煙草商業(yè)企業(yè)物流費用定額管理方法探析

朱光勝，彭瑩瑩，張 鍵

（1.山東省煙草專賣局（公司） 物流處，山東 濟南 250101；2.山東城市建設(shè)職業(yè)學(xué)院，山東 濟南 250103）

1 煙草商業(yè)物流費用定額管理的必要性

（1）煙草行業(yè)發(fā)展的需要。隨著我國卷煙提稅順價以及控?zé)煿ぷ鞯纳钊腴_展，卷煙銷量已進入了拐點，煙草行業(yè)銷量的瓶頸期必然會到來，在開源如此受限的情況下，改變自身結(jié)構(gòu)、實現(xiàn)節(jié)流、建立物流費用定額指標體系來控制與降低煙草商業(yè)物流費用顯得尤為重要。

（2）實現(xiàn)成本管控的需要。根據(jù)“物流成本冰山理論”，現(xiàn)行的成本核算制度對成本的核算不夠準確。在煙草企業(yè)中，由于各企業(yè)物流費用管理口徑不統(tǒng)一，導(dǎo)致物流費用核算的不準確。通過制訂一套科學(xué)有效的物流費用定額管理制度規(guī)范各企業(yè)物流費用管理，可以實現(xiàn)對各項費用的精準管控，找到控制成本的關(guān)鍵節(jié)點。

（3）提高物流費用管理水平的需要。過去的煙草行業(yè)對物流費用的管理較為粗放，急需向現(xiàn)代科學(xué)管理轉(zhuǎn)變。通過建立物流費用定額管理制度，有利于明確各部門各崗位的目標，落實責(zé)任，對煙草商業(yè)物流費用的管理更加精細化、全面化，提高物流費用管理水平。

（4）提高工作效率的需要。在行業(yè)增長速度回落，面臨“四大難題”、“三大壓力”的嚴峻形勢下，如何提高企業(yè)物流作業(yè)效率也是工作重點之一。根據(jù)物流費用定額管理可以制定更加科學(xué)、合理的員工績效考核制度，實現(xiàn)獎懲合理，有利于提高工作人員的工作效率。

2 制定費用定額的方法

2.1 基于ABC的技術(shù)測定法

作業(yè)成本法是一種科學(xué)的管理方法，它認為“產(chǎn)品消耗作業(yè)，作業(yè)消耗資源”，它以作業(yè)為核算對象，把企業(yè)耗用的資源成本分配給各項作業(yè)，再將作業(yè)根據(jù)成本動因追蹤到產(chǎn)品形成過程中，最后計算得出產(chǎn)品成本。

基于ABC的技術(shù)測定法是根據(jù)作業(yè)成本法將物流過程合理分割，然后采用測試法、寫實記錄法和工作日寫實法對各環(huán)節(jié)所消耗的費用進行測算，再對所得資料進行科學(xué)分析，得到定額的方法。因該法進行實地的觀察，可以明確工作消耗的費用和各種因素對費用消耗的影響。

對于煙草行業(yè)，由于煙草商業(yè)企業(yè)主要負責(zé)卷煙的購銷，不需要負責(zé)卷煙的生產(chǎn)，因此，根據(jù)作業(yè)成本法來看，可以把煙草物流過程中的作業(yè)定為倉儲、分揀、配送、管理四個方面。倉儲又包括出入庫、保管、人員管理等環(huán)節(jié)，分揀又包括分揀、包裝、空煙箱回收等環(huán)節(jié)，配送包括終端車輛費用、中轉(zhuǎn)車輛費用等環(huán)節(jié)，管理包括辦公管理、車輛調(diào)度管理等環(huán)節(jié)。通過對各環(huán)節(jié)進行確實的觀測，獲得對每個環(huán)節(jié)的資源耗費，進行科學(xué)的分析得到定額。

2.2 經(jīng)驗估測法

經(jīng)驗估測法是根據(jù)定額人員和工人的一些實踐經(jīng)驗，經(jīng)過現(xiàn)場的調(diào)查，考慮組織條件和操作方法并且結(jié)合相關(guān)技術(shù)資料直接估算定額的方法，主要在沒有統(tǒng)計資料的情況下使用。

該方法一般以作業(yè)流程為對象，把作業(yè)流程分為幾個操作過程，分別確定每個操作所耗的費用，通過匯總從而確定整個流程所需要消耗的費用。該方法簡單易行，工作量小可實現(xiàn)快速定額，但由于技術(shù)資料的缺乏和技術(shù)水平的不均衡，導(dǎo)致其準確性較差，容易出現(xiàn)偏差。

2.3 統(tǒng)計分析法

統(tǒng)計分析法是根據(jù)企業(yè)過去的資料、數(shù)據(jù)，運用統(tǒng)計學(xué)的方法對其進行統(tǒng)計和分析，得出企業(yè)各方面工作的標準的一種方法。該方法簡單方便，工作量小，跟經(jīng)驗估計法相比，有歷史數(shù)據(jù)做支撐，能反映實際情況，制訂定額的準確性有所保證，但前提是要保證原始資料的準確性，如果原始資料不準確或者統(tǒng)計方法不合理，那么定額的科學(xué)性、可靠性會大大降低。

對于煙草行業(yè)，可以通過獲取最近3年的物流費用資料和歷史最好水平的資料進行統(tǒng)計分析和整理，最后計算出定額指標。

2.4 比較類推法

該法是根據(jù)已經(jīng)精確測定好的相同類型的作業(yè)工序或者產(chǎn)品的定額，通過對兩者進行具體的對比分析，類推出相鄰的作業(yè)工序或者是產(chǎn)品定額的方法。該法的優(yōu)點就是簡單易行并且工作量小，缺點是會因為對定額的時間組成分析不夠，對影響因素的估計不全面或者選擇參考的相同類型作業(yè)工序或產(chǎn)品的定額不恰當而影響定額的質(zhì)量。

3 山東煙草商業(yè)物流費用定額思路

本文以控制物流費用、優(yōu)化資源配置為目的，增強全員的定額管理意識，推進物流費用定額體系的建立，從而增強山東煙草商業(yè)企業(yè)的物流費用定額的基礎(chǔ)，進行定額制度管理，以此來實現(xiàn)降本增效。

雖然煙草商業(yè)企業(yè)的物流活動具有一定的特殊性，但依然可以根據(jù)物流活動對作業(yè)環(huán)節(jié)進行劃分，找到物流費用的節(jié)點。整體思路如圖1所示。

圖1 定額思路流程圖

4 山東煙草商業(yè)物流費用實施步驟

4.1 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

對卷煙物流中心的作業(yè)活動進行詳細的梳理和優(yōu)化，繪制業(yè)務(wù)流程圖如圖2所示。

圖2 卷煙物流中心業(yè)務(wù)流程圖

4.2 制定調(diào)查問卷

為了獲得各作業(yè)環(huán)節(jié)的物流費用，采用選擇、填空、問答題等形式制定問卷調(diào)查，并向各地市物流中心發(fā)放。

調(diào)查問卷的設(shè)計根據(jù)現(xiàn)有的卷煙物流中心資料，對物流中心業(yè)務(wù)活動進行整理，找到可能會產(chǎn)生費用的項目，以此來制定各業(yè)務(wù)的調(diào)查問卷，然后通過與專家以及經(jīng)驗豐富的人士進行深入的探討，豐富并修改調(diào)查問卷，最后通過與有經(jīng)驗的基層員工進行溝通，對調(diào)查問卷進行進一步的完善。

4.3 確定定額指標

根據(jù)煙草企業(yè)物流配送中心的作業(yè)流程，以及調(diào)查問卷的信息反饋，可以建立一級指標，并對其詳細劃分建立二級指標。山東煙草商業(yè)企業(yè)的定額指標見表1。

一級指標劃分為倉儲、分揀、配送、管理四環(huán)節(jié)，對以上四環(huán)節(jié)從人、機、料三個角度，進行細分從而建立二級指標，各指標包含各自環(huán)節(jié)的人工費用、設(shè)備費用、能耗費用、物料費用等。對二級指標，還可以進行更加詳細的劃分形成三級指標，比如設(shè)備費用還可劃分為電動叉車設(shè)備維修費用、折舊費用，伸縮鏈板機設(shè)備維修費用、折舊費用等。

表1 山東省煙草單箱費用定額指標表

4.4 根據(jù)指標對各地市進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計

確定好定額指標后，據(jù)此統(tǒng)計各地市各項指標的費用。山東煙草商業(yè)企業(yè)物流費用的定額統(tǒng)計了各地市各項指標的單箱費用，由于篇幅原因，本文僅展示山東省單箱倉儲環(huán)節(jié)人工費用、單箱配送費用，見表2、表3。

表2 各地市單箱倉儲環(huán)節(jié)人工費用表

表3 各地市單箱配送中轉(zhuǎn)費用表

4.5 數(shù)據(jù)處理

4.5.1 異常值的分析和剔除。異常值是指樣本中的個別值，該數(shù)值明顯的偏離所統(tǒng)計樣本的其余觀測值，也叫異常數(shù)據(jù)、離群值。在計算定額的過程中，將這些偏離較大的數(shù)據(jù)和正常數(shù)據(jù)值放在一起進行統(tǒng)計，可能會影響最終結(jié)果的正確性，因此需要將這些異常值進行剔除。

異常值的判別主要采用物理判別法和統(tǒng)計判別法兩種方法。物理判別法就是根據(jù)人們對客觀事物已有的認識，判別由于外界干擾等原因造成實測數(shù)據(jù)值偏離正常結(jié)果。統(tǒng)計判別法是給定一個置信概率，并確定一個置信限，凡超過此限的誤差，就認為它不屬于隨機誤差范圍，將其視為異常值剔除。煙草指標費用值在數(shù)值上表現(xiàn)多樣，不宜用物理判別法主觀進行異常值剔除，因此將采用統(tǒng)計判別法進行異常值剔除工作。

山東省煙草商業(yè)企業(yè)費用定額采用依據(jù)拉依達準則的統(tǒng)計分析法。在該準則下，視一組數(shù)據(jù)中小于μ-3σ或大于μ＋3σ的數(shù)值為異常值，予以剔除。此次定額中異常值的剔除主要利用SPSS軟件，基于拉依達準則，一般情況下超過3倍標準差的值就為極端值，所以當Z值大于3或小于-3時，所對應(yīng)的原始數(shù)據(jù)需要被剔除。

4.5.2 修正后數(shù)據(jù)的處理。第一類為2016年費用值與往年變化不大的指標，利用剔除異常往年數(shù)據(jù)，取均值作為年度定額值，再進行加權(quán)平均，求得2016年定額值。

（1）取均值：

（2）求定額：

公式：2016年定額值=0.2×（2013年定額值）+0.3×（2014年定額值）+0.5×（2015年定額值）。

如山東省煙草商業(yè)企業(yè)單箱倉儲人工費用定額：

2013年定額值=6.13元/箱；2014年為6.47元/箱；2015年為6.96元/箱；2016年倉儲人工費用定額值預(yù)測值=0.2×6.13+0.3×6.47+0.5×6.69=6.647（元/箱）。

第二類為2016年費用值有下降趨勢的指標，該類指標的數(shù)據(jù)處理方法為：根據(jù)指標情況，求得其四分位數(shù)作為定額值，再利用SPSS軟件進行時間序列分析。因數(shù)據(jù)數(shù)量不足，暫無法利用SPSS給出下一季度預(yù)測值。故利用Excel對SPSS時間序列分析后的擬合值再次進行擬合。其中擬合后曲線的R2值越大，表明擬合結(jié)果越好。結(jié)合實際情況，盡可能的選擇具有下降趨勢的擬合結(jié)果，作為對于下一季度的指標定額值的預(yù)測公式。利用預(yù)測的定額值結(jié)果，即可對下一時間段的工作進行規(guī)劃。

具體步驟如下：

（1）使用SPSS軟件剔除異常值。

（2）求四分位數(shù)。

首先確定四分位數(shù)位置：b=（n+1）×25%

計算四分位數(shù)：Q1=a(c)+[a(c+1)-a(c)]×d，將數(shù)據(jù)從小到大排序，計為數(shù)組a(1 to n)，n代表數(shù)據(jù)的長度，b的整數(shù)部分計為c，b的小數(shù)部分計為d。

（3）使用Excel對其進行時間序列分析，對計算得的預(yù)測值添加擬合趨勢線，并預(yù)測得2016年定額值。

Yn為觀測值，Ln為平滑值，F(xiàn)n為預(yù)測值。

以山東省單箱配送中轉(zhuǎn)費用為例，考慮到2016年配送環(huán)節(jié)中轉(zhuǎn)車輛費用有下降趨勢，故采用第二類處理方法。

（1）獲得2014、2015年各季度單箱配送環(huán)節(jié)中轉(zhuǎn)車輛費用，并使用SPSS軟件剔除異常值，得到正常數(shù)據(jù)。

（2）使用Excel軟件中QUARTILE.INC函數(shù)計算各季度四分位數(shù)作為定額值，得表4。

表4 2014-2015年各季度定額值

（3）對配送環(huán)節(jié)中轉(zhuǎn)車輛費用定額值時間序列分析并進行擬合，如圖3所示。

圖3 配送環(huán)節(jié)中轉(zhuǎn)車輛費用定額值擬合

得擬合方程Y=0.358ln（x）+0.991。

計算得2016年第一季度定額值：Y=0.358ln9+0.991=1.778（元/箱）。

同理可得第二季度定額值預(yù)測為1.815元/箱，第三季度定額值預(yù)測為1.849元/箱，第四季度定額值預(yù)測為1.881元/箱。對四個季度定額值求平均得2016年配送環(huán)節(jié)中轉(zhuǎn)車輛費用定額值預(yù)測：1.831元/箱。

4.5.3 數(shù)據(jù)驗證。2016年第一季度配送環(huán)節(jié)中轉(zhuǎn)車輛費用實際情況見表5。

表5 2016年第一季度配送環(huán)節(jié)中轉(zhuǎn)車輛費用

由表5可以看出，預(yù)測定額值為剔除異常值后配送環(huán)節(jié)中轉(zhuǎn)車輛費用的先進水平。

2016年山東單箱物流費用定額：14.805+29.26+70.87+37.418=152.353元/箱。

2013-2014年單箱物流費用全國第一統(tǒng)計見表6。

表6 2013-2014年單箱物流費用全國第一統(tǒng)計表

若2016年山東單箱物流費用能夠達到定額值所示數(shù)值152.353元/箱，預(yù)計將排名全國第二，位于江西之后。

5 結(jié)論

物流費用定額不是一個簡單的數(shù)值，而是對眾多費用影響因素進行探析，找到成本動因，從而確定一個合理的制定和管理方法，因此，物流費用的定額并不是一成不變的，應(yīng)根據(jù)每年費用的影響因素重新編制，實現(xiàn)真正的動態(tài)管理。

在面臨“四大難題”、“三大壓力”的劣勢環(huán)境下，定額管理幫助其尋找行業(yè)的先進水平，以此為標桿，使各地市煙草商業(yè)企業(yè)可以根據(jù)自身的實際情況，分析差距，尋找原因，彌補自身的不足，提高工作效率，提高煙草商業(yè)企業(yè)物流費用的管控水平，實現(xiàn)降本增效的目標。