學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用分析

張晶

摘要：在我國大力發(fā)展信息化技術(shù)的背景下，學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化也逐漸成為社會(huì)發(fā)展大趨勢，同時(shí)也是學(xué)校發(fā)展檔案管理的必然要求。學(xué)校在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)，一方面可以提升服務(wù)質(zhì)量，使監(jiān)督工作更加有效，也能有效減低檔案管理所受到的人為干擾。本文主要介紹學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足之處，分析在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的主要特征，并探究學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的具體措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；信息技術(shù)

在科學(xué)技術(shù)發(fā)展中，社會(huì)中的各項(xiàng)工作都開始邁向信息化發(fā)展，而學(xué)校在管理檔案方面也積極應(yīng)用信息化技術(shù)。如今，計(jì)算機(jī)在慢慢代替人工方式的檔案管理，檔案管理不再需要進(jìn)行繁瑣而大量的重復(fù)性工作，大大解放了檔案管理的勞動(dòng)力，同時(shí)檔案管理也更加明了化和簡潔化，學(xué)校檔案的質(zhì)量也可以得到保證。所以，要在學(xué)校的檔案管理中積極應(yīng)用信息化技術(shù)，將學(xué)校檔案的作用充分發(fā)揮出來，推動(dòng)學(xué)校的良好發(fā)展。

1.學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理的不足

在教育單位中學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)重要組成，其內(nèi)容對學(xué)校管理人員和決策人員都極為重要。因此，學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)要方便用戶查詢，并及時(shí)提供給用戶所需信息[1]。學(xué)校管理檔案的傳統(tǒng)方式是人工管理以紙質(zhì)文件形式保存的檔案，存在一些不足之處。（1）工作效率比較低。以人工方式來管理學(xué)校的文件檔案，因信息量較大，檢索檔案比較麻煩，對檔案管理效率造成嚴(yán)重影響。（2）保密性比較差。人工方式對文件檔案進(jìn)行管理時(shí)，會(huì)有較多主題接觸到檔案，嚴(yán)重威脅到檔案保密性。（3）查找、維護(hù)和更新檔案有一定的難度。管理檔案的傳統(tǒng)模式中，一旦長時(shí)間積累檔案，就會(huì)有大量數(shù)據(jù)需要整理，增加了查找、維護(hù)和更新檔案的難度。

2.信息技術(shù)管理學(xué)校檔案的特點(diǎn)

在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛的當(dāng)下，信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)都得到廣泛應(yīng)用，全世界都朝信息化方向發(fā)展。計(jì)算機(jī)普及大大促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展，而各種高科技正在對社會(huì)生活和工作的各個(gè)方面產(chǎn)生重要影響。在普及自動(dòng)化辦公的背景下，學(xué)校檔案管理更多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達(dá)到現(xiàn)代化管理。對于學(xué)校管理檔案傳統(tǒng)方式中的不足，需要積極構(gòu)建應(yīng)用信息技術(shù)的檔案管理方式，達(dá)到檔案管理的自動(dòng)化與信息化。在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的特征是：（1）應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)方便查閱檔案信息，有較大的存儲(chǔ)量，且處理速度比較快。管理檔案的現(xiàn)代化系統(tǒng)可以使用處理電腦文字的軟件，通過圖像、表格的靈活應(yīng)用將檔案分成不同類別，并構(gòu)建管理學(xué)校檔案的系統(tǒng)，方便對檔案進(jìn)行閱讀、查詢、交流、修改與重復(fù)應(yīng)用[2]。（2）應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)代化管理學(xué)校檔案的工作要由高素質(zhì)、高技能的專職人員來擔(dān)任。學(xué)校管理檔案的工作人員需要對檔案工作抱有熱忱之心，了解學(xué)校檔案的主要內(nèi)容，從而將管理學(xué)校檔案的工作做好。（3）人力資源得到節(jié)省。不同于學(xué)校管理檔案的傳統(tǒng)方式，信息化檔案管理只要兩三名具有專業(yè)水平，且較高綜合素質(zhì)的工作人員就能完成管理工作，人力資源能夠得到節(jié)省，學(xué)校管理檔案的成本得到降低。（4）工作效率比較高。應(yīng)用信息技術(shù)對學(xué)校的檔案信息加以整合，在必要時(shí)可以很方便地進(jìn)行查閱和調(diào)用，短時(shí)間就可以查閱到需要的信息，檔案使用率和調(diào)閱檔案工作的工作效率都得到提升。

如今學(xué)校管理檔案人員的普遍情況是知識結(jié)構(gòu)不夠合理、知識出現(xiàn)老化等問題。二十一世紀(jì)屬于信息化時(shí)代，必須緊跟社會(huì)發(fā)展，及時(shí)將學(xué)校檔案管理發(fā)展中出現(xiàn)的不足解決掉，重視提升檔案管理隊(duì)伍管理水平的整體提升，對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)與專業(yè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。如今，學(xué)校檔案管理的一個(gè)必要工作就是提升檔案管理人員的整體水平，以滿足檔案事業(yè)的發(fā)展。

應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)代檔案管理是一個(gè)新生事物，依然存在一些需要改進(jìn)的地方。其一，在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，會(huì)出現(xiàn)很多電子文件，而大部分檔案載體是磁介材料、其他載體等，記錄信息的方式從傳統(tǒng)的圖形或文字變?yōu)闄C(jī)器才可以識別出的數(shù)碼，出現(xiàn)了新型化的檔案載體，而歸檔與保管新型化的檔案載體成為一個(gè)新問題。其二，我國如今還未出臺(tái)歸檔電子文件、管理電子檔案的有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，法律上面也未給出明確的規(guī)定。其三，電子文件具有完整性、真實(shí)性、拷貝性、易修改性等特點(diǎn)，且歸檔管理和檔案信息的載體具有原始性，檔案管理學(xué)的理論基礎(chǔ)需要加深研究并指導(dǎo)學(xué)校的檔案管理工作。

3.學(xué)校檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的措施

學(xué)校為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，必須盡快構(gòu)建應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)代化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，推動(dòng)學(xué)校在新時(shí)期的發(fā)展。

3.1檔案信息收錄和管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

如今，應(yīng)用信息技術(shù)管理學(xué)校檔案存在規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化不足，應(yīng)用軟件使用較多且比較混亂等情況，對檔案管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用產(chǎn)生不良影響[3]。信息化的檔案管理要將學(xué)校管理檔案信息的工作變成可持續(xù)化、整體化的自動(dòng)過程。優(yōu)先整理保存和歸檔比較重要的紙質(zhì)化檔案，之后在網(wǎng)上全面擬定、檢查、核對和傳閱檔案，形成最終歸檔，以確保收錄的檔案信息完整。要建立完善、全面的校園信息化網(wǎng)絡(luò)，借助校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)把學(xué)校各個(gè)部門整理好的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案信息傳送到學(xué)校專門收錄和管理檔案的部門，以提升收錄與整理檔案信息的質(zhì)量與效率。

3.2有關(guān)人員要加強(qiáng)認(rèn)識信息技術(shù)

學(xué)校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的工作人員必須深入認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要價(jià)值，這是將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理的必要步驟。在一所學(xué)校誕生之后，學(xué)校檔案就開始全面記錄學(xué)校在各個(gè)階段的發(fā)展信息，在學(xué)校的一些重要工作中發(fā)揮了較大的作用，比如教務(wù)活動(dòng)的完善、科學(xué)研究和教學(xué)改革等。所以，有關(guān)人員要加強(qiáng)認(rèn)識學(xué)校檔案管理的信息化，推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化進(jìn)程。具體來說，就是結(jié)合學(xué)校檔案管理中對信息化技術(shù)的應(yīng)用與校內(nèi)管理日程、日常會(huì)議，學(xué)校在年度考核中應(yīng)該納入高效、高質(zhì)的檔案管理，并將檔案管理的信息化當(dāng)做檔案管理者的責(zé)任。

3.3校內(nèi)的辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和信息化

學(xué)校管理檔案的工作不但屬于檔案管理部門正常的工作范圍，校內(nèi)其他部門在檔案信息的提供上也擔(dān)負(fù)一定的責(zé)任[4]。校內(nèi)的辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和信息化，可以大大提升各個(gè)部門信息記錄的完整性。具體來說就是各個(gè)部門把檔案傳送到校園網(wǎng)中，而專門管理檔案的部門進(jìn)行收錄與整理，這樣檔案信息的收錄就會(huì)更加全面，與此同時(shí)，校內(nèi)各個(gè)部門間交流信息的效率也得到提升，學(xué)校辦公整體效率大大提高，改變各個(gè)部門以往各自為政只關(guān)注部門內(nèi)部的工作方式。此外，信息化檔案在包括有紙質(zhì)檔案文字信息的同時(shí)，也包含有圖片、影像和聲音等多媒體的數(shù)據(jù)信息。借助校園網(wǎng)可以通過多樣化方式來展示校內(nèi)的檔案信息，真正達(dá)到檔案管理的信息化服務(wù)。

3.4加強(qiáng)建設(shè)學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)庫和辦公自動(dòng)化

當(dāng)前時(shí)期，從總體上來說檔案信息的自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)從文件處理逐漸過渡到了信息化管理階段，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵步驟就是建設(shè)數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是借助先進(jìn)化信息技術(shù)科學(xué)化管理和方便應(yīng)用資料的系統(tǒng)、為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化，必須建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫。

另外，需要加強(qiáng)建設(shè)自動(dòng)化辦公設(shè)備，以提升管理檔案的質(zhì)量和效率。在信息化時(shí)代，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的主要標(biāo)志就是應(yīng)用微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化管理。借助微機(jī)管理文書檔案的主要優(yōu)點(diǎn)是：其一，立卷方式是將“件”作為單位，方便文書檔案進(jìn)行接收、立卷和鑒定，方便將沒有保存意義的文件及時(shí)剔除出去。比如在將某份文件剔除時(shí)，就不用進(jìn)行拆卷這樣的麻煩工作。此外，借助計(jì)算機(jī)對檔案管理進(jìn)行輔助，在保管檔案的期限內(nèi)加以調(diào)整，借助計(jì)算機(jī)調(diào)整和刪改檢索工具，工作時(shí)效性能得到大大提升。其二，微機(jī)管理一方面能及時(shí)對遺漏的文件進(jìn)行增缺補(bǔ)漏，另一方面能確保文件原貌。此外，利用信息化技術(shù)來管理檔案資料，比較方便檢索，且有較高的準(zhǔn)確率，能對檔案目錄進(jìn)行隨時(shí)修改，從而將遺漏問題及時(shí)解決掉，達(dá)到有效管理文書檔案的目的，實(shí)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的提升。其三，微機(jī)管理能提高文檔保密性。微機(jī)管理可以將檔案資料修改成單份的文件加以利用，而使用者就不會(huì)接觸到與其需要沒有關(guān)系的文件，達(dá)到文檔的保密要求。

3.5加強(qiáng)培訓(xùn)信息技術(shù)

學(xué)校管理檔案的實(shí)踐活動(dòng)中，為提升檔案管理者的創(chuàng)新意識與參與意識，需要對檔案管理者的計(jì)算機(jī)能力、創(chuàng)新能力和思維能力加以培養(yǎng)，檔案管理者在掌握一些信息技術(shù)之后，就可以自由選擇青睞的信息化技術(shù)來管理檔案，從而更加積極地投入到學(xué)校檔案管理的工作中。在培訓(xùn)中，可以采取多樣化的工作模式，比如體驗(yàn)式、創(chuàng)作式、互動(dòng)式和研討式等，能夠達(dá)到較好的培養(yǎng)效果[5]。不過，在管理學(xué)校檔案的現(xiàn)代化工作方式中，很難找到具有普適性的最佳檔案和萬能方案。在管理學(xué)校檔案的時(shí)候，需要優(yōu)化組合教學(xué)方法，并在實(shí)踐中綜合應(yīng)用。

盡管學(xué)校的檔案管理比較重視探究性學(xué)習(xí)，重視學(xué)習(xí)新方式與新技術(shù)，并理解重要概念，從而借助管理檔案的實(shí)踐過程，讓檔案管理者加深對信息化技術(shù)的理解和應(yīng)用。在培訓(xùn)學(xué)校檔案管理工作人員的時(shí)候，一方面要重視理論教學(xué)，提高檔案管理者的信息技術(shù)知識儲(chǔ)備，從而加強(qiáng)對信息技術(shù)的掌握，以實(shí)現(xiàn)高效管理目標(biāo)；另一方面也要重視實(shí)踐教學(xué)，使檔案管理者的視野得到拓展，實(shí)踐過程中升華檔案管理者的情感與認(rèn)知，體驗(yàn)過程中培養(yǎng)搜集信息的能力與創(chuàng)新能力，通過交流提升合作能力。

3.6在學(xué)校檔案的基礎(chǔ)管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)

學(xué)校管理檔案的任務(wù)繁重，學(xué)生流動(dòng)性較大，所以檔案管理要經(jīng)常更新、細(xì)化和分類，而人工方式的工作效率比較低，所以，可以借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索的編制工作。在對檔案進(jìn)行整編時(shí)，可以通過著錄項(xiàng)目建立檔案機(jī)對目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行讀取，之后，借助已有數(shù)據(jù)自動(dòng)化分類目錄并編制專題，從而依據(jù)不同要求對檔案進(jìn)行分類管理。針對校內(nèi)本身存在的紙質(zhì)管理文件，可以依據(jù)信息管理要求將信息錄入到信息化系統(tǒng)中。通過采取這種方式，確保數(shù)據(jù)可靠性并提高歸檔準(zhǔn)確性。

另外，借助計(jì)算機(jī)來檢索檔案。計(jì)算機(jī)檢索的特點(diǎn)是針對性和高效性，在登記與統(tǒng)計(jì)大量數(shù)據(jù)中能依照所輸人名、時(shí)間或?qū)I(yè)方向等檢索檔案庫。利用關(guān)鍵詞不但能檢索到使用者所需的檔案原件，也能對系統(tǒng)、數(shù)據(jù)是否足夠準(zhǔn)確進(jìn)行檢查。

4.結(jié)語

學(xué)校檔案管理為了更加方便利用檔案數(shù)據(jù)，減輕檔案管理者的工作量，并提高檔案管理的質(zhì)量，要積極應(yīng)用信息化技術(shù)。為此，檔案信息收錄和管理要更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，校內(nèi)的辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和信息化，加強(qiáng)培訓(xùn)信息技術(shù)，提高信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用。

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