新形勢(shì)下大中專(zhuān)畢業(yè)檔案管理工作的若干思考

李曉菊

摘要：信息化時(shí)代所呈現(xiàn)的就業(yè)方式多樣化的今天，大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作已經(jīng)跟不上時(shí)代的要求，加上檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，管理理念落后，管理機(jī)制不健全等問(wèn)題的存在。因此，對(duì)大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作應(yīng)引起足夠的重視并采取相應(yīng)的措施來(lái)符合時(shí)代的要求。

關(guān)鍵詞：大中專(zhuān)畢業(yè)生；檔案管理；措施

一、新形勢(shì)下大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀分析

大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案是反映學(xué)生的綜合素質(zhì)以及受教育情況和辨別評(píng)價(jià)人才的原始記錄資料，是大中專(zhuān)畢業(yè)生在社會(huì)中的重要名片。國(guó)家和企業(yè)大中專(zhuān)畢業(yè)生的就業(yè)方向、工作經(jīng)歷也可將其檔案管理作為重要的參考依據(jù)。國(guó)家以及地方政府部門(mén)可以參考其效用制定人才戰(zhàn)略、就業(yè)計(jì)劃、公益性崗位設(shè)置等。當(dāng)前大中專(zhuān)畢業(yè)生的就業(yè)渠道已從單向型向多元化轉(zhuǎn)變。縣級(jí)人才服務(wù)和公共就業(yè)中心及時(shí)調(diào)整了大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理的管理戰(zhàn)略。但是由于傳統(tǒng)畢業(yè)生檔案管理機(jī)制還不完善且缺乏靈活的就業(yè)環(huán)境。在檔案創(chuàng)新方面大中專(zhuān)畢業(yè)生明顯不足。國(guó)家正在對(duì)各行各業(yè)大力推行信息化改革，希望能以信息手段來(lái)實(shí)現(xiàn)大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案現(xiàn)代化管理。逐步建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化的管理模式。當(dāng)前大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理正處在轉(zhuǎn)型發(fā)展期，在很多方面還遺留著很多舊的管理模式，人事檔案管理的任務(wù)越來(lái)越繁重，雖然有所進(jìn)步但還尚未使大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理的價(jià)值充分發(fā)揮的效果。因此，大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理能否與時(shí)俱進(jìn)，在新時(shí)期使檔案管理得功效得到彰顯，目前還有很多工作要做。

二、新形勢(shì)下大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理存在的主要問(wèn)題

大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案向人事檔案的過(guò)渡期稱為大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理，其就業(yè)方式、時(shí)間以及用人單位保管檔案等都會(huì)影響到檔案管理。大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理的重要性和困難程度作為人才服務(wù)與公共就業(yè)部門(mén)應(yīng)有充分的認(rèn)識(shí)。并對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作能夠創(chuàng)造性的工作。在當(dāng)前檔案管理改革的形式下，對(duì)大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。

1、從管理人員分析。檔案管理的過(guò)程比較繁瑣，需要管理人員具有極強(qiáng)耐心和細(xì)心。隨著大中專(zhuān)畢業(yè)生數(shù)量的增加和國(guó)家對(duì)檔案管理工作越來(lái)越重視，需要檔案管理人員的認(rèn)識(shí)也應(yīng)隨之提高。很多檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作非?？菰锓ξ?，工作內(nèi)容無(wú)非是抄寫(xiě)工作和保管工作。能夠?qū)n案管理做到簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)遞、外調(diào)、查檔就可以。但隨著管理理念和管理模式的改進(jìn)，尤其是引入信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，這對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力提出了更高的要求，而檔案管理人員使用新技術(shù)的能力普遍不高。不能使信息管理系統(tǒng)的效用充分發(fā)揮。有的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作積極性差且常常被動(dòng)的疲于應(yīng)付。

2、從管理機(jī)制分析。大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理制度已經(jīng)趕不上當(dāng)今信息化時(shí)代的發(fā)展要求。尤其是縣級(jí)人才服務(wù)部門(mén)還停留在傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理機(jī)制。由于當(dāng)今大中專(zhuān)畢業(yè)生流動(dòng)性強(qiáng)，就業(yè)渠道多元。舊的管理機(jī)制已經(jīng)不符合新的發(fā)展環(huán)境。當(dāng)前人才服務(wù)中心和公共就業(yè)部門(mén)主要負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理工作，由于許多縣級(jí)人才服務(wù)中心大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理制度尚不健全，以致具體工作中缺乏規(guī)范和指導(dǎo)，致使其檔案管理工作效率低下。未及時(shí)更新歸檔、調(diào)檔、查檔等環(huán)節(jié)的管理制度在運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)容易導(dǎo)致丟檔、改檔、信息失真現(xiàn)象發(fā)生，因此，要健全管理制度。大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案調(diào)動(dòng)因檔案管理地的管理模式差別較大，生源地人才交流中心會(huì)對(duì)未辦理檔案關(guān)系或高校代管期滿的畢業(yè)生檔案進(jìn)行托管。需要及時(shí)更新中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)、考試等信息。大中專(zhuān)畢業(yè)生查閱、復(fù)印檔案資料，增添檔案資料等，也需要完善的管理制度來(lái)約束。

3、從管理方式分析。我國(guó)當(dāng)前的大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理受制于傳統(tǒng)的“重保存輕服務(wù)”思想，致使大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理服務(wù)意識(shí)差，在檔案管理過(guò)程中缺乏創(chuàng)新精神，使之不能輔助人力資源服務(wù)更好的發(fā)揮作用。只能提供簡(jiǎn)單的查詢服務(wù)，如基本信息、簡(jiǎn)歷、職稱的方式和紙質(zhì)查詢服務(wù)。由于大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理呈現(xiàn)出滯后性。工作往往具有被動(dòng)性。甚至有的縣級(jí)大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理在推進(jìn)信息化管理的同時(shí)還在采用原始的人工信息錄入的方式進(jìn)行登記管理。對(duì)于單位配置的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等先進(jìn)的設(shè)備沒(méi)有充分使用，檔案的記憶功能決定檔案管理質(zhì)量的高低。使用電子信息設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)電子簽章、簽名以及識(shí)別碼，可以大大提高管理質(zhì)量和工作效率。另外，當(dāng)前的檔案管理的信息收錄比較單一，不能全面的反映大中專(zhuān)畢業(yè)生的教育經(jīng)歷和個(gè)人能力，只注重畢業(yè)生“人事性”的材料而缺乏收集學(xué)生的興趣愛(ài)好、特長(zhǎng)、參與社會(huì)活動(dòng)、發(fā)明創(chuàng)造、社會(huì)經(jīng)歷、個(gè)人成果等材料。檔案管理未做到人性化和全面化。

三、新形勢(shì)下大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作的改進(jìn)建議

1、創(chuàng)新檔案管理理念，提高管理人員素質(zhì)。

大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理的難題要想得到徹底的轉(zhuǎn)變，引進(jìn)并創(chuàng)新檔案管理理念非常重要，要想使大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理滿足現(xiàn)代化人力資源管理的需要，需要進(jìn)食引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法，建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理人員的管理要規(guī)范化，制度化。加強(qiáng)各大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理部門(mén)的協(xié)調(diào)和合作。相互學(xué)習(xí)并借鑒成功的管理經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員的培訓(xùn)和交流要不斷加強(qiáng)，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷提高，使其對(duì)人才信息管理系統(tǒng)的使用方法熟練掌握。保障大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)的人才儲(chǔ)備。目前縣級(jí)大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理人員中既懂管理又會(huì)電腦操作的復(fù)合型人才較少，為此，及時(shí)掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)與技術(shù)是大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理人員必須贏具備的素質(zhì)。同時(shí)還應(yīng)在檔案管理工作中樹(shù)立主動(dòng)性和服務(wù)意識(shí)，敢于面對(duì)檔案管理工作中的各種困難。

2、完善檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作。

目前大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作走信息化管理道路是必然趨勢(shì)，但是在采用信息化管理模式的同時(shí)要建立一套完善的相對(duì)應(yīng)的管理制度，遵循“嚴(yán)格審核、嚴(yán)格管理、嚴(yán)格認(rèn)定”的原則改進(jìn)和修補(bǔ)以前制度中的漏洞和不足，保證檔案管理機(jī)制的時(shí)效性，在管理制度的保障下及時(shí)將檔案管理中無(wú)價(jià)值的信息刪除并更新信息數(shù)據(jù)，否則可能出現(xiàn)“造假”或“丟檔”的問(wèn)題。檔案的建立、收集、整理、歸檔是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中還需要對(duì)材料進(jìn)行補(bǔ)充，建立完善的監(jiān)督機(jī)制可以使檔案登記、轉(zhuǎn)遞、查詢、借閱、利用等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

3、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，拓寬檔案資源利用空間。

檔案信息化建設(shè)是解決大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作滯后性最有效的手段。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程許多縣級(jí)人才服務(wù)中心已經(jīng)建立了人才信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)對(duì)檔案管理的效率的提升，建立國(guó)家學(xué)籍檔案，學(xué)歷證書(shū)信息管理的對(duì)接有很重要的現(xiàn)實(shí)意義。能使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)批量管理的優(yōu)勢(shì)得到發(fā)揮。利用計(jì)算機(jī)的信息訪問(wèn)端口和權(quán)限管理機(jī)制可以使中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理的保密性和安全性得到提高。從而減輕管理人員的工作量，用戶通過(guò)身份識(shí)別后，能夠快速的查詢并使查詢記錄保留。對(duì)于大中專(zhuān)畢業(yè)生的人才流動(dòng)和就業(yè)情況，人事部門(mén)可直接通過(guò)人才信息管理系統(tǒng)來(lái)了解，從而根據(jù)其流動(dòng)情況制定相應(yīng)的人事政策調(diào)整。人才服務(wù)中心檔案管理部門(mén)運(yùn)用信息化管理將大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理信息納入人才信息管理系統(tǒng)可以為當(dāng)?shù)氐娜肆Y源帶來(lái)便利，使其自動(dòng)化管理和資源共享得以實(shí)現(xiàn)。也便于企事業(yè)單位在人事管理部門(mén)門(mén)戶網(wǎng)站根據(jù)需要選擇招錄對(duì)象。使用人單位和畢業(yè)生的距離縮短，從而拓寬大中專(zhuān)畢業(yè)生的就業(yè)渠道。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下我國(guó)大中專(zhuān)畢業(yè)檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題。這主管單位和具體的管理人員要求在信息化管理下提高認(rèn)識(shí)和自身素質(zhì)，健全管理制度等工作來(lái)做好大中專(zhuān)畢業(yè)檔案管理工作。

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