試論工程建設(shè)管理中的界面管理

臧雪龍［上海奉賢交通能源（集團）有限公司， 上海 201499］

眾所周知，工程項目建設(shè)分為決策階段、設(shè)計階段、施工階段、驗收階段等階段。在整個過程中，建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工總包單位、施工分包單位和監(jiān)理單位等將陸續(xù)登場，各單位之間工作內(nèi)容互相交錯，工作信息相互雜糅，共同組成了整個工程項目建設(shè)的大環(huán)境。但是不管如何，對于建設(shè)項目管理來說，工作目標是一致的，那就是在既定的時間和成本范圍內(nèi)，共同投入資源，創(chuàng)造建設(shè)作品。正是基于建設(shè)目標的一致性，工程項目建設(shè)過程中工程界面至關(guān)重要。工程界面的明晰，確保了各資源投入單位能夠在同一個項目上有條不紊地開展工作。

1 項目組織界面管理

對于工程建設(shè)項目，尤其是大型建設(shè)項目，參建單位眾多且建設(shè)單位和使用單位很可能相互獨立，因此建立一個高效的組織系統(tǒng)，是項目能否實現(xiàn)各項建設(shè)目標的前提和關(guān)鍵。為此，基于各參與單位的組織定位和職責，需要合理設(shè)計項目的“工作流”和“信息流”，建立一個與項目建設(shè)實施匹配的組織系統(tǒng)，包括項目結(jié)構(gòu)（P-WBS）、組織結(jié)構(gòu)（OBS）、任務(wù)分工、管理職能分工及工作流程等（如圖1 所示）。

圖1 項目組織界面系統(tǒng)圖

（1）項目結(jié)構(gòu)分解。通過樹狀圖的方式對項目的結(jié)構(gòu)進行逐層分解，反映組成項目的所有工作任務(wù)和工作界面。項目結(jié)構(gòu)分解及界面設(shè)定基于以下原則：考慮項目的總體進度計劃安排；考慮項目的功能布局及組成；有利于項目設(shè)計、施工及物資采購的發(fā)包及其具體任務(wù)的開展；結(jié)合項目的合同結(jié)構(gòu)及項目管理組織結(jié)構(gòu)；有利于項目各項建設(shè)目標的控制。

（2）項目管理組織結(jié)構(gòu)。組織結(jié)構(gòu)是項目管理的最核心問題，大型項目尤其如此。目前，國內(nèi)多數(shù)大型項目采用的是傳統(tǒng)的職能組織結(jié)構(gòu)模式；另有部分大型項目采用矩陣式組織結(jié)構(gòu)。這兩種組織結(jié)構(gòu)模式各有缺點，職能組織結(jié)構(gòu)模式在實際工作中常出現(xiàn)交叉和矛盾的工作指令關(guān)系；而矩陣式組織結(jié)構(gòu)往往決策較慢，且給建設(shè)單位高層領(lǐng)導帶來較大的協(xié)調(diào)工作量。具體組織結(jié)構(gòu)的選擇，則根據(jù)項目實際情況而定。

（3）管理職能分工。項目管理團隊內(nèi)部的項目總負責人、項目經(jīng)理、技術(shù)負責人對各工作部門和工作崗位各項目工作任務(wù)的項目管理職能（包括籌劃、決策、執(zhí)行、檢查、信息、顧問、了解等）進行分工。為了使項目的管理職能分工更清晰和更嚴謹，需要制定具有針對性的管理職能分工表，并視需要輔以管理職能分工描述書。該管理職能分工表直接明確了組織界面下的工作任務(wù)清單。

（4）工作流程。為順利開展項目管理工作，工作流程的組織策劃十分必要。具體包括三個方面的工作流程：物質(zhì)流程，如設(shè)計準備、設(shè)計、招標采購等工作流程；管理工作流程，如報批報建、投資控制、進度控制、質(zhì)量管理、合同管理、付款和變更管理等工作流程；信息處理工作流程，如與生成項目周報、月報、季報等有關(guān)的數(shù)據(jù)處理工作流程。

2 溝通協(xié)調(diào)界面管理

管理過程中的溝通、協(xié)調(diào)工作不僅工作量大，且信息的收集、傳遞、加工和分享的路徑較長，如何及時、準確地進行項目信息溝通，是建設(shè)工程管理咨詢服務(wù)的重點關(guān)注事項。因此，建立各個層面的良好溝通和協(xié)調(diào)機制，是保障本工程順利實施的必要前提。

首先是建立項目整體的外部溝通協(xié)調(diào)機制。這里主要是指項目建設(shè)實施過程中所涉及的政府部門、事業(yè)機構(gòu)（如自來水公司、電力公司、燃氣公司等）、社會組織（如工程建設(shè)相關(guān)協(xié)會）、周邊社區(qū)等，如何協(xié)調(diào)好這些外部關(guān)系，確保溝通順暢，在很大程度上決定了項目建設(shè)的成敗。因此，需要建立統(tǒng)一的外部溝通渠道及相應(yīng)的快速溝通機制，以確保建設(shè)過程中的各種外部問題得到快速解決。

其次是建立項目內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)機制。這里是指各參建單位（如建設(shè)單位、項目管理單位、施工單位、監(jiān)理單位及使用單位等）內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)機制，以及各參建單位之間的溝通協(xié)調(diào)機制，尤其是某些大型項目的建設(shè)將涉及多個子項目及標段，各參建單位間的溝通協(xié)調(diào)將比一般單個項目的要復雜得多。因此，建立統(tǒng)一的溝通協(xié)調(diào)準則是提高項目內(nèi)部溝通效率的關(guān)鍵。所述的內(nèi)外部溝通協(xié)調(diào)機制主要包括會議制度、報告制度、信息發(fā)布制度等內(nèi)容。

3 采購合約界面管理

一般工程項目的采購都包括工程類采購（如施工總承包單位、專業(yè)分包單位等的采購）、貨物類采購（如大宗材料設(shè)備等的采購）、服務(wù)類采購（如設(shè)計單位、造價咨詢單位、項目管理單位、工程檢測單位等的采購）。而作為一個大型的項目群，工程的采購工作的數(shù)量和繁雜程度都將以幾何倍數(shù)增長。做好工程的招標采購工作，是項目如期開工和交付的又一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如圖2 所示）。

圖2 項目采購合約界面系統(tǒng)圖

（1）在采購合約界面的梳理中，一般先行將采購對象劃分為工程類、貨物類和服務(wù)類三類，并根據(jù)項目實際情況進行研討，合理劃分項目的采購包及合同界面。首先，采購包的劃分或施工標段的劃分，將結(jié)合項目的現(xiàn)場條件、設(shè)計圖紙、功能分布、項目進度計劃等，與有關(guān)單位共同協(xié)商確定；其次，根據(jù)項目的建設(shè)內(nèi)容，可大致將采購包劃分為樁基工程施工總承包、主體結(jié)構(gòu)施工總承包、專業(yè)分包、材料設(shè)備包等，明確相應(yīng)采購包界面。

（2）根據(jù)國家及地方有關(guān)招標采購規(guī)定，共同協(xié)商確定上述不同采購包的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購及已有戰(zhàn)略合作抽簽等。

（3）按照擬定的采購工作進度計劃，根據(jù)國家及地方有關(guān)招標采購的政策規(guī)定，設(shè)計各項采購工作的實施流程，確保各項采購工作都合法合規(guī)、推進順利。

（4）影響項目采購工作的風險因素較多，如可能存在部分材料或設(shè)備的供貨周期較長，部分產(chǎn)品、服務(wù)或工程的交付質(zhì)量與合同要求不符，合同條件存在瑕疵等。因此，還需要根據(jù)項目的實際特點，制定針對招標采購工作的風險應(yīng)對策略，為項目的招標采購工作保駕護航。

4 實施場地界面管理

若要使項目的建設(shè)工作順利且高效地推進，場地管理（包括整體測量、土方平衡、交通組織、大臨設(shè)施、安保及場地監(jiān)控等）及后勤保障（包括食宿、醫(yī)療、通勤、零售等）工作的細致和完善程度，至關(guān)重要。

（1）場地整體測量。在對每個子項目建立整個場地平面及高程控制網(wǎng)的基礎(chǔ)上，做好各施工標段之間測量工作的統(tǒng)一復核及協(xié)調(diào)工作，確保各施工標段測量數(shù)據(jù)的準確性和一致性，避免諸如不同施工標段的管線標高差異較大而無法按設(shè)計要求順利連接的問題出現(xiàn)。

（2）場地土方平衡。項目的土方平衡是一項影響工期和造價的重要因素，設(shè)計單位在進行設(shè)計時要充分結(jié)合現(xiàn)有的場地條件（地形、地貌等），并在充分測量的基礎(chǔ)上，運用BIM技術(shù)更準確地計算出土方的開挖量和回填量；同時結(jié)合項目的建設(shè)時序策劃好土方的“內(nèi)部消化”，盡可能減少土方的外運。

（3）施工期交通組織。針對場地標段劃分的物理界面，科學預測每個場地片區(qū)或施工標段的交通流量（包括車流量、物流量和人流量等），然后根據(jù)項目建設(shè)的總體進度計劃，分階段設(shè)計項目的交通組織方案。具體內(nèi)容將包括：路網(wǎng)設(shè)計、交通流線設(shè)計、交通組織實施（含交通引導方式、交通標志及臨時交通設(shè)施的設(shè)置等）、交通組織管理（含管理機構(gòu)、管理人員、車輛優(yōu)先等級、交通安全管理等）和應(yīng)急處理（含突發(fā)事故及災難性天氣的應(yīng)急處理）等。

（4）現(xiàn)場大臨布局及管理。大型項目的每個子項目均可能包含多個施工標段，現(xiàn)場的臨時設(shè)施必須統(tǒng)一規(guī)劃和管理，依次規(guī)劃臨時辦公區(qū)域和臨時設(shè)施搭建區(qū)域。

（5）安保及施工場地監(jiān)控。首先結(jié)合項目現(xiàn)場實際情況及周邊區(qū)域環(huán)境，建立針對性的安保制度（包括但不限于人員和車輛通行證、訪客管理、材料進出場管理、工人行為管理、巡更等），并重點關(guān)注在建期間部分醫(yī)院的正常運營，設(shè)置專職崗位負責整個項目建設(shè)期的安保管理。另外，為了實時了解項目的施工現(xiàn)場動態(tài)（如人員分布情況、建設(shè)進程、現(xiàn)場交通情況、設(shè)施情況等）及安全、質(zhì)量情況，還可考慮為施工現(xiàn)場設(shè)置視頻監(jiān)控（包括近程及遠程監(jiān)控），或利用無人機遙感技術(shù)進行實時監(jiān)控。

5 結(jié) 語

在工程項目管理過程中，界面管理是各參與單位工作的基準，是順利整合各方面投入資源和輸出成果的重要保障。面向工程項目建設(shè)全過程，對工程界面進行系統(tǒng)性的策劃和管控，是提高工程項目管理效率、確保工程建設(shè)項目品質(zhì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。