大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的研究

江蕾

摘要：在大數(shù)據(jù)背景下，社會(huì)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)井噴式增長，檔案管理也面臨著巨大考驗(yàn)，尤其是對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、查找、收集，給檔案管理工作帶來很大難度。本文通過在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)檔案管理面臨的問題進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的解決方案和措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；背景

一、大數(shù)據(jù)背景下的時(shí)代特征

大數(shù)據(jù)就是對(duì)收集來的信息進(jìn)行分析、處理、管理、提取，從而提供更全面的信息。由此可見，大數(shù)據(jù)是隨著數(shù)據(jù)量的增大、數(shù)據(jù)類型的復(fù)雜而衍生出來的。

大數(shù)據(jù)時(shí)代呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多、處理數(shù)據(jù)快等特點(diǎn)，還可以對(duì)各種類型的數(shù)據(jù)做到快速的采集、處理、傳播。對(duì)檔案管理而言，檔案信息中對(duì)數(shù)據(jù)的采集和存儲(chǔ)是重點(diǎn)也是難點(diǎn)，檔案管理者必須要依靠大數(shù)據(jù)進(jìn)行解決。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理面臨的問題

（一）管理手段落后

從當(dāng)下的實(shí)際情況來看，相關(guān)部門對(duì)于檔案信息的管理手段相對(duì)落后，多數(shù)工作者還是以傳統(tǒng)的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致不能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)有效的處理，依然習(xí)慣在紙上記錄加以管理，不僅查找困難，也容易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失損壞，難以長久存儲(chǔ)。

（二）服務(wù)手段落后

對(duì)檔案信息的保護(hù)和管理最終目的是為了服務(wù)人民，大數(shù)據(jù)背景下，信息資源和結(jié)構(gòu)都發(fā)生了巨大改變，因此管理服務(wù)的手段也必須要?jiǎng)?chuàng)新。但是從目前看來，服務(wù)手段比較落后，在建立電子檔案、深度挖掘檔有效信息、存儲(chǔ)、查找等方面都存在一定問題，無法為人們帶來高質(zhì)量服務(wù)。

（三）缺少專業(yè)人才

檔案管理工作中缺少專業(yè)的人才。大數(shù)據(jù)背景下，擁有專業(yè)的數(shù)據(jù)管理人員顯得尤為重要，僅依靠聘請(qǐng)外國專業(yè)人才是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，只是飲鴆止渴。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作如果沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃，是無法促進(jìn)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展的。

（四）管理內(nèi)容混亂

大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，為檔案管理提供了極大的便利性，使信息收集、儲(chǔ)存和輸出速度大大加快，提高了管理者的工作效率。但是，由于信息收集和輸出過于便捷，使其信息異構(gòu)難以達(dá)到有效融合和統(tǒng)一，導(dǎo)致某些文件因傳輸端口或文件格式不同，使信息無法做到兼容統(tǒng)一和無法打開，最終使數(shù)據(jù)存在差異。

（五）檔案安全性匱乏

大數(shù)據(jù)應(yīng)用在檔案信息管理中，所能處理的信息數(shù)據(jù)必須是開放性的，這樣一來也就增大了數(shù)據(jù)信息泄露丟失的概率，使檔案信息安全面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此在應(yīng)用大數(shù)據(jù)之前，必須要保障信息資源共享平臺(tái)的安全。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的對(duì)策

（一）改變檔案管理觀念

首先要做的是促進(jìn)觀念的轉(zhuǎn)變，將以往傳統(tǒng)的管理觀念轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理觀念。以用戶的實(shí)際需求為目的，使檔案從簡單的保存向?qū)嶋H應(yīng)用進(jìn)行轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。并針對(duì)用戶的要求，提供專業(yè)個(gè)性化標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)，力求客戶滿意為宗旨。以此來滿足不同層次的客戶對(duì)檔案的需求。

（二）加強(qiáng)檔案資源庫建設(shè)

將檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理是建立檔案資源庫的重要基礎(chǔ)，在建立數(shù)字化管理中首先要按照重要程度級(jí)別進(jìn)行建立。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用廣泛，內(nèi)容復(fù)雜，檔案管理機(jī)構(gòu)僅依靠自身開發(fā)難度較大，且收集數(shù)據(jù)能力差、過于單一和復(fù)雜，但是檔案管理機(jī)構(gòu)可以利用大數(shù)據(jù)的廣泛性和企業(yè)或者公司合作開發(fā)，使檔案管理具有行業(yè)的管理特點(diǎn)，對(duì)行業(yè)內(nèi)的數(shù)據(jù)收集和分析做到專業(yè)化。使其具有獨(dú)特的大數(shù)據(jù)分析能力和特制的設(shè)備。

（三）組建高素質(zhì)人才隊(duì)伍

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作涉及多個(gè)領(lǐng)域和技術(shù)。檔案管理人員不僅要有傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和能力，還要以檔案業(yè)務(wù)知識(shí)為基礎(chǔ)，對(duì)計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等知識(shí)進(jìn)行理解掌握，來提升數(shù)據(jù)采集、整理、分析等綜合能力。此外相關(guān)部門也要加強(qiáng)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，爭取培養(yǎng)出專業(yè)的檔案管理人才。

（四）整合資源，提高數(shù)字化進(jìn)程

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理部門應(yīng)加快推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程改革，通過整合海量信息資源以此來建立跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的共享檔案信息平臺(tái)，使信息以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，用戶直接在互聯(lián)網(wǎng)上就可以查找自己想要得到的相關(guān)信息，使用戶得到全新的查詢體驗(yàn)。

（五）建立健全相關(guān)法規(guī)制度

檔案數(shù)據(jù)對(duì)外開放是檔案事業(yè)發(fā)展的新方向，同時(shí)也是大數(shù)據(jù)檔案信息整合的基礎(chǔ)。因此相關(guān)部門一定要制定相關(guān)法律法規(guī)來保護(hù)檔案信息的安全。檔案管理機(jī)構(gòu)要對(duì)檔案安全管理系統(tǒng)定期進(jìn)行檢查和升級(jí)，對(duì)檔案提取人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份核實(shí)。同時(shí)完善大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全，建立專門的殺毒系統(tǒng)，做到有效的防范黑客入侵和病毒攻擊。

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