新形勢下涉農部門檔案工作中存在的問題與對策

摘 要：涉農部門檔案工作作為確保涉農部門正常履職和各項業(yè)務工作開展的重要基礎，近年來暴露出諸多問題，成為新形勢下影響涉農部門發(fā)展的重要制約因素。筆者就新形勢下涉農部門檔案工作中存在的問題與對策問題，談點粗淺的個人認識。

關鍵詞：：涉農檔案；問題；對策

一、 新形勢下涉農部門檔案工作中存在的問題

1.檔案管理受重視程度不足，管理缺少必要的準則。一是檔案管理受重視程度不足。在涉農部門中檔案管理部門處于邊緣化的位置，很多涉農部門的檔案管理意識較為薄弱，雖然在形式上都給檔案設立了專門的場所，但缺少必要的后期投入和管理，一些檔案室1年就開幾次，檔案室長期不打掃，灰塵較多。這些問題的根結在于檔案管理受重視程度不足。一些領導對于檔案管理缺少必要的認識，他們簡單地認為，檔案管理就是將1年的資料收集起來，放到檔案室即可，對于檔案如何進行管理、調閱等沒有一個整體的思路，這給具體的管理人員帶來很大的困擾，他們不知道該怎么去有效管理，最終出現(xiàn)一些問題。二是檔案管理缺少必要的準則。涉農部門的檔案管理細分有很多種，如：人事檔案、財務檔案、文書檔案、業(yè)務檔案等，這些檔案的整理、歸檔都需要有專人進行有效梳理，每年都需要進行收集和整理，工作量極大。然而在很多基層涉農部門，人員編制相對緊張，缺少必要的專人管理檔案，很多的檔案管理人員也需要兼任其他繁重的工作。檔案管理的制度，難以在一線基層涉農部門進行有效落實，一些地方出現(xiàn)了文書檔案丟失、不夠完整等情況，主要原因在于他們缺少必要的檔案管理的行為準則。

2.檔案管理設備不足，檔案管理模式落后。一是檔案管理設備不足。由于我國經濟發(fā)展不平衡，各地區(qū)經濟條件不同，還存在著許多欠發(fā)達地方，許多檔案工作中所需的硬件設施落實不到位，為檔案工作帶來了很大的困難。從目前對于很多涉農部門檔案保存機構的調查發(fā)現(xiàn)，具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機構并不多，大部分還停留在比較原始的紙質檔案保存階段，對于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設步伐還沒有跟上。因此，各單位需要加強檔案管理的硬件設備的建設，例如檔案庫房所必須的除濕機、空調、防火防盜系統(tǒng)等。而數(shù)據(jù)計算機、數(shù)據(jù)存儲設備、數(shù)據(jù)處理軟件等的缺乏，使檔案管理的信息化變得十分被動。二是檔案管理模式落后。我國檔案工作較西方發(fā)達國家起步較晚，而仍有部分地方的涉農部門沿用著從前傳統(tǒng)的管理模式，檔案的保存、分類不科學，無法滿足現(xiàn)今信息化、現(xiàn)代化的要求。而近年來涉農部門諸多問題問題的出現(xiàn)，又使涉農部門檔案管理模式落后的問題日益突出，無法滿足現(xiàn)階段涉農部門對檔案信息的需求。而現(xiàn)階段的檔案也多以文字，圖片等靜態(tài)資料為主，缺乏重要的聲像資料，影響了檔案的完整性，從而間接影響著檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而現(xiàn)在多地基層涉農部門實驗室的建立，實驗室的檔案管理又成為需要妥善管理的信息。種種變化迫使涉農部門檔案管理模式進行升級。

3.檔案管理人才不足，人員素質參差不齊。一是檔案管理人才不足。檔案管理人員的素質決定著檔案工作的質量?，F(xiàn)今，我國檔案管理人才嚴重缺乏，而參加工作的方案管理人員又普遍地存在著理論水平低、專業(yè)技能不高等問題。有關調查研究表明，涉農部門檔案管理部門中的工作人員絕大部分缺乏豐富的工作經驗、高學歷背景、信息技術或檔案學等專業(yè)背景，嚴重阻礙著檔案工作。而很多情況下，由于人才的缺失，涉農部門時常會安排非專業(yè)的人員進行檔案工作的兼管，更使得檔案管理質量難以提高。而人才的不足，很大的程度上是由于人們對檔案管理的重要性認識不足，在今后的工作中，我們應該注意到這方面的工作。二是檔案管理人員素質參差不齊。涉農部門的工作重點在于涉農工作，因此，很多涉農部門的領導人對涉農工作比較重視，而對涉農部門檔案工作并不十分重視，受涉農部門領導部門重視程度的影響，涉農部門檔案工作在開展時，通常都是安排非涉農專業(yè)、無技能專長的人員承擔各項檔案工作。隨著信息化時代的來臨，檔案管理也開始向信息化管理方向發(fā)展，相應的，涉農部門檔案管理的素質要求也明顯提高，新形勢下的涉農部門檔案工作人員需要具備計算機實用基礎。盡可能的減少因檔案管理人員素質參差不齊，限制檔案管理質量的提升。

二、 新形勢下解決涉農部門檔案工作中問題的對策建議

1.建立檔案工作領導責任制并嚴格層級管理，優(yōu)化并嚴格執(zhí)行檔案管理制度。一要建立檔案工作領導責任制并嚴格層級管理。落實領導責任制，將各項責任具體化，使數(shù)據(jù)的處理與管理應用有所保障，進而使檔案工作具有嚴格的制度規(guī)范，也能夠享受應有的設備設施，促進檔案工作的開展。同時，涉農部門需要實行嚴格的層級管理制度，落實領導責任制是從大方向上保證管理工作的規(guī)范性，具體落實還需要各級員工齊心協(xié)力。因此，嚴格層級制度，建立嚴密的管理體系，層層管理、層層監(jiān)督，防止在工作中發(fā)生錯誤和懈怠的情況，實現(xiàn)整個檔案工作的體系性和規(guī)范化。二要優(yōu)化并嚴格執(zhí)行檔案管理制度。檔案管理需要科學性、嚴謹性。沒有一套行之有效的制度體系，檔案管理將出現(xiàn)很多問題。涉農部門需要進一步細化單位的各類檔案管理制度，考慮到每一個管理的空白之處，將檔案管理關進“制度的籠子”，這樣，檔案工作才能有更多的保障。同時，加強管理人員對這些制度的認識和學習，不斷強化他們對這些制度的執(zhí)行。因為管理制度沒有得到有效的落實和執(zhí)行就是一紙空文，不能對檔案管理起到有效的作用。

2.建設完善的檔案管理基礎設施，改進涉農部門檔案管理模式。一要建設完善的檔案管理基礎設施。要做好檔案的信息化管理，離不開一個完善的基礎設施，這是一個復雜的系統(tǒng)工程，涉及許多軟件和硬件的參與?，F(xiàn)今，涉農部門的資金投入大多用于涉農工作上，往往忽視了檔案工作。這不僅僅影響了檔案管理的信息化進程，更有可能造成檔案儲備信息不全等嚴重后果?，F(xiàn)今信息化的檔案管理模式越來越趨向于微縮化和數(shù)字化，通過計算機、掃描儀等信息化終端將檔案資料轉化為電子資料已成為必然趨勢。傳統(tǒng)的紙質檔案主要依靠的是手工管理方式，已有一套相對完善的管理方法與制度，但無法滿足電子檔案管理的要求。電子檔案體積小，儲存量大，一張CD光盤便相當于30萬漢字的圖書1000冊。但其主要的保管載體對環(huán)境的要求也比紙質檔案要求更高，運作的設備主要依賴于計算機。因配套設施不足，導致電子檔案無法保存，要么保管極其困難，丟失損壞的情況極其普遍。為實現(xiàn)檔案的信息化管理，涉農部門應當建立起自動化辦公設備，并將它與現(xiàn)有設備合理有效地銜接起來，以便于管理人員更有效率地對檔案進行管理。二要改進涉農部門檔案管理模式。隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足現(xiàn)在檔案管理的需求。信息時代，涉農檔案管理現(xiàn)代化已經是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進檔案現(xiàn)代化建設就必須要更新觀念，實現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。而現(xiàn)今的檔案來源、保存形式與以前也已經大相徑庭，若想實現(xiàn)檔案工作的信息化，探索出適應現(xiàn)代社會的新的管理模式勢在必行。在如今的檔案工作中，除了傳統(tǒng)的紙質版的信息在體外，還出現(xiàn)了光盤、磁盤等形式的電子資料載體。新的資料載體的出現(xiàn)必然使檔案工作發(fā)生巨大的變化，傳統(tǒng)的管理模式必然無法適應信息化的要求。我們應當在檔案工作中充分應用先進的管理設備與思維，建立一個以計算機技術為基礎的智能化和自動化地管理模式，以充分得發(fā)揮信息化管理地優(yōu)勢。

3.加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度，提高涉農部門檔案管理人員的綜合素質。一要加大信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度。人才在檔案工作中的地位舉足輕重，在檔案的信息化管理過程中，人一方面負責建設和保養(yǎng)管理運作所需的基礎設施和建設，另一方面還負責開發(fā)和維護軟件系統(tǒng)，此外，還負責加工、整理、保存各種檔案信息等。但是現(xiàn)階段，很多涉農部門的檔案管理人員并不具備這些素質，他們中的大部分缺乏相當?shù)膶I(yè)基礎知識、計算機及網(wǎng)絡知識、檔案學管理知識及圖書情報資源管理知識等。培養(yǎng)適合現(xiàn)今社會的信息化檔案管理人才的任務迫在眉睫。首先，我們應該加大對正處于一線檔案管理人員的培訓力度，增強他們的工作能力，提升他們的知識水平。另一方面，應該大力引進檔案管理相關的管理人才，給予優(yōu)厚的條件，使他們堅守崗位，發(fā)揮他們的特長，增強檔案管理人員隊伍。如果是兼職檔案管理的專業(yè)涉農醫(yī)療人員，應當明確自己的工作方向，端自己的正服務態(tài)度，去盡可能的練習計算機操作、學習信息化時代下的檔案管理知識，學習刻錄機等設備的使用、懂得電子檔案信息技術、以及安全網(wǎng)絡管理的相關知識。只有檔案人員的自身素質提高了，才能有效地開發(fā)利用檔案信息資源，提高涉農部門檔案信息的利用價值。二要提高涉農部門檔案管理人員的綜合素質。涉農部門檔案工作人員必須具備相應的素質，才能勝任檔案工作。首先，加強涉農部門檔案工作人員的素質，讓檔案工作人員對自己的工作有一個正確認識，并努力將檔案工作做到細致化管理。其次，對檔案管理人員進行能力培訓，加強對檔案管理人員的專業(yè)素質與技能培訓，在掌握基本檔案管理方法，提高檔案工作能力，促使涉農部門檔案工作系統(tǒng)化發(fā)展。最后，涉農部門可根據(jù)本單位的實際情況，選派一名思想素質好、責任心強、熟悉中心工作、業(yè)務能力較強的同志負責檔案工作，定期的對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，強并制定相應的學習培訓制度，通過定期培訓，有計劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，貫徹實施涉農部門檔案管理的管理工作，逐步做到檔案管理人員專業(yè)化、固定化。

作者簡介，劉杰超（1975-），男，河南南樂人，南樂縣國土資源局，科員，農藝師，大專，研究方向：檔案管理。