海外核電項目文檔管控機制的構建

王小軍 鄭絲琳

摘要：文件管理在核電項目管理中發(fā)揮著重要作用，直接影響現(xiàn)場工程建設。K2/K3項目采用華龍一號技術，作為海外首堆，參與單位眾多，接口繁雜、文件量巨大，文件升版頻繁，導致文檔管控難度增加。本文結合K-2/K-3項目文件管理實踐，分別從程序建立、信函管理、技術文件管理、交工資料及檔案管理方面，闡述了核電項目文檔管控機制的構建。

關鍵詞：核電；文函管理；技術文件管理；交工資料；檔案

Construction of document control mechanism for overseas nuclear power project

WangXiaojun

Abstract：Document management plays an important role in the management of nuclear power project，which directly affects the construction of site engineering. The K2/K3 project adopts Hualong I technology as the first overseas stack. It has many participating units，and its interface is complex，huge amount of files and frequent documents. Combining with the practice of K-2/K-3 project file management，respectively from the program establishment，management，file management，mail delivery information and archives management，this paper expounds the construction of nuclear power project document management system.

Keyword：nuclear power；letter management；engineer document management；handover management；archives

中原公司卡拉奇核電工程是華龍一號海外首堆，是中國海外核電建設的名片。文檔管控水平高低是項目管理水平的重要體現(xiàn)之一。K-2/K-3項目部吸收國內文檔管理先進經(jīng)驗，結合自身項目特點，探索出了一套適合自身發(fā)展的文檔管控機制。

1、項目管理程序的建立

建立文檔管理體系，對于促進項目管理和文檔管理全面進步，提升文檔管理水平，提高檔案質量和檔次，增強項目競爭力具有極其重要的作用。鑒于此，本項目分別從文函、技術文件、交工資料與檔案方面進行了程序編制，形成了一套完整的核電文檔體系。

1.1文函體系建立

針對項目通信建安單位采用四段碼與設計、采購單位采用三段碼并存的局面，在充分分析各規(guī)則的優(yōu)缺點基礎上，并預測項目文件量，最終統(tǒng)一執(zhí)行標準，發(fā)布《K-2/K-3項目管理通信一般規(guī)則》，該程序約定了信函的基本格式及編號規(guī)則，明確了信函模板、審核要求、互信通信渠道等。發(fā)布《K-2/K-3項目會議紀要格式及編寫規(guī)則》，明確了紀要編制格式、編號及審批生效規(guī)則。

1.2技術文件體系建立

技術文件在整個核電項目建設過程中，是不可或缺的組成部分。它是核電建設的主要依據(jù)之一。為提高技術文件版本控制、傳遞效率及質量，編制并發(fā)布了《工程文件編碼規(guī)則》、《文件編制者代碼規(guī)則》、《文件質量、遞交要求及信息文檔部與分包單位文件接口管理程序》、《K-2/K-3項目文件收發(fā)管理程序》。以上管理程序對各方技術文件的編制、升版、提交、審核、接收、分發(fā)、歸檔提出了全流程、詳盡、具體、可操作的要求。

1.3交工資料及檔案體系建立

項目交工資料及檔案是項目整個過程的真實記錄，為核電項目后續(xù)大修及電站運行提供保障。發(fā)布《K-2/K-3項目建安交工資料管理程序》、《K-2/K-3項目調試交工資料管理程序》、《K-2/K-3項目聲像資料管理程序》、《K-2/K-3項目文件資料庫房管理程序》、《電子文件管理程序》。以上管理程序對項目的歸檔范圍進行了分解，并對各方歸檔范圍及組卷方法提出了詳細要求，確保交工資料資料完整、準確、系統(tǒng)、安全。

2、文函及時性及可追溯性的落實

K-2/K-3項目部與業(yè)主及各協(xié)作單位之間信息交流的主要形式是以通信來實現(xiàn)的，工程信函承擔著溝通渠道與紐帶作用。相比于其他類型的文件，信函數(shù)量最多，應用最廣，而且在項目合同管理中占有非常重要的地位。信函管理工作貫穿于整個工程項目實施過程中。

鑒于信函的重要作用，及其處理的時效性、追溯性要求，K2/K3項目部對于工程信函管理進行了更加深入挖掘。

2.1收發(fā)及時性落實

因文函的時效性特性，收發(fā)文所針對的問題、事項，總是存在于特定的時間范圍之內，一旦時過境遷，文函的實用價值可能隨之降低甚至喪失。

對文函管理系統(tǒng)進行前期規(guī)劃，參照《核電電子文件元數(shù)據(jù)》、《核電文檔管理系統(tǒng)功能要求》以及《核電文件檔案管理要求》中對文檔管理系統(tǒng)的說明，K-2/K-3項目部吸收同行業(yè)文檔管理的經(jīng)驗，結合自身管理精細度要求，利用信息化手段，在系統(tǒng)中隨時監(jiān)控函件從起草、校對、審查、批準、發(fā)送、歸檔等過程設定提醒、報警時間間隔，及時觸發(fā)提醒，以督促收發(fā)及時性。

2.2收發(fā)可追溯性落實

項目各方在信函模板中 增加“參考信函”、“回復要求”、“回復時間”三個函件必備屬性，參考信函，即與本函件相關的文函，多數(shù)情況為對方函件；“回復要求”需明確標明是或否，以便于信息系統(tǒng)后續(xù)自動跟蹤；“回復時間”，即對需回復函件，給出一個合理答復時間。此時間將對各方函件追溯及回應至關重要。文函可追溯性是項目精細化管理的直觀體現(xiàn)，結合信息系統(tǒng)的實施，對按期回復、延期回復、延期未回復進行統(tǒng)計，實現(xiàn)了函件的閉環(huán)管理，在提升項目部對各參建方的管控能力的同時，增強了項目部對各參建方的服務意識，為部門考核提供參考依據(jù)。

3、技術文件的受控管理

3.1技術文件基礎數(shù)據(jù)管理

K-2/K-3項目前期提交文件，因當時工程文件編碼規(guī)則尚未正式發(fā)布，導致設計院其及分包院執(zhí)行各自內部編碼規(guī)則，無法適應項目管理需求，故依照工程文件編碼的規(guī)則，對前期文件進行梳理：無編碼文件，補充文件編碼；編碼錯誤文件，使用變更通知單作廢原文件，重新提交正確編碼文件；版次不連續(xù)文件，提交補齊缺失版次；文件清單重復、清單與實物不符，進行逐條清理，整改問題數(shù)據(jù)1000余條，并且將原有文件清單條目縱向疊加方式，改變?yōu)楦鶕?jù)文件編號，按版次逐條橫向完善方式，不僅使文件提交數(shù)量一目了然，對于文件最新狀態(tài)更加明確，對文件受控管理起到積極促進作用。

3.2技術文件流程化梳理

對北京及海外現(xiàn)場不以辦公署地為工作職責劃分方式，而是依據(jù)與外單位接口處理、文件處理流程作為崗位設置與職責劃分的依據(jù)，使文檔流轉平順化，人員勞動量平均化，文檔處理時效化，實現(xiàn)國內、國外統(tǒng)一管理。使文件接收、文件檢查、分發(fā)指令獲取、指令下達、文件打包、文件分發(fā)、文檔上架定位，環(huán)環(huán)相扣，協(xié)同作業(yè)，變海內外時差不利因素為有利因素，前端與后端緊密銜接，相當于將全天工作時間延長三小時。

對于由最開始由文件接收、分發(fā)、運輸、最終分發(fā)至參建方手中，平均需25天，對于流程優(yōu)化后，將電子文件與紙質文件非同步分發(fā)，在文檔人員不變，文件量急劇增加的條件下，參建方只需3天便可拿到電子版文件進行施工準備，平均15天后可獲得實體紙質文件進行施工。流程優(yōu)化后的技術文件傳遞時效有了明顯提升。

4、交工資料及檔案的前端控制

4.1標準及管理程序宣貫

項目執(zhí)行的標準不可能是單一的，單一的標準很難發(fā)揮其應有的作用，只有形成囊括國家、行業(yè)、企業(yè)、項目標準（技術、管理、工作標準）的標準體系，才能發(fā)揮標準的綜合作用。標準作為一種群體化應用的工具，要使其在項目管理范圍內發(fā)揮最大作用，就首先要從提高群體的標準化意識上下功夫，采取宣講培訓、實際操作、互相交流等多種方式對各項目參建方進行標準知識和管理文件的多渠道、多形式宣貫培訓。

K-2/K-3項目部根據(jù)實際要求，對檔案專業(yè)人員及文件形成工程師進行國標、行標、管理程序的多方位培訓，主要包括《IAEA文件控制和記錄》、《核電廠質量保證記錄制度》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》、《K-2/K-3項目建安交工資料管理程序》等標準。通過一系列的培訓，不斷提高文檔業(yè)務相關人員的檔案業(yè)務水平，使管理者、操作者熟知應執(zhí)行標準的內容，建立詳細的宣貫記錄，切實把宣貫落到實處。

4.2督促參建方文檔體系建立

核電文檔管理工作應遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則。在項目總包單位的統(tǒng)一領導下，各參建方在充分貫徹國家及行業(yè)文檔標準基礎上，結合總包單位上游管理程序對文檔的整體管理要求，完善自身文件編制、收發(fā)、歸檔保存等文檔相關體系建設。對核電文檔管理流程中本單位負責部分實施有效控制和管理，維護核電文檔的真實性、可靠性、完整性和可用性的質量要求。

K-2/K-3項目各參建方共編制文檔相關程序150余份，并不斷升版完善中，逐步建立起一套項目文檔一體化體系，保證最終交工資料及檔案的歸檔質量。

4.3加強對參建方的檢查

文檔檢查主要采用質保監(jiān)查與專項檢查相結合方式，當參建方文檔管理水平偏低時，將加大文檔專項檢查的頻次，以促使其提高文檔管理水平，從而提高交工資料及檔案質量。

隨著培訓不斷深入，質量觀念不斷提高，2015-2018年檢查出現(xiàn)不符合項頻次逐步減少。但因為各參建方管理水平參差不齊，對文件管理和記錄控制的認識存在偏差，對管理控制過程執(zhí)行不夠嚴謹，出現(xiàn)的問題主要表現(xiàn)為對文件的分發(fā)和版本控制方面；而文件的編制，主要是未按要求編制相關文件或已編文件未按規(guī)定進行編、審、批等，導致文件有效性存疑；記錄控制方面，絕大多數(shù)反應在關于記錄的存放環(huán)境和管理方面，國外溫濕度與國內保存環(huán)境更為苛刻，不能延用國內標準。

4.4文檔管理納入考核體系

以往項目工程實施過程中文檔的考核項目較為分散，且不夠全面、系統(tǒng)，為促進本項目各參建方文檔管理水平，保證交工資料的完整、準確、系統(tǒng)、安全，在客觀、可量化、適用的基本原則下，建立了適合本項目的文檔考核體系。根據(jù)項目不同階段，文檔工作關注重點不同，可對各項目標準分數(shù)分階段進行調整，以達到文檔管控的目的。示例如下：

5.結語

文檔管理是核電廠質量保證的重要組成部分，也是與核電實體驗收同等重要的軟指標。在項目初期建立起文檔管控體系，標準的、適宜的文檔管控體系是項目有序開展的保障；高效、明確的文檔處理流程是文檔及時處理的前提；真實、可靠、完整的文件是工程實施的保證，將為整個項目建設起到事半功倍的效果。通過文檔管控在K2/K3項目的實踐，規(guī)范了文檔工作，保證了文件質保要求，提高了員工工作效率，方便了文件查詢借閱，對后續(xù)項目將起到一定借鑒作用。

★作者簡介：

王小軍，38，高級工程師，本科雙學位，中核集團中國中原對外工程有限公司，研究方向為信息及檔案管理。