基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)檔案信息化管理探究

謝芬萍

摘要：企業(yè)在從事各類事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生了企業(yè)檔案。企業(yè)檔案為企業(yè)的管理決策提供了必要的參考和輔助。提高企業(yè)檔案利用率應(yīng)加強(qiáng)信息化管理，大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及為企業(yè)檔案的信息化管理帶來更大動(dòng)力。本文首先客觀表述當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景與技術(shù)特征，闡述檔案信息化管理的意義所在，探討了基于大數(shù)據(jù)技術(shù)開展企業(yè)檔案信息化管理實(shí)踐的途徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；信息化

企業(yè)檔案管理，指的是在企業(yè)在長(zhǎng)期的事務(wù)活動(dòng)中直接形成需要加以保存的圖文等各種形式的記錄資料，通過合理的載體并以安全可靠的方式完成存放，可為企業(yè)的發(fā)展運(yùn)營(yíng)管理決策提供有力輔助。如今，全球已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)大流量的信息時(shí)代，人類對(duì)數(shù)據(jù)的管理控制能力進(jìn)一步提升。面對(duì)企業(yè)檔案管理在新形勢(shì)下的新要求，信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然，并且在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，能夠?qū)崿F(xiàn)更大意義上的企業(yè)檔案信息化管理，從而合理優(yōu)化檔案管理的業(yè)務(wù)流程，深度保護(hù)各類企業(yè)檔案資源，有效促進(jìn)檔案價(jià)值的最大化發(fā)揮。

一、企業(yè)檔案信息化管理的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景與技術(shù)特征

隨著科學(xué)的不斷進(jìn)步，信息交換與共享的頻率越來越快、體量越來越大。在信息爆炸式徒增的時(shí)代特征中，世界進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的存在和發(fā)展，人們的生產(chǎn)生活觀念與方式都在發(fā)生著變化，很多變化甚至是顛覆性的。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息的搜集、存儲(chǔ)、分析、運(yùn)算、統(tǒng)計(jì)、預(yù)測(cè)等等方面的技術(shù)操作變得更有顯著特性，正如全球IT巨頭IBM所提出的大數(shù)據(jù)技術(shù)特征，區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)且優(yōu)于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的第一特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)的巨量性，通常大數(shù)據(jù)都需要使用非常規(guī)的容量單位，如PB 、EB、ZB、YB、BB、NB、DB ，這些單位下的數(shù)據(jù)體量是人們難以現(xiàn)象的。如此大的數(shù)據(jù)要傳遞和轉(zhuǎn)移輸送，也就擁有了大數(shù)據(jù)第二個(gè)技術(shù)特征，即高速性。只有更多形式、屬性、類別的數(shù)據(jù)才能集聚成足夠規(guī)模的大數(shù)據(jù)，因此，大數(shù)據(jù)也就具有了多樣性、低價(jià)值密度性、真實(shí)性。

企業(yè)檔案信息化管理全面引入大數(shù)據(jù)概念及技術(shù)應(yīng)用后，必然能夠在工作中處處體現(xiàn)大數(shù)據(jù)的技術(shù)特點(diǎn)。企業(yè)檔案作為一種利用價(jià)值較高的信息資源，必然要求在信息的內(nèi)涵與外延上都?jí)蛘宫F(xiàn)與時(shí)代進(jìn)步和企業(yè)發(fā)展相吻合的功效與價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)會(huì)在具體的企業(yè)檔案信息化管理中發(fā)揮不可替代的推動(dòng)作用。

二、企業(yè)檔案管理推行信息化建設(shè)的意義

（一）為具體管理工作的現(xiàn)代化提供重要驅(qū)動(dòng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)的檔案管理推行信息化建設(shè)改造，能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)技術(shù)中諸多優(yōu)點(diǎn)轉(zhuǎn)化為具體管理工作成效。大數(shù)據(jù)信息化建設(shè)應(yīng)用下，人員將不再受擾于檔案載體繁多、內(nèi)容駁雜、領(lǐng)域交叉等問題，改進(jìn)了現(xiàn)代化管理的有效方式方法，優(yōu)化工作效率，可在具體管理類的崗位中發(fā)揮作用。

（二）為具體管理工作的理想化增加可靠助力

企業(yè)檔案的信息化管理能夠讓傳統(tǒng)意義上的檔案管理更加省時(shí)省力，信息的錄入更加快捷準(zhǔn)確，存取、讀取的效率更高，以智能自動(dòng)化成為重要的工作特色。信息化管理不僅讓檔案的后臺(tái)管理更加便利，也讓整個(gè)信息的共享更加安全和快捷，合理的技術(shù)讓檔案的定位查閱等更加精準(zhǔn)，相關(guān)資料也實(shí)現(xiàn)了較好的挖掘。

三、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)檔案信息化管理實(shí)踐途徑

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視企業(yè)檔案管理的大數(shù)據(jù)信息化應(yīng)用

企業(yè)檔案可以稱得上是企業(yè)的重要原始財(cái)富之一，其中還有企業(yè)多年來生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中所積累的大量工作經(jīng)驗(yàn)與成果數(shù)據(jù)。加強(qiáng)企業(yè)檔案的信息化管理，具有較高的專業(yè)性要求。一方面檔案管理要求具體的工作人員要耐心認(rèn)真，確保所有的檔案資料信息不泄露不出錯(cuò)；另一方面企業(yè)檔案的信息化管理業(yè)要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)該項(xiàng)工作有充分的認(rèn)識(shí)和足夠的重視，要積極滿足在檔案信息化管理方面所需要的各種投入。檔案管理的信息化建設(shè)要全面覆蓋，還需要與領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)溝通，獲得授權(quán)，才能在全企業(yè)實(shí)施無紙化辦公的倡導(dǎo)

（二）企業(yè)檔案信息化管理人員素質(zhì)必須同步加強(qiáng)

企業(yè)在檔案信息化管理方面往往會(huì)引起更大關(guān)注，愿意投入更多的資金。但是在信息化建設(shè)實(shí)施過程中，還要特別注重強(qiáng)化檔案管理從業(yè)人員的自身素質(zhì)。首先要保持人員對(duì)具體管理工作的高度重視，其次要合理強(qiáng)化對(duì)人員的技術(shù)培訓(xùn)。條件允許的情況下，企業(yè)要與相關(guān)高校達(dá)成一定的人才就業(yè)需求合作機(jī)制。高校要遵循市場(chǎng)和行業(yè)需求，積極提升檔案管理的專業(yè)化教學(xué)質(zhì)量，引入大數(shù)據(jù)、信息化等概念在管理過程中應(yīng)用。對(duì)企業(yè)而言，在崗人員的再教育工作不能放松，檔案管理人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，對(duì)紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案的過程，能進(jìn)行熟練操作，對(duì)檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的誤刪和其他損壞檔案性行為，能進(jìn)行及時(shí)的搶救和修補(bǔ)，保障檔案的完整性。企業(yè)要通過制定強(qiáng)而有效的培訓(xùn)與激勵(lì)機(jī)制提升員工的熱情與積極性。企業(yè)以及部門的定時(shí)定點(diǎn)系統(tǒng)培訓(xùn)一般都要有培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施方案，在內(nèi)容上要主動(dòng)完成對(duì)大數(shù)據(jù)概念、IT技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)框架等多方面的教學(xué)。在接受系統(tǒng)培訓(xùn)后，檔案管理人員要能更加輕松地應(yīng)用檔案信息，如建立某種關(guān)鍵詞檢索或查詢條件，就能直接挖掘和提煉檔案重要信息，并對(duì)企業(yè)每一位員工的重要特質(zhì)信息了如指掌，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確和有價(jià)值的信息。

（三）信息化管理的現(xiàn)代設(shè)備比例要增加

企業(yè)要積極深入市場(chǎng)要調(diào)研技術(shù)上更為科學(xué)先進(jìn)、價(jià)格上更為合理的高性價(jià)比設(shè)備，構(gòu)建必要的設(shè)備管理輔助體系。主體設(shè)備就是計(jì)算機(jī)硬軟件系統(tǒng)，要求具備超大存儲(chǔ)容量，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)的配備統(tǒng)一。企業(yè)的信息化檔案管理中，軟件部分同樣很關(guān)鍵，較好地軟件能夠滿足用戶的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理、檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷等強(qiáng)大功能。相關(guān)人員在研發(fā)技術(shù)軟件方面有所才干的，應(yīng)該積極借助當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下的典型技術(shù)，開發(fā)出可在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中利用各種先進(jìn)算法迅速定位更多檔案信息的輔助產(chǎn)品，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（四）確保企業(yè)檔案信息化管理與紙質(zhì)檔案管理間的模式轉(zhuǎn)換與過渡

當(dāng)前， 隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的各種信息化建設(shè)正持續(xù)推開，人們更加關(guān)注信息化檔案管理的模式與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式之間的關(guān)聯(lián)性。顯然，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案保管存取參數(shù)度或遷徙等內(nèi)容方面，流程單一，制度簡(jiǎn)單，人工需要開展工作的內(nèi)容主要體現(xiàn)在：需要定期完善檔案內(nèi)容，檢查尿片上額檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查和保護(hù)等，以及根據(jù)單位制度流程，對(duì)檔案進(jìn)行借閱和遷徙等即可。信息化檔案管理對(duì)于具體負(fù)責(zé)的工作人員所提出的工作內(nèi)容要求首先是要強(qiáng)化對(duì)制度的完善，要明確部分計(jì)算機(jī)終端的借閱權(quán)限。采用信息化管理模式后，一些重要的檔案?jìng)浞葸€需要同時(shí)準(zhǔn)備電子版與紙質(zhì)版，這樣來看信息官檔案管理的相比而言，信息化檔案的管理流程較為復(fù)雜，技能要求也相對(duì)較高。

（五）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理中的安全力度

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，海量信息每天的產(chǎn)生量與傳輸共享有很大一部分是存在安全風(fēng)險(xiǎn)的，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中所存在的病毒、黑客等高科技竊取技術(shù)對(duì)信息化檔案管理是一個(gè)較大的威脅。大數(shù)據(jù)億股阿里專業(yè)的信息技術(shù)人員也需要具備較高的專業(yè)知識(shí)才能防止黑客和病毒的入侵。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別，將保密級(jí)別較高的檔案采取安全系數(shù)極高的保密措施，加強(qiáng)破密程序，將主要精力用于對(duì)保密級(jí)別較高的檔案的安全性管理，對(duì)于普通員工和保密級(jí)別較低或公開的檔案則可以采取一般的安全保護(hù)力度，保障檔案的基本安全。

四、結(jié)束語

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)檔案信息化管理，是當(dāng)前企業(yè)需要正確科學(xué)看待的發(fā)展問題。大數(shù)據(jù)的海量信息要處理得當(dāng)，需要企業(yè)具體工作人員積極調(diào)整和提升，在領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)注下，有效增加和改善各種機(jī)械設(shè)備運(yùn)用，合理看待信息化與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式之間的關(guān)系，有效強(qiáng)化對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的控制，只有這樣才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理。

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