一站式服務：讓數據多跑路 師生少跑腿

文/公露華

建設目標

隨著信息化建設的持續(xù)推進，上海外國語大學賢達經濟人文學院逐步建成了覆蓋廣大師生、面向重要職能部門的人事、財務、教務、迎新、離校等應用系統(tǒng)，基于公有云服務的郵件、微信企業(yè)號、即時通訊等移動辦公平臺，以及統(tǒng)一身份認證、公共數據庫、數據交換平臺等基礎平臺。這些系統(tǒng)及平臺的上線運行，為建設師生一站式服務平臺提供了良好的數據和業(yè)務基礎條件。

自2017年起，學校開始籌建以數據服務和業(yè)務流程整合為目標的一站式服務平臺。希望通過整合辦事服務，廣大師生通過一站式服務平臺即可辦理校內相關審批手續(xù)，審批者在電腦或手機上即可進行審批操作，申請人可實時看到每個環(huán)節(jié)的審批情況，真正做到讓數據多跑路，讓師生少折騰。

系統(tǒng)選型與部署

業(yè)務流程的建設不是一勞永逸的，隨著學校的發(fā)展必然會出現新的流程，同時原有流程也會面臨不斷修改完善的情況。另外，作為民辦高校，存在技術力量薄弱、信息化建設資金不充足、人員流動較快等實際問題。因此，在做系統(tǒng)選型時要特別關注該系統(tǒng)是否具備開發(fā)技術難度較低、開發(fā)周期短、后期修改維護方便等特點以滿足后續(xù)業(yè)務流程快速更新的需要。同時，一站式服務平臺將陸續(xù)開放給全校師生使用，要考慮系統(tǒng)是否具備承載大規(guī)模訪問的能力。綜合以上情況，學校一站式服務平臺采用了購買成熟產品加部分功能定制開發(fā)的模式，通過公開招標擇優(yōu)選取承建廠商。

在系統(tǒng)部署方面，根據系統(tǒng)需求，并結合學校信息化建設實際情況，我們設計了如圖1所示的部署方案，系統(tǒng)功能框如圖2所示。

從圖1可以看出：

1.部署一站式服務平臺，至少需要4臺服務器電腦（物理機或虛擬機均可）。若硬件資源充足，可將服務大廳與流程平臺主程序分別部署在不同的機器上，以增強系統(tǒng)安全性并方便管理。

2.在4臺服務器中，只有服務大廳及流程平臺主程序服務器設置為可外部訪問，其他服務器不可外部訪問，可有效提升系統(tǒng)安全性。

3.一站式服務平臺與公共數據庫及統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)對接，用戶信息從公共數據庫自動推送，并由統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)驗證用戶登錄信息的有效性，滿足了用戶單點登錄需求，保證了用戶信息的及時更新并增強了系統(tǒng)安全性。

4. 一站式服務平臺與郵件系統(tǒng)、微信企業(yè)號集成，用戶在手機上可通過微信企業(yè)號進入一站式服務平臺并進行業(yè)務申請、審批及查看操作；有“待辦理”業(yè)務時，系統(tǒng)會定時發(fā)送郵件及微信提醒，以便用戶及時處理相關業(yè)務。

從圖2可以看出：

1.系統(tǒng)主要有四個功能模塊：服務大廳、監(jiān)控管理平臺、流程設計平臺及系統(tǒng)管理模塊。服務大廳開放給校內師生辦理相關業(yè)務，監(jiān)控管理平臺及流程設計平臺開放給校內技術人員使用，系統(tǒng)管理模塊只開放給系統(tǒng)管理員使用。分模塊、分角色授權管理，可有效提升系統(tǒng)安全性，并方便日常管理。

2.在流程設計平臺，可以對已發(fā)布流程進行修改完善，并以新版本的形式發(fā)布使用，舊版本的流程實例不受影響，新舊版本無縫切換，這對流程頻繁更新的情況非常適用。

圖2 系統(tǒng)功能框

圖3 用印流程版本1

3.在監(jiān)控管理平臺，可以查看所有流程實例的處理狀態(tài)，可以對異常流程進行手工處理，比如更換當前節(jié)點處理人、終止該實例等，從而避免了因為某些原因導致流程實例無法結束的異常情況。另外，在此平臺可以對各流程實例數據進行查詢、統(tǒng)計、導出，以滿足后續(xù)統(tǒng)計工作需要。

4.系統(tǒng)管理模塊主要是查看系統(tǒng)運行狀態(tài)、用戶分組及授權管理。對于各業(yè)務流程的各節(jié)點，不同組別有不同的操作權限，系統(tǒng)管理員在此模塊對用戶進行分組授權操作。

試運行及推廣使用

校內廣泛并頻繁使用的用印申請流程，作為第一個正式上線流程于2018年初發(fā)布使用（如圖3所示）。對于習慣了使用紙質申請單的用戶，剛開始使用線上流程多少會有些不適應。為此，我們設置了一個月的過渡期，在流程上線的第一個月內，紙質申請單與線上流程均可使用。與此同時，我們通過發(fā)布使用手冊、郵件推送、電話指導、上門演示等方法，逐步幫助用戶熟悉一站式服務平臺的使用方式，同時搜集用戶提出的改進建議。在對這些建議進行整理分析之后，我們對用印流程進行了優(yōu)化，隨后發(fā)布了更貼合用戶實際需求的新版本（如圖4所示），主要修改了兩點，一是在填寫申請單時，申請人必須將待用印的文檔作為附件上傳系統(tǒng)，以便審批者查看；二是優(yōu)化了流程的結束節(jié)點，以減輕辦事人員的工作量。

圖4 用印流程版本2

經過一段時間的推廣使用，用印申請流程得到了廣大教職工的接受與肯定，紙質申請單順利停止使用。

相較于紙質申請單，線上流程的好處是顯而易見的：首先，申請人無需像以前拿著單子多次奔波找各級領導簽字，現在只要在電腦或手機上就可以隨時查看審批進度了，特別是在多校區(qū)辦公的情況下能明顯節(jié)省時間與精力；其次，各級領導也不再像以前那樣經常在工作時間被上門打擾，而是可以自己安排時間集中進行線上審批；再次，各次審批的匯總數據可以在后臺查看并導出，不需要再翻閱紙質單據，方便了辦事人員的日常管理，而且每一個審批節(jié)點均有時間記錄，直觀體現了各節(jié)點的辦事效率，為業(yè)務部門改進服務質量提供量化數據參考；最后，流程優(yōu)化更加方便快捷，只要用戶提出的需求是符合學校規(guī)定的、有利于提高辦事效率的、經過評估可以實現的，在一站式服務平臺上都能快速構建并發(fā)布使用。

經過半年多的建設與推廣使用，學校一站式服務平臺目前已經發(fā)布了十多個業(yè)務流程，包括用印申請、網絡故障報修、開具財務票據等面向教職工的校內業(yè)務，以及即將上線的校內幫困申請等面向學生的業(yè)務流程。后續(xù)我們將持續(xù)搜集業(yè)務部門及用戶的需求，優(yōu)化現有流程的同時，建設更多的新流程，擴展服務范圍，嘗試創(chuàng)新應用，為師生的校園生活帶來更豐富的信息化體驗。