辦公室文件傳閱工作的過程管理研究

武鵬飛

【摘要】現(xiàn)代化辦公室內部的文件傳閱管理工作，對于提高辦公效率，強化信息內容安全等方面，都具有十分重要的作用。本文首先對辦公室文件傳閱工作所需要遵循的基本管理原則進行了簡要論述。隨后，提出了辦公室文件傳閱工作的優(yōu)化改進和系統(tǒng)管理方法，希望能為該領域關注者提供有益參考。

【關鍵詞】辦公室;文件傳閱;文件保密;文件摘要

隨著我國國民經濟的發(fā)展以及科學技術水平的提升，我國辦公室文件傳閱工作的管理得到了社會各界的高度重視?，F(xiàn)代化的辦公和管理過程中，對于辦公室文件傳閱工作的效率和質量都提出了較高的要求，辦公室內部文件質量和效率，直接體現(xiàn)出辦公室內部各級工作人員的工作能力。對此，如何明確辦公室文件傳閱工作原則，提高傳閱效率優(yōu)化傳閱質量成為相關領域工作人員的工作重點之一。

一、辦公室文件傳閱工作過程管理原則

（一）登記手續(xù)原則。對于領導批示的文件，需要按照嚴格登記手續(xù)的管理原則，進行登記管理，確?？梢詼蚀_地掌握各文件的具體行蹤。同時，文秘工作人員也有責任和有義務，時刻提醒領導對文件進行妥善保管。盡量避免將文件檔案從文件夾中抽出以及留存，防止出現(xiàn)不必要的文件丟失等狀況。

（二）傳閱順序原則。對于企業(yè)來說，辦公室在進行文件的傳閱工作時，需要按照一定的順序流程。在辦公室文件傳閱工作中，如果遇到領導外出的情況，可以將文件傳閱順延到下一位領導，待外出領導回來之后，再及時地補閱。此種管理方法可以有效提高文件傳閱的速度，避免出現(xiàn)文件長期積壓等問題。

（三）文件保密原則。組織辦公室文件傳閱工作的文秘工作者，要重點加強對文件內容和信息的保密管理工作。堅持文件保密性原則，嚴格按照保密法、文件傳閱規(guī)定以及企業(yè)內部信息的保密工作制度，減少工作中可能出現(xiàn)的信息泄露等方面問題。對于傳閱完畢的文件，工作人員也要及時進行回收處理，按照統(tǒng)一的歸檔標準進行存檔管理，避免出現(xiàn)文件遺失現(xiàn)象。

二、辦公室文件傳閱工作過程管理的方法

（一）科學規(guī)范的文件歸檔和分類。辦公室文件傳閱工作中，文件的簽收、登記和分類管理工作，都是文件傳閱與文件管理工作中的重要內容。在實際的工作中，各項工作都需要由專門的工作人員負責。比如，國內某企業(yè)辦公室文件傳閱管理中，將文件的簽收送達與文件的領取等兩個環(huán)節(jié)，進行了集中管理。在文件送達簽收環(huán)節(jié)中，工作人員在對文件進行仔細核驗確認無誤之后，才會簽收。對于文件的登記管理工作，會根據(jù)文件的題目、日期、編號、機密登記以及緊急程度等進行管理。在對文件的分類過程中，工作人員會按照上級文件、同級文件以及下級文件3種分類管理標準進行分類;或者，按照文件的性質和內容，分為分報件以及呈報件2種類別。辦公室文件傳閱工作的順序通常為由下至上的順序進行傳閱。企業(yè)采取此種辦公室文件傳閱流程，主要是便于下級領導更加充分地表達出自己的意見，同時也有利于上級領導，全面地把握各級工作人員的態(tài)度與意見，以便作出正確的決策。

（二）嚴謹準確的文件摘要記錄。辦公室文件傳閱工作的管理人員，需要對每一份傳閱的文件進行認真地研讀與分析，在此基礎上，才能將文件當中的重點內容摘錄出來，提高文件的傳閱效率，便于企業(yè)內部各級工作人員，在日常工作中，更好地落實文件當中的精神。比如，我國某地區(qū)企業(yè)內部的文秘工作者，在組織和管理辦公室文件傳閱工作時，對每一份文件都制作了相應的摘要。首先，工作人員對文件當中體現(xiàn)出的新內容和新變化進行了重點標識。此種管理方法可以幫助領導在閱讀文件時，第一時間把握文件的核心內容。例如，在傳達《關于扶持高層次創(chuàng)新團隊的實施管理細則》內容時，工作人員將新舊政策的對比進行了梳理，并總結新政策與新要求，便于領導參考和審閱。其次，將文件當中與本單位有關的內容進行提煉，有利于領導找到與本單位有關的內容，并給出相應的批示。

（三）強有力的文件督辦與監(jiān)察。除了上述幾項措施以外，辦公室文件傳閱工作中，相關領域的工作人員還要對文件的傳閱流程、文件的內容以及文檔的管理等方面進行細致督辦與監(jiān)察。比如，在文件辦理過程中，就要按照嚴格的時效要求，切實抓好領導文件的批示意見工作的落實，提高各部門領導工作的效率，為各項工作提供更加全面的保障。對于部分需要督辦的文件，特別是領導提出了重要批示的文件，需要根據(jù)實際的工作情況，將文件的批示具體化、實事化和項目化。按照文件中的內容，積極地與各個部門達成良好的合作關系，通過辦結時限、督辦監(jiān)察和辦結結果等舉措，最終完成辦結報告，確保各項工作可以真正落實到位。

三、總結

綜上所述，辦公室文件傳閱工作是一項十分重要、十分繁雜的工作。相關領域的工作人員，在對辦公室文件傳閱工作的過程進行管理時，要不斷地努力和探究，在遵守辦公室文件傳閱工作的基礎上，對文件進行科學歸檔與分類，制作出更加嚴謹?shù)奈募陀涗?，加強文件督辦與監(jiān)察工作，為辦公室文件傳閱工作的質量和效率的提升，作出積極的貢獻。

【參考文獻】

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