淺析OA辦公自動(dòng)化背景下的文書(shū)檔案管理

摘要：文書(shū)檔案管理是學(xué)校發(fā)展過(guò)程中重要的信息整合環(huán)節(jié)，是學(xué)校科學(xué)管理的重要組成部分。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代辦公形式日益呈現(xiàn)出自動(dòng)化趨勢(shì)，很多學(xué)校開(kāi)始使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System，簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)），在文書(shū)檔案領(lǐng)域也逐漸運(yùn)用OA系統(tǒng)以提升管理的手段和效率。本文重點(diǎn)探討辦公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理工作呈現(xiàn)出的特點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上提出一系列的完善策略。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;文書(shū)檔案管理

辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化的辦公與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合形成的一種辦公形式，通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了辦公從傳統(tǒng)的手工模式向無(wú)紙化模式的轉(zhuǎn)變，促使學(xué)校各部門(mén)在數(shù)字化辦公過(guò)程中信息傳遞更加便捷，尤其是通過(guò)信息的交流和管理實(shí)現(xiàn)了辦公信息的共享。文書(shū)檔案管理工作作為辦公自動(dòng)化的重要組成部分，隨著OA系統(tǒng)的引入，學(xué)校文書(shū)檔案管理工作方面發(fā)生巨大的變化，以往需要通過(guò)手工整理歸檔的紙質(zhì)文件資料，引用現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化技術(shù)可以通過(guò)掃描和識(shí)別以數(shù)字化的形式來(lái)進(jìn)行規(guī)范化保存，不僅改變了傳統(tǒng)的儲(chǔ)存模式、管理方式，而且極大地提高了文書(shū)檔案管理的整理和形成效率，從而實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、系統(tǒng)的文書(shū)檔案管理目標(biāo)。

一、OA辦公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理的新特點(diǎn)

1.1 文書(shū)檔案管理效率更高

以往的文書(shū)檔案管理工作中，文件的收集和歸檔往往處于滯后的狀態(tài)，而且絕大部分工作需要靠人力手工來(lái)完成，這對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求很高，需要他們有很強(qiáng)的責(zé)任心和耐心;同時(shí)文件的收集往往處于滯后的狀態(tài)，文書(shū)檔案整理歸檔費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率很低。在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，通過(guò)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)所具有的分類、統(tǒng)計(jì)、檢索等功能，可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的及時(shí)性和完整性，省去了傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中文件收集、整理等工作環(huán)節(jié)，極大地減少了人力資源的成本，提高了文書(shū)檔案的管理效率。

1.2 文書(shū)檔案保存時(shí)間更長(zhǎng)

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案多數(shù)是紙質(zhì)資料，在實(shí)際的保存過(guò)程中很容易受到周圍環(huán)境的影響，例如溫度、濕度、火災(zāi)、蟲(chóng)害等因素而遭受損壞，在借閱過(guò)程中還有可能發(fā)生人為的損害，給文書(shū)檔案帶來(lái)不可挽回的損失。而在辦公自動(dòng)化背景下，文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化成為電子文件，通過(guò)選擇不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體，如硬盤(pán)存儲(chǔ)、磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)以及網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)等方式，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的便捷、穩(wěn)定傳輸。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，電子文件的存儲(chǔ)技術(shù)越來(lái)越高，數(shù)據(jù)不容易丟失，能夠大幅度延長(zhǎng)文書(shū)檔案的保存時(shí)間。

1.3 文書(shū)檔案規(guī)范化要求更高

在辦公自動(dòng)化背景下，文書(shū)檔案管理工作包括對(duì)電子文件從產(chǎn)生、傳遞、處理到歸檔的整個(gè)過(guò)程，OA系統(tǒng)中對(duì)文件歸檔的相應(yīng)操作都是對(duì)文件和檔案管理的具體體現(xiàn)。要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的科學(xué)管理，必須對(duì)歸檔的流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，明確各個(gè)部門(mén)的歸檔責(zé)任和工作權(quán)限，OA系統(tǒng)中對(duì)著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，可以說(shuō)在辦公自動(dòng)化條件下，文書(shū)檔案的收集、整理和歸檔操作要求更加規(guī)范化，只有這樣才能為日后的檔案信息檢索和查閱奠定基礎(chǔ)。

1.4 文書(shū)檔案信息檢索效率更高

OA系統(tǒng)中支持文書(shū)檔案數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)一次輸入就可以多次使用，文書(shū)檔案的管理人員將文件擬寫(xiě)、簽發(fā)、編號(hào)、著錄并發(fā)布后，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)點(diǎn)擊歸檔，就完成了完整的文書(shū)檔案歸檔工作。同時(shí)OA系統(tǒng)還提供信息檢索功能，當(dāng)需要查詢文書(shū)檔案資料時(shí)，查詢?nèi)藛T可以根據(jù)自己的訪問(wèn)權(quán)限在辦公系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行信息檢索并直接查閱到相關(guān)的內(nèi)容，避免了傳統(tǒng)的檔案查詢需要到檔案室翻閱紙質(zhì)資料的繁瑣步驟，更好地實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案信息的數(shù)字化資源共享。

二、辦公自動(dòng)化條件下的文書(shū)檔案管理路徑

2.1 完善數(shù)字化文書(shū)檔案管理系統(tǒng)

為了能夠辦公自動(dòng)化條件在下更好地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，需要對(duì)OA系統(tǒng)及文書(shū)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，要選擇一個(gè)安全穩(wěn)定的系統(tǒng)架構(gòu)，只有這樣才能確保文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的安全和完整，確保其能夠長(zhǎng)期保存。在系統(tǒng)架構(gòu)的架設(shè)過(guò)程中要做好網(wǎng)絡(luò)的安全工作，能夠及時(shí)地對(duì)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的異地備份，目前很多OA系統(tǒng)都已經(jīng)具備了這樣的功能。同時(shí)還要完善管理系統(tǒng)的電子簽章驗(yàn)證系統(tǒng)，確保文書(shū)檔案中每一條電子檔案信息都是唯一的和不可更改的。需要說(shuō)明的是雖然在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)下電子文檔的管理水平越來(lái)越高，但是實(shí)體的紙質(zhì)文檔仍具有唯一性和不可替代性，因此在保存電子檔案資料的同時(shí)還要同步保存紙質(zhì)的文書(shū)檔案資料。

2.2 規(guī)范文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

要想做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理工作，必須規(guī)范文檔管理的體制，將技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。首先要對(duì)文檔管理的體制進(jìn)行規(guī)范，很多單位的文件和檔案管理部門(mén)都是獨(dú)立的，檔案管理部門(mén)很難對(duì)文件進(jìn)行前期的控制，因此必須規(guī)范管理體制，將單位內(nèi)部的文件和檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，讓檔案部門(mén)能夠?qū)ξ募芾砥鸬角捌诘目刂坪凸芾砉δ埽屛募男纬商幚?、歸檔管理到查閱資料等各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠在檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督下進(jìn)行;其次是制定好業(yè)務(wù)流程的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該將文件處理和歸檔流程進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，將電子文件的格式進(jìn)行統(tǒng)一;最后是要將技術(shù)操作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該采用性能穩(wěn)定、操作便捷、兼容性強(qiáng)的軟件系統(tǒng)，同時(shí)做好文書(shū)檔案管理系統(tǒng)相關(guān)參數(shù)的調(diào)整和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，包括數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)以及不同數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等，確保不同類型的電子文件都能夠從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向文書(shū)檔案系統(tǒng)平滑的轉(zhuǎn)換。

2.3 確保文書(shū)檔案管理的安全性

OA系統(tǒng)在給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也不可避免地帶來(lái)了數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)黑客以及網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫都會(huì)給文書(shū)檔案管理數(shù)據(jù)的安全性造成威脅。因此在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)背景下，需要加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采用先進(jìn)的信息安全保障技術(shù)，比如加裝防火墻、安裝防病毒軟件來(lái)提高預(yù)防攻擊，要經(jīng)常做好文件檔案數(shù)據(jù)的備份工作，制定文書(shū)檔案歸檔管理和安全使用的相關(guān)制度，設(shè)定好每一位操作人員的訪問(wèn)權(quán)限，確保不相關(guān)人員對(duì)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)限制。為了防止文書(shū)檔案電子數(shù)據(jù)被篡改，應(yīng)該將電子公文設(shè)置為只讀狀態(tài)，確保電子文件的安全。

2.4 提高文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是文書(shū)檔案管理的主體。隨著檔案事業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，在辦公自動(dòng)化條件下的文書(shū)檔案管理工作，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。作為檔案管理人員，必須摒棄舊的管理思想和管理模式，樹(shù)立全新的觀念，才能從整體上提高檔案工作的管理水平和工作效率。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)等相關(guān)技術(shù)，全面了解OA系統(tǒng)中電子文書(shū)檔案管理的操作規(guī)程，明白電子文件檔案管理的要求，這樣才能發(fā)揮好信息技術(shù)在文書(shū)檔案歸檔中的作用。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化為文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)了新契機(jī)，工作效率和工作質(zhì)量得到了前所未有的突破，解決了文書(shū)檔案存儲(chǔ)的空間問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化共享。檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，積極探尋文檔一體化管理的有效措施，不斷創(chuàng)新工作思路，完整、準(zhǔn)確、及時(shí)地做好文書(shū)檔案管理工作，開(kāi)發(fā)利用好檔案資源，從而開(kāi)拓文書(shū)檔案管理的新局面，更好地服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

周慶豐（1986年—），女，漢族，江西廣豐人，本科，檔案館員，研究方向：綜合檔案管理。