新時(shí)期綠色檔案管理模式構(gòu)建研究

張大齊

摘 要：當(dāng)前，我們正處于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代。在“互聯(lián)網(wǎng) + ”為代表的信息大釋放的背景下，國(guó)家及地方檔案部門與生態(tài)文明、綠色文明有機(jī)結(jié)合，提出以綠色、節(jié)約、環(huán)保、可持續(xù)發(fā)展為特征的綠色檔案概念。新時(shí)代，綠色檔案構(gòu)建意義十分重大，實(shí)踐中又有極強(qiáng)的可行性和可操作性。因此，我們要積極探索和研究綠色檔案價(jià)值體現(xiàn)、制約因素，并分別從轉(zhuǎn)變檔案工作理念、建立檔案服務(wù)平臺(tái)、拓寬檔案信息資源宣傳形式、制定相應(yīng)法律法規(guī)等方面，提出改進(jìn)措施，為綠色檔案構(gòu)建提供理論依據(jù)和實(shí)踐支撐。

關(guān)鍵詞：綠色檔案；檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)+；管理模式構(gòu)建

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2018）05 — 0113 — 03

黨的十八大以來(lái)，黨和國(guó)家高度重視生態(tài)文明建設(shè)，綠色發(fā)展理念深入人心，生態(tài)文明建設(shè)進(jìn)展迅速且成果顯著。作為弘揚(yáng)和承載綠色文化的重要平臺(tái)和基地的檔案館，在樹(shù)立生態(tài)文明新風(fēng)尚中，起到了不可替代的作用；在培育綠色文化中，起到了極其重要的作用。新時(shí)期，要求我們建立和光大綠色檔案，并使檔案的管理研究、歷史記錄、價(jià)值挖掘、服務(wù)社會(huì)等方面作用充分釋放和涌流。

當(dāng)今，我們處于以“互聯(lián)網(wǎng) + ”主要標(biāo)志的信息大爆炸時(shí)代，信息化充斥到社會(huì)的每一個(gè)角落。信息化與綠色檔案相融合，建立全新的檔案管理系統(tǒng)，可以為社會(huì)提供一站式的檔案信息服務(wù)工作，能夠與全球信息化潮流保持一致的步調(diào)，更能為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)安全穩(wěn)定、便捷高效的環(huán)境空間。把“互聯(lián)網(wǎng)+”為代表的現(xiàn)代信息化理念與綠色檔案深度融合，就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理思維的改變，也可以實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。如果充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、共享平臺(tái)等高科技手段，加強(qiáng)對(duì)綠色檔案信息資源采集、安全保障、管理、價(jià)值挖掘、應(yīng)用服務(wù)等全方位研究，就可以為新時(shí)代綠色檔案管理帶來(lái)重大發(fā)展契機(jī)和發(fā)展成果。

一、新時(shí)期現(xiàn)代綠色檔案管理理念確立

綠色檔案是一個(gè)全新的概念，就像綠色管理是一個(gè)全新的管理理念一樣。隨著綠色管理的產(chǎn)生，綠色檔案管理也就應(yīng)運(yùn)而生?？梢詳嘌?，率先實(shí)施綠色檔案管理，就可以掌握新時(shí)代檔案全面發(fā)展的主動(dòng)權(quán)。由于綠色檔案管理是一個(gè)新概念，故現(xiàn)在沒(méi)有一個(gè)固定概念。筆者認(rèn)為，綠色檔案管理，是指檔案管理的集約化，是現(xiàn)代檔案管理的最佳形態(tài)，是節(jié)約資源，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值利用最大化的最佳模式。綠色檔案管理日益受到人們的關(guān)注，越來(lái)越多的檔案管理者積極趨向于檔案綠色管理，不僅是理念確立，有一些發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館已經(jīng)實(shí)施了檔案綠色管理，例如，在國(guó)外，荷蘭鹿特丹市檔案館、英國(guó)倫敦城市檔案館、法國(guó)國(guó)家檔案館等綠色檔案管理模式已經(jīng)成型；在我國(guó)，深圳市檔案館、青島市檔案館、天津市檔案館等等綠色檔案管理發(fā)展迅速，并且起到了示范和帶動(dòng)作用。

綠色檔案是一個(gè)新概念，也是一個(gè)大概念。筆者認(rèn)為，綠色檔案包含綠色檔案館建設(shè)、綠色檔案資源管理兩大方面。檔案館是黨和國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是傳承文化與歷史的載體。綠色檔案館建設(shè)包含綠色建筑、節(jié)能環(huán)保材料及綠色能源應(yīng)用等方面；綠色檔案資源管理包含計(jì)算機(jī)等高技術(shù)軟（硬）件設(shè)施、高科技人才等方面。這里所探討的重點(diǎn)是軟件方面?，F(xiàn)實(shí)表明，綠色檔案管理一經(jīng)出現(xiàn)，便顯現(xiàn)出其強(qiáng)大而旺盛的生命力，越來(lái)越多的人們意識(shí)到綠色檔案管理是最完美、最完善的管理。實(shí)際上，綠色檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展和生活方式變化在文化需求層面的集中反映，是新時(shí)代檔案經(jīng)營(yíng)管理的具體表現(xiàn)。在全社會(huì)力量的推動(dòng)下，綠色檔案管理作為一種全新的管理理論和方式，必將成為未來(lái)檔案事業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的主要模式。

習(xí)近平總書記提出“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享”五大發(fā)展理念，將綠色發(fā)展作為關(guān)系我國(guó)發(fā)展全局的重要理念。為了貫徹黨和政府關(guān)注綠色文明政策和措施，各地紛紛將綠色生態(tài)問(wèn)題與本部門的職能相結(jié)合，綠色檔案管理就是在此背景下提出的，綠色檔案館建設(shè)也就更加如火如荼，更加深入人心。綠色檔案是以“節(jié)約能源、節(jié)省資源、保護(hù)環(huán)境、以人為本”為目標(biāo)，在檔案收集整理過(guò)程中全面實(shí)行電子化管理，擯棄紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)“綠色、生態(tài)、低碳、環(huán)?！爆F(xiàn)代發(fā)展理念，充分節(jié)約自然資源和社會(huì)資源。

二、綠色檔案管理的價(jià)值實(shí)現(xiàn)形式

綠色檔案建立與管理可以促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展。在新時(shí)代“互聯(lián)網(wǎng) + ”大環(huán)境下，推進(jìn)生態(tài)文明建設(shè)，推動(dòng)檔案事業(yè)的綠色發(fā)展勢(shì)在必行。綠色檔案管理工作是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的十分重要的組成部分。綠色檔案及管理是對(duì)檔案服務(wù)工作的革新和檔案工作理念的變革，是檔案工作領(lǐng)域和檔案事業(yè)的大拓展和新取向。綠色檔案管理是充分發(fā)揮典型引導(dǎo)、深度研究探索適應(yīng)我國(guó)綠色檔案管理的機(jī)制和體制，推動(dòng)綠色檔案向深度和廣度拓展的前提和基礎(chǔ)。

綠色檔案管理勢(shì)在必行，也是刻不容緩。綠色檔案管理極大地推動(dòng)著全社會(huì)檔案意識(shí)的轉(zhuǎn)變，極大地促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。具體表現(xiàn)為：由認(rèn)知層面向認(rèn)同層面轉(zhuǎn)變；價(jià)值主體由社會(huì)主體層面向個(gè)人主體層面轉(zhuǎn)變。在這里，綠色服務(wù)理念快速確立并得以升華；社會(huì)檔案意識(shí)不斷加強(qiáng)；人們的檔案重視度訴求增強(qiáng)；檔案評(píng)鑒標(biāo)準(zhǔn)提升等等，都為檔案社會(huì)功能快速拓展提供了最佳契機(jī)。

綠色檔案管理的價(jià)值實(shí)現(xiàn)是多方面的，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，生態(tài)文明理念和作用日益凸顯，綠色檔案與綠色檔案管理已成為當(dāng)前以及未來(lái)檔案工作的亮點(diǎn)，它突出展示了檔案工作為生態(tài)、環(huán)保、綠色服務(wù)的本質(zhì)、權(quán)威憑證之魅力，這也正是綠色檔案管理的獨(dú)特價(jià)值所在。例如，鑒定理論的引用，就可以加速實(shí)現(xiàn)檔案綠色價(jià)值的顯性化?，F(xiàn)實(shí)中，檔案鑒定工作尤為重要，與其說(shuō)綠色檔案是檔案類別，不如說(shuō)是在各類檔案整理過(guò)程中使用的原則、理念，以其節(jié)約、環(huán)保理念融入了檔案管理工作的全過(guò)程。

實(shí)現(xiàn)綠色檔案的內(nèi)在價(jià)值的又一關(guān)鍵就是改革檔案管理模式。實(shí)踐中，綠色檔案管理深入人心，各級(jí)檔案部門積極響應(yīng)，并且開(kāi)創(chuàng)性地開(kāi)展綠色檔案工作，有許多典型管庫(kù)建立起來(lái)，起到了模范帶動(dòng)作用。從全國(guó)綠色檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，最核心的是綠色檔案理念貫穿于各類檔案管理整理過(guò)程中，過(guò)程的分散性、連貫性是其顯著特征。同時(shí)，這種分散性、連貫性引起了一連串的連鎖反應(yīng)，綠色檔案管理模式的構(gòu)建，也直接導(dǎo)致了檔案資源的整合困難。因此，針對(duì)綠色檔案分散性、連貫性特點(diǎn)，改善和加強(qiáng)檔案收集、檔案資源整合是做好綠色檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。也是實(shí)現(xiàn)綠色檔案的內(nèi)在價(jià)值的關(guān)鍵所在。

綠色檔案管理的價(jià)值實(shí)現(xiàn)有多種形式，具有多面性。綠色檔案管理涉及面較寬，因此，加大宣傳力度是必不可少的。實(shí)踐證明，宣傳力度的大小直接制約著和影響著綠色檔案價(jià)值的綜合體現(xiàn)。隨著各級(jí)檔案部門與各級(jí)職能部門的努力，許多檔案工作者、檔案利用者早就嘗到了綠色檔案與管理帶來(lái)的甜頭和好處，加大宣傳是全面喚醒社會(huì)的綠色檔案意識(shí)首要任務(wù)。

三、新時(shí)期綠色檔案構(gòu)建與管理的制約因素

“互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代的到來(lái)，使得眾多行業(yè)開(kāi)始進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，也使得人們思維方式發(fā)生了的重大改變。實(shí)際上，當(dāng)我們處于轉(zhuǎn)變的斷層時(shí)，很容易出現(xiàn)一些“故障或障礙”。當(dāng)我們從傳統(tǒng)檔案管理向信息檔案管理以及綠色檔案管理轉(zhuǎn)變中，一定會(huì)有許許多多問(wèn)題出現(xiàn)。從新時(shí)代綠色檔案構(gòu)建管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，存在的問(wèn)題不少，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

首先，對(duì)綠色檔案管理層面的認(rèn)知度不高，綠色節(jié)能觀念不強(qiáng)。作為貫穿于檔案管理工作全過(guò)程的綠色檔案是與社會(huì)各行各業(yè)緊密聯(lián)系的，整個(gè)社會(huì)利用檔案的程度和頻率，直接反映民眾對(duì)于綠色檔案的認(rèn)識(shí)程度。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們有了綠色節(jié)能環(huán)保概念，但認(rèn)知度不高，實(shí)際應(yīng)用能力相對(duì)較差。目前，仍有不少地方尚未將檔案整理節(jié)能與發(fā)展綠色節(jié)能納入整體社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展規(guī)劃中。個(gè)別單位在檔案整理過(guò)程中依然出現(xiàn)浪費(fèi)、重復(fù)歸檔現(xiàn)象，同時(shí)保管條件、保管環(huán)境等也得不到保障。

其次，缺乏缺乏相關(guān)綠色管理的理論支持，或支持力度不夠。目前，我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)綠色檔案與綠色檔案管理內(nèi)涵尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的定義，對(duì)其外延來(lái)說(shuō)不清晰，也沒(méi)有一個(gè)具體的范疇。事實(shí)上，在我國(guó)當(dāng)今乃至未來(lái)發(fā)展綠色檔案及綠色檔案管理毋庸置疑，但是對(duì)其內(nèi)容卻有很大的爭(zhēng)議，有的人甚至對(duì)綠色檔案與管理是否存在都存在質(zhì)疑。一些檔案研究者要么無(wú)限度擴(kuò)大外延，把一切檔案工作都?xì)w結(jié)為綠色范疇；要么就是緊縮綠色檔案范圍，都未能將綠色檔案的內(nèi)容完全涵蓋，并做出科學(xué)界定。這里很重要的原因就是缺乏缺乏相關(guān)綠色管理的理論支持，或支持力度不夠。

第三，缺乏相應(yīng)檔案管理制度與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)代綠色檔案與管理是一個(gè)相對(duì)全新的概念，是生態(tài)文明建設(shè)的具體體現(xiàn)和實(shí)踐。時(shí)至今日，由于發(fā)展緩慢、認(rèn)識(shí)不足、對(duì)策欠缺等原因，尚未形成統(tǒng)一的檔案管理制度和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。綠色檔案不是一種檔案、一類檔案，而是貫穿于每個(gè)檔案類別的管理原則、理念和方法，把綠色、節(jié)約、科技、信息、高端服務(wù)、資源共享等匯集到檔案立卷歸檔的全過(guò)程中。由于涉及面寬、內(nèi)容龐雜，也就造成了檔案的來(lái)源和生成部門的多樣性，就導(dǎo)致檔案不同生成部門按照不同的標(biāo)準(zhǔn)管理自己檔案。

四、新時(shí)期綠色檔案管理模式創(chuàng)新對(duì)策思考

習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想引領(lǐng)和指導(dǎo)我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)、文化以及生態(tài)文明等領(lǐng)域大發(fā)展。綠色檔案構(gòu)建與發(fā)展當(dāng)在其中。新時(shí)期綠色檔案管理模式創(chuàng)新亟待解決，需要我們深入思考，尋求對(duì)策。

首先，轉(zhuǎn)變工作理念，實(shí)施綜合管理?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +”帶來(lái)了強(qiáng)烈的文化沖突與融合，在現(xiàn)有檔案管理體制下，檔案館工作人員應(yīng)堅(jiān)持綠色檔案構(gòu)建的正確方向，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理工作的過(guò)程中應(yīng)改變之前傳統(tǒng)的管理觀念，構(gòu)建大檔案思維，勇于接受新思維、學(xué)習(xí)新思維、應(yīng)用新思維，對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合性的管理，并以數(shù)字檔案館、智慧檔案館等形式，將各類資源進(jìn)行共享并融入公共領(lǐng)域范疇之中。逐步形成一種多向度、多維度和多層次的思維方式。要求建立系統(tǒng)性、功能性和實(shí)用性強(qiáng)的檔案信息檢索體系。新時(shí)代檔案工作是以檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)為重點(diǎn)，抓好“三大體系”建設(shè)，為綠色檔案管理法制化、信息化、科學(xué)化、規(guī)范化指引方向。

其次，大力推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化信息平臺(tái)建設(shè)?，F(xiàn)實(shí)表明，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的終極目標(biāo)是為人們提供快速、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案利用和服務(wù)，建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)尤為重要。例如，建立檔案信息微博、微信等多種網(wǎng)絡(luò)背景下的服務(wù)平臺(tái)就是一個(gè)最好的實(shí)踐，連理后可以最大限度地服務(wù)網(wǎng)絡(luò)用戶?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式的提出為綠色檔案資源的共享提供了新型載體，可以使服務(wù)面大大拓寬、服務(wù)質(zhì)量大大提升等。

第三，實(shí)現(xiàn)綠色檔案信息資源的宣傳形式創(chuàng)新?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，是以大數(shù)據(jù)分析為核心，將互聯(lián)網(wǎng)上涉及綠色檔案信息建設(shè)的數(shù)據(jù)與信息通過(guò)通信技術(shù)手段進(jìn)行整合與分析，實(shí)現(xiàn)一系列評(píng)價(jià)、決策、管理、服務(wù)的智能化，從而推進(jìn)檔案部門綠色檔案信息資源建設(shè)與服務(wù)水平的提升。有效解決存儲(chǔ)空間的問(wèn)題把不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的綠色檔案信息資源相結(jié)合建立一個(gè)覆蓋服務(wù)對(duì)象面廣、綠色檔案信息資源全和便捷操作使用的檔案信息服務(wù)體系。使自身發(fā)展適應(yīng)社會(huì)要求，更好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，新技術(shù)不斷發(fā)展，使得檔案信息利用者對(duì)綠色檔案的利用形式不再滿足于單純的文字檔案，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合新技術(shù)，緊跟時(shí)代步伐，真正意義上完成從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)、個(gè)性服務(wù)再向虛擬、線上的服務(wù)模式全面轉(zhuǎn)型，以促進(jìn)綠色檔案信息資源的宣傳，更好地為利用者提供服務(wù)。

第四，制定相關(guān)的綠色檔案法律法規(guī)。我國(guó)綠色檔案構(gòu)建尚未有相關(guān)政策支持，綠色檔案館的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)也一直備受學(xué)界熱議。制定適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)國(guó)家級(jí)別的綠色檔案安全法律法規(guī)，從國(guó)家層面規(guī)范綠色檔案資源安全管理工作，同時(shí)為解決綠色檔案資源安全法律問(wèn)題提供直接依據(jù)，實(shí)現(xiàn)有法可依。從制度層面上確保檔案管理工作步入信息制度化管理軌道。

第五，完善綠色檔案信息資源整合路徑保障機(jī)制。從綠色檔案信息資源整合的邏輯思維來(lái)看，就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)分布在各地區(qū)的數(shù)字化檔案信息資源重新進(jìn)行整理和集中，形成數(shù)字資源整合模式，改變綠色檔案信息資源分散性布局。綠色檔案信息整合方面，要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的、功能強(qiáng)大的、安全穩(wěn)定的、可拓展的綠色檔案管理系統(tǒng)。整合綠色檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施以安全、穩(wěn)定、實(shí)用、方便易操作為主要目標(biāo)。采取“戰(zhàn)略需求”與“需求驅(qū)動(dòng)”相結(jié)合。同時(shí)，綠色檔案管理還要符合檔案管理機(jī)構(gòu)整合范圍的實(shí)際需求。因此，在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，不僅實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息本身存儲(chǔ)與傳播，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)某一實(shí)踐領(lǐng)域綠色檔案信息資源的集中化。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕牟文華.會(huì)計(jì)“綠色檔案”的可行性分析〔J〕.會(huì)計(jì)之友，2014，（35）：58-59.

〔2〕姜海.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息資源共享組織結(jié)構(gòu)及其模式研究〔J〕.山西檔案，2016，（05）：63-64.

〔3〕毛麗敏.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對(duì)檔案信息資源建設(shè)的幾點(diǎn)影響〔J〕.蘭臺(tái)世界，2016，（23）：23-25.

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕