高校聲像檔案的收集工作存在問題和對(duì)策研究

汪倩秋

摘要：隨著高校聲像檔案數(shù)字化程度的提高，高校聲像檔案的收集工作暴露出收集歸檔意識(shí)不足、收集不全面和不規(guī)范等問題。本文結(jié)合檔案工作的實(shí)際問題，提出通過加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)、科學(xué)遠(yuǎn)程歸檔、有效擴(kuò)充內(nèi)容等方式，給出了高校聲像檔案收集的新策略。

關(guān)鍵詞：聲像檔案收集高校

高校聲像檔案直觀、生動(dòng)地記錄了學(xué)校各個(gè)發(fā)展時(shí)期黨政、教學(xué)、科研、交流、校園文化等方面的變化和發(fā)展歷程，是高校檔案的重要組成部分，具有重要的保存和利用價(jià)值。隨著我國(guó)高校檔案事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)聲像檔案在管理和建設(shè)上提出了更高的要求。為了避免和減少聲像檔案的流失，實(shí)現(xiàn)聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和高效開發(fā)與利用，必須做好聲像檔案的收集工作。

一、高校聲像檔案收集的現(xiàn)狀及問題

河海大學(xué)在百年校慶制作校史館的過程中，暴露出了聲像檔案管理中的許多問題，主要表現(xiàn)為以下兩點(diǎn)：一是許多聲像檔案信息不全。目前高校檔案館中的許多館藏聲像檔案因年代已久，缺少必要的說明，常常出現(xiàn)照片無法對(duì)應(yīng)、文字說明不規(guī)范、像素和格式不符合歸檔要求等問題，影響了聲像檔案開發(fā)利用工作的開展及其作用的發(fā)揮。二是聲像檔案普遍存在內(nèi)容單一的現(xiàn)象。學(xué)校聲像檔案多是領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)、會(huì)議和文藝活動(dòng)等的記錄，記錄高?？蒲?、教學(xué)、工程等方面的聲像檔案很少。拍攝記錄下來的實(shí)驗(yàn)過程、研究過程、課題答辯、課題論證、科研成果及其運(yùn)用效益等聲像檔案是“宣傳學(xué)?？蒲谢顒?dòng)的活態(tài)資料”[1]，教研活動(dòng)的精品課程、示范課程、學(xué)科競(jìng)賽等是學(xué)校教學(xué)成果和歷史的重要證據(jù)，這些聲像檔案作為教師從事科研的重要參考和文書檔案的重要補(bǔ)充，是學(xué)校學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、平臺(tái)建設(shè)等方面的重要參考，其缺失無疑是一種遺憾。

二、高校聲像檔案收集不齊全的原因

在實(shí)際工作中，高校聲像檔案比文書、教學(xué)等種類檔案的收集工作要困難得多，其主要原因主要有三點(diǎn)，一是聲像檔案收集歸檔意識(shí)不足。隨著科技的發(fā)展，聲像檔案拍攝成本和門檻逐步降低，人人都可以是拍攝者，但大多數(shù)聲像檔案形成者缺乏收集歸檔意識(shí)，這使得聲像檔案的收集工作無法有效推進(jìn)。二是，聲像檔案收集不全面。目前，高校聲像檔案還沒有一個(gè)統(tǒng)一實(shí)用的分類，且檔案管理人員在接收、管理聲像檔案時(shí)，不重視檔案相關(guān)信息和題名的清晰與完整，這些都造成了部分聲像檔案的收集不全面。三是，聲像檔案收集不規(guī)范。許多高校聲像檔案管理人員技術(shù)能力薄弱，聲像檔案立卷歸檔存在混亂現(xiàn)象。

三、解決聲像檔案收集不齊全的對(duì)策

（一）注重宣傳，加強(qiáng)培訓(xùn)

為了切實(shí)做好聲像檔案的收集工作，高校檔案部門須充分運(yùn)用展覽、知識(shí)競(jìng)賽、定期培訓(xùn)等多種形式，大力宣傳《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等制度規(guī)范，向校內(nèi)外普及聲像檔案知識(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容主要為以下幾點(diǎn)：

1.聲像檔案的分類。為了使檔案收集者明確聲像檔案收集的范圍和內(nèi)容，河海大學(xué)檔案館在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》十個(gè)一級(jí)類目的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，將聲像檔案分為黨政，教學(xué)，科研學(xué)術(shù)，外事活動(dòng)，產(chǎn)品、儀器設(shè)備，文體，校園建設(shè)，獲獎(jiǎng)，人物九個(gè)一級(jí)類目，這一分類不僅有利于拓寬收集渠道，也能夠有效保證聲像檔案收集的完整性。

2.聲像檔案的管理技術(shù)。技術(shù)問題包括“資料生成的基本原理、復(fù)制所需要的必須環(huán)境、聲像資料信息的存儲(chǔ)、電腦文件格式之間的相互轉(zhuǎn)換，以及一定水平的聲像操作技術(shù)和聲像播放儀器的正確使用”[2]等等。數(shù)碼聲像材料的采集格式應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）的要求，載體材料必須保持原貌，不能磨損、劃傷和進(jìn)行技術(shù)修改。檔案收集者應(yīng)將歸檔的聲像材料在相應(yīng)設(shè)備上演示或檢測(cè)，做到聲像內(nèi)容清楚完整。

3.聲像檔案的標(biāo)注和組卷、編號(hào)規(guī)則。聲像材料應(yīng)將原件歸檔，對(duì)于有底片的照片必須將底片與照片同時(shí)歸檔。在接收檔案后，聲像檔案管理人員要將聲像材料進(jìn)行組卷、編號(hào)，并根據(jù)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素填寫文字說明，錄入相應(yīng)的管理系統(tǒng)。對(duì)同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法；對(duì)同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)選擇具有代表性的照片歸檔，并注明參見號(hào)，“既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨(dú)立的使用性”。[3]

因?yàn)槁曄駲n案載體的特殊性，聲像檔案的立卷有幾點(diǎn)特殊說明：（1）聲像檔案立卷形式應(yīng)和本單位的其他種類檔案保持統(tǒng)一，因?yàn)槁曄駲n案數(shù)量較多，河海大學(xué)檔案館聲像檔案采用三級(jí)類目分類組卷。（2）通常聲像檔案年代越久，就越珍貴，一般都永久保存。（3）對(duì)于歸檔年度不明確的聲像檔案，按照1915年至1952年間的檔案（老河海時(shí)期）以1952為年度號(hào)；1952年至1985年間的檔案（華東水利學(xué)院時(shí)期）以1985年為年度號(hào)；1985年后，因年代近，容易指認(rèn)，則根據(jù)實(shí)際歸檔時(shí)間來制定年度號(hào)。（4）同一張照片可能有膠片照片、底片和數(shù)碼照片多種形式，統(tǒng)一用同一檔號(hào)，不做特別區(qū)分，但需在存檔時(shí)做好備注。（5）各類活動(dòng)（黨政、教學(xué)、科研、外事、文體活動(dòng)）和會(huì)議檔號(hào)為“20**-1SX01.1-1～n”（見圖1），人物照片檔號(hào)為“20**-1SX01.2-1～n”，畢業(yè)合影，科研證書，獲獎(jiǎng)證書，校園建設(shè)，產(chǎn)品、儀器設(shè)備等以此類推。

（二）科學(xué)征集，遠(yuǎn)程歸檔

1.建章立制，合理征集

學(xué)校應(yīng)充分重視聲像檔案收集工作，制定相關(guān)規(guī)章制度，并定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)。各高校檔案部門應(yīng)采用重點(diǎn)收集和廣泛收集相結(jié)合的策略，重點(diǎn)收集宣傳部、辦公室、經(jīng)常被委派參與拍攝學(xué)校重大活動(dòng)的老師等聲像檔案較為集中的部門和個(gè)人，并在學(xué)校各部門、各學(xué)院設(shè)置兼職聲像檔案員。同時(shí)，高校檔案管理部門應(yīng)積極擴(kuò)大聲像檔案收集的范圍，每年定期向校內(nèi)教職工征集一兩次聲像檔案，充分利用網(wǎng)絡(luò)和聯(lián)系新聞媒體等機(jī)構(gòu)，及時(shí)收集與本校有關(guān)的聲像檔案。

2.開設(shè)端口，遠(yuǎn)程歸檔

為了提高高校聲像檔案信息和內(nèi)容的完整度，以及各歸檔者的積極性，檔案館可為各兼職聲像檔案員開設(shè)本校的聲像檔案系統(tǒng)端口，使其可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程歸檔（見圖2）。同時(shí)，各部門在完成遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)歸檔后，須將聲像檔案實(shí)體移交學(xué)校檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保管。檔案管理人員應(yīng)選擇部分價(jià)值珍貴和具有歷史意義的數(shù)碼照片進(jìn)行沖洗，建立專門的表、冊(cè)、卡分門別類整理后，有序地上架歸檔。

聲像檔案遠(yuǎn)程歸檔有以下優(yōu)點(diǎn)：一是能夠提高兼職檔案員的歸檔意識(shí)。各兼職檔案員可以在線看到其他兼職檔案員的歸檔情況，這不僅量化了各檔案管理人員的歸檔工作，也便于進(jìn)行年度工作考核。二是收集工作效率提高。各兼職檔案員可在本校局域網(wǎng)內(nèi)隨時(shí)隨地對(duì)聲像檔案進(jìn)行保存和歸檔，收集工作變得更加便捷。三是有利于提高聲像檔案信息的完整度。如果聲像文件的文字說明六要素填寫不完整，兼職檔案員則將無法將相關(guān)聲像檔案錄入系統(tǒng)。這不僅有利于解決聲像檔案文件名填寫不規(guī)范、不齊全的問題，也保證了聲像檔案來源的可靠性。同時(shí)，遠(yuǎn)程歸檔有一些缺點(diǎn)和需要注意的問題，一是安全性問題。多個(gè)端口必然會(huì)給系統(tǒng)增加一定的危險(xiǎn)系數(shù)。為了解決這個(gè)問題，在檔案?jìng)鬏斶^程中，應(yīng)使用VPN，https等技術(shù)，以有效保證數(shù)據(jù)安全。同時(shí)在客戶端中對(duì)不同的檔案管理人員設(shè)置不同的權(quán)限，結(jié)合硬件加密設(shè)備，能夠保證客戶端設(shè)備的使用安全。通過從傳輸和端使用兩方面對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全控制，從而保證安全地使用系統(tǒng)。二是歸檔的聲像文件容易重復(fù)，這需要利用圖像識(shí)別等技術(shù)改進(jìn)系統(tǒng)，系統(tǒng)提示重復(fù)的照片，管理員審核把關(guān)后，進(jìn)行取舍和刪減。

（三）彌補(bǔ)短板，擴(kuò)充內(nèi)容

1.加強(qiáng)聲像檔案的收集工作

“隨著記錄手段和方式的現(xiàn)代化、多元化，資料的內(nèi)容更加豐富多彩”，[4]檔案管理人員要提高學(xué)校教職工聲像檔案意識(shí)，及時(shí)向相關(guān)科室或部門收集有保存價(jià)值的聲像資料。高校科研平臺(tái)中的圖書資料、儀器設(shè)備等購買后須先拍照，再使用，以便留下反映當(dāng)時(shí)教學(xué)、科研情況的聲像檔案。在學(xué)校舉行相關(guān)活動(dòng)時(shí)，檔案管理部門應(yīng)派員提前介入，加強(qiáng)指導(dǎo)，必要時(shí)可直接參與相關(guān)活動(dòng)材料的收集，凡在科研課題、基本建設(shè)項(xiàng)目等活動(dòng)中產(chǎn)生的聲像材料，應(yīng)隨項(xiàng)目文件一同歸檔，從而不斷豐富聲像檔案內(nèi)容。

2.利用口述檔案等擴(kuò)充內(nèi)容

為了有效地保護(hù)歷史記憶，讓每一張照片都“有話可說”，更好地保存和保護(hù)聲像檔案，在實(shí)際檔案工作中，我們可以利用口述檔案和館藏文書檔案等來補(bǔ)充和印證聲像檔案，通過親歷者的回憶和文件資料，從多個(gè)側(cè)面、多個(gè)角度真實(shí)地再現(xiàn)聲像檔案背后的歷史原貌，從而擴(kuò)充聲像檔案的內(nèi)容。這不僅可以糾正以往校史和某些事件中的錯(cuò)誤，揭示某些重要史實(shí)的細(xì)節(jié)與背景，以及背后鮮為人知的感人故事，從而勾勒出一個(gè)立體生動(dòng)的歷史脈絡(luò)，以幫助人們更真實(shí)地了解學(xué)校的發(fā)展史。

*本文系江蘇省高校檔案研究會(huì)檔案科研課題《數(shù)字化背景下高校聲像檔案的管理研究》（項(xiàng)目編號(hào)：jsgdz2016-02）的階段性研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]聶亞林，高校聲像檔案資料分類的思考[J]，黑龍江史志，2015（11）：87.

[2]蔣萬萌，醫(yī)院聲像檔案的管理與開發(fā)利用探討[J]，科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（29）：275.

[3]金秀鳳，馬耀武.現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育中聲像檔案管理之管見[J]，南京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2002（04）： 19.

[4]聶亞林.高校科研類聲像檔案資料開發(fā)利用的思考[J]，城建檔案，2015（06）：30.

作者單位：河海大學(xué)檔案館