試論提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

田曉燕

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（ 2018） 9-287-01

摘 要：辦公室是企業(yè)的重要組成部門，是相關(guān)人員開展工作時(shí)的重要場所；文秘人員的主要工作是協(xié)調(diào)、服務(wù)企業(yè)和相關(guān)人員，辦公室的辦事效率和質(zhì)量水平提升是一個(gè)企業(yè)良好發(fā)展的前提。因此，本文針對辦公室文秘工作質(zhì)量及水平提升進(jìn)行研究，提出相關(guān)對策，使辦公室文秘人員更好地為企業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：辦公室 文秘工作 質(zhì)量水平 有效策略

一、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的原則

作為辦公室中重要的工作人員，文秘工作的開展應(yīng)遵循以下工作原則：第一，遵循職業(yè)道德規(guī)范，對自身工作提出嚴(yán)格要求，在對待繁瑣的日常工作時(shí)應(yīng)耐心、謹(jǐn)慎，認(rèn)真履行文秘工作的工作職責(zé)。第二，努力實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)道德素質(zhì)和工作技能的提升，有針對性地對辦公室工作進(jìn)行合理安排，提高工作效率。第三，堅(jiān)決服從上級領(lǐng)導(dǎo)命令，做好上下級之間的協(xié)調(diào)和溝通工作，確保辦公室內(nèi)部工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。如果每位辦公室文秘工作人員都能遵守各項(xiàng)規(guī)章制度和工作要求，辦公室文秘的工作質(zhì)量會得到大幅度提升。

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

（一）加強(qiáng)文秘工作人員培訓(xùn)

企業(yè)組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要重視辦公室文秘人員的工作效率，加強(qiáng)對文秘人員的培訓(xùn)內(nèi)容，不斷鼓勵他們學(xué)習(xí)新的文秘相關(guān)知識，開發(fā)責(zé)任意識。利用信息化建設(shè)促進(jìn)文秘工作效率，減小其工作壓力。企業(yè)組織機(jī)構(gòu)在組織文秘工作培訓(xùn)的過程中，要隨時(shí)對其理論知識進(jìn)行鞏固，提高文秘工作者知識技術(shù)水平。企業(yè)組織機(jī)構(gòu)培訓(xùn)人員要隨時(shí)關(guān)注社會發(fā)展動向，如國家發(fā)布與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)員工相關(guān)的政策，提高辦公室工作效率，使文秘工作者對自身工作有足夠了解。培訓(xùn)中要經(jīng)常樹立文秘工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)意識，提高文秘人員工作積極性。通過培訓(xùn)使文秘人員對自身工作產(chǎn)生更多興趣，以更熱情的態(tài)度協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，遵守工作原則，在工作中具有奉獻(xiàn)精神。

（二）設(shè)置獎罰制度

對辦公室文秘工作人員設(shè)置獎罰制度，不僅可以帶動工作人員的工作積極性，還能提高競爭意識，增加自身工作效率和能力，更出色地完成工作任務(wù)。通過獎罰制度的設(shè)立，使文秘工作人員在工作過程中不斷完善自我，對比工作質(zhì)量和效率的高低，進(jìn)行評估賞罰。企業(yè)設(shè)置的獎罰制度必須具有合理公平性，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，要及時(shí)對獎罰制度進(jìn)行完善改進(jìn)，以此激勵文秘工作人員的工作動力。

（三）提高辦事效能

工作效率是衡量辦公室文秘人員的最重要指標(biāo)。如果文秘人員做了許多工作，但卻沒有收到預(yù)期效果，那就說明他的工作效率低下。那么怎樣提高辦事效率呢？首先，文秘人員要以積極的態(tài)度和滿腔的熱情投入到每天的工作之中去。任何一項(xiàng)工作，只有保持對其的積極性和熱情，才能保證其工作效率。否則，對所從事的工作沒激情沒熱情，做起事來應(yīng)付了事，那么工作效率就會低下。比如在為領(lǐng)導(dǎo)寫發(fā)言稿時(shí)，文秘人員專業(yè)素質(zhì)高，文字功底深，又積極主動，那么寫出的稿子一定是高質(zhì)量的?？墒?，如果不愿意認(rèn)真去寫，馬虎應(yīng)對，那么寫出的稿子很可能不符合領(lǐng)導(dǎo)的講話意圖，影響工作效果。其次，在工作中文秘人員要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，更新知識，提高解決問題的能力。社會的發(fā)展和進(jìn)步，使企事業(yè)單位的思想、理念都隨著發(fā)生變化。文秘人員要不斷學(xué)習(xí)，了解發(fā)展方向和思路，掌握政策動態(tài)，緊跟時(shí)代脈搏，這樣才能提高應(yīng)對和解決實(shí)際問題的能力。

（四）充分激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識

對于企業(yè)來說，創(chuàng)新才能生存，創(chuàng)新才能發(fā)展。而對于文秘人員，創(chuàng)新也具有重要的意義。很多人認(rèn)為文秘工作按照既定程序進(jìn)行就行，無關(guān)創(chuàng)新。但是在文秘人員的實(shí)際工作中，應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的低效的辦公模式，而要創(chuàng)新出適應(yīng)需要的高效的辦公方式，促進(jìn)辦公室工作效率的提高。那么如何激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識呢？首先，對文秘人員在辦公思想、辦公行為等方面的創(chuàng)新給予大力的支持和肯定，鼓勵創(chuàng)新，創(chuàng)設(shè)良好的工作氛圍。其次，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極倡導(dǎo)并努力踐行創(chuàng)新，工作思路和工作方法上帶頭創(chuàng)新，以身示范，以榜樣的力量帶動和影響其他的文秘人員進(jìn)行創(chuàng)新。

（五）營造良好企業(yè)文化氛圍，增強(qiáng)責(zé)任意識

企業(yè)定期要開展文化教育活動，為文秘工作能夠順利展開營造一種和諧的工作氛圍，牢固樹立較強(qiáng)的責(zé)任感和為人民服務(wù)的意識。要明白自己作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者所應(yīng)該發(fā)揮的作用，嚴(yán)格保守工作機(jī)密，不能從中謀取私利，對工作充滿熱情，兢兢業(yè)業(yè)，忠于職守。

三、結(jié)語

文秘作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開展工作的協(xié)助者與企業(yè)各部門的連接者，在企業(yè)的發(fā)展過程中就像魚離不開水一樣重要，工作中要幫助同事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作部署，認(rèn)真對待每一分工作，無愧于內(nèi)心。充分扎實(shí)自己的專業(yè)知識和專業(yè)技能，加強(qiáng)同領(lǐng)導(dǎo)和同事們的溝通，增進(jìn)感情，形成和諧的工作氛圍。在這種和諧的氛圍中不斷拓展自己的視野。通過多方面知識的積累，不斷提高自身的思想道德素質(zhì)修養(yǎng)。

參考文獻(xiàn)：

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