電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理策略探討

趙金玉

摘要：檔案管理隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，實現(xiàn)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子化檔案管理的轉(zhuǎn)變，不僅延長了檔案的存在壽命，也提高了工作效率和準(zhǔn)確性。電力企業(yè)是我國經(jīng)濟的重要組成部分，關(guān)系到人們的日常生活和工作關(guān)系社會的穩(wěn)定和經(jīng)濟的發(fā)展，因此電力企業(yè)應(yīng)該合理的運用計算機信息技術(shù)，加大對文書檔案的現(xiàn)代化管理。但在新舊經(jīng)濟體制融合并不徹底的情況下，檔案管理工作還存有不足之處，制約著電力企業(yè)的發(fā)展。在此，文章通過闡述檔案現(xiàn)代化管理的重要性，分析目前的管理現(xiàn)狀，并提出了一些對應(yīng)策略。

關(guān)鍵詞：檔案現(xiàn)代化管理；重要性；現(xiàn)狀；策略

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的廣泛確立，企業(yè)對檔案的管理也提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。而企業(yè)文書檔案是企業(yè)在各項管理活動中直接形成的具有一定保存價值的信息記錄。包括了工作記錄、人員資料、業(yè)務(wù)往來信息數(shù)據(jù)等人事和財務(wù)方面的事項，表現(xiàn)形式大多是圖片、表格、文字、錄像或音頻等。對其進行現(xiàn)代化管理將這些檔案資料進行整理、排列、儲存、傳達(dá)、查閱、開發(fā)和利用，讓這些資料通過網(wǎng)絡(luò)載體從形式上向數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)化，即能夠提高檔案資料的利用率，也能為用戶提供更為便利的服務(wù)。

一、電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的重要性

檔案管理是一項綜合性和全局性的管理活動，掌握的是整個企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)狀況，所以各環(huán)節(jié)、各部門都需要極高的銜接性，實施文書檔案管理，可以緊跟時代對電力資源和信息的管理要求，而發(fā)揮出更加優(yōu)良的服務(wù)職能，同時還保持了檔案的真實性，也為后期的查閱和參考提供了方便。另外，電力企業(yè)在發(fā)展中逐漸提高了對專業(yè)知識和技能的要求，而文書管理又與企業(yè)的中心活動任務(wù)是緊密聯(lián)系在一起的，因此加強文書檔案的現(xiàn)代化建設(shè)可以用更加完善的制度來推動和保障中心任務(wù)的發(fā)展，符合了電力企業(yè)的發(fā)展需求，從而提高整體的管理水平。

二、電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）文書與檔案管理脫節(jié)。受傳統(tǒng)經(jīng)濟體制的束縛，各個部門的管理內(nèi)容一般在企業(yè)中都是相互獨立，尤其是檔案管理部門，將文書管理活動作為唯一的工作內(nèi)容，而忽視了其他環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)性。若是電力企業(yè)某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了信息錯誤問題、電力系統(tǒng)運行出現(xiàn)了異常，則無法提供有效的解決辦法，無法制定出有效的決策部署，不利于企業(yè)自身的發(fā)展和市場的開拓。另外，部門之間的獨立，也會導(dǎo)致檔案信息資源得不到共享，企業(yè)上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工都認(rèn)為檔案涉及企業(yè)機密，是不與公開的，只能是專門人員進行保管，由此在企業(yè)發(fā)展計劃、人員聘用、薪資待遇等與職企自身利益相關(guān)的問題和制度上則無法實現(xiàn)透明和公開，無端會引起企業(yè)內(nèi)部矛盾。

（二）利用率低。首先，企業(yè)雖然引進了大量的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但運用率不是很高，大多數(shù)企業(yè)還是沿用著傳統(tǒng)的管理方式，不僅增加工作難度，也耗費了大量的人力、財力，工作效率還沒有達(dá)到理想的程度，檔案的堆積嚴(yán)重；其次，由于缺乏正確的認(rèn)識，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)上沒有相關(guān)的管理體系和工作考核制度進行管制和約束，無法及時應(yīng)對檔案的防潮、防盜工作，從而使企業(yè)的檔案信息無法完整的進行收集，容易造成檔案資料的不完整、泄漏和丟失，說明現(xiàn)代化設(shè)備沒有得到充分發(fā)揮。

三、電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理策略

（一）合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建立信息開放服務(wù)中心，對資源信息開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的安全共享。通過各類媒體終端，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作，單位也要及時監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被竊取外流現(xiàn)象；其次從全局出發(fā)，結(jié)合競爭和服務(wù)并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務(wù)行為和思想，將服務(wù)模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務(wù)人員提供了一定的激勵和約束。

（二）加強管理隊伍建設(shè)。加大對檔案工作的支持力，加強對從業(yè)人員的培訓(xùn)，擴大員工的對外交流和學(xué)習(xí)平臺，轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的思想。另外對人員的培訓(xùn)也要從不同角度來進行。定期進行專業(yè)的知識和技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高從業(yè)人員對分析、判斷、實踐和應(yīng)急能力。同時公司科技人員，在設(shè)置安全保密系統(tǒng)方面，能夠進一步研發(fā)，嚴(yán)格監(jiān)管計算機發(fā)布的內(nèi)容，從而能夠有效的避免計算機被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

（三）提高數(shù)字化管理。在管理工作中利用網(wǎng)絡(luò)光纖與硬盤的連接陣列，提升數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)性，同時增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲存量。其次，對磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組合要按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護程序都為數(shù)字化檔案管理提供了系統(tǒng)保障，增加了檔案的安全性。再次，要提升檔案的使用性。由于磁盤陣列本身具備了對系統(tǒng)的維護功能，使得數(shù)字化檔案的管理可以實現(xiàn)在線升級功能，讓管理更見便利、安全、有效。

四、結(jié)語

經(jīng)濟全球化給我國經(jīng)濟帶來了更為廣闊的發(fā)展空間，現(xiàn)代化建設(shè)也已然成為了經(jīng)濟結(jié)構(gòu)中的重要活動內(nèi)容。加之檔案文書管理在整個管理活動中處于關(guān)鍵地位，更應(yīng)該從制度、模式和人員方面加強管理，促進現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展。

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