大數據時代高校檔案管理的應對方式分析

呂揚

【摘 要】隨著信息技術的進步發(fā)展，我國迎來了大數據時代，高校檔案所涉及的信息數據較大，對工作人員的工作態(tài)度和工作能力提出了一定需求。大部分高校都在采取傳統(tǒng)檔案管理模式，無法對大量信息數據及時進行整理總結，導致管理效率十分不理想。相關工作人員要構建完善管理體系，對傳統(tǒng)管理模式進行創(chuàng)新改進，保證檔案管理工作的順利實施。因此，本文針對大數據時代高校檔案管理的現狀和意義進行分析，提出應對方式。

【關鍵詞】大數據；高校；檔案管理；應對方式

中圖分類號：G64 文獻標志碼：A 文章編號：11007-0125（2018）20-0161-02

在20世紀背景下，我國信息數據數量和種類在不斷增加，對我國社會發(fā)展的不同領域都存在一定影響。通過對不同類型的信息數據進行收集整理，創(chuàng)造新型知識技能，實現大數據時代的價值優(yōu)勢。大數據時代具有鮮明特征，在高校檔案管理過程中進行應用，可以有效彌補傳統(tǒng)檔案管理模式所存在的不足，但是對相關工作人員也帶來了一定挑戰(zhàn)。[1]不僅可以實時反映學生的各項變化，針對存在問題的學生可以及時發(fā)現并采取有效措施進行解決，大大發(fā)揮檔案管理的實效性和準確性，從而提高檔案管理效率，為高校日后教學工作的順利開展打下良好基礎，促進學生的全面發(fā)展。

一、大數據時代高校檔案管理的現狀

目前，大部分高校還在使用傳統(tǒng)檔案管理模式，面對不斷增多的信息數據，工作人員的工作量在不斷增大。在當今社會背景下，人們對信息數據的需求在不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式已經無法適應社會發(fā)展節(jié)奏。在信息時代中，信息數據要更加多元化、個性化，現代化檔案管理模式逐漸受到廣泛應用。[2]檔案管理不再單純使用文字和文件記錄保存信息數據，而是通過信息技術，構建完善高校檔案管理的體系，對搜索、檢查等工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，減少工作人員的工作壓力。同時，減少對文本紙張的使用，可以有效減少成本資金投入。當下，大部分高校已經應用現代化檔案管理模式，將大數據時代的優(yōu)勢充分體現出來。

二、大數據時代高校檔案管理的意義

（一）避免外界環(huán)境因素影響。在大數據時代背景下，檔案管理工作壓力明顯減小，節(jié)省了很大時間。傳統(tǒng)檔案管理模式是紙質文件，很容易受到外界許多因素影響。比如，外界環(huán)境的潮濕，會導致信息數據受到破壞；工作人員在查找翻閱檔案過程中，也會對檔案造成一定破壞，紙張會隨著時間推移發(fā)生系列變化。[3]在大數據背景下，高校檔案的管理工作存在便捷性，可以有效減少外界環(huán)境等因素對檔案產生影響，彌補傳統(tǒng)檔案所存在的不足，為信息數據的儲存創(chuàng)造有利條件，將紙質檔案有效轉化為虛擬數字形式進行保存管理。

（二）提高檔案管理工作效率。高校檔案管理實現信息化，不需要大量的工作人員花費過多的時間和精力對信息數據進行整理。因此，在檔案管理過程中，高?？梢钥茖W合理減少檔案管理工作人員。通過對工作人員進行篩選，留下工作能力和綜合素質較高的工作人員，可以有效提高檔案管理人員的專業(yè)水平，提高工作效率。通過將成本資金運用在其他工作方面，大大促進高校的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）節(jié)省大量的占地空間。隨著各個高校的連年擴招，其信息數據數量也呈現上升趨勢，在大數據時代背景下，工作人員可以利用信息技術收集整理信息數據，將傳統(tǒng)檔案室形式轉換為計算機形式，有效節(jié)省了大量的占地空間，同時為查閱使用人員節(jié)約了時間和精力，體現出計算機記錄保存檔案數據的優(yōu)勢。[4]查閱使用檔案人員只需要利用信息技術完成檢索進行查找，可以準確找出信息數據，充分體現檔案管理的服務性。

三、大數據時代高校檔案管理的應對方式

（一）構建完善檔案管理體系。檔案管理作為高校管理工作的重要組成部分，對其整體發(fā)展具有重要意義。在大數據時代背景下，高校檔案管理工作需要從不同角度入手進行創(chuàng)新改進。首先，充分利用信息技術，構建完善檔案管理體系，發(fā)揮檔案管理的實際價值。其次，合理使用云計算等相關技術，對信息數據進行安全保存，避免出現信息數據丟失現象。另外，對成本資金進行正確使用，開發(fā)計算機的相關硬件設施，為日后檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。

（二）提高檔案管理安全系數。高校檔案管理工作主要是對信息數據的收集、分類、整理、保存，對相關因素的安全提出了一定要求。高校要定期對檔案管理相關工作人員進行培訓，提高工作人員的安全意識，建立檔案管理安全制度，為檔案管理創(chuàng)造安全環(huán)境。[5]同時，工作人員要對外界環(huán)境因素影響進行預防，最大限度實現高校信息數據檔案管理模式，建立相關安保系統(tǒng)設施，從根本上保證檔案信息數據的安全性，為后續(xù)工作的順利開展打下良好基礎。

（三）提高管理人員綜合素質。高校檔案管理人員是檔案管理工作順利實施的基礎，在傳統(tǒng)信息數據以文本形式向計算機虛擬形式轉變過程中，對工作人員的工作能力和知識技能提出了一定要求。檔案管理人員要提升自身的管理意識，充分發(fā)揮自身主觀能動性，構建完善信息化檔案管理體系。同時，高校要定期組織工作人員進行培訓學習，從社會上引進專業(yè)人才，打造高素質專業(yè)人才隊伍。為工作人員創(chuàng)造可以提升的機會和空間，使檔案管理人員可以有效提高自身工作能力和綜合素質。同時，還要提升檔案管理工作人員的法律法規(guī)意識，為檔案信息數據的儲存創(chuàng)造安全環(huán)境。高?？梢砸龑Чぷ魅藛T不斷自主探索社會先進理念，對自身管理模式進行創(chuàng)新改進，培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)新創(chuàng)造意識，為檔案管理工作的順利開展打下堅實基礎。另外，高校檔案管理隊伍還要不斷擴大提升，加大管理范圍和管理力度，切實提高工作人員的實踐操作能力。

（四）建立法律法規(guī)制度。檔案管理工作具有一定科學性和準確性，必須依照相關法律法規(guī)和規(guī)章制度，構建完善法律制度體系，為高校檔案管理工作的順利實施打下良好基礎。在大數據時代背景下，我們要充分意識到信息化檔案管理的重要性，結合實際情況建立規(guī)章制度。從另一角度來說，高校檔案管理工作要充分響應國家制度形式，科學合理設定管理目標、管理內容和管理方式，在原有法律政策基礎上，對其進行進一步完善補充。同時，相關工作部門要建立管理計劃，對信息數據系統(tǒng)和相關實踐操作做出更深層規(guī)定。[6]另外，高校要制定相關規(guī)章制度，明確不同工作人員的工作職責，打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，針對不同工作內容設置不同規(guī)章制度，實現高校檔案的有效管理，設置合理規(guī)范的獎懲制度，帶動工作人員的工作熱情，大大提高工作效率，從而保證高校檔案管理工作的有序展開。

四、結語

總而言之，大數據時代高校檔案管理工作對高校的進步發(fā)展具有重要意義，目前，大部分高校在檔案管理過程中還存在許多問題，我們要充分意識到檔案管理的重要性，將工作內容與信息技術進行有機結合，構建完善檔案管理體系，提高檔案管理安全系數，提高管理人員綜合素質，建立法律法規(guī)制度，為檔案管理工作的順利實施創(chuàng)造有利條件，充分發(fā)揮出檔案管理的實際價值，帶動高校整體的進步發(fā)展。

參考文獻：

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[2]郅永紅.大數據時代高校檔案管理系統(tǒng)建設研究—以某大學為例[J].新絲路，2017，（8）：50.

[3]王學娟，楊陽，閆桂蓮.淺談大數據時代下承德高校電子檔案管理存在的問題和對策[J].承德醫(yī)學院學報，2016，33（6）：537-539.

[4]李科艷，袁琪.基于大數據的高校學生檔案管理—以南京航空航天大學為例[J].科教文匯，2015，（5）：151-152.

[5]韓文.大數據時代背景下高?；n案管理模式的變革和優(yōu)化研究[C]. 教師教學能力發(fā)展研究科研成果集，2017.

[6]趙子葉.高校人事檔案管理系統(tǒng)在“大數據”時代下的建設探究—以西安醫(yī)學院為例[J].人才資源開發(fā)，2017，（10）：91-92.