事業(yè)單位檔案資源的信息化管理技術(shù)探析

韓廣生

摘要：事業(yè)單位檔案資源的科學(xué)有效管理往往直接關(guān)系到其他各項(xiàng)工作的有序開展，所以我們在實(shí)際工作中必須要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，促進(jìn)信息化管理建設(shè)，從而進(jìn)一步提升檔案資源管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，對檔案資源信息化管理技術(shù)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案資料；信息化管理

信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展讓事業(yè)單位檔案資源的信息化管理開始成為一種必然趨勢。為更好地適應(yīng)新時期檔案工作需要，進(jìn)一步開發(fā)利用事業(yè)單位檔案資源，必須要大力推進(jìn)信息化管理建設(shè)，促進(jìn)檔案資源共享，提升事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展效率，為事業(yè)單位工作規(guī)劃的制定提供更科學(xué)的參考依據(jù)。

一、事業(yè)單位檔案資源信息化管理的優(yōu)勢

（一）檔案存儲環(huán)境的優(yōu)勢

過去很長一段時間以來，檔案管理工作都是人工操作，以紙質(zhì)為媒介，但其保存時間不長，工作中容易出現(xiàn)誤差，對檔案資源的歸檔整理、存儲利用帶來很大的不便。信息化管理之后，能夠通過構(gòu)建電子信息平臺，以電子錄入的辦法來促進(jìn)檔案資源的高效管理，從根本上創(chuàng)新了傳統(tǒng)的管理工作模式。檔案資源能夠存儲于硬盤等介質(zhì)中，其占據(jù)空間小，能夠快速進(jìn)行存儲與管理，對于存儲環(huán)境的要求也隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展而越來越低。信息化管理實(shí)現(xiàn)之后，也讓傳統(tǒng)檔案管理的很多問題開始暴露出來，從檔案存儲環(huán)境的角度上來看，信息化管理更具有優(yōu)勢，也能夠促進(jìn)檔案管理效率的提升。

（二）檔案使用和查詢的優(yōu)勢

檔案資源信息化管理屬于當(dāng)前事業(yè)單位必須要重視的一項(xiàng)工作，怎樣科學(xué)有效地利用檔案資源，確保檔案資源的安全存儲和高效應(yīng)用，這是每一名檔案管理人員都必須要深入思考的問題。過去的檔案管理工作模式在使用與查詢過程中存在諸多問題，如檔案材料老化、查詢手續(xù)復(fù)雜、查詢等待時間久等，而信息化管理之后，可以有效提升檔案資源利用效率，進(jìn)一步簡化檔案查詢手續(xù)流程，更好的發(fā)揮出了檔案資源的價值。

二、事業(yè)單位檔案資源的信息化管理技術(shù)

（一）建設(shè)檔案信息網(wǎng)站

首先必須要盡快建設(shè)檔案資源信息管理網(wǎng)站，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)，借助于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案資源的管理利用，依靠網(wǎng)頁提供各種檔案服務(wù)。創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案資源管理模式，依靠信息化管理技術(shù)，讓檔案資源服務(wù)更為便捷，網(wǎng)站中提供在線搜索功能，促進(jìn)查找管理和利用查詢效率的提升。在推進(jìn)檔案資源信息化管理的過程中，還需要把檔案管理的相關(guān)體系融入整體系統(tǒng)中，隨后對本單位內(nèi)部不同部門的信息予以整合，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源在各個部門中的共享和高效傳輸。與此同時，還需要在實(shí)際使用過程中不斷完善和優(yōu)化檔案信息管理網(wǎng)站的各項(xiàng)功能，充分凸顯出現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案資源管理中的優(yōu)勢。

（二）建設(shè)并使用搜索引擎

在事業(yè)單位檔案資源信息化管理中，應(yīng)當(dāng)建設(shè)并積極應(yīng)用搜索引擎，促進(jìn)檔案搜索查找效率提升，讓檔案利用者獲得更便捷的服務(wù)。搜索引擎功能屬于計算機(jī)使用中最基礎(chǔ)最普遍的功能，借助于輸入關(guān)鍵字即可獲得想查找的資源內(nèi)容，降低了過去手工查詢方式所消耗的時間，同時也能夠促進(jìn)工作效率的提升。把搜索引擎整合到單位檔案信息資源管理平臺中，在檔案信息網(wǎng)站內(nèi)設(shè)置搜索引擎，有助于利用者更快的查找檔案材料。通過這樣的設(shè)計，能夠有效凸顯出檔案資源信息化管理的優(yōu)勢與特征，真正實(shí)現(xiàn)對檔案資源的高效利用，檔案管理工作質(zhì)量也有了明顯提升。

（三）強(qiáng)化檔案資源保密管理

在事業(yè)單位檔案信息化管理的過程中必須要做好檔案資源的保密工作。首先，應(yīng)當(dāng)做好檔案信息管理網(wǎng)站平臺的保密工作，唯有在事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)中輸入用戶名與密碼才能夠允許登錄，同時在檔案資源查詢過程中輸入檔案管理人員的指紋，唯有經(jīng)過指紋認(rèn)證才允許對檔案進(jìn)行查詢。其次，還需要進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案工作人員的綜合素質(zhì)能力和職業(yè)道德素質(zhì)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，引導(dǎo)其主動樹立保密意識，促進(jìn)檔案管理人員責(zé)任意識的提升，在強(qiáng)化其專業(yè)技術(shù)能力的基礎(chǔ)上提高其職業(yè)道德意識，唯有如此才可以保證檔案資源信息化管理的安全性，避免重要的檔案材料泄露。

（四）加強(qiáng)信息資源采集鑒別

事業(yè)單位檔案資源信息化管理工作，必須要做好檔案信息資源管理體系的建設(shè)、做好檔案開發(fā)利用工作體系的建設(shè)、做好檔案資源安全保密體系的建設(shè)，盡快建立事業(yè)單位檔案資源管理中心。與此同時，還需要做好網(wǎng)絡(luò)檔案資源的采集和服務(wù)工作，強(qiáng)化信息資源采集鑒別，所搜集來的檔案材料內(nèi)容龐雜，其準(zhǔn)確性和可靠性往往難以考證，因此要求檔案管理人員能夠在檔案資源的采集過程中堅持工作原則，認(rèn)真細(xì)致地對檔案信息資源進(jìn)行甄選和鑒別，確保檔案信息資源能夠更加完善、準(zhǔn)確的進(jìn)行歸檔。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展對于國家和社會的整體發(fā)展具有非常重要的意義，所以我們必須要在實(shí)際工作中積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來促進(jìn)檔案資源管理效率，堅持與時俱進(jìn)，在工作實(shí)踐中積極借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，充分發(fā)揮檔案資源的價值和作用，確保檔案管理活動的科學(xué)有序開展，促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

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