(wǎng)以后變得越來越便利，檔案信息的共享使得檔案的利用價(jià)值得到了大大的提高。因此高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集和使用再也不能依靠體能去完成，體能工作的低速、低效嚴(yán)重制約著學(xué)生動態(tài)實(shí)習(xí)信息在第一時(shí)間的管理、處理及共享，從而也就容易喪失其應(yīng)有的價(jià)值。

（三）檔案保存完好性使然。紙質(zhì)檔案材料對于保存環(huán)境具有極高的要求，其容易受潮受損。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要依靠紙質(zhì)的方式存儲，這樣的存貯方式經(jīng)常會導(dǎo)致檔案的丟失、污損。其次，學(xué)校對于學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作重視程度不如其他檔案管理工作，學(xué)校一般不設(shè)專人專職保管學(xué)生實(shí)習(xí)檔案，實(shí)習(xí)檔案管理較不規(guī)范。從檔案保存的完好性出發(fā)，在檔案管理中如果能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行存貯，以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備作為存儲媒介，紙質(zhì)材料作為補(bǔ)充手段則可以使得檔案材料存儲更加完整。

（四）檔案收集全面性使然。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集是一件非常困難的事情。首先，檔案收集所涉及的學(xué)生人數(shù)多，單靠人力體能的收集方式既費(fèi)時(shí)也費(fèi)力。其次，高校學(xué)生全國范圍內(nèi)分布廣泛，特別是那些頂崗實(shí)習(xí)階段的學(xué)生都分布在天南地北，對于檔案的收集手段提出了新的問題。最后，學(xué)生自身對檔案收集的工作的配合程度不高，許多學(xué)生都已經(jīng)參與了實(shí)習(xí)工作，新工作讓他們或許忙碌得無暇顧及，也或許他們對檔案收集工作不夠重視。由于以上種種原因，高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集很難全面，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用則可以使得高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案收集的面更廣更全面。

（五）檔案收集、利用時(shí)效性使然。高校學(xué)生的實(shí)習(xí)是動態(tài)的，每個(gè)階段的任務(wù)、內(nèi)容及方式都有所不同，且學(xué)生實(shí)習(xí)單位常有變化。在這樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案材料收集方式使得學(xué)生實(shí)習(xí)檔案不能及時(shí)更新，學(xué)校老師不能及時(shí)了解學(xué)生的實(shí)習(xí)狀況，個(gè)別用人單位也不能及時(shí)獲得相應(yīng)的信息。而現(xiàn)代信息技術(shù)使得學(xué)生實(shí)習(xí)檔案能夠在第一時(shí)間更新和共享，如此老師便能及時(shí)掌握學(xué)習(xí)實(shí)習(xí)動態(tài)。

（六）檔案利用便利性使然。實(shí)習(xí)工作管理者對實(shí)習(xí)學(xué)生的管理需要借助相應(yīng)的材料，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在查閱利用的時(shí)候非常的耗時(shí)耗力，想要在幾千份檔案中尋找一份符合需求的檔案絕非易事。現(xiàn)代的信息技術(shù)手段可以為學(xué)生實(shí)習(xí)管理者的管理工作提供一手資料，為實(shí)習(xí)管理工作提供便利。當(dāng)管理者需要了解某一實(shí)習(xí)學(xué)生的相應(yīng)實(shí)習(xí)情況時(shí)可以通過信息技術(shù)快速找到相應(yīng)學(xué)生的實(shí)習(xí)檔案材料。

二、推進(jìn)高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理的措施

（一）與時(shí)俱進(jìn)，重視推進(jìn)高校實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作在部分高校還沒有引起足夠的重視，工作中想要查找學(xué)生的某項(xiàng)實(shí)習(xí)檔案時(shí)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)找不到材料，學(xué)生實(shí)習(xí)材料收集過程中隨手亂放亂丟的現(xiàn)象也經(jīng)常發(fā)生，利用信息技術(shù)對高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的立卷歸檔在學(xué)校難以正常開展。但一些學(xué)生實(shí)習(xí)期間的突發(fā)事故發(fā)生和處理卻又說明高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作的重要性。近年來，實(shí)習(xí)檔案管理工作得到了相關(guān)教育行政部門的重視，2016年教育部等五部門關(guān)于印發(fā)《職業(yè)學(xué)校學(xué)生實(shí)習(xí)管理規(guī)定》的通知第三十一條明確提出職業(yè)學(xué)校應(yīng)組織做好學(xué)生實(shí)習(xí)情況的立卷歸檔工作，并在第十一條提出“鼓勵(lì)有條件的職業(yè)學(xué)校充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建實(shí)習(xí)信息化管理平臺，與實(shí)習(xí)單位共同加強(qiáng)實(shí)習(xí)過程管理”。由此可見，信息技術(shù)在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案中顯得日漸重要。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，用人單位—高?！獋€(gè)人之間形成一個(gè)數(shù)據(jù)鏈，這個(gè)數(shù)據(jù)鏈環(huán)環(huán)相扣且相互影響，高校在數(shù)據(jù)鏈中處于中心地位，因此，信息的收集、共享、利用與高校密不可分。做好學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作，高?？蓮囊韵聨c(diǎn)工作入手。

1.做好學(xué)生實(shí)習(xí)信息管理平臺建設(shè)工作。學(xué)生實(shí)習(xí)信息管理平臺是“用人單位—高?！獙W(xué)生”這一數(shù)據(jù)鏈的載體，在數(shù)據(jù)的分析和共享過程中發(fā)揮著重要的作用。因此，高校首先要做好管理平臺的建設(shè)規(guī)劃，充分考慮管理平臺的訪問渠道、內(nèi)容板塊、應(yīng)用服務(wù)、協(xié)作與共享、與現(xiàn)有校園數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的對接、后期使用服務(wù)等。

2.做好信息管理系統(tǒng)的使用推廣工作。很多信息生成者和信息收集者還未意識到數(shù)據(jù)共享的便利性和優(yōu)越性，工作思維模式還沒有完全轉(zhuǎn)變過來，比如學(xué)校上新OA系統(tǒng)，可老師們在辦公室還是習(xí)慣用QQ作為辦公工具。因此，高校需充當(dāng)宣傳者的角色給老師和學(xué)生做好平臺使用的推廣工作。

3.做好信息管理平臺的數(shù)據(jù)維護(hù)工作。學(xué)生實(shí)習(xí)信息的收集、共享、利用并不是簡單的信息堆砌，而是需要相應(yīng)的工作者進(jìn)行數(shù)據(jù)的加工處理，這樣才能真正達(dá)到數(shù)據(jù)的共享。同時(shí)，在進(jìn)行維護(hù)工作的同時(shí)還需做好數(shù)據(jù)的安全保障工作。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，重視配合高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作。學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化要落到實(shí)處需要檔案生成者、收集者和管理者對此項(xiàng)工作的高度重視，認(rèn)識到高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的重要性并加強(qiáng)對實(shí)習(xí)檔案的管理過程是關(guān)鍵。而在實(shí)際工作中，無論是檔案的生成者和收集者或管理者，他們對實(shí)習(xí)檔案管理的認(rèn)識和工作態(tài)度有待提高。首先，檔案主要生成者方面，個(gè)別學(xué)生一離開學(xué)校到其他用人單位實(shí)習(xí)后就聯(lián)系不上了。這些學(xué)生的實(shí)習(xí)檔案材料收集起來困難重重。另外，學(xué)生本身工作忙碌，部分學(xué)生為了應(yīng)付任務(wù)對于自己的檔案材料做得馬馬虎虎，提供的實(shí)習(xí)檔案材料也是馬馬虎虎，不符合檔案材料的要求。其次，檔案收集者方面，高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集一般由學(xué)生干部或者指導(dǎo)老師來協(xié)助完成，收集者認(rèn)為這并不是其主要工作甚至認(rèn)為不是其本職工作，在工作過程并沒有給予足夠的重視。因此，對于學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集工作也是本著應(yīng)付了事的態(tài)度，從而經(jīng)常導(dǎo)致學(xué)生實(shí)習(xí)檔案在收集的過程中出現(xiàn)遺漏，丟失等情況。最后，檔案管理者方面，由于學(xué)?；緵]有專門的老師負(fù)責(zé)管理學(xué)生實(shí)習(xí)檔案材料，也容易導(dǎo)致學(xué)生實(shí)習(xí)檔案材料的損壞及丟失。因此，檔案主要生成者、檔案收集者、檔案管理者必須轉(zhuǎn)變觀念，重視配合高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作。但觀念的轉(zhuǎn)變和重視很難自發(fā)于人們的心中。轉(zhuǎn)變觀念從以下幾點(diǎn)做起：

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)。知識是改變觀念的有效途徑，對于實(shí)習(xí)信息管理平臺的了解和使用需要領(lǐng)導(dǎo)老師和學(xué)生不斷學(xué)習(xí)新知識，形成新的觀點(diǎn)和認(rèn)識，改變過去的舊的觀念。正確認(rèn)識實(shí)習(xí)管理平臺的便利性和重要性才能更好地利用現(xiàn)代的信息技術(shù)手段為我們的工作服務(wù)。

2.加強(qiáng)實(shí)踐。實(shí)踐出真知，實(shí)習(xí)信息管理平臺的資源利用與共享的便利性只有使用的過程中才能感受到。因此，高校在學(xué)生在校期間就可以組織教師和學(xué)生培訓(xùn)學(xué)習(xí)從而熟練信息管理系統(tǒng)的一些基本操作步驟，怎么填寫信息，怎樣上傳作業(yè)等。這樣能較快地完成信息的生成、收集、利用等工作。在感受到信息技術(shù)給工作帶來的便利之后老師和學(xué)生便能逐步改變觀念。

（三）改變思路，落實(shí)高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化。具體如下：

1.檔案管理介質(zhì)系統(tǒng)化。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作似小而非小，其管理介質(zhì)應(yīng)系統(tǒng)化。所謂的管理介質(zhì)系統(tǒng)化指的是采用信息技術(shù)管理軟件來收集、分析、維護(hù)、存儲、共享使用學(xué)生實(shí)習(xí)檔案。隨著信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，越來越多的行業(yè)開始引入信息技術(shù)管理系統(tǒng)進(jìn)行管理工作，而在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作中也是如此。越來越多的電子科技公司把產(chǎn)品服務(wù)拓展到實(shí)習(xí)管理領(lǐng)域，專門針對教育行政部門的信息收集和管理要求研發(fā)出專門的學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作系統(tǒng)軟件，并且其技術(shù)日漸成熟，覆蓋面也日趨完善，信息技術(shù)在實(shí)習(xí)檔案管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。

2.檔案管理者專職化、專業(yè)化?！吨腥A人民共和國檔案法》第九條規(guī)定，檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作也是如此，在條件允許的情況下應(yīng)盡可能做到學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作專職化和專業(yè)化。首先，實(shí)習(xí)檔案管理工作應(yīng)由專門的老師專職借助現(xiàn)代信息技術(shù)完成，不建議學(xué)生參與收集和管理，因?yàn)橥瑯拥墓ぷ鲙滓灼涫謩t容易出現(xiàn)因工作交接不好而出現(xiàn)錯(cuò)漏。其次，高校實(shí)習(xí)檔案管理的收集、歸檔、使用等應(yīng)按嚴(yán)格的專業(yè)化檔案管理流程進(jìn)行，借助信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。最后，在信息時(shí)代的背景下，高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作憑借先進(jìn)的信息技術(shù)開展，作為實(shí)習(xí)檔案管理者應(yīng)具備使用先進(jìn)技術(shù)的專業(yè)知識。因此，應(yīng)對專職管理人員進(jìn)行專業(yè)知識的講授和培訓(xùn)。

3.檔案管理過程制度化。實(shí)習(xí)檔案管理制度化指的是對于學(xué)生檔案的收集、維護(hù)、使用等工作需要有相應(yīng)的管理制度給予保障。不以規(guī)則不成方圓，從檔案信息的采集過程來看，如果沒有相應(yīng)的制度約束，很多實(shí)習(xí)檔案是無法按時(shí)按質(zhì)回收的；如果沒有相應(yīng)的制度約束，檔案的維護(hù)和使用就會出現(xiàn)遺失、濫用等問題。

4.檔案管理手段多元化。檔案管理的多元化是指檔案管理的方式和手段可以多元化。一是檔案材料收集（下轉(zhuǎn)第120頁）（上接第112頁）手段的多元化，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代，信息傳播的手段是多種多樣的。微信、QQ、郵件等，這些信息傳播手段足以保證信息收集工作的順暢，同時(shí)也能保證信息的原始面貌。二是檔案材料的存儲手段也是多樣化的。隨著“云”時(shí)代的到來，“云”數(shù)據(jù)的使用既方便又快捷，而且存儲量大，對于檔案的存儲是個(gè)非常有效的途徑。

總之，在我國信息化建設(shè)的推進(jìn)過程中，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)為平臺的數(shù)據(jù)處理技術(shù)將會得到更為廣泛的應(yīng)用，這為社會各領(lǐng)域工作效率和質(zhì)量的提升創(chuàng)造了良好的發(fā)展契機(jī)。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)信息化，才能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)滿足師生對實(shí)習(xí)檔案管理工作的要求。學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理的信息化過程是一個(gè)長期發(fā)展的過程，需要實(shí)習(xí)檔案管理工作者以及相關(guān)師生的共同努力才能夠?qū)崿F(xiàn)。

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【作者簡介】黃海燕（1981— ），女，廣西南寧人，廣西幼兒師范高等專科學(xué)校教務(wù)與科研處實(shí)踐科科長，講師，研究方向：教育管理；吳 嚴(yán)（1964— ），男，廣西南寧人，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校教務(wù)與科研處處長，教授，研究方向：職業(yè)教育管理；?？∥模?981— ），男，廣西南寧人，廣西幼兒師范高等專科學(xué)校信息中心干事，工程師，研究方向：教育技術(shù)。

（責(zé)編 黎 原）