新時(shí)代做好檔案工作應(yīng)把握的重點(diǎn)

李彥萍

摘 要：在新形勢(shì)下，企業(yè)的檔案管理工作獲得了一定的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化和現(xiàn)代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。這就要檔案單位充分地意識(shí)到檔案管理工作的作用，結(jié)合企業(yè)的實(shí)情，構(gòu)建完善的檔案管理體系，通過(guò)先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；重點(diǎn)

1 檔案管理對(duì)于企業(yè)的重要意義

1.1 檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作

檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的，記錄企業(yè)各類經(jīng)營(yíng)信息的載體。檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門、各個(gè)層次。加強(qiáng)檔案管理工作是夯實(shí)企業(yè)基礎(chǔ)管理，規(guī)范管理行為，提升企業(yè)管理水平的重要手段。

1.2 檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富

檔案作為一種信息資源，是企業(yè)歷史的承載，也是企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)、科研成果的重要體現(xiàn)，是企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)。檔案管理信息，可以為管理者及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)；檔案信息也是企業(yè)誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)成果的體現(xiàn)，為企業(yè)對(duì)外合作提供支持依據(jù)。

1.3 加強(qiáng)檔案管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要內(nèi)容

檔案對(duì)我們的經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任起著重要的證明作用?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，不僅對(duì)于規(guī)范企業(yè)管理，傳承歷史文明具有重要作用，而且對(duì)防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、避免經(jīng)濟(jì)糾紛、證明管理責(zé)任具有重要意義。

2 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

縱觀我國(guó)當(dāng)前各行業(yè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀不難看出，工作人員技術(shù)水平普遍不高。由于深受較多因素的影響，當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力以及工作業(yè)務(wù)水平并不高，加之企業(yè)不重視檔案管理，導(dǎo)致崗位人員無(wú)法快速更新專業(yè)知識(shí)，參與技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少之又少。檔案管理人員通常是兼職或是承擔(dān)多項(xiàng)職能。長(zhǎng)久以來(lái)，負(fù)責(zé)檔案管理的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，并沒(méi)能形成正確的工作觀念，部分人員認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)，無(wú)法將該項(xiàng)工作看成是企業(yè)管理的重要部分。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理僅僅是保管好重要的檔案信息便可，該項(xiàng)工作無(wú)法同生產(chǎn)崗位相比，后者才能夠創(chuàng)造出可觀的經(jīng)濟(jì)效益，前者無(wú)法對(duì)企業(yè)創(chuàng)新、創(chuàng)造性發(fā)展發(fā)揮太大影響。

3 在新形勢(shì)下檔案管理工作的重點(diǎn)

3.1 重視檔案管理工作的規(guī)范化

對(duì)于檔案單位的領(lǐng)導(dǎo)者而言，他們應(yīng)及時(shí)更新理念，充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領(lǐng)導(dǎo)者要明白檔案規(guī)范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規(guī)范化檔案管理的人力、設(shè)備以及財(cái)力等資源，從而為企業(yè)更好更快的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，幫助企業(yè)獲得更大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。具體的來(lái)說(shuō)，作為檔案單位領(lǐng)導(dǎo)者，不僅要重視檔案管理工作的規(guī)范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說(shuō)，在檔案管理工作過(guò)程中，對(duì)那些運(yùn)作時(shí)間長(zhǎng)，經(jīng)常要維修、并且較落后的計(jì)算機(jī)，有必要進(jìn)行淘汰掉，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計(jì)算機(jī)，同時(shí)要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內(nèi)部，還可以設(shè)立維修部門，招收具備專業(yè)化計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能的人員，定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備展開(kāi)檢修和保養(yǎng)，對(duì)軟件實(shí)時(shí)更新、對(duì)病毒進(jìn)行查殺，以此保證檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化。

3.2 健全檔案管理體系

從客觀的視野來(lái)分析，在新形勢(shì)下開(kāi)展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經(jīng)常產(chǎn)生諸多的問(wèn)題，少不了相關(guān)規(guī)章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構(gòu)建完善的檔案管理體系，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問(wèn)題，彌補(bǔ)制度存在的一些不足之處，本質(zhì)上改善檔案管理工作的質(zhì)量。首先是細(xì)節(jié)方面的制度，有必要堅(jiān)持貫徹落實(shí)。我國(guó)人口數(shù)量大，所以檔案的數(shù)量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應(yīng)當(dāng)健全細(xì)節(jié)管理工作，包含了編號(hào)處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉(zhuǎn)移處理工作等。在進(jìn)行每一項(xiàng)工作的時(shí)候，都需求進(jìn)行具體的記錄，而且將相關(guān)的責(zé)任落實(shí)到負(fù)責(zé)人，讓檔案管理員清晰自己的職責(zé)，防止存在模糊問(wèn)題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經(jīng)獲得了廣大人們?nèi)罕姷年P(guān)注，不論是哪一個(gè)方面發(fā)生了問(wèn)題，必然會(huì)構(gòu)成一定的影響。只有對(duì)檔案管理制度進(jìn)行階段性更新和改革，對(duì)制度內(nèi)容結(jié)構(gòu)加大優(yōu)化和彌補(bǔ)力度，才可以確保檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依的目的，最后創(chuàng)造出很高的社會(huì)價(jià)值。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)

加強(qiáng)思想政治教育，夯實(shí)職業(yè)道德根基。尤其要解決其思想問(wèn)題，強(qiáng)化檔案管理人員馬克思主義的思想教育，核心與靈魂即是全心全意為人民服務(wù)。加強(qiáng)檔案管理人員全心全意為人民服務(wù)的宗旨引導(dǎo)，開(kāi)展學(xué)習(xí)和自我學(xué)習(xí)，批評(píng)與自我批評(píng)，最重要的就是加強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)的教育。道德，是維系社會(huì)良性發(fā)展所必須的，要貫徹敬業(yè)、誠(chéng)實(shí)守信、奉獻(xiàn)社會(huì)的服務(wù)精神，克服那種認(rèn)為勞動(dòng)只是一種差事的看法，為人民謀取利益，為人民做好事，做實(shí)事。

3.4 優(yōu)化檔案管理的方法和技術(shù)

在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過(guò)去的檔案管理技術(shù)和方法，已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過(guò)去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時(shí)間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過(guò)將先進(jìn)的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù)，有效運(yùn)用到檔案管理工作中，使得計(jì)算機(jī)操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過(guò)程中，使用先進(jìn)的科技，即便獲得較大的機(jī)遇，同樣會(huì)面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢(shì)下檔案管理工作具體的要求和存在的問(wèn)題，將管理和技術(shù)有效地結(jié)合，研發(fā)出符合企業(yè)實(shí)際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時(shí)，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時(shí)，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強(qiáng)化加密系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期性檢查，對(duì)電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)擯棄過(guò)去人工管理方法，可以給各份資料創(chuàng)建一個(gè)電子檔案，例如針對(duì)全部人工記錄資料，通過(guò)用掃描儀，將資料掃入到計(jì)算機(jī)里面，進(jìn)而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過(guò)相關(guān)檔案管理軟件，把全部檔案資料根據(jù)類型和時(shí)間實(shí)施歸檔好，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節(jié)約人力的時(shí)間的投入，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

目前中國(guó)處在新時(shí)代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍運(yùn)用于社會(huì)的生產(chǎn)和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系?，F(xiàn)代化信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)發(fā)展新機(jī)遇同時(shí)，仍然遇到了大量的問(wèn)題。如何在新形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，這是值得我們研究的重大目標(biāo)。

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