淺析秘書向領(lǐng)導(dǎo)進諫的四項基本原則

摘 要：由于秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的特殊性，秘書在平時工作中會常常向領(lǐng)導(dǎo)進言，幫助領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，從而影響領(lǐng)導(dǎo)的決策。秘書工作中，如何才能讓領(lǐng)導(dǎo)在愉悅基礎(chǔ)上接受自己的意見建議，從而促進秘書工作順利開展？這需要準(zhǔn)確把握分寸，以合適的方式進言，在處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的基礎(chǔ)上，輔助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。

關(guān)鍵詞：秘書；進諫；決策參考；四項原則

1 審慎敬重原則

審慎敬重原則即自己所提意見是在充分研究調(diào)查的基礎(chǔ)上，確有必要提出的。秘書工作的本質(zhì)特征是綜合輔助性，秘書人員實質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)者眼、耳、腦、口、手、足等器官的延伸。秘書的參謀咨詢工作，可為領(lǐng)導(dǎo)“拾遺補缺”，為減輕領(lǐng)導(dǎo)工作壓力，是“配角”服務(wù)于“主角”的關(guān)系。秘書不宜隨便進言，不宜隨便對領(lǐng)導(dǎo)既定決策妄加評論，不宜出過多“點子”、“建議”。一般應(yīng)該是在領(lǐng)導(dǎo)垂問時，適當(dāng)提出自己的看法。并且要格外注意語言藝術(shù)，要做到既能進言，又不失自己的身份。此外，進言之前，需做必要的準(zhǔn)備，如了解相關(guān)政策法規(guī)、研判市場行情，同時也要充分了解領(lǐng)導(dǎo)的用意安排，不能想當(dāng)然地用自己的理解曲解領(lǐng)導(dǎo)的意思。一定要體現(xiàn)出自己的進言是經(jīng)過充分準(zhǔn)備的，體現(xiàn)出對領(lǐng)導(dǎo)的敬重。那么，怎樣才能在充分尊重領(lǐng)導(dǎo)的情況下，審慎發(fā)揮自己的作用，對領(lǐng)導(dǎo)提出有價值的參考意見呢？下面我們介紹一個廣為人知的案例。

美國的佛羅倫薩州一家蔬菜貿(mào)易公司。有兩個同時來的年輕雇員，約翰和哈里。公司總經(jīng)理讓兩位年輕人分別出去預(yù)訂一批土豆。哈里出去半小時后，回來匯報說，“二十公里外的‘集農(nóng)蔬菜批發(fā)中心有土豆賣”?？偨?jīng)理問：“一共幾家賣？”哈里又跑二十公里去問，回來后報告說有三家在賣?？偨?jīng)理又問他三家土豆價格是否一樣。哈里又跑出去問。這時，約翰回來了，向總經(jīng)理匯報：“二十公里外的‘集農(nóng)蔬菜批發(fā)中心有三家賣土豆的，其中兩家是賣0.9美元一斤，只有一家老頭賣的是0.8美元一斤”，他又進一步建議說：“我看了一下他們的土豆，發(fā)現(xiàn)老頭家的最便宜，而且質(zhì)量也最好。如果需要的話，價格還可以更優(yōu)惠些，并且他們家有貨車，可以免費送貨上門。我已經(jīng)把那老頭帶來了，就在公司大門外等著，要不要讓他進來具體洽談一下？”

這個案例中約翰可以認為是總經(jīng)理的真正好秘書。首先，他是在總經(jīng)理垂詢的基礎(chǔ)上，經(jīng)過自己調(diào)查研究之后提出建議；第二，他充分了解本公司的需要，“集農(nóng)蔬菜批發(fā)中心”離本公司有20多公里遠，土豆運輸問題需要解決，因此他與賣家談了運輸問題，同時爭取賣家進一步優(yōu)惠的可能；第三，他沒有替總經(jīng)理做任何決定，只是提出了決策所需參考數(shù)據(jù)，至于具體采購事宜，他帶來賣家與總經(jīng)理直接商談。相反，哈里的意見最大問題就是缺乏深入細致的調(diào)查研究，倉促進言，致使領(lǐng)導(dǎo)難以獲得決策所需必要信息。再舉一個毛澤東秘書田家英的例子。田家英1948年至1966年擔(dān)任毛澤東同志的秘書，他經(jīng)常到農(nóng)村調(diào)研，正是由于廣泛深入的調(diào)查研究和密切聯(lián)系群眾，積累了大量的第一手材料，所以他在給毛澤東提供決策參考時，大量引用自己調(diào)研得到的一手資料，厚積薄發(fā)、得心應(yīng)手，受到毛澤東的賞識。

2 領(lǐng)導(dǎo)本位原則

領(lǐng)導(dǎo)本為原則即自己所提意見是出于為領(lǐng)導(dǎo)考慮的。秘書是為領(lǐng)導(dǎo)參謀決策的，這一意義上講，秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)腦器官的延伸，是服務(wù)性的角色，必須端正為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的思想。領(lǐng)導(dǎo)工作千頭萬緒，理應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)考慮不周的時候予以適當(dāng)提醒，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題。如果超越了服務(wù)性的角色，讓領(lǐng)導(dǎo)感覺秘書的提議并非站在自己的角度考慮，甚至可能對自己有害無益，那么會對這一提議充耳不聞，甚至對秘書本人有意見，影響秘書今后工作的開展。因此，必須確保自己的提議是以領(lǐng)導(dǎo)為本位，而不能想當(dāng)然地在自己角度上思考問題。舉一個中國歷史上著名的成功案例。

戰(zhàn)國時期，秦國進攻趙國。趙國向齊國求救。齊國要求用長安君作為人質(zhì)，才出兵。趙國掌權(quán)的趙太后堅決不同意。群臣勸諫無效，一時陷入僵局。左帥觸龍見到趙太后，先為小兒子求官，承認自己也疼愛兒子。隨后進一步勸導(dǎo)，“父母愛子女，就要為他們考慮長遠。地位高貴卻沒有功，俸祿優(yōu)厚卻沒有勞，是諸侯子孫不能長久的原因。當(dāng)初您送燕后出嫁時，握著她的腳后跟為她哭泣，惦念。送走以后，雖然想念她，但每次為她祈禱都說：‘一定別讓她回來啊，這是從長遠考慮，希望她子孫相繼為王。現(xiàn)在您讓長安君地位高貴生活富足，卻不趁現(xiàn)在讓他有功于國，一旦您駕崩了，長安君憑什么在趙國立身呢？”經(jīng)過這一番勸說，趙太后終于答應(yīng)送長安君去齊國做人質(zhì)了。

這個故事里，其他大臣勸說的辦法都無效，導(dǎo)致趙太后大發(fā)雷霆，聲言誰再勸說，就吐他一臉唾沫星子。這是因為其他大臣勸諫的角度都是站在國家民族大義上，自認為掌握了民族大義的真理，而沒有考慮趙太后的心理。觸龍的成功之處在于，首先，把自己拉在趙太后一邊，表面自己和趙太后一樣，也愛自己的小兒子，這樣拉近了自己和趙太后的距離，方便進一步的溝通。之后便站在趙太后的角度考慮：誰都希望自己心愛的的兒子能夠長久享受榮華富貴，趙太后只想到一時的保護兒子，觸龍則替趙太后規(guī)劃了長安君怎樣長久立足于趙。因此他是站在趙太后的角度想到了趙太后來不及想到的事情。終于成功地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了適當(dāng)?shù)奶嵝?。另一個故事，也是不同兩種做法的對比，反映出對領(lǐng)導(dǎo)提醒方式的重要性。

3 因人而異原則

做秘書工作，應(yīng)當(dāng)盡快適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)性格，針對其性格采取不同的建議方式。 性格雖是看不見摸不著，但是在人的行為中往往起到了決定性的作用，大到重要決策，小到做事方法，都體現(xiàn)著性格因素。在秘書和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中，領(lǐng)導(dǎo)性格起到了決定性的因素，秘書必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的性格特點，并調(diào)整自己的行為方式，在深入了解上司的品性特征的基礎(chǔ)上，進一步把握領(lǐng)導(dǎo)的所思所想，從而站在其角度提出建議，使工作得以順利進行。例如，領(lǐng)導(dǎo)行事縝密，喜歡從細微處入手，秘書就必須在細微處做足工夫，提前預(yù)想領(lǐng)導(dǎo)所需信息，盡快調(diào)查了解，確保領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)工作的順利，同時也要關(guān)注宏觀局面，適時適當(dāng)?shù)靥嵝杨I(lǐng)導(dǎo)，防止領(lǐng)導(dǎo)過度追求細節(jié)而貽誤大局。另一方面，摸清領(lǐng)導(dǎo)性格，還要據(jù)此調(diào)整自己的行為方式，來適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。比如臨場逢迎作戲，一些領(lǐng)導(dǎo)覺得真誠可愛，非常享受，但卻讓另一些領(lǐng)導(dǎo)覺得不舒服，覺得造作，不真實。因此，秘書在平時工作中就要掌握領(lǐng)導(dǎo)的性格，根據(jù)不同性格營造不同的相處狀態(tài)。舉個例子，漢朝有個叫周文的人，官居郎中令，但他從來不隨便說話，唯唯諾諾，基本屬于無所作為型秘書，就因為這樣，他被景帝、武帝兩個皇帝親信。但同樣的為官方式，在張作霖手下就不行了，張作霖當(dāng)了大帥之后，將他手下秘書長撤職，他自稱原因是：“他做了8年秘書長，沒有和我抬過一回杠，難道我8年之中，沒有做錯一件事嗎？這樣的秘書長，又有何益？”可見不同的領(lǐng)導(dǎo)對秘書的要求是不一樣的，秘書必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的性格，選擇自己與領(lǐng)導(dǎo)交往的方式。

而著名的“楊修之死”卻是一個慘痛的案例。楊修是曹操手下的行軍主簿，相當(dāng)于政府秘書長，他才思敏捷，頗具才華，常常能看穿曹操內(nèi)心，但由于沒有看到曹操猜忌多疑的性格，多次耍小聰明，屢犯曹操之忌。有一次，塞北送來一盒酥，曹操在盒上寫了“一盒酥”三個字，楊修便自作主張，把他拿來與眾人分吃了，曹操問其原因，楊修說：“丞相寫明一人一口酥”。這種做法完全是臆測領(lǐng)導(dǎo)的用意，甚至不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，自作主張，導(dǎo)致曹操對他更加討厭。最后，曹操兵退斜谷，進退兩難，傳出夜間口令為“雞肋”，楊修就自作聰明，對其他人說，雞肋是“食之無肉，棄之有味”，聲言曹操想退兵了，并軍士收拾行裝，準(zhǔn)備歸程。這樣一來，又犯了曹操忌諱，便以惑亂軍心的罪名殺了楊修。曹操也是聰明人，他的性格中一是多疑，另一個就是好勝，忌諱別人比他聰明，楊修偏偏要顯擺自己的聰明，又多次臆測曹操意圖，犯了曹操忌諱，落了個問罪處斬的下場。

4 適可而止原則

適可而止原則意即秘書在參與決策過程中，僅僅是提供參考的角色，一定要適可而止，不可越位，更不能對領(lǐng)導(dǎo)既定決策指手畫腳，說三道四。在歷史上許多時期，都發(fā)生過秘書或者秘書機構(gòu)專權(quán)擅政的現(xiàn)象，李欣曾揭示中國歷史上秘書權(quán)利“膨脹—回應(yīng)—再膨脹—再回應(yīng)”現(xiàn)象，這種現(xiàn)象表明：秘書或者秘書機構(gòu)不能喧賓奪主，成為權(quán)力機關(guān)、決策機關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)與秘書之間權(quán)利的主體與輔助關(guān)系是客觀存在的，任何改變這種關(guān)系的企圖都不會得逞。秘書活動空間主要在幕后，而不是“前臺”，應(yīng)該甘居幕后，多做幕后工作。如果秘書跳刀“前臺”來，取代領(lǐng)導(dǎo)決策，甚至擅作主張，造成嚴重越位，可能會引起領(lǐng)導(dǎo)不滿，僵化與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。有一位姓王的經(jīng)理，因為與合作伙伴產(chǎn)生誤會，盛怒之下，寫信痛罵合作伙伴，幾天之后真相大白，王經(jīng)理冤枉了合作伙伴，十分后悔，決定打電話向?qū)Ψ降狼?，這時一旁的李秘書得意洋洋地說：“不用了，我知道你會后悔的，所以我把信壓下來了，根本沒有發(fā)出去?！睕]想到王經(jīng)理大怒：“這事是你做主，還是我做主？”后來不久李秘書就被開除了。李秘書犯的錯誤就是沒有尊重領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)，由領(lǐng)導(dǎo)決定的事情擅自更改，嚴重越權(quán)。凡涉及重要事項、重大問題，必須由領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，秘書只有在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才可以表態(tài)。

要當(dāng)好一個秘書，與領(lǐng)導(dǎo)建立和諧融洽的關(guān)系非常重要，也是開展好工作的必要前提，每一個秘書人員應(yīng)當(dāng)努力做到這一點。同時，又不能“和而不為”，做個無用的秘書，必須為領(lǐng)導(dǎo)提供所需的參考，如何適當(dāng)?shù)叵蝾I(lǐng)導(dǎo)進言，既要有實際的價值，又要保證領(lǐng)導(dǎo)愉快接受，這需要一些技巧與藝術(shù)，值得深入揣摩，本文提出了四項原則，是筆者認為至關(guān)重要的，秘書人員違背其中任何一條都有可能破壞與領(lǐng)導(dǎo)的和諧關(guān)系，當(dāng)然還有其他原則，篇幅所限，不再介紹。

參考文獻

[1]參見李欣.秘書工作[M].北京：高等教育出版社，1985.

[2]柯文斌.從追靠到同構(gòu)—秘書與領(lǐng)導(dǎo)和諧關(guān)系研究，暨南大學(xué)2013年碩士學(xué)位論文。

作者簡介：

柯青，2017年畢業(yè)于南京師范大學(xué)，長期研究文學(xué)以及中國哲學(xué)倫理方向。著有散文書籍《濃墨重彩》。現(xiàn)為上海潘言教育科技有限公司創(chuàng)始人。