淺談基于信息化建設(shè)的會(huì)議管理工作

郭雨陽

摘要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息化也被應(yīng)用于企業(yè)管理的方方面面。會(huì)議的信息化能夠高效統(tǒng)籌會(huì)議資源，規(guī)范其調(diào)度過程，簡(jiǎn)化會(huì)議申請(qǐng)及審批流程，提高會(huì)議管理效率。同時(shí)減少人力物力財(cái)力的消耗，提升會(huì)議室的服務(wù)及使用效率，減少管理上的紕漏。聚焦會(huì)議管理提質(zhì)增效，深入推進(jìn)會(huì)議信息化管理建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);會(huì)議管理;可視化

會(huì)議是一個(gè)公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的直接體現(xiàn)。會(huì)議活動(dòng)既有大量人力物力財(cái)力的投入，也有相應(yīng)決策對(duì)策的產(chǎn)出，并能夠直接反應(yīng)在公司生產(chǎn)效益上。若是能夠做好會(huì)議管理，使會(huì)議的效率得以提高，相當(dāng)于減少投入增加產(chǎn)出，那么企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益也將提高。

在傳統(tǒng)會(huì)議室管理模式中，通常采用電話預(yù)定、紙質(zhì)記錄的方式來預(yù)約會(huì)議室，預(yù)訂人無法時(shí)實(shí)了解當(dāng)前會(huì)議室使用情況，預(yù)定流程繁瑣且信息溝通不暢。同時(shí)，會(huì)議管理人員面對(duì)大量繁雜的會(huì)議申請(qǐng)，往往無法第一時(shí)間做出最佳決策，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致會(huì)議資源分配不充分的問題。所以結(jié)合信息化做會(huì)議管理便成為了一個(gè)較好的解決方案。

一、目前會(huì)議管理存在的普遍問題

1.1無專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

目前會(huì)議室的管理大多是由公司的黨政辦公室負(fù)責(zé)，多地視頻由不同團(tuán)隊(duì)分別管理，不夠系統(tǒng)規(guī)范，無法高效聯(lián)動(dòng)。同時(shí)，由于辦公室工作任務(wù)繁雜，沒有過多的精力來應(yīng)付多媒體會(huì)議室設(shè)備的維護(hù)工作，在會(huì)議設(shè)備的管理和維護(hù)方面缺少專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)無疑是加大了管理和維護(hù)的難度。

1.2存在不規(guī)范的操作

在使用會(huì)議室的過程中，一方面，參會(huì)人員多對(duì)會(huì)議設(shè)備操作步驟不甚了解，存在違反操作規(guī)程、隨意熱插拔線路及電源等行為，導(dǎo)致演示無法正常發(fā)送、投影儀無法正常開關(guān)、燈泡壽命減少等故障。另一方面，業(yè)務(wù)人員對(duì)設(shè)備不夠熟悉，且缺少專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致設(shè)備的誤操作，無法解決實(shí)時(shí)問題。

1.3無整套會(huì)議管理系統(tǒng)

現(xiàn)在很多企業(yè)的會(huì)議預(yù)定仍停留在電話預(yù)定、紙質(zhì)登記階段，需反復(fù)電話確認(rèn)，重復(fù)性操作較多，信息溝通不及時(shí)且過程中容易出現(xiàn)偏差，沒有一套完整的制度規(guī)范，流程較亂，責(zé)任界定不明確，無法高效約束。

二、結(jié)合信息化的會(huì)議管理手段

結(jié)合信息化手段進(jìn)行管理是保障會(huì)議管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要舉措，目的是增強(qiáng)企業(yè)運(yùn)行效率、提高生產(chǎn)率。針對(duì)目前會(huì)議管理存在的普遍問題，我們需高度重視，提升會(huì)務(wù)人員及與會(huì)人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，并輔以信息化的手段，建立健全管理機(jī)制，使會(huì)議管理有章可循、有制度可依。

公司的會(huì)議信息化建設(shè)，應(yīng)遵循以下原則：模板化、規(guī)范化、可視化。許多企業(yè)對(duì)于信息化會(huì)議管理的理解仍然有偏差，認(rèn)為采購一套多媒體設(shè)備、會(huì)議管理軟件就叫實(shí)現(xiàn)了信息化，這樣的理解是片面的。會(huì)議管理系統(tǒng)是以人為核心的現(xiàn)代化交互系統(tǒng)，它的核心目的是讓系統(tǒng)為人服務(wù)，是以科學(xué)有效的管理模式為運(yùn)轉(zhuǎn)基礎(chǔ)，需要相與之配套的管理制度和運(yùn)行機(jī)制來保障和規(guī)范其使用與維護(hù)。

2.1注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)和人才培養(yǎng)，提升人員綜合素質(zhì)

企業(yè)會(huì)議的信息化建設(shè)需要組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)來建設(shè)規(guī)劃和管理維護(hù)。管理及維護(hù)人員需要對(duì)公司的各類會(huì)議管理細(xì)則、設(shè)備操作手冊(cè)非常熟悉，足以應(yīng)對(duì)各種突發(fā)狀況。同時(shí)，更應(yīng)加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，開展各類內(nèi)部培訓(xùn)、外部調(diào)研，積極完善人才機(jī)制，打造既懂管理又懂操作的高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)。

2.2模板化會(huì)議管理，簡(jiǎn)化會(huì)議預(yù)訂流程

會(huì)議系統(tǒng)的整體建設(shè)需要有一個(gè)總體規(guī)劃。首先需要搭建平臺(tái)，將會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)嵌入OA辦公平臺(tái)，提供更加便捷可行的操作，為公司集團(tuán)化管控提供更高效的會(huì)議服務(wù)。通過軟件設(shè)計(jì)，使會(huì)議流程表單化，信息收集完善，實(shí)現(xiàn)全過程管控。不同級(jí)別的會(huì)議設(shè)定不同的會(huì)服選項(xiàng)，分層管理。規(guī)定會(huì)議時(shí)間，精簡(jiǎn)會(huì)議，提升決策效率。沖突處理和預(yù)約的變更也會(huì)更加方便可控。

2.3建立健全管理制度，規(guī)范化管理模式

企業(yè)會(huì)議的信息化建設(shè)需有一套完善健全的監(jiān)管制度，包括對(duì)各類會(huì)議形式的監(jiān)管、會(huì)議管理人員的監(jiān)管和與會(huì)人員的監(jiān)管，并出具相應(yīng)明文管理細(xì)則。嚴(yán)格按照制度章程辦事，能夠有效杜絕違反會(huì)議規(guī)定的情況。同時(shí)，還應(yīng)建立信用機(jī)制，對(duì)違規(guī)使用會(huì)議室的單位或個(gè)人進(jìn)行信用扣分，超過限額則不可預(yù)訂，從而從源頭上杜絕問題。

2.4可視化會(huì)議管理流程，最大化變現(xiàn)管理效能

會(huì)議是公司決策重大事項(xiàng)的重要途徑，也是公司經(jīng)營(yíng)管理成果的直接體現(xiàn)。會(huì)議的可視化能夠提高會(huì)議效率，減少重復(fù)操作，減少?zèng)]有必要的資源占用。將OA平臺(tái)的會(huì)議數(shù)據(jù)接入外接控制器，實(shí)時(shí)輸出到平板電腦、大屏幕等終端進(jìn)行可視化，監(jiān)管方便，環(huán)節(jié)清晰，責(zé)任明確，避免了推諉扯皮等現(xiàn)象。通過各類移動(dòng)終端直接輸出可視化的信息，避免了多方信息差，實(shí)時(shí)有效。

三、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)的信息化建設(shè)并不是一朝一夕能夠完成的。這是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，是一個(gè)建立、試運(yùn)行、反饋、不斷改進(jìn)的過程。要真正實(shí)現(xiàn)信息化，不光是需要在硬件上下功夫，更重要的是加強(qiáng)“軟件”的能力建設(shè)，保障整個(gè)系統(tǒng)的可運(yùn)作性、服務(wù)性，提升管理人員的專業(yè)性，跳出思維定式，關(guān)注客戶體驗(yàn)，以人為本地推動(dòng)流程再造，充分發(fā)揮人在其中的主觀能動(dòng)性。只有這樣才能讓現(xiàn)代化科技更好地造福企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，充分提高企業(yè)效率，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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