羅秀娟
(南通大學(xué)圖書館,江蘇 南通 226019)
數(shù)字時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)信息以其海量信息資源、便捷查詢方式正日漸成為主流閱讀源。在此趨勢(shì)下,以信息資源和信息服務(wù)為立身之本的圖書館遇到極大的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展使圖書館喪失信息資源的壟斷地位;數(shù)字化改變圖書館信息服務(wù)模式,去“中介化”趨勢(shì)明顯;用戶因信息消費(fèi)習(xí)慣和需求發(fā)生變化,也不斷遠(yuǎn)離圖書館。在此背景之下,圖書館必須積極轉(zhuǎn)變,從資源能力向服務(wù)能力轉(zhuǎn)變,未來(lái)圖書館的核心競(jìng)爭(zhēng)力應(yīng)該是知識(shí)中心,而高校圖書館的出路就是為用戶提供知識(shí)化、個(gè)性化的嵌入式學(xué)科服務(wù)。
2011年,南通大學(xué)圖書館借助新館落成的機(jī)會(huì),積極響應(yīng)學(xué)?!吧瓴U(kuò)碩”“全面推進(jìn)學(xué)科建設(shè)”的發(fā)展目標(biāo),設(shè)置專題研討室,實(shí)踐嵌入式學(xué)科服務(wù)的創(chuàng)新舉措。自2012年啟用以來(lái),專題研討室受到了全??蒲腥藛T的熱忱歡迎,吸引了多部門的三十支科研團(tuán)隊(duì)入駐,所承擔(dān)項(xiàng)目涵蓋了國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目、國(guó)家科技支撐項(xiàng)目、江蘇省自然科學(xué)基金等多級(jí)別重點(diǎn)立項(xiàng)。圖書館除了為專題研討室入駐團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境外,還為專題研討室配備了“一對(duì)一”責(zé)任服務(wù)館員。在實(shí)踐的過(guò)程中,為了提高學(xué)科服務(wù)的效率和滿意度,借鑒醫(yī)院臨床路徑管理的理念,構(gòu)建專題研討室學(xué)科服務(wù)流程、服務(wù)內(nèi)容和評(píng)估,明顯改善了專題研討室的服務(wù)質(zhì)量,提高了學(xué)科館員團(tuán)隊(duì)的服務(wù)水平,打造出圖書館學(xué)科服務(wù)的特色品牌。
臨床路徑管理(Clinical Pathway Management),最早被稱為“關(guān)鍵路徑法(Critical Paths Method)”,應(yīng)用于工業(yè)領(lǐng)域,是美國(guó)杜邦公司在1957年為新建化工廠而提出的用網(wǎng)絡(luò)圖制訂計(jì)劃的一種管理技術(shù)。20世紀(jì) 80年代,美國(guó) New England Medical Center第一個(gè)將臨床路徑用于健康照顧系統(tǒng),在患者住院期間,按照預(yù)定的診療路徑既可縮短平均住院日和降低費(fèi)用,又可以達(dá)到預(yù)期治療效果的醫(yī)療護(hù)理計(jì)劃治療病人。此后,這一診療模式在美國(guó)的其他醫(yī)院紛紛開(kāi)展,并在英國(guó)、澳大利亞、日本、韓國(guó)等國(guó)家和香港、臺(tái)灣地區(qū)迅速開(kāi)展起來(lái)。90年代中期,臨床路徑理念來(lái)到中國(guó),2009年國(guó)家衛(wèi)生部啟動(dòng)臨床路徑試點(diǎn)工作,并印發(fā)《臨床路徑管理指導(dǎo)原則(試行)》指導(dǎo)試點(diǎn)工。
臨床路徑管理的基本內(nèi)涵是指針對(duì)一個(gè)病種,制定出醫(yī)院內(nèi)醫(yī)務(wù)人員必須遵循的診療模式,使病人從入院到出院依照該模式接受檢查、手術(shù)、治療、護(hù)理等醫(yī)療服務(wù)。標(biāo)準(zhǔn)流程計(jì)劃由醫(yī)師、臨床醫(yī)學(xué)專家、護(hù)士以及醫(yī)院管理者等一組多學(xué)科專業(yè)人員共同制定。臨床路徑以循證醫(yī)學(xué)證據(jù)和指南為指導(dǎo)來(lái)促進(jìn)治療組織和疾病管理的方法,最終起到規(guī)范醫(yī)療行為,減少變異,降低成本,提高質(zhì)量的作用。路徑完成后,組織內(nèi)成員再根據(jù)臨床路徑的結(jié)果分析和評(píng)價(jià)每一例患者的差異,以避免下一例患者住院時(shí)發(fā)生同樣的差異或錯(cuò)誤,依此方式來(lái)控制整個(gè)醫(yī)療成本并維持或改進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量。
借鑒臨床路徑管理的理念,筆者提出學(xué)科服務(wù)路徑管理的概念,即指針對(duì)某一類型的課題組,由學(xué)科館員、學(xué)科用戶、學(xué)科專家、科研秘書和圖書館管理者共同制定出一套學(xué)科館員必須遵循的服務(wù)模式,依照模式為目標(biāo)用戶提供各類個(gè)性化的知識(shí)服務(wù)。該學(xué)科服務(wù)路徑管理模式明確了學(xué)科服務(wù)的目標(biāo)和內(nèi)容、優(yōu)化服務(wù)流程、強(qiáng)調(diào)服務(wù)的反饋評(píng)估。學(xué)科服務(wù)路徑管理以規(guī)范化的指南為指導(dǎo)來(lái)促進(jìn)嵌入式學(xué)科服務(wù)工作的推進(jìn),不僅要求服務(wù)流程的規(guī)范化,促使各項(xiàng)服務(wù)有序發(fā)展,循序推進(jìn),還要求服務(wù)內(nèi)容和要求的規(guī)范化,最終實(shí)現(xiàn)學(xué)科服務(wù)體系的規(guī)范化,確保學(xué)科服務(wù)的質(zhì)量和成效。
學(xué)科服務(wù)路徑管理是對(duì)整個(gè)學(xué)科服務(wù)過(guò)程的管理,過(guò)程即是將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的一組彼此相關(guān)的資源和活動(dòng)。每一個(gè)過(guò)程都是由輸入、轉(zhuǎn)化和輸出組成。引入輸入(活動(dòng)、人、資源)變成輸出(活動(dòng)、資源)是用戶的要求和期望。學(xué)科服務(wù)路徑是以圖書館資源(學(xué)科服務(wù)活動(dòng)、學(xué)科服務(wù)人員和信息資源)變?yōu)樵鲋车闹R(shí)服務(wù)結(jié)果的優(yōu)化了的過(guò)程。學(xué)科服務(wù)路徑的“過(guò)程”,首先是服務(wù)對(duì)象(用戶)的輸入及其所需要的信息資源的投入;其次經(jīng)過(guò)學(xué)科服務(wù)路徑化的各種優(yōu)化的學(xué)科服務(wù)過(guò)程,即質(zhì)量形成和轉(zhuǎn)換過(guò)程;最后輸出具有一定質(zhì)量?jī)?nèi)容的知識(shí)服務(wù)結(jié)果,及以學(xué)科服務(wù)質(zhì)量的提高為實(shí)質(zhì)內(nèi)容的知識(shí)產(chǎn)出,如圖1所示。
圖1 學(xué)科服務(wù)路徑管理的增殖過(guò)程
學(xué)科服務(wù)路徑管理包括了從學(xué)科服務(wù)計(jì)劃到評(píng)估反饋的全過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的全部?jī)?nèi)容,通過(guò)學(xué)科服務(wù)路徑流程的分析和分解,將其分化為組織結(jié)構(gòu)建設(shè)、配套指南設(shè)計(jì)、服務(wù)實(shí)施控制和服務(wù)效果評(píng)價(jià)四個(gè)要素,具體如圖2所示。
圖2 學(xué)科服務(wù)路徑管理流程及分解圖
高校圖書館學(xué)科服務(wù)工作要能夠?qū)崿F(xiàn)高效率高滿意度的運(yùn)轉(zhuǎn),必須有一個(gè)分工明確、責(zé)權(quán)利清晰、流程順暢而且能協(xié)作配合的組織結(jié)構(gòu),因此首先必須組建內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)。新的內(nèi)部學(xué)科服務(wù)管理體系采用矩陣式的組織結(jié)構(gòu),主要由管理委員會(huì)和學(xué)科服務(wù)實(shí)施小組兩大部分組成。管理委員會(huì)由圖書館館長(zhǎng)、分管學(xué)科服務(wù)的副館長(zhǎng)、信息咨詢部主任和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成,主要負(fù)責(zé)制定政策、協(xié)調(diào)統(tǒng)籌、人員配給、教育培訓(xùn)、考核評(píng)估的工作。學(xué)科服務(wù)實(shí)施小組負(fù)責(zé)面向用戶的具體學(xué)科服務(wù)工作,其中管理委員會(huì)指派學(xué)科服務(wù)總負(fù)責(zé)人1名,管理學(xué)科服務(wù)的具體實(shí)施工作。組建高效的學(xué)科服務(wù)團(tuán)隊(duì)、創(chuàng)新學(xué)科服務(wù)組織結(jié)構(gòu)是高校圖書館學(xué)科服務(wù)順利實(shí)施的有力保障。
學(xué)科服務(wù)管理體系建成后,在正式開(kāi)展路徑化學(xué)科服務(wù)之前,要有計(jì)劃性的對(duì)所有學(xué)科館員進(jìn)行宣傳、教育和培訓(xùn),使其深入了解路徑化學(xué)科服務(wù)的內(nèi)涵、步驟和意義,學(xué)科館員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了學(xué)科服務(wù)的質(zhì)量和效果。學(xué)科館員是服務(wù)的直接行動(dòng)人,其對(duì)路徑化學(xué)科服務(wù)的認(rèn)知(Knowledge)、態(tài)度/信念(Attitude)和行為(Practice)尤為重要,直接影響學(xué)科服務(wù)的實(shí)施效果。學(xué)科館員的知識(shí)是形成積極正確服務(wù)信念與態(tài)度的基礎(chǔ),而正確的服務(wù)信念和態(tài)度則是改變行為的動(dòng)力。學(xué)科館員對(duì)路徑化學(xué)科服務(wù)的認(rèn)知和態(tài)度在學(xué)科服務(wù)實(shí)踐中起到了決定性的作用。因此,在學(xué)科服務(wù)正式面向用戶實(shí)施之前,必須重視和抓牢對(duì)學(xué)科館員的教育培訓(xùn)環(huán)節(jié),要求學(xué)科館員扎實(shí)掌握路徑化學(xué)科服務(wù)的理論知識(shí)及技能,積極主動(dòng)為用戶進(jìn)行針對(duì)性、知識(shí)化學(xué)科服務(wù)的信念和行為。
利用網(wǎng)絡(luò)檢索和文獻(xiàn)檢索的方式,收集整理國(guó)內(nèi)各高校圖書館學(xué)科服務(wù)實(shí)踐的成功案例。例如上海交通大學(xué)的IC2人文拓展計(jì)劃、Libguides學(xué)科服務(wù)平臺(tái)等嵌入式學(xué)科服務(wù)服務(wù)項(xiàng)目;武漢大學(xué)的學(xué)科服務(wù)平臺(tái)、服務(wù)營(yíng)銷、科研數(shù)據(jù)管理等項(xiàng)目;清華大學(xué)的學(xué)科服務(wù)平臺(tái)、學(xué)科館員、讀者參與型學(xué)科服務(wù)項(xiàng)目;廈門大學(xué)微信與學(xué)科主頁(yè)結(jié)合、Lib 2.0學(xué)科服務(wù)模式。統(tǒng)計(jì)分析相關(guān)高校圖書館的成功服務(wù)項(xiàng)目,歸納服務(wù)的流程、內(nèi)容和重點(diǎn),在此基礎(chǔ)上,結(jié)合本館的實(shí)情,制定《南通大學(xué)圖書館專題研討室路徑化學(xué)科服務(wù)指南》。指南的主要內(nèi)容包括服務(wù)對(duì)象、服務(wù)依據(jù)、服務(wù)項(xiàng)目的選擇、服務(wù)流程等。
服務(wù)指南中,明確了以入駐專題研討室的課題組所有成員,包括教師和學(xué)生為服務(wù)的對(duì)象。整合課題組的學(xué)科性質(zhì)、科研信息、服務(wù)對(duì)象的具體要求,選擇有側(cè)重點(diǎn)的服務(wù)項(xiàng)目,學(xué)科館員全程參與課題組的科研工作,及時(shí)響應(yīng)用戶的信息需求,主動(dòng)推送密切相關(guān)的前沿性成果、國(guó)內(nèi)外研究的進(jìn)展、帶頭人個(gè)人學(xué)術(shù)影響力分析、相關(guān)機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)力分析、技術(shù)開(kāi)發(fā)的專利現(xiàn)狀、科研成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化的技術(shù)與市場(chǎng)分析等。嚴(yán)格按照前期準(zhǔn)備、用戶研究、服務(wù)項(xiàng)目的選擇、確實(shí)服務(wù)方案、產(chǎn)生服務(wù)產(chǎn)品、評(píng)估服務(wù)效率和效果的流程進(jìn)行學(xué)科化的服務(wù)。
首先,用戶研究階段,用戶的需求是學(xué)科服務(wù)有效開(kāi)展的基本前提和核心要素,必須全面具體并及時(shí)更新用戶信息需求。專題研討室的入駐課題組與圖書館簽訂協(xié)議時(shí),由圖書館領(lǐng)導(dǎo)介紹完成學(xué)科館員與目標(biāo)用戶之間的對(duì)接。筆者在總結(jié)國(guó)內(nèi)優(yōu)秀成功的學(xué)科服務(wù)案例時(shí)發(fā)現(xiàn),傾聽(tīng)用戶的需求是學(xué)科服務(wù)有效開(kāi)展的基石,學(xué)科服務(wù)必須做到“對(duì)癥下藥”,僅僅主觀地推送一些圖書館資源和服務(wù),無(wú)疑等于慢性自殺。要與用戶建立長(zhǎng)期而穩(wěn)固的關(guān)系,學(xué)科館員熟悉用戶的研究領(lǐng)域和信息需求,為用戶解決實(shí)際的問(wèn)題。當(dāng)學(xué)科館員能夠保持長(zhǎng)時(shí)間的及時(shí)響應(yīng)并為學(xué)科用戶提供其需要的知識(shí)服務(wù)后,用戶對(duì)學(xué)科服務(wù)有比較高的信任度和忠誠(chéng)度,從而與學(xué)科用戶建立起長(zhǎng)期穩(wěn)固的聯(lián)系。因此,路徑化學(xué)科服務(wù)特別強(qiáng)調(diào)用戶研究的重要性,“萬(wàn)丈高樓從地起”,要求學(xué)科館員必須熟練掌握所對(duì)接課題組的科研項(xiàng)目的內(nèi)容和方向、科研人員的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)和基本情況,形成一份針對(duì)特定課題組的用戶研究報(bào)告,并且要求這份報(bào)告隨著課題組研究?jī)?nèi)容、人員變動(dòng)等因素的變化而及時(shí)地更新。
其次,搭建課題組微信虛擬研討室,提供互動(dòng)交流分享的平臺(tái),良好通暢的溝通渠道的搭建是學(xué)科服務(wù)有效開(kāi)展和持續(xù)發(fā)展的保障。微信虛擬平臺(tái)的搭建可以實(shí)現(xiàn)學(xué)科服務(wù)無(wú)時(shí)間、空間的限制,從而與用戶建立長(zhǎng)期穩(wěn)定、無(wú)障礙的聯(lián)系。由于服務(wù)的目標(biāo)對(duì)象是直接入駐圖書館的專題研討室的,因此在物理空間上沒(méi)有障礙,學(xué)科館員要做的就是構(gòu)建虛擬平臺(tái),實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)滲透。微信的普及性、響應(yīng)率和及時(shí)性決定了微信學(xué)科群的建立,可以使學(xué)科館員更加緊密、及時(shí)地對(duì)接課題組的需求,提高認(rèn)可度。同時(shí)也使用戶可以更加便捷簡(jiǎn)單地與學(xué)科館員取得聯(lián)系,打破了溝通的壁壘。通過(guò)物理空間專題研討室和微信虛擬平臺(tái)與課題組保持密切聯(lián)系,隨時(shí)跟進(jìn)用戶的需求變化,關(guān)注用戶的反饋和評(píng)價(jià),并迅速做出反應(yīng),從而打破傳統(tǒng)的圖書館服務(wù)思維模式,變消極被動(dòng)服務(wù)為積極主動(dòng)服務(wù)。
最后,學(xué)科館員提供的服務(wù)產(chǎn)品內(nèi)容是整個(gè)學(xué)科服務(wù)的靈魂,是獲得用戶認(rèn)可的最重要的影響因素。在詳盡的用戶調(diào)研報(bào)告和通順的溝通渠道建立的基礎(chǔ),學(xué)科館員主要提供兩大類的服務(wù)內(nèi)容。一類是響應(yīng)用戶需求提供的服務(wù),為科研人員切實(shí)解決當(dāng)前的實(shí)際問(wèn)題,具有較強(qiáng)的時(shí)效性、針對(duì)性和個(gè)性化。這類服務(wù)要求學(xué)科館員必須具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能和服務(wù)意識(shí),提供的服務(wù)必須能夠吻合用戶的需求,提供的資料進(jìn)行初步的梳理和加工,比如利用Excel按照一定的規(guī)律羅列材料的目錄,并簡(jiǎn)單分類。
另一類是學(xué)科館員主動(dòng)推送的服務(wù),根據(jù)課題組用戶的調(diào)研報(bào)告數(shù)據(jù)挖掘共性需求,激發(fā)用戶的潛在需求,具有較強(qiáng)的前瞻性、知識(shí)性、共性化。這類服務(wù)要求學(xué)科館員除了具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)外,還必須有飽滿的工作熱情和責(zé)任感。學(xué)科服務(wù)團(tuán)隊(duì)根據(jù)課題組的學(xué)科方向進(jìn)行了學(xué)科的大體分類,同組的學(xué)科館員共同完成推送給課題組的學(xué)科服務(wù)產(chǎn)品的初稿,各學(xué)科館員再根據(jù)其對(duì)接課題組的具體研究領(lǐng)域進(jìn)行優(yōu)化。主動(dòng)定期推送的學(xué)科產(chǎn)品主要包括研究領(lǐng)域的科研競(jìng)爭(zhēng)力分析、國(guó)內(nèi)外頂級(jí)核心刊物研究走向、前沿動(dòng)態(tài)信息等內(nèi)容。要求推送的內(nèi)容必須形成相關(guān)的系列產(chǎn)品,并逐步品牌化。
路徑化學(xué)科服務(wù)模式中服務(wù)效果的測(cè)評(píng)是至關(guān)重要的環(huán)節(jié),收集整理服務(wù)過(guò)程中的變異數(shù)據(jù)和用戶反饋數(shù)據(jù),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和不足,及時(shí)分析、溝通和改正,使用戶對(duì)學(xué)科服務(wù)產(chǎn)生信任和依賴,增強(qiáng)服務(wù)的信譽(yù)度,從而逐步鞏固圖書館學(xué)術(shù)支撐的地位。路徑化學(xué)科服務(wù)畢竟是一種假說(shuō),一種人為設(shè)置和預(yù)先安排的學(xué)科服務(wù)程序,因此在某種意義上具有一定的主觀性。同時(shí),由于學(xué)科用戶個(gè)人實(shí)際情況的不同,接受服務(wù)的效果也會(huì)不同,因此按照同種服務(wù)方法和流程不一定能取得預(yù)先設(shè)計(jì)好的結(jié)果,從而導(dǎo)致變異情況的發(fā)生,其產(chǎn)生是必然的。因此要求學(xué)科館員在服務(wù)過(guò)程中,必須及時(shí)將變異情況記錄在案,并提交至學(xué)科服務(wù)小組討論,找出變異原因,提出處理意見(jiàn)。同時(shí),學(xué)科服務(wù)是以用戶為中心的服務(wù),因此要重視用戶的反饋信息,第一時(shí)間響應(yīng)。注重用戶反饋信息的記錄、收集、挖掘和分析,能夠有效地發(fā)現(xiàn)服務(wù)過(guò)程中需要改進(jìn)的地方,從而優(yōu)化服務(wù)的內(nèi)容和手段,使學(xué)科服務(wù)深入人心。
路徑化學(xué)科服務(wù)是一種特定環(huán)境下規(guī)定的學(xué)科館員必須遵循的服務(wù)模式,依照模式為用戶提供知識(shí)服務(wù),是一個(gè)有著嚴(yán)格工作順序的規(guī)范化學(xué)科服務(wù)計(jì)劃,是流程管理方法在特定學(xué)科服務(wù)中的體現(xiàn),是一種提高學(xué)科服務(wù)工作質(zhì)量和效率的管理模式。路徑化學(xué)科服務(wù)將學(xué)科服務(wù)的過(guò)程分解成幾大模塊,始終以用戶需求為導(dǎo)向?qū)Ω鱾€(gè)模塊實(shí)施質(zhì)量監(jiān)控,規(guī)范學(xué)科服務(wù)行為,確保學(xué)科服務(wù)產(chǎn)品的高品質(zhì)。
學(xué)科服務(wù)路徑管理機(jī)制的制定,圖書館設(shè)立了專門的學(xué)科服務(wù)團(tuán)隊(duì),明確界定了學(xué)科服務(wù)的對(duì)象、流程和內(nèi)容,對(duì)整個(gè)服務(wù)的流程內(nèi)容進(jìn)行模塊化管理和質(zhì)量控制,正式規(guī)劃了學(xué)科服務(wù)的目標(biāo)、整體戰(zhàn)略布局和發(fā)展規(guī)劃,形成了有效的學(xué)科服務(wù)工作運(yùn)行模式,從而強(qiáng)有力地確保了學(xué)科服務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展。
面向課題組的學(xué)科服務(wù)團(tuán)隊(duì)是由分布在圖書館各部門的精英組成的,考慮到學(xué)科背景、專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力等各方面的因素。學(xué)科館員在開(kāi)展工作的過(guò)程中,有機(jī)會(huì)鍛煉自我的交流溝通能力、團(tuán)隊(duì)合作能力,有條件將自己的專業(yè)特長(zhǎng)發(fā)揮出來(lái),并在實(shí)踐的過(guò)程中進(jìn)步。學(xué)科館員通過(guò)在學(xué)科服務(wù)過(guò)程中各種難題的解決,不斷總結(jié)積累經(jīng)驗(yàn),吸取教訓(xùn),探索各種學(xué)科服務(wù)的方式方法,從而實(shí)現(xiàn)職業(yè)上面的自我成長(zhǎng)和突破。
由于路徑化學(xué)科服務(wù)提高了標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)過(guò)程并對(duì)其進(jìn)行實(shí)行持續(xù)監(jiān)測(cè)和定期評(píng)價(jià),有利于圖書館對(duì)學(xué)科服務(wù)質(zhì)量的控制和持續(xù)改進(jìn)。實(shí)行學(xué)科服務(wù)路徑管理能夠有效地提高服務(wù)的效率和質(zhì)量,高效發(fā)揮學(xué)科館員信息組織的專業(yè)優(yōu)勢(shì),主動(dòng)為學(xué)校的科研發(fā)展發(fā)揮圖書館的信息資源和人才信息組織的優(yōu)勢(shì),得到學(xué)科用戶的肯定和信任,從而在學(xué)校層面上面提高圖書館的整體競(jìng)爭(zhēng)力和話語(yǔ)權(quán)。