加強(qiáng)規(guī)范化管理 促進(jìn)檔案資源有效利用

謝藝紅 袁霞 李丹萍

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不但發(fā)展，企業(yè)的管理水平也隨之提高，其中充分體現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部的檔案管理中，做好企業(yè)檔案工作是企業(yè)自身發(fā)展壯大的需要。企業(yè)檔案工作是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理、加快發(fā)展的重要基礎(chǔ)。做好企業(yè)檔案工作，不僅可以全面的準(zhǔn)確記錄企業(yè)的工作活動(dòng)，而且也可以有效的提高生產(chǎn)效率。對(duì)維護(hù)企業(yè)及職工合法權(quán)益，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)資產(chǎn)保值增值具有不可替代的重要作用。但在現(xiàn)階段，也有些企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中依舊存在一些問(wèn)題。因此，本文對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了認(rèn)真的分析與研究，并提出了幾點(diǎn)合理化建議。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化管理;檔案資源;利用

目前，規(guī)范化的檔案管理工作不僅可以使我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)，有效提高企業(yè)的生產(chǎn)力和工作效率，也能夠在一定程度上推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程。因此，企業(yè)要隨著時(shí)代的發(fā)展對(duì)工作方式進(jìn)行不斷的調(diào)整，同時(shí)也要加大對(duì)檔案的管理力度，在實(shí)踐的過(guò)程中積極創(chuàng)新與改善檔案管理的方法，充分發(fā)揮檔案資源的有效作用，使企業(yè)檔案工作可以步入正軌。進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理

大多數(shù)檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)的管理人員，其主要負(fù)責(zé)其他工作并兼管檔案，這些檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，嚴(yán)重缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)以及熟練的業(yè)務(wù)能力。兼職檔案人員因其工作調(diào)整而隨時(shí)在發(fā)生變化，因由于業(yè)務(wù)不熟悉，檔案整理、歸檔以及裝訂保存等操作不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理水平低下，阻礙了檔案信息化的發(fā)展[1]。

（二）檔案監(jiān)管機(jī)制不健全

根據(jù)目前情況來(lái)看，相關(guān)監(jiān)管部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案沒(méi)有進(jìn)行集中管理。而且檔案信息資源在各個(gè)部門(mén)中分散管理，導(dǎo)致信息共享出現(xiàn)斷層的問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)背景下，雖然大部分企業(yè)開(kāi)始重視生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理，行政機(jī)構(gòu)逐漸完善，已經(jīng)開(kāi)始建立檔案信息化監(jiān)管機(jī)制，但是管理機(jī)制并不完善，檔案管理中人員不夠，工作人員對(duì)工作的積極性和主動(dòng)性欠缺，無(wú)法發(fā)揮檔案資源利用的有效性[2]。

二、加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理的水平起著決定性作用，檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)提升與企業(yè)檔案管理水平的提升呈正相關(guān)，可以采取以下措施提高企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。一是引入專(zhuān)業(yè)化管理隊(duì)伍。在檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)提升方面，實(shí)行“引進(jìn)來(lái)”和“走出去”戰(zhàn)略。通過(guò)“引進(jìn)來(lái)”第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)派駐專(zhuān)家對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，讓骨干員工“走出去”檔案管理主管部門(mén)學(xué)習(xí)并行，在增強(qiáng)與檔案主管部門(mén)交流的同時(shí)，提升檔案管理員的個(gè)人能力。二是組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)每年定期組織檔案業(yè)務(wù)專(zhuān)題培訓(xùn)和檔案管理員送外培訓(xùn)，在培訓(xùn)完成后由參訓(xùn)人員組織內(nèi)部培訓(xùn)分享，提高企業(yè)檔案管理隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平。三是組織檔案員參加檔案職稱(chēng)評(píng)審。企業(yè)鼓勵(lì)檔案管理員參加檔案職稱(chēng)評(píng)審，將檔案職稱(chēng)評(píng)審工作列入檔案管理員的崗位職責(zé)。通過(guò)職稱(chēng)評(píng)審過(guò)程提高檔案管理隊(duì)伍水平。最后，制定健全的激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，以此來(lái)提高人員的責(zé)任心，為企業(yè)穩(wěn)固發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。應(yīng)加大科研成果轉(zhuǎn)化與推廣力度，進(jìn)一步提高檔案工作的科技含量，充分認(rèn)識(shí)人才隊(duì)伍建設(shè)在檔案事業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵性作用，堅(jiān)持正確的選人用人標(biāo)準(zhǔn)，完善科學(xué)的引才機(jī)制，營(yíng)造濃厚的重才愛(ài)才環(huán)境，為檔案人才的成長(zhǎng)進(jìn)步施展才能創(chuàng)造有利條件，充實(shí)檔案隊(duì)伍。

（二）健全、完善檔案管理工作制度

第一、要及時(shí)傳達(dá)與實(shí)施國(guó)家頒布的相關(guān)政策，完善檔案法律制度、依法行政、有效監(jiān)督、高效服務(wù)的檔案法制工作體系，增強(qiáng)依法管理檔案事業(yè)的能力。建立檔案行政執(zhí)法考核評(píng)估和監(jiān)督機(jī)制，提高檔案部門(mén)的依法管理水平，加強(qiáng)普法宣傳和法制教育，提高企業(yè)人員的檔案法律意識(shí)。尤其是國(guó)家檔案管理工作過(guò)程中需要注意的規(guī)定。企業(yè)的檔案管理部門(mén)人員要不斷地學(xué)習(xí)與掌握國(guó)家實(shí)時(shí)的政策，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況來(lái)制定出合理的檔案管理制度。同時(shí)，檔案管理人員一定要根據(jù)檔案的歸檔時(shí)間、類(lèi)別、要求來(lái)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理，以此來(lái)不斷提高檔案工作規(guī)范化管理的整體水平;第二、領(lǐng)導(dǎo)重視。檔案工作要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，形成了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的體制。企業(yè)應(yīng)把檔案工作列入了議事日程、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，在管理上得到了具體落實(shí)。

第三、對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，一定要確保檔案庫(kù)房的安全性。根據(jù)實(shí)際情況來(lái)對(duì)檔案館（室）進(jìn)行擴(kuò)建與修繕，使檔案一直保持其原始價(jià)值。另外，定期對(duì)檔案室內(nèi)部的裝具檢查，及時(shí)更換，避免給檔案造成嚴(yán)重的威脅，從而確保檔案管理的穩(wěn)定性[3]。

（三）檔案開(kāi)發(fā)利用，加強(qiáng)深層次編研，獲取經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益

企業(yè)發(fā)展中，檔案的宗旨是為企業(yè)的生產(chǎn)服務(wù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)深入探索如何充分利用社會(huì)力量和市場(chǎng)手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)也被廣泛的應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中。因此，檔案管理部門(mén)要不斷更新檔案檢索工具，通過(guò)科學(xué)技術(shù)的作用來(lái)提高檔案管理工作的便捷性，擴(kuò)大檢索范圍，同時(shí)還可以提高檔案管理人員的檢索效率。另外，檔案編研是檔案利用的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的改進(jìn)的與升華，企業(yè)要對(duì)檔案的編研工作給予高度的重視和關(guān)注，根據(jù)發(fā)展的實(shí)際情況對(duì)檔案信息資源進(jìn)行積極的開(kāi)發(fā)，不斷提供實(shí)際管理過(guò)程中所需要的檔案信息，積極完成各種檔案編研工作，不僅可以使企業(yè)加大對(duì)外宣傳的力度，而且還可以合作伙伴加深對(duì)企業(yè)品牌建設(shè)、企業(yè)發(fā)展理念的理解和認(rèn)識(shí)，從而使企業(yè)獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理決策服務(wù)奠定了良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在日常工作中最重要的一部分工作就是檔案工作規(guī)范化管理，檔案工作規(guī)范化不僅是企業(yè)檔案體系建設(shè)一種途徑，同時(shí)也是提高企業(yè)檔案工作效率和水平的主要手段，總之企業(yè)文件來(lái)源于企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程主要包括的是企業(yè)圍繞產(chǎn)品或服務(wù)開(kāi)展的研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等日常活動(dòng)。另外，對(duì)于我國(guó)企業(yè)的發(fā)展也有著十分重要的意義。因此，企業(yè)一定要重視檔案管理工作，加強(qiáng)規(guī)范化管理，并充分發(fā)揮檔案管理的積極作用，同時(shí)，在管理的過(guò)程中還要梳理良好的企業(yè)文化，激發(fā)員工的潛能，不斷提高員工的業(yè)務(wù)能力以及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙春麗.做好公共資源交易類(lèi)檔案規(guī)范化管理工作的探討[J].卷宗，2017，（12）：83-83.

[2]劉幽燕.淺談如何推進(jìn)檔案規(guī)范化管理評(píng)估工作[J].卷宗，2018，（28）：71-72.

[3]白如雲(yún).淺談當(dāng)今經(jīng)濟(jì)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].商情，2018，（44）：65.