新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案管理的重要性

摘要：檔案管理被包括在高校學(xué)生的常規(guī)管理之中，并占有很重要的地位。高校學(xué)生檔案能夠真實(shí)全面的記錄學(xué)生在大學(xué)的生活實(shí)踐以及學(xué)習(xí)情況，是對(duì)學(xué)生，學(xué)校和未來(lái)就業(yè)單位十分重要的資料。加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理，對(duì)于深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，提高就業(yè)率有很大的作用。在市場(chǎng)趨向于就業(yè)，高校擴(kuò)大招生的新形勢(shì)下，高校畢業(yè)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，數(shù)字化顯得更加重要。

關(guān)鍵詞：高校；畢業(yè)生檔案；重要性；作用

隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)教育事業(yè)水平也隨之提高。各高校的錄取比例越來(lái)越高，招生人數(shù)已與原來(lái)大不同，大學(xué)的專業(yè)也有所增加，目前高校畢業(yè)生也逐漸增加，這就顯現(xiàn)出了檔案管理工作的缺陷和不足，給高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。

一、新形勢(shì)下的高校畢業(yè)生檔案管理

高校畢業(yè)生檔案有利于企業(yè)單位了解到畢業(yè)生在大學(xué)的學(xué)習(xí)以及生活狀況，從而去考慮適合此人的工作崗位，并且教育部相關(guān)部門也依據(jù)次檔案來(lái)評(píng)估高校的教學(xué)質(zhì)量。因此，學(xué)生在沒(méi)有畢業(yè)之前參加的各種學(xué)術(shù)研究以及比賽活動(dòng)必須記錄在檔案內(nèi)。高校畢業(yè)生檔案比較全面的記載了大學(xué)生的經(jīng)歷，道德素養(yǎng)，學(xué)習(xí)成績(jī)，實(shí)踐能力等資料，對(duì)學(xué)生以后進(jìn)行就業(yè)，進(jìn)入社會(huì)有重要作用。

新形勢(shì)下高校檔案管理?yè)碛卸鄻有砸约肮δ苄裕瑱n案多樣性體現(xiàn)在來(lái)源與結(jié)構(gòu)的多樣性。因?yàn)楦咝Ｅ囵B(yǎng)學(xué)生的方式不再單一，不只在檔案中記錄學(xué)生的生活，學(xué)習(xí)狀況，入黨情況，還記錄了學(xué)生的道德水平以及各項(xiàng)技能等。所以在這種新形勢(shì)下對(duì)高校畢業(yè)生的檔案也提出了更高的要求，需要把學(xué)生參加的各種實(shí)踐活動(dòng)及時(shí)的加入檔案，規(guī)范檔案管理機(jī)制。

二、高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）學(xué)校輕視學(xué)生檔案管理工作

高校只重視教學(xué)檔案管理，而忽視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)不到學(xué)生檔案管理工作的重要性。學(xué)校對(duì)高校學(xué)生檔案的檢查監(jiān)督不到位，并且沒(méi)有對(duì)學(xué)生進(jìn)行宣傳教育，讓高校學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。此外，學(xué)校也缺乏檔案管理的專業(yè)人員，學(xué)生檔案就顯得雜亂無(wú)章。

（二）學(xué)校檔案管理技術(shù)不先進(jìn)

現(xiàn)在很多高校的檔案工作管理方式單一，技術(shù)落后，管理手段還停留在手工管理，沒(méi)有對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化，即使使用計(jì)算機(jī)，也是以輔助功能，沒(méi)有完全形成電子檔案，與目前高校學(xué)生檔案的特點(diǎn)并不相符。

（三）死檔、斷檔情況普遍

目前高校畢業(yè)生檔案是由人才市場(chǎng)或畢業(yè)學(xué)校代為管理，等畢業(yè)生就業(yè)后再將檔案轉(zhuǎn)到工作單位。但現(xiàn)在的問(wèn)題是現(xiàn)在檔案?jìng)鬟f，轉(zhuǎn)入和管理等工作并不全面，存在很多漏洞，使檔案在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)了高校學(xué)生檔案丟失，人與檔脫離的現(xiàn)象，這樣就不利于畢業(yè)生的工作就業(yè)。

三、高校畢業(yè)生檔案管理的重要性

（一）高校畢業(yè)生檔案可以較完整的記錄學(xué)生的情況

檔案一部分記錄了學(xué)生的學(xué)籍檔案。高校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案以紙質(zhì)形式記錄下了高中學(xué)籍，體檢表，高考成績(jī)，入學(xué)登記表，家庭情況以及在校獎(jiǎng)懲情況等。學(xué)籍檔案在學(xué)生畢業(yè)時(shí)可以轉(zhuǎn)化成人事檔案，學(xué)校把學(xué)籍檔案通過(guò)整理轉(zhuǎn)交給畢業(yè)生的就業(yè)單位或委托給人才交流機(jī)構(gòu)。另一部分的檔案有學(xué)校檔案部門保管，供畢業(yè)生就業(yè)以后來(lái)學(xué)校進(jìn)行查詢的，如高考錄取名冊(cè)，畢業(yè)生登記表，畢業(yè)生成績(jī)單等資料，并且在畢業(yè)生的出國(guó)等方面有著重要作用。

（二）高校畢業(yè)生檔案有利于促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展

學(xué)生檔案可以完整的記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和參與的各種學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，對(duì)個(gè)人以后的發(fā)展產(chǎn)生了重大影響。因?yàn)楦咝W(xué)生檔案的存在，可以有效管理學(xué)生，規(guī)避學(xué)生肆無(wú)忌憚的俄違反學(xué)校紀(jì)律，有利于學(xué)校管理，提高教學(xué)質(zhì)量。一個(gè)學(xué)校的學(xué)生檔案也能夠體現(xiàn)出學(xué)校選拔和培養(yǎng)人才的方式是否多樣性，是否全方面培養(yǎng)學(xué)生的能力，提高學(xué)生的實(shí)踐能力。高校畢業(yè)生檔案的建立，可以激發(fā)學(xué)生在學(xué)校參加各種活動(dòng)的積極性和競(jìng)爭(zhēng)性，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。此外，高校學(xué)生也可以通過(guò)檔案來(lái)全面的了解自己，明白自己的優(yōu)缺點(diǎn)，進(jìn)而進(jìn)行改正，完善自身。

（三）高校畢業(yè)生檔案可以為企業(yè)單位提供依據(jù)

高校畢業(yè)生檔案是真實(shí)、完整的，可以為就業(yè)單位提供評(píng)判依據(jù)。高校畢業(yè)生最終會(huì)進(jìn)入各種不同的企業(yè)單位，會(huì)擁有不同的職業(yè)，二企業(yè)對(duì)學(xué)生進(jìn)行了解評(píng)判甚至錄用的依據(jù)，很大部分是依據(jù)學(xué)生檔案。在目前的就業(yè)市場(chǎng)上，工作單位不僅關(guān)注畢業(yè)生的能力，口才和文憑等外在因素，它們更注重學(xué)生的內(nèi)在素養(yǎng)，這就體現(xiàn)了個(gè)人檔案的重要性，很多單位會(huì)通過(guò)畢業(yè)生的個(gè)人檔案來(lái)了解他們的內(nèi)在。

（四）高校的發(fā)展不能離開學(xué)生檔案管理的升級(jí)

高校學(xué)生檔案的管理對(duì)高校發(fā)展起著至關(guān)重要的促進(jìn)作用。高?？梢酝ㄟ^(guò)學(xué)生檔案來(lái)發(fā)現(xiàn)學(xué)校在教學(xué)和管理方面的漏洞，并找到應(yīng)對(duì)辦法，進(jìn)而促進(jìn)高校的教學(xué)質(zhì)量的提高和教育教學(xué)改革，更適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。并且現(xiàn)在高校正在逐漸擴(kuò)大招生，市場(chǎng)影響就業(yè)，高校畢業(yè)生檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理就顯得尤為重要。這不僅有利于學(xué)校規(guī)范，約束學(xué)生行為，也有利于促進(jìn)高校自身的管理水平提高，提高教學(xué)質(zhì)量，提高人才培養(yǎng)水平。

目前高校畢業(yè)生檔案管理還存在許多問(wèn)題，這就需要學(xué)校樹立正確的檔案觀念，努力規(guī)范檔案管理工作，宣傳檔案管理的重要性，提高檔案管理人員的素質(zhì)，保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性。學(xué)校也要加快畢業(yè)生檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，建立完整的高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，減少管理過(guò)程中的紙質(zhì)數(shù)據(jù)。學(xué)校也應(yīng)把握社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，適當(dāng)?shù)膶?duì)學(xué)校進(jìn)行教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，完善學(xué)生檔案管理。

總而言之，學(xué)校要重視畢業(yè)生檔案的管理，明白學(xué)生檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展有十分重要的作用，努力建立完善高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，解決畢業(yè)生出現(xiàn)斷檔，死檔的問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

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[2]辛宏珍.試析新形勢(shì)下如何做好高校檔案管理工作[J].城市建設(shè)理論研究，2012（33）.

作者簡(jiǎn)介：

袁琳琳（1988年—），女，吉林長(zhǎng)春人，長(zhǎng)春財(cái)經(jīng)學(xué)院，本科，研究方向：檔案管理。