新時期科技檔案管理存在的問題及對策

神偉

摘 要：作為一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作，科技檔案管理需要深刻把握科技檔案的特性，這對于提高科技檔案的管理具有基礎(chǔ)保障作用?？萍紮n案是單位在生產(chǎn)建設(shè)、設(shè)備儀器管理、以及科技研發(fā)中所形成的，屬于非常具備保存價值的科技文件材料。近年來，隨著對經(jīng)濟(jì)體制改革和科技檔案工作規(guī)律認(rèn)識的深化，社會各個行業(yè)對科技檔案管理的要求也越來越高，因此科技檔案管理工作不斷得到完善，確保產(chǎn)品、科研課題、項目和設(shè)備儀器檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，同時也為科技檔案今后的管理和利用奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新時期；科技檔案管理；對策

科技檔案管理工作深刻把握科技檔案的特性，屬于檔案的一大門類，是有保存價值的科技文件，包含很多類型，例如：文字材料、錄音、錄像、磁盤等。科技檔案管理工作是檔案部門按照科技檔案內(nèi)在規(guī)律和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包含很多復(fù)雜的程序，因此將他們之間的秩序合理建立起來，為科技檔案今后的管理和利用奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)正逐漸發(fā)展成熟，科技檔案管理工作呈現(xiàn)出了向著信息化管理的過程逐漸邁進(jìn)。因此，為了使科技檔案管理工作獲得更大的發(fā)展空間，我們必須及時發(fā)現(xiàn)并且有效解決科技檔案管理工作中的一些不足，逐漸完善科技管理體系。

1 科技檔案管理具有經(jīng)濟(jì)效益

通過對科技檔案的運用，可以使科技檔案信息在以盡量少的價值投入創(chuàng)造出更多的物質(zhì)財富，在這個科技生產(chǎn)活動中所體現(xiàn)的就是科技檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益，科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益并不是以貨幣的形式展現(xiàn)在人們眼前，科技檔案所記載和反映的科技水平直接決定了其效益的大小。利用科技檔案信息獲取經(jīng)濟(jì)效益，例如通過提高生產(chǎn)率或者工作效率等方法；利用科技檔案信息降低科研和生產(chǎn)的物質(zhì)消耗；以及利用科技檔案信息創(chuàng)造更先進(jìn)的科技成果，這是科技檔案管理獲取經(jīng)濟(jì)效益的三個基本原則。因此我們需要不斷的啟發(fā)思路、開闊眼界、節(jié)約人財物以及減少不必要的勞動力，有效利用科技檔案的各種信息，力求實現(xiàn)事半功倍的效果。所以由此可知，科技檔案的管理與經(jīng)濟(jì)效益息息相關(guān)，對科技檔案的合理利用對于科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)活動的延深擴展具有重要幫助，利用科技檔案獲取經(jīng)濟(jì)利益是科技檔案經(jīng)濟(jì)效益的實質(zhì)。

2 科技檔案管理中存在的問題

2.1 企業(yè)和科研單位忽視科技材料的作用

實際中有些企事業(yè)及科研單位只是一味看重結(jié)果，只關(guān)注科技成果的推廣和實施，關(guān)于中間過程的科技材料的生成等步驟有所忽視，很多時候科技人員都會將關(guān)鍵性材料留下，只是移交一般性材料，甚至還有自己的代碼代替可研報告中核心內(nèi)容，這對科技檔案的完整性與質(zhì)量的保證都有不良影響，科技檔案的實際價值也被大大降低。只要科技檔案的完整才是科技檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，有的企事業(yè)及科研單位，對科研課題計劃的落實非常重視，但是卻沒有考慮到科技檔案的形成是靠科技文件的平時積累這個實際情況，因此對科技文件的形成、積累和作為檔案歸檔保存卻不夠重視，由此可能會導(dǎo)致技檔案資料泄密、失密等嚴(yán)重問題，這些損失都是不可估計的。

2.2 科技檔案歸檔存在問題

由于一些單位的檔案法制觀念薄弱，工作人員的工作責(zé)任心比較差，所以存在不少科研人員總想把科研成果據(jù)為己有，當(dāng)作自己的私有財產(chǎn)，用完之后也不歸檔。有時候也存在偷梁換柱的情況，在實際歸檔時沒有被發(fā)現(xiàn)，表面上看，許多科技成果的文字資料、圖紙資料等都比較齊全，但實際上這些科研項目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的尺寸、工藝、配方等方面已經(jīng)存在很多問題，被偷梁換柱的情況時有發(fā)生，真正有價值的東西散落在科研人員手中。因此檔案缺乏真實性和準(zhǔn)確性，檔案本身的利用價值已經(jīng)大大降低，所以科技檔案的歸檔工作仍然是一個需要認(rèn)真對待的重要問題。

2.3 很多單位企業(yè)依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的逐漸提高，以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，當(dāng)前在市場經(jīng)濟(jì)的沖擊下，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用于當(dāng)下的新局勢，所以針對傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的弊端，企業(yè)和科研單位應(yīng)該及時意識到這一點，并且制定科學(xué)合理的新型檔案管理模式，使其為當(dāng)下企業(yè)以及科研機構(gòu)的檔案管理工作更加簡便的服務(wù)。但是實際上很多企業(yè)沒有意識到這一點，多年形成和積累的大量的科技文件，包括設(shè)計文件、科研文件和工藝文件等仍處于分散管理狀態(tài)，特別是一些民營企業(yè)普遍存在著建檔工作滯后、管理不規(guī)范的問題。

3 科技檔案管理存在問題的解決策略

3.1 加強科技檔案文件材料的歸檔工作

檔案管理工作是一個企業(yè)或者單位的對于過去資料的總結(jié)，因此對于企業(yè)未來的發(fā)展也具有重要的導(dǎo)向作用，對于科技檔案管理人員來說，應(yīng)該充分意識科技檔案保管的目的，并且運用到實踐中去，積極主動地積極主動采取各方式，為進(jìn)一步推進(jìn)科技檔案的利用工作不斷探索，同時HIA應(yīng)該注意到科技檔案對于社會的重要性，通過科技檔案的管理和使用提升其經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。做好文件材料歸檔前的檢查工作是保證歸檔文件材料和檔案的質(zhì)量的基礎(chǔ)，在利用檔案時一定要在不泄密的前提下進(jìn)行，在文件材料歸檔之前做好檢查工作，避免發(fā)生替換或者損壞的現(xiàn)象。對于具有產(chǎn)權(quán)的科技檔案，保證其產(chǎn)權(quán)不受侵犯也是科技檔案管理工作的職責(zé)，針對應(yīng)該保密的科技檔案，應(yīng)該根據(jù)保密程度設(shè)置保密等級，從多方面確保檔案的安全性。

3.2 提高科技檔案管理水平

隨著社會的不斷進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來越快，各個企業(yè)和科研機構(gòu)應(yīng)該認(rèn)識到以往傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不再適用于當(dāng)下的形式，所以需要我們不斷轉(zhuǎn)換思維方式，不斷創(chuàng)新科技檔案管理工作中問題的處理方式，逐漸完善檔案管理過程存在的不足，使檔案管理水平逐步提高。當(dāng)下科技檔案管理部門應(yīng)該樹立發(fā)展意識、競爭意識，不斷提升自己的實力，這樣在機遇來臨之時就可以抓住機遇取得自身的突破，另外還要積極運用當(dāng)下科技的產(chǎn)物將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理的加入到檔案管理中來，通過不斷完善檔案管理存在的不足，而提升檔案管理水平。此外，檔案管理當(dāng)前存在一個普遍的問題，就是檔案存儲空間不足的問題，對此我們可以使用微復(fù)制技術(shù)，提高檔案的存儲密度，縮小檔案的體積，在硬件配備方面選擇合適的計算機軟硬件設(shè)備，做到文件的信息化處理。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，將科技的成果加入到檔案管理中，逐漸解決以往傳統(tǒng)檔案管理的不足，科技檔案的管理工作越來越受到重視，當(dāng)前加強科技檔案的管理尤為重要，特別是在當(dāng)今走科技興國之路的時代。科技檔案管理中存在企業(yè)和科研單位忽視科技材料的作用、科技檔案歸檔存在問題、很多單位企業(yè)依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式等多方面問題，想要提高檔案管理質(zhì)量，就需要我們采取有效的措施解決。

參考文獻(xiàn)

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[2]王利偉.機構(gòu)知識庫與科研檔案的共建共享方案探析[J].高校圖書館工作，2014（2）：51-53.

（作者單位：菏澤市衛(wèi)生和計劃生育宣傳教育中心）