電子文件實(shí)施前端控制的必要性

孫悅

前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子文件管理中更是至關(guān)重要。

前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子文件管理中更是至關(guān)重要。這是因?yàn)?，電子文件具有非人工識讀性和對系統(tǒng)的依賴性、信息記錄符號（數(shù)字代碼）與載體的可分離性、信息的可變性和技術(shù)的不穩(wěn)定性等特性。這些特性對電子文件的原始性、真實(shí)性都有直接或間接的影響，因此，對電子文件實(shí)行前端控制具有充分的必要性，具體表現(xiàn)在：

其一，確保電子文件真實(shí)可靠、安全可讀的需要。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內(nèi)容乃至文件本身出現(xiàn)差錯的可能性比紙質(zhì)文件要大得多，其中很多差錯及其造成的后果是不可挽回、不可修復(fù)、不可彌補(bǔ)的，即或可能加以恢復(fù)或部分修復(fù)，往往也需要付出很高的代價。這些差錯有的來自系統(tǒng)的缺陷，有的出于管理的失誤。針對電子文件"稍縱即逝"的特點(diǎn)，防止失誤、控制差錯的最佳時機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)失誤和差錯的環(huán)節(jié)之前。把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過程，可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對電子文件的損傷和破壞。例如，機(jī)構(gòu)將電子文件的歸檔范圍（包括歸檔內(nèi)容和歸檔版本）設(shè)計在電子文件管理系統(tǒng)之中，屬于該范圍的電子文件一“出生”就被加上歸檔標(biāo)識，使之具有防止修改、防止刪除的屬性并生成相應(yīng)的描述信息，從而確保其安全留存和內(nèi)容真實(shí)。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)的露西安娜，杜蘭蒂教授認(rèn)為，“如果形成者不從電子文件產(chǎn)生之時起就采取措施來保證它們的可靠性（包括內(nèi)容的可靠性和文件本身作為'文件'的可靠性）的話，未來將沒有多少電子文件值得保留?！绷硪晃患幽么髾n案專家特里，庫克也指出："在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在，或至少可能不被鑒定、保存、編目和提供利用。

其二，保障電子文件法律證據(jù)價值的需要。電子文件具有作為法律證據(jù)的可采性和作為法律證據(jù)的證明力。由于電子文件所具有的特性，決定了電子文件的原件特征與人們所熟知的“原件”概念有較大的區(qū)別，它的原件特征不再是文件內(nèi)容、記錄材料和載體共同組成的“固化物”，而是與載體和記錄符號無關(guān)的，由元數(shù)據(jù)將文件內(nèi)容“封裝”起來的動態(tài)性的“原件”。因此，電子文件的法律證據(jù)價值只能由它的元數(shù)據(jù)給予支持，而保留這些元數(shù)據(jù)應(yīng)該成為電子文件管理系統(tǒng)的必備功能。前端控制系統(tǒng)通過“提前介入”的方式及時采集必要的元數(shù)據(jù)，形成電子文件真實(shí)性、可靠性的有力保障體系。

其三，保障電子文件信息安全的需要。在“無形的流動”中，電子文件隨時都有可能被用戶出于各種原因和目的而更改、刪除，為了確保電子文件信息的安全性，在電子文件產(chǎn)生之前和設(shè)計階段就應(yīng)該確定電子文件的歸檔范圍、保存價值、采集的時間和方式，包括哪些文件需要保存“草稿”，哪些動態(tài)文件需要定期拷貝，哪些文件需要在其生命周期結(jié)束時提前接收，哪些文件可以暫緩提取或刪除等。若檔案管理機(jī)構(gòu)被動等待，則某些有價值的文件可能流失，接收來的文件可能過時或缺少必要的背景信息和“元數(shù)據(jù)”，這將給認(rèn)定電子文件的真實(shí)性可靠性、保管和檢索電子文件增加不少難度和費(fèi)用?？梢?，前端控制對保證歸檔電子文件的完整性、準(zhǔn)確性具有決定性的

其四，保障電子文件為用戶提供利用的需要。提供利用是保管電子文件的最終目的。電子文件以其"積極""動態(tài)"的特性改變著長期以來的檔案利用方式，在給利用者帶來很多前所未有的輕松和方便的同時也給其安全性帶來威脅。因此，為了確保電子文件的長期可存取性和可利用性，確保電子文件在提供利用時的安全和便利，需要事先設(shè)定某些方面的技術(shù)指標(biāo)，如載體、記錄方式、加密等級、使用權(quán)限的控制措施等。此外，系統(tǒng)還應(yīng)及時地采集用于檢索以及文件的恢復(fù)和解讀所必需的各種數(shù)據(jù)。而這些數(shù)據(jù)的采集必須在電子文件的設(shè)計階段就開始，并隨著文件的運(yùn)行而不斷給予追加，為電子文件的保管和提供利用做必要的準(zhǔn)備?？梢?，前端控制是電子文件提供利用的基本前提。

其五，優(yōu)化管理功能、提高管理效率的需要。電子文件管理系統(tǒng)不應(yīng)是對手工管理流程的簡單模擬，而應(yīng)該以更科學(xué)、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重構(gòu)，以減少乃至消除文件、檔案管理過程中各個管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏和矛盾，從而達(dá)到結(jié)構(gòu)優(yōu)化，功能合理，效率最高。前端控制是新構(gòu)建的業(yè)務(wù)流程的重要特點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)發(fā)揮了明顯的作用。

綜上所述，對電子文件的管理要“從信息系統(tǒng)的源頭做起”，即在電子文件設(shè)計階段就考慮其作為檔案保管的要求，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中一即前端控制，是十分必要的。那么，前端控制到什么程度呢？我們認(rèn)為，在一個國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部，既要有一個相對寬松的工作環(huán)境，同時也要有一整套嚴(yán)密的權(quán)限級別設(shè)置和受到嚴(yán)格控制的工作區(qū)，以保證電子文件在其整個生命周期中受到嚴(yán)密的控制。

（作者單位：黑龍江省直機(jī)關(guān)生活保障中心）