如何做好事業(yè)單位檔案登記工作

孫 莉

大同區(qū)普查中心，黑龍江 大慶 163515

一、引言

我國現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案登記管理工作是一項非常重要的任務(wù)，事關(guān)事業(yè)單位的合規(guī)管理、效能提升、未來發(fā)展，如何做好事業(yè)單位檔案登記工作值得我們深入思考，用切實的方法提升事業(yè)單位檔案登記工作的水平。

二、事業(yè)單位檔案登記管理工作存在的問題

首先，事業(yè)單位檔案登記管理工作缺乏科學手段的分析。信息技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)的背景下，許多事業(yè)單位的檔案登記管理工作依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，效率不高，而缺乏改革的動力和方向的癥結(jié)在于沒有對這些檔案、管理特點進行分門別類的分析和劃分。這樣限制了檔案登記工作的效率提升、也不利于事業(yè)單位檔案登記管理工作的進一步深化和開展。

其次，事業(yè)單位檔案登記管理工作缺乏理論聯(lián)系實際的依據(jù)。多數(shù)檔案管理工作處于分散管理的狀態(tài)，很多工作都是員工兼職在做，不熟悉標準，缺乏工作指引。這就造成了檔案登記管理工作缺乏理論指引、缺乏理論聯(lián)系實際的切入點，改革困難重重。

最后，檔案登記管理缺乏信息化科學化、人員素質(zhì)不高、制度欠缺完善。事業(yè)單位許多檔案登記還采取手工操作資料的形式，缺乏轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式，無紙化的文檔也限制了檔案管理工作的開展，無助于檔案的管理和保存。多數(shù)管理檔案的員工兼職操作，專業(yè)水平、管理素養(yǎng)都不高，缺乏業(yè)務(wù)專業(yè)指導(dǎo)，實踐經(jīng)驗不豐富，不利于工作標準的形成和制定。在檔案登記管理工作中，缺乏必要完善的制度，監(jiān)管部門執(zhí)行責任不能有效履行，管理制度變成了無作用的效果。

三、事業(yè)單位檔案登記管理工作提升的途徑

（一）基于理論依據(jù)下的檔案登記管理工作分析

國家在日常的事業(yè)單位管理過程中，就應(yīng)當基于科學理論的指引下，對機構(gòu)內(nèi)部的事業(yè)單位組織架構(gòu)、布局、崗位職責進行界定，在這個管理過程中，事業(yè)單位的檔案登記工作就起到了很重要的作用。通過對事業(yè)單位員工的情況登記，根據(jù)法務(wù)事務(wù)、事業(yè)單位歷史沿革、現(xiàn)實情況等確定每個單位的職責和責任，進而確保單位負責人的法律資質(zhì)和義務(wù)權(quán)利，對事業(yè)單位每個員工的工作行為規(guī)范提供了法律依據(jù)、理論依據(jù)。隨著事業(yè)單位改革日趨社會化、多元化，事業(yè)單位檔案登記管理工作水平將會不斷得到提升，因此，對檔案信息要進行更加有效的全面分析，進而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案登記管理工作的高效。

（二）理論聯(lián)系實踐總結(jié)檔案登記管理工作的優(yōu)化原則

大方向統(tǒng)一、基層實際靈活的統(tǒng)一靈活兼顧原則，是事業(yè)單位檔案登記管理工作中所需要關(guān)注的重要優(yōu)化原則之一。在嚴格遵循國家檔案法律法規(guī)的前提標準下，推動事業(yè)單位檔案登記管理工作的合規(guī)、標準化。每個單位在開展檔案登記管理工作中，都要遵循理論聯(lián)系實際的原則，依據(jù)各個單位的實際情況和特點對制度進行頂層設(shè)計，不同規(guī)模、性質(zhì)的單位就要應(yīng)用不同的管理制度。所以，事業(yè)單位在設(shè)計符合本地實際需求的檔案登記管理工作制度中，首先應(yīng)當依據(jù)國家的統(tǒng)一規(guī)范來開展工作。其次要關(guān)注執(zhí)行過程中本地的難點、痛點，強調(diào)標準、執(zhí)行并重的原則。倘若一個單位只是在大方向上對檔案登記管理工作進行一個簡單的界定，而沒有對工作人員的實操進行細化的規(guī)定，那么這個制度必然缺乏可執(zhí)行性，事業(yè)單位工作人員的效率就得不到提升，所以事業(yè)單位在檔案登記管理工作中必須強調(diào)工作的執(zhí)行力，應(yīng)當積極調(diào)動員工的自律性，強調(diào)理論聯(lián)系實際，因地制宜制定規(guī)則。最后在檔案管理工作中的主體是檔案管理人員，要形成一套權(quán)責一致的管理措施，工作過程中應(yīng)當充分保障檔案管理人員的權(quán)力，也要明確他們的義務(wù)，形成定期的反饋機制，充分激發(fā)他們的工作熱情。

（三）科學促進發(fā)展探索檔案登記管理工作的優(yōu)化途徑

第一，要加強社會工作人員的檔案管理意識，完善各項制度規(guī)章。在檔案登記過程中，多數(shù)檔案只遵循了單位負責人簽署的申請書、法定文件，這些材料多數(shù)屬于官方性質(zhì)的內(nèi)容，過于簡單，缺乏利用價值，有些資料也缺乏研究的可行性、可論證性。究其根本，還是因為社會工作人員對于檔案登記工作的管理意識不強。所以，應(yīng)當加強管理意識，從宣傳、領(lǐng)導(dǎo)推動等方面，促進檔案登記管理工作形成一套完備的管理體系，確保事業(yè)單位檔案登記管理工作的順利開展。

第二，健全檔案登記管理制度，加大檔案登記的力度。健全管理制度是事業(yè)單位完善檔案登記、完善事業(yè)單位自身管理的重要環(huán)節(jié)。只有完善了制度，才可以確保工作人員的工作規(guī)范性?，F(xiàn)階段的事業(yè)單位管理工作中，多數(shù)機關(guān)并不重視制度的建立，工作人員對于檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致工作效率不高。所以，現(xiàn)階段的單位負責人應(yīng)當恪守操作規(guī)范，依照本地實際制定有效的規(guī)范措施，形成長效機制。

第三，檔案登記管理的信息化工作推動。在信息化發(fā)展的大背景下，事業(yè)單位檔案登記管理工作也應(yīng)當遵循電子政務(wù)大背景。要及時找尋檔案、尋求資源共享、為電子政務(wù)的科學建設(shè)設(shè)置一套專業(yè)的體系，對電子檔案的數(shù)據(jù)化管理形成一套有效的機制，借此提升檔案登記管理的工作水平。