試論工程檔案管理現(xiàn)狀及提高檔案管理水平的舉措

姜濤

摘 要：當(dāng)前隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市化的進(jìn)程不斷加快，建筑工程的發(fā)展也呈現(xiàn)快速增長的趨勢。在建筑工程的管理過程中，檔案的管理是十分重要的，建筑工程中涉及到很多的檔案內(nèi)容，而且建筑工程中的檔案管理對于整體的工程建設(shè)起到重要的作用，重視對建筑工程檔案的管理也是當(dāng)前管理中的一項重要內(nèi)容，需要利用先進(jìn)的技術(shù)加強(qiáng)對檔案的管理。本文筆者根據(jù)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對工程檔案管理對建筑工程質(zhì)量的影響進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理現(xiàn)狀；檔案管理水平

1 建筑工程檔案管理的內(nèi)容

建筑工程檔案管理的內(nèi)容涉及到整個建筑工程的管理中，包括建筑工程初期的設(shè)計、施工階段的內(nèi)容以及竣工階段的資料，每一個階段的工程內(nèi)容都是十分重要的，需要做好對每一個階段的檔案管理。（1）建筑工程設(shè)計階段的工程內(nèi)容包括對于地形的勘測和設(shè)計；（2）施工階段的工程內(nèi)容涉及到建筑材料的選擇和施工方法和技術(shù)等；（3）竣工階段的工程內(nèi)容包括工程造價的結(jié)算、工程的檢查等的內(nèi)容，每一個階段的工程資料都是十分重要的，做好每一個階段建筑工程檔案的記錄，對于建筑工程后期的發(fā)展有著重要的作用。

2 建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀

我國建設(shè)部下發(fā)了《建筑工程文件檔案整理規(guī)劃》等的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對施工企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)提出了更高的要求，而且對于建筑工程檔案管理提供了相應(yīng)的參考規(guī)范，促進(jìn)建筑工程檔案管理的全面、協(xié)調(diào)發(fā)展，建立相應(yīng)的檔案管理工作體制，為檔案管理提供一定的保障。當(dāng)前隨著項目工程建設(shè)的不斷發(fā)展，建筑工程檔案管理的數(shù)量越來越多，檔案管理的信息化建設(shè)也在不斷發(fā)展，檔案管理工作也在探索新的管理方式，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對工程建設(shè)檔案的錄入、瀏覽和檢索，實(shí)現(xiàn)對檔案的全過程管理，利用現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案的管理，我國當(dāng)前建筑工程信息化建設(shè)不斷發(fā)展，建筑工程檔案所需的數(shù)據(jù)庫比較大，檔案信息相對比較分散，很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和統(tǒng)一化的管理，不能滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，而且檔案信息化管理過程中缺乏一定的目標(biāo)，對檔案管理的隨意性比較大，導(dǎo)致檔案發(fā)展緩慢。

3 影響建筑工程檔案管理質(zhì)量的問題

3.1 檔案管理意識不強(qiáng)

在建筑工程施工建設(shè)中，只是重視對工程的建設(shè)，忽視了對建筑工程檔案的管理，對于檔案管理意識淡薄，在檔案管理方面的投資比較少。當(dāng)前信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，但是在建筑檔案管理中，應(yīng)用到的信息技術(shù)比較少，而且信息化的檔案管理還沒有普及，存在檔案管理滯后的現(xiàn)象。建筑工程檔案管理是一項長期的檔案管理工作，在整個項目建設(shè)中發(fā)揮著重要的經(jīng)濟(jì)效益，項目工程建設(shè)部門只是將大量的人力、物力和財力投入到工程建設(shè)中，忽視了對工程項目中檔案的管理，導(dǎo)致施工中很多重要的檔案資料遺失，而且一些基本的工程檔案收集、整理都不能按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。

3.2 對于檔案管理的質(zhì)量不高

在工程檔案管理中，存在對檔案管理的不到位，而且工程檔案管理中管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，對于檔案的收集不完整，導(dǎo)致一些重要的檔案文件資料缺失，還有對于一些隱蔽的工程記錄不全，導(dǎo)致檔案記錄文件不能真實(shí)反映工程的質(zhì)量，導(dǎo)致工程檔案的質(zhì)量不高，也就會相應(yīng)影響檔案后期的利用。國家已經(jīng)出臺了有關(guān)項目檔案管理的規(guī)定，制定了專門的規(guī)范性文件，但是在實(shí)際執(zhí)行的過程中，很多工程建設(shè)單位忽視了對一些制度的學(xué)習(xí)，不能嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理工作沒有充分做到位。

3.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

在對建筑工程檔案管理的過程中，從事建筑工程檔案管理的人員缺乏加強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)能力，建筑工程項目管理中，沒有安排專門的管理人員對檔案進(jìn)行管理，檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能，對于檔案的管理都是一些非檔案專業(yè)人員。而且在當(dāng)前數(shù)字化和信息化發(fā)展的背景下，熟悉計算機(jī)和管理專業(yè)知識的人員相對較少，檔案管理人員還采取傳統(tǒng)的手工操作模式，管理的工作效率相對比較低，不利于檔案后期的查閱和利用，對于檔案的管理還缺乏一些優(yōu)秀的專業(yè)人員。

4 提高建筑工程檔案管理質(zhì)量的措施

4.1 認(rèn)識到檔案管理的重要性

在建筑工程建設(shè)的過程中，任何一個項目工程的建設(shè)單位都需要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，加強(qiáng)對檔案管理中人力、物力和財力的投入，不僅要重視工程項目的建設(shè)，而且要重視對檔案的管理。建筑工程項目的管理者需要將檔案管理納入到工程項目建設(shè)中。對于建筑工程中歸檔的內(nèi)容主要包括合同和委托書、檢測方案、檢測記錄以及委托方的相關(guān)資料，需要?dú)w檔整理的材料也是相對比較多，要注重檔案管理的自動化水平，將檔案管理中的經(jīng)費(fèi)納入到當(dāng)年的工程預(yù)算中，加大對檔案管理方面的資金投入，配備一些必要的設(shè)施設(shè)備，結(jié)合工程項目的實(shí)際特點(diǎn)，應(yīng)用檔案管理方面的各種軟件，提升檔案管理的自動化水平，提升檔案管理的效率。

4.2 加強(qiáng)對建筑工程檔案管理的質(zhì)量

建筑工程中的檔案對于建筑工程以后的發(fā)展有著重要的借鑒作用，建筑工程的檔案管理需要嚴(yán)格按照工程建筑行業(yè)中檔案管理的需求，注重對檔案的收集、整理工作，要能夠充分提升建筑工程檔案管理的質(zhì)量，為后期檔案的歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。例如，建筑工程在竣工之后，都會有工程竣工圖紙，竣工圖也是對項目工程建設(shè)的實(shí)際反映，是工程項目建設(shè)中的重要內(nèi)容，因此，對于竣工圖的驗(yàn)收和整理也是檔案管理中的重要一部分。就需要相關(guān)的資料管理人員及時做好對檔案的歸檔收集和整理，做好對相關(guān)檢測報告的蓋章和整理。檢驗(yàn)部門需要對竣工圖紙的相關(guān)技術(shù)性資料進(jìn)行整理歸檔，填寫好歸檔的清單，資料管理人員進(jìn)行編目保存。其中主要包括施工環(huán)節(jié)和后期工程竣工環(huán)節(jié)的檔案管理，有工程建設(shè)過程中相關(guān)的文字、圖紙等資料等。

4.3 注重加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對于建筑工程管理中檔案的管理需要有專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，要提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和個人技能，通過引進(jìn)一些具備專業(yè)知識的人才，做好對相關(guān)人員的培訓(xùn)，包括有關(guān)檔案管理方面的專業(yè)知識，工程施工內(nèi)容以及計算機(jī)技術(shù)等，提升檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，要讓相關(guān)的檔案管理人員能夠?qū)W會利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理，能夠提升檔案管理的效率。從建筑工程檔案管理中掌握檔案形成的過程、檔案的特點(diǎn)以及檔案的處理，要適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的需要，提升檔案管理人員的責(zé)任意識，使檔案管理工作能夠適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展。例如，檔案管理工作中的檢測工作需要利用信息技術(shù)完成，對于檢測報告的審核需要建立一個電子平臺，實(shí)現(xiàn)在線審批，也就會減少找領(lǐng)導(dǎo)簽字的這一項流程，提升了檔案管理的效率，增強(qiáng)個人的專業(yè)技能和管理水平，學(xué)習(xí)一些新的管理理念，要注重整個建筑行業(yè)中的檔案管理工作，提高對檔案管理的認(rèn)識。

5 結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案管理是對建筑工程發(fā)展的重要記錄，對于建筑工程以后的建造有著很大的借鑒作用，做好建筑工程的檔案管理工作需要專業(yè)的人員進(jìn)行管理。認(rèn)識到檔案管理的重要性，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)管理手段，提高檔案管理人員的責(zé)任意識，認(rèn)識到檔案管理的重要性，將各種先進(jìn)的管理理念和管理方法應(yīng)用到檔案管理中，提高建筑工程檔案管理的水平。

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