農(nóng)場檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化

王麗娟

摘要：我的農(nóng)產(chǎn)品的過程當(dāng)中主要依據(jù)農(nóng)場，因此在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，農(nóng)場占據(jù)相當(dāng)重要的位置。現(xiàn)階段我們已經(jīng)逐步邁入信息時代，在工作中針對基礎(chǔ)工作進(jìn)行不斷的加強(qiáng)是保障農(nóng)場檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化目標(biāo)的重要手段，并在有效增加管理水平的基礎(chǔ)上，促使先進(jìn)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)在檔案管理工作中的科學(xué)使用。這也是檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的重要手段。本文主要針對農(nóng)場檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行探究，這對檔案管理工作的順利開展有積極意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)；現(xiàn)代化

國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一和規(guī)劃是檔案實(shí)現(xiàn)信息管理話不標(biāo)的基礎(chǔ)與前提。在檔案活動中我們必須科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，注意必須實(shí)現(xiàn)與實(shí)際情況的充分融合，這是檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理模式所必須滿足的條件。并且促使檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)得到進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)。相關(guān)部門以及工作人員必須提高對檔案管理工作現(xiàn)代化的重視程度，對實(shí)際工作中對其中存在的不足進(jìn)行不斷完善與優(yōu)化。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有些標(biāo)題不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。從以上情況來看還未具備實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

1.全面普查案卷，去糟取精

多數(shù)檔案室在實(shí)際工作過程中不能實(shí)現(xiàn)對全面清查要求的滿足，同時要受到移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)的影響，會出現(xiàn)各種不可避免的重份以及無參考價值的文件。因此我們需要對這部分文件進(jìn)行徹底的清除，進(jìn)而促使計算機(jī)管理工作中重復(fù)與低效率情況得以完全避免。

2.重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

重組工作主要是針對組卷內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行，對相互存在某種聯(lián)系的文件進(jìn)行近可能的組合是重新組卷工作所必須遵循的原則。無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或者標(biāo)題不清楚的案卷是一種不可避免的存在，在重組過程當(dāng)中我們需要對上述內(nèi)容進(jìn)行重新的加工填寫，進(jìn)而促使案卷的規(guī)范性得到根本上的保障。在優(yōu)化館藏以及科學(xué)保管方面科學(xué)組卷席著不可替代的重要作用，在重新卷組工作的基礎(chǔ)之上，我們可對計算機(jī)管理檔案后的利用效率進(jìn)行真正意義上的提升。

3.結(jié)合實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于檔案室的條件存在差異再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以檔案室應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足使用者檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因地制宜制定出一些具體細(xì)則。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。筆者認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。

我們結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點(diǎn)和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。

還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1.分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

對檔案數(shù)據(jù)的利用效率進(jìn)行最大限度的提升，是現(xiàn)代檔案管理工作的目標(biāo)與實(shí)質(zhì)，這要求我們在開展檔案管理工作的過程中必須圍繞其目的進(jìn)行。社會的實(shí)際需求是現(xiàn)代檔案管理工作對自身重點(diǎn)進(jìn)行明確的主要依據(jù)，將需要的緩急程度作為重心實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的順序開展。管理人員在開展檔案管理基礎(chǔ)性工作過程中應(yīng)結(jié)合社會發(fā)展現(xiàn)狀，并且充分分類檔案的重點(diǎn)與次重點(diǎn)。

2.分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率。

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢計算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關(guān)系。

結(jié)語：

檔案部門應(yīng)當(dāng)以檔案信息化為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，創(chuàng)新工作思路，改進(jìn)檔案工作管理體制，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊伍建設(shè)。開創(chuàng)檔案工作新局面，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處才能取得顯著成效?？傊?，檔案信息化工作是一門科學(xué)，也是一個循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索創(chuàng)新，才能促進(jìn)檔案信息化不斷發(fā)展。

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