微信OA辦公：促學校精細化管理案例學校：北京師范大學廈門海滄附屬學校

文 吳善佳

五年級3班班主任黃老師早上發(fā)高燒，起不來了，但是她不用跑到學校寫請假條等待批示了，也不用打電話，而是打開手機上微信OA辦公系統(tǒng)，操作請假系統(tǒng)，輸入準確的病假事由和請假期限，提交主管領(lǐng)導。一分鐘后，系統(tǒng)顯示，主管領(lǐng)導已批，還發(fā)來一句暖暖的留言：黃老師，保重身體，等待您歸來。

其實不管是請假還是其他辦公事項，北京師范大學廈門海滄附屬學校的老師已經(jīng)越來越習慣于通過微信OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)高效辦公。

微信OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)原則有三個：

一是易用性。因為微信OA辦公系統(tǒng)的使用對象是工作任務(wù)繁重的教職員工，所以操作應(yīng)簡單明了，人機交互界面應(yīng)親切易懂，且以符合多數(shù)教師的操作習慣為宜。

二是安全性。安全性包含兩個方面：一是數(shù)據(jù)不能被非授權(quán)用戶或非法用戶訪問。二是系統(tǒng)必須能穩(wěn)定運行，以確保應(yīng)用的安全。

三是擴展性。學校的微信OA辦公系統(tǒng)采用大數(shù)據(jù)理念，每項功能都是定制開發(fā)，在數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用功能的實現(xiàn)上均預(yù)留空間，很方便系統(tǒng)平臺的擴展。

如今，雖然許多學校已運用微信、Q Q進行辦公，但仍停留在發(fā)送消息、傳送文件上，而北京師范大學廈門海滄附屬學校的微信OA辦公卻已形成了一套系統(tǒng)，并融入學校的日常管理、教師日常辦公之中。

目前，該平臺已具有公文收發(fā)、調(diào)代課、請銷假、校園短信、獲獎管理、師生考勤、課表查詢、周安排、通訊錄等功能。這些功能的實施，給學校管理帶來了實實在在的變化。

下面以幾個功能為例對該系統(tǒng)進行介紹。

考勤簽到

學校目前設(shè)有3個校區(qū)，擁有103個班級、4800多名學生，280多位教師。在組織機構(gòu)上，學校分為四中心、三學部，校園規(guī)模使傳統(tǒng)管理模式受到巨大挑戰(zhàn)。近300名教師分散在3個校區(qū)，日?？记谠趺纯?？教師大會考勤怎么考，是于指定地點手動簽到、打卡、按指紋，還是放任不管？

針對上述問題，系統(tǒng)開發(fā)者提出“搖一搖”的簽到方式，在全校范圍內(nèi)布置若干個電子簽到點供教師簽到。

其原理是基于蘋果的iBeacon技術(shù)（類似低功耗藍牙），由iBeacon設(shè)備通過藍牙信號廣播設(shè)備ID，當手機進入信號范圍內(nèi)時便可收到該設(shè)備的ID，此時只要該設(shè)備在微信后臺申請了服務(wù)，手機端（教師）便可通過“搖一搖”功能實現(xiàn)自動考勤簽到，并可自動排名。

為解決會議考勤問題，開發(fā)者設(shè)計了微信簽到墻，只要搖一搖，其在簽到墻上的微信頭像就會自動被點亮。

公文收發(fā)

公文收發(fā)必須具備兩個條件：第一，需要一臺電腦，用于查收和下載公文。第二，收發(fā)者必須在學校，并通過校園網(wǎng)將公文上傳到服務(wù)器，以便傳閱給相關(guān)領(lǐng)導或部門進行審批辦理。

但是這有一個弊端，當負責公文處理的教師外出時，就無法進行收發(fā)操作。有了微信OA辦公系統(tǒng)以后，問題迎刃而解。我們可將公文系統(tǒng)無縫對接到掌上OA“公文收發(fā)”這一模塊中，教師可隨時隨地在手機上進行接收、處理、轉(zhuǎn)發(fā)等操作。與此同時，相關(guān)領(lǐng)導也可直接在手機上進行閱讀、審批、辦理、反饋等操作。

請假管理

學校請假制度為：3天之內(nèi)的請假由學部主任審批，3天以上的請假由分管校長審批。其煩瑣的流程為：教師填寫請假條，找到分管領(lǐng)導批假；再拿著假條找到學部助理調(diào)代課；若涉及班主任，還需報備年段長，進行代班主任的操作；最后，負責工資發(fā)放的教師還需手動統(tǒng)計工作量，計算工資。

改用微信OA辦公系統(tǒng)的請銷假模塊后，整套流程只需動動手指就可在手機上完成——請假教師在手機上填寫請假申請并提交，系統(tǒng)會自動將申請信息推送到學部主任或分管校長的微信中；領(lǐng)導批假后，調(diào)代課信息及代班主任信息自動匹配并推送到相關(guān)的學部助理和所在年段的年段長微信中；調(diào)代課、代班主任的操作完成之后，請假教師、代課教師、代班主任又會自動收到相關(guān)的提醒短信，并可在上面進行確認反饋操作；上述操作均記錄在后臺，每個月系統(tǒng)自動統(tǒng)計工作量并計算出工資，大大提高了效率（下圖）。