檔案管理系統(tǒng)的選擇與分析

張亞 杜艷俠

如今，信息化已成為各行各業(yè)創(chuàng)新工作效率的制勝法寶。檔案工作是一項(xiàng)有著古老傳統(tǒng)又具有現(xiàn)代化需求的社會(huì)基礎(chǔ)工作，檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要就要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。應(yīng)用何種方式進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，是檔案管理者進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中必須作出的抉擇。隨著信息化建設(shè)在檔案管理領(lǐng)域的推廣應(yīng)用，管理系統(tǒng)層出不窮，各其特色。

1、單機(jī)版計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)。這種檔案信息管理系統(tǒng)是一種初級(jí)的檔案信息管理系統(tǒng)。由于設(shè)備、軟件的局限性，不能對(duì)文件、圖片存儲(chǔ)，只能對(duì)檔案條目信息進(jìn)行管理。利用者能夠查詢到文件條目，通過(guò)條日得到紙質(zhì)文件的存放信息，提取檔案實(shí)體。這種管理系統(tǒng)，不能進(jìn)行全文檔案信息管理，是一種嘗試性或較低層次的管理方式。

2、網(wǎng)絡(luò)版檔案信息管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)能在一定范圍內(nèi)的群體中實(shí)現(xiàn)信息資源共享和系繞數(shù)據(jù)處理、交換，具有一定規(guī)模的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量，是進(jìn)行系統(tǒng)管理的一種有效方式。它限于一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)使用的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，一般稱為局域網(wǎng)，被限制在較小的或封閉的范圍內(nèi)運(yùn)行。是目前應(yīng)用較普遍的一種管理系統(tǒng)。

3、OA檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)也稱辦公自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，它是以辦公自動(dòng)化為主要內(nèi)容，在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)從文件的擬寫、辦理、運(yùn)行、歸檔全過(guò)程進(jìn)行管理的系統(tǒng)。通常這種系統(tǒng)是以文件運(yùn)轉(zhuǎn)為重點(diǎn)，文件的處理乃至于辦公相關(guān)的事務(wù)也包含在內(nèi)。OA檔案管理系統(tǒng)實(shí)際是依附于辦公自動(dòng)化的一個(gè)模塊，檔案管理數(shù)據(jù)處理完全沒有任何變遷，它只是一種邏輯上的處理和管理。在短期運(yùn)用中這種管理對(duì)檔案管理者來(lái)說(shuō)沒有太大影響，但是隨著時(shí)間的推移，數(shù)據(jù)的大量堆積會(huì)給影響系統(tǒng)的運(yùn)行。OA系統(tǒng)中的檔案管理模塊顯然難以適應(yīng)，難以對(duì)其它專業(yè)管理系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和有效的管理。

4、檔案信息的存儲(chǔ)與管理系統(tǒng)，簡(jiǎn)稱檔案管理系統(tǒng)。它是一個(gè)以檔案信息的存儲(chǔ)、加工、提供利用為宗自的管理系統(tǒng)。對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上運(yùn)行的各類專業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行接收、整理、歸檔、保存、提供利用的系統(tǒng)。它不依附于任何專業(yè)系統(tǒng)，是一個(gè)獨(dú)立的管理系統(tǒng)，不同于文檔一體化或OA檔案管理系統(tǒng)，它從邏輯上和物理上與各應(yīng)用系統(tǒng)作了界面分割。當(dāng)應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)作邏輯歸檔，檔案管理系統(tǒng)對(duì)接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定整理后，對(duì)得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝和脫機(jī)存儲(chǔ)，歸檔的數(shù)據(jù)按兩套制或多套制得到安全的保護(hù)，不會(huì)因系統(tǒng)發(fā)生意外丟失檔案數(shù)據(jù)。

以上幾種不同類型的檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理中都發(fā)揮了各自的特點(diǎn)作用，也是檔案信息化建設(shè)中不同時(shí)期、不同規(guī)模、不同行業(yè)的檔案工作信息化發(fā)展的成果。

網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行的重要保證。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供不同行業(yè)管理系統(tǒng)運(yùn)行的條件，運(yùn)行的管理系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要加工、保存、備查。而管理系統(tǒng)一是不能長(zhǎng)期保存批量數(shù)據(jù);二是不能保存其它管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。這樣檔案管理系統(tǒng)就需要其備數(shù)據(jù)處理功能、提供利用功能、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存功能的能力。建設(shè)這樣的檔案管理系統(tǒng)，是十分必要的。建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)有利于各專業(yè)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行;檔案管理系統(tǒng)接收各專業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)后，專業(yè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)壓力減輕，有利于系統(tǒng)的正常運(yùn)行;檔案管理系統(tǒng)接收網(wǎng)絡(luò)內(nèi)專業(yè)系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)有利于數(shù)據(jù)的完整齊全;建立檔案管理系統(tǒng)減輕專業(yè)系統(tǒng)的壓力，檔案的提供利用和安全保存有了可靠的保證;建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)有利于檔案工作的健康發(fā)展，有利于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的節(jié)省和正規(guī)化發(fā)展，避免重復(fù)建設(shè)，重復(fù)投資。

總之，在信息化建設(shè)的道路上，走什么樣的道路，采用什么樣的模式關(guān)系到檔案工作的健康發(fā)展，也關(guān)系到網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中數(shù)據(jù)的安全，資源的利用，投資的精確，是一項(xiàng)：必須認(rèn)真研究的工作。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)從信息化建設(shè)的高度，建設(shè)-一個(gè)綜合性網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享，實(shí)現(xiàn)全方位的檔案資源保存和提供利用。