煤炭企業(yè)檔案管理信息化數(shù)字化研究

文/鄭鳳梅

當(dāng)前，信息化、數(shù)字化已逐漸成為人們工作和生活不可或缺的重要元素。隨著辦公系統(tǒng)自動化和信息技術(shù)在傳統(tǒng)煤礦企業(yè)的不斷滲透，傳統(tǒng)的檔案管理模式已滿足不了現(xiàn)行工作需要，越來越多的文件以電子形式被生成和接收。福建煤電股份公司檔案管理緊跟新形勢，建立信息化、科學(xué)化、數(shù)字化平臺，創(chuàng)新檔案工作方式方法以適應(yīng)煤炭企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展需求，使新形勢下檔案管理工作駛?cè)肓丝燔嚨馈?/p>

一、推進數(shù)字建設(shè)，強化電子檔案建設(shè)

電腦等大量新興科技的普及運用為數(shù)字化、輕便化開了先河。福建煤電原有紙質(zhì)文件歸檔存儲方法、技術(shù)、手段已不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，因此，推進企業(yè)檔案資料保存的數(shù)字化進程，按照“增量電子化、存量數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、安全第一、保障有力”的原則，加快推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)顯得尤為重要。

檔案信息化硬件建設(shè)方面。針對福建煤電檔案館（室）場所、設(shè)施設(shè)備老舊落后現(xiàn)狀，推進檔案數(shù)字化建設(shè)。福建煤電對原有老舊檔案庫房進行改造擴建，并配置性能優(yōu)越的計算機、打印機、掃描儀和消磁柜等有關(guān)輔助設(shè)備；運用現(xiàn)有企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、OA系統(tǒng)平臺搭建檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、查詢網(wǎng)絡(luò)化、管理科技化，卓有成效地提高了公司檔案信息化管理水平。

檔案信息化的資源建設(shè)。煤炭企業(yè)檔案信息資源與后期新興企業(yè)不同，福建煤電作為老牌國有煤炭企業(yè)，其檔案信息由紙質(zhì)材料步入數(shù)字運用跨越了很長一個時期，新老檔案管理人員繼承了傳統(tǒng)，卻對信息化建設(shè)顯得不夠熱情，原因之一是面對堆積如山的 “陳年老賬”顯得力不從心；原因之二是煤炭企業(yè)重生產(chǎn)輕后勤的慣有思想一定程度阻礙了信息化的推行落實；原因之三是檔案設(shè)施設(shè)備陳舊制約了檔案信息化的開展。針對這三方面原因，福建煤電一是制定了科學(xué)的時間節(jié)點，分而化之地逐步減少堆積的紙質(zhì)檔案；二是重視檔案信息化建設(shè)，在公司內(nèi)部大力推行電子信息運用；三是加大計算機、掃描儀等設(shè)施設(shè)備投入，為檔案從業(yè)人員提供良好的工作條件。

二、量化目標考核，強化檔案機制建設(shè)

開展科技創(chuàng)新，推進轉(zhuǎn)型升級，檔案管理必須與時俱進。對此，福建煤電進一步健全完善檔案管理機制，落實目標責(zé)任制。

堅持創(chuàng)新推動，完善檔案管理工作機制和內(nèi)部機制。隨著企業(yè)辦公自動化的快速推進和企業(yè)改革發(fā)展的新要求，以膠卷、硬盤、U盤、光盤等存儲載體越來越多，各種獎牌、獎杯、印章等實物檔案也日益增多。福建煤電檔案管理與時俱進，緊跟時代發(fā)展步伐，推進創(chuàng)新，敢于破舊，完善企業(yè)檔案管理的收集、分類、整理、銷毀等工作機制。加強組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作細化，部門檔案專人專管，將責(zé)任層層落實，責(zé)任到人。根據(jù)《檔案法》和《檔案實施辦法》，借鑒其他企業(yè)的好經(jīng)驗、好做法，進一步制定完善檔案管理制度，確保檔案管理有章可循、有據(jù)可依。

堅持責(zé)任歸口，完善檔案的收集和管理體系。在公司機關(guān)各部門設(shè)立兼職檔案員，擴大檔案工作的參與范圍，確保各項檔案工作落實到人。根據(jù)公司檔案的類別，將文書、科技、實物、電子等檔案，按照公司部門職責(zé)的分工進行歸口管理，改變部門業(yè)務(wù)檔案無人管理的現(xiàn)象，防止發(fā)生業(yè)務(wù)檔案因收集、整理不及時丟失的風(fēng)險。征集檔案工作意見和建議，完善檔案收集和保管制度，提高檔案管理的科學(xué)性。

將檔案管理前置，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。福建煤電將檔案管理融入企業(yè)中心工作，改變傳統(tǒng)的封閉型服務(wù)方式，變事后歸檔為前端控制，與企業(yè)業(yè)務(wù)管理同布置、同落實、同考核。加強檔案管理考核，每半年對各部門及基層單位檔案管理工作進行一次綜合檢查，年終考評通報，并作為單位（部門）年終績效考核評價重要指標，變被動為主動，把“獨角戲”改為“大合唱”。

三、健全防護體系，強化檔案信息安全

隨著煤炭企業(yè)轉(zhuǎn)型的不斷推進，信息化、無紙化辦公取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公已是必然。但是如果沒有規(guī)范的檔案管理和風(fēng)險防控制度，檔案資料丟失泄密給企業(yè)帶來的風(fēng)險將不可控。因此，建立檔案移交、保存、借閱閉合管理的風(fēng)險防控流程，保證檔案實體與信息安全，防止企業(yè)重要信息不泄露是當(dāng)前檔案管理不可忽視的一項重要工作。

強化檔案實體安全管理。福建煤電建立健全檔案實體資料借閱、調(diào)檔等審批手續(xù)，清楚檔案利用的原因并及時跟蹤；建立健全實體檔案移交制度，根據(jù)公司各部門職責(zé)，按照檔案的類別進行收集入庫；建立健全實體檔案保管、保密制度，將公司重要的、珍貴的檔案設(shè)置秘密等級；建立健全檔案保密安全培訓(xùn)制度，大力加強檔案保密安全宣傳，增強全員檔案安全意識。

強化檔案信息及網(wǎng)絡(luò)安全管理。福建煤電加強公司內(nèi)部使用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的安全管理，更新或升級公司涉密的設(shè)備、系統(tǒng)、軟件，增強防護能力。同時，為確保公司檔案管理信息系統(tǒng)安全運行，采取定期對公司的檔案信息設(shè)備、內(nèi)部網(wǎng)站、辦公管理系統(tǒng)進行安全檢測，安裝專門的計算機殺毒軟件，定期升級，提升防病毒、抗入侵能力。加強對專兼職檔案管理人員涉密電腦的監(jiān)管，安裝防火墻，落實內(nèi)部局域網(wǎng)管理制度，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全運行，增強公司檔案信息及網(wǎng)絡(luò)的抗風(fēng)險能力。

強化重要檔案的保管與使用。福建煤電重點強化管理人員的責(zé)任意識，確實把人、物、技的安全防范措施落實到日常工作，保障檔案信息安全無風(fēng)險。完善檔案信息安全風(fēng)險防控制度，建立以領(lǐng)導(dǎo)牽頭，主管人員負責(zé)落實，部門人員協(xié)調(diào)配合，閉合防控流程，全方位提升風(fēng)險制度執(zhí)行力，杜絕檔案管理漏洞。

四、搭建成長平臺，強化檔案人員素質(zhì)

近年來，隨著福建煤電深化改革，許多從業(yè)人員因公司改革，提前退出崗位或轉(zhuǎn)崗，兼職人員多、新手多，存在素質(zhì)弱化的現(xiàn)象。因此，要適應(yīng)科技信息化飛速發(fā)展的新時期檔案建設(shè)，必須建立一支掌握信息技術(shù)、知識面廣，同時具備豐富檔案專業(yè)知識的新時代檔案人才隊伍。

搭建檔案人員溝通聯(lián)系平臺。福建煤電通過建立QQ群、微信群等方式，加強專業(yè)檔案管理人員的溝通聯(lián)系，尋求業(yè)務(wù)對接和工作指導(dǎo)，及時解決檔案管理中遇到的困難和問題，提升公司檔案管理水平和檔案人員素質(zhì)。

提升檔案員管理能力。根據(jù)檔案管理工作的需要，針對薄弱環(huán)節(jié)，福建煤電采取外請內(nèi)聘、集中培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)自學(xué)等多種模式，開展檔案從業(yè)人員軟件信息、網(wǎng)絡(luò)運用、檔案系統(tǒng)培訓(xùn)。同時，強化檔案管理工作密切相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，使檔案工作能更好地融入企業(yè)現(xiàn)代管理，提高檔案管理效率。

提升檔案人員綜合素質(zhì)。在現(xiàn)代信息社會，檔案管理服務(wù)需求日新月異，必然要求檔案管理人員提升專業(yè)知識和綜合素質(zhì)。福建煤電為提升檔案人員綜合素質(zhì)，開展檔案人員思想教育，不斷增強檔案人員政治素質(zhì)。提高檔案人員待遇，留住檔案管理人才，調(diào)動檔案人員工作積極性。加強企業(yè)文化宣貫，增強檔案人員愛崗敬業(yè)和服務(wù)意識。同時，加強檔案法、保密法等法律法規(guī)培訓(xùn)教育，進一步提升檔案人員的法律觀念。